Внутренний аудит

VelidzanskayaAN писал(а):

Прошу прояснить ситуацию, может ли выявленное в ходе внутреннего аудита несоответствие относиться сразу к двум пунктам стандарта ГОСТ ISO 9001-2011?

Можно, но не желательно. Желательно выбрать один наиболее соответствующий пункт, это часто является требованием документированной процедуры внутреннего аудита

VelidzanskayaAN писал(а):

Например, несоответствие: В делопроизводстве отдела находятся копии устаревших должностных инструкций сотрудников. К какому пункту стандарта отнести? Только к 5.5.1 или к 5.5.1 и 4.2.3?

Буквально, это не является несоответствием...
Срок хранения индивидуальных должностных инструкций (подлинников)-- 75 лет (ст.56.77 Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 )
Относительно сроков хранения копий должностных инструкций -- см. требование Вашей номенклатуры дел. Можно ли хранить копии больше установленного для их хранения срока тоже определяет Ваша организация... Обычно копии могут хранить 1 год после отмены действия подлинника, но могут и дольше...
п.5.5.1 относится к доведению ответственности полномочий...
п.4.2.3 относится к разработке и содержанию документированной процедуры управления документацией...
если у вас не исполняются требования этой или любой другой документированной процедуры, то это уже нарушение исполнительской дисциплины и ИМХО это п.4.1 f)

Добрый день.
Прошу прояснить ситуацию, может ли выявленное в ходе внутреннего аудита несоответствие относиться сразу к двум пунктам стандарта ГОСТ ISO 9001-2011?
Например, несоответствие: В делопроизводстве отдела находятся копии устаревших должностных инструкций сотрудников. К какому пункту стандарта отнести? Только к 5.5.1 или к 5.5.1 и 4.2.3?

MihajlovaNI писал(а):

Добрый день. Помогите, пожалуйста, понять смысл задания "Разложите на элементарные нормы пункт 5.6.1 "Анализ со стороны руководства" ISO 9001".
Что именно от меня требуется? Что из себя представляют эти самые нормы? Сам пункт весьма мал, и на что его можно еще и разложить, ума не приложу(( заранее спасибо

Нормы должны определить:
1) Кто из высшего руководства проводит анализ
2) Состав входных данных (5.6.2)
3) Кто предоставляет высшему руководству входные данные для анализа
4) Как собираются водные данные
5) Состав выходных данных (5.6.3)
6) Кто вносит предложения по выходным данным
7) Форму анализа (совещание, собрание, индивидуально)
Cool

Ответственность
9) Периодичность анализа (раз в год, при выпуске годового отчета)
10) Критерии продолжающейся пригодности, адекватности и результативности СМК
11) Критерии для оценивания возможностей для улучшения
12) Критерии для оценивания необходимости внесения изменений в СМК
13) Форму записей по анализу

MihajlovaNI писал(а):

Добрый день. Помогите, пожалуйста, понять смысл задания "Разложите на элементарные нормы пункт 5.6.1 "Анализ со стороны руководства" ISO 9001".
Что именно от меня требуется? Что из себя представляют эти самые нормы? Сам пункт весьма мал, и на что его можно еще и разложить, ума не приложу(( заранее спасибо

ИМХО Эти самые нормы представляют собой детальную процедуру осуществления анализа со стороны руководства...
1. Кто как (каким образом) собирает входные данные для анализа. что должны содержать эти данные и т.д..
Входные данные -- Внутренние аудиты (плановые и внеплановые)
Ответственные за представление входных данных --...
Если эти данные у не Вас, то их надо у кого-то запросить ...
Содержание входных данных и, при необходимости, форма их представления -- Сформированный отчёт о функционировании ИСМ должен содержать:
- информацию о соблюдении программы проведения внутренних аудитов СМК и приказов о проведении внеплановых внутренних аудитов СМК в отчётном периоде (количество внутренних аудитов, проведенных в установленные сроки и внутренних аудитов, сроки которых были перенесены (с указанием причин переноса), количество внутренних аудитов, перенесенных на следующий период с указанием подразделений (процессов) и причин переноса);
- количество проведенных за отчётный период внутренних аудитов СМК;
- проверенные подразделения (процессы);
- количество выявленных несоответствий (уведомлений) по сравнению с предыдущим отчетным периодом с привязкой к подразделениям и критериям внутреннего аудита;
- рекомендации по проведению корректирующих (предупреждающих) действий, направленных на устранение (предупреждение появления) несоответствий, носящих системный характер....

Добрый день. Помогите, пожалуйста, понять смысл задания "Разложите на элементарные нормы пункт 5.6.1 "Анализ со стороны руководства" ISO 9001".
Что именно от меня требуется? Что из себя представляют эти самые нормы? Сам пункт весьма мал, и на что его можно еще и разложить, ума не приложу(( заранее спасибо

"Что Вы в нем делаете в проверке, ищите несоответствия – чем больше тем лучше (инспекция) или ищите соответствие системы менеджмента критериям аудита (аудит)…"
Для пользы дела в плане постоянного повышения результативности СМК и в целях поощрения персонала, стремящегося к достижениям, в нашей компании упор делается на достижениях в процессах и областях для улучшений за период с прошлой проверки , а не на несоответствиях. Также на годовом собрании по результативности СМК больше говорю о достижениях и тенденциях улучшений. Нравится наблюдать, как народ смущается, когда хвалишь.

СИСТЕМЩИКОВ ПОЗДРАВЛЯЮ С ДНЕМ КАЧЕСТВА!!!
Всем мира, душевного равновесия, успехов и процветания!!!

MihajlovaNI писал(а):

Очень хотелось бы еще понять и разобраться в том, что представляет собой "статистика внутреннего аудита"

Вам наверно известно, что аудит это выборка, а не тотальна проверка… И эта выборка, как правило, имеет статистическую природу…
Объем выборки на сертификационный аудит – квадратный корень из числа процессов/подразделений, заявленных в область сертификации…
Объем выборки на инспекционный аудит – по числу около 40% объема выборки сертификационного аудита…
Вот поэтому и приходится вести статистику – какие процессы/подразделения в какой период какой аудит проверял… Надо управлять выборками аудита. Причем и внешнего тоже. Когда у Вас на руках данные, вы может аргументировать свою позицию перед сертификаторами…
Второй аспект статистики – участие внутренних аудиторов в проверках… Для них это опыт, но надо управлять их загрузкой

MihajlovaNI писал(а):

однако каким образом можно проследить или вычислить результативность СМК на предприятии

Проследить или вычислить результативность СМК на предприятии по результативности деятельности предприятия

MihajlovaNI писал(а):

Как можно графически отобразить %-ное соотношение выявленных и устраненных несоответствий[/url]

Как вариант столбчатыми диаграммами…
ИМХО это только для демонстрации владения инструментом…
Для статистического исследования совокупность должна быть, скажем так от 25 единиц ...
В принципе в этой теме на предыдущих страницах Вы можете найти ответы на все поставленные Вами вопросы

MihajlovaNI писал(а):

отобразить %-ное соотношение выявленных и устраненных несоответствий по каждому проведенному аудиту по каждому СТО.

Вам надо определить свою роль во внутреннем аудите,
Что Вы в нем делаете в проверке, ищите несоответствия – чем больше тем лучше (инспекция) или ищите соответствие системы менеджмента критериям аудита (аудит)…
Поиск несоответствий по каждому проведенному аудиту по каждому СТО это ближе к инспекции…

MihajlovaNI писал(а):

Чтобы "на выхлопе" иметь картину для определения необходимой частоты проведения аудита по тому или иному СТО в том или ином подразделении.

Частота проведения аудитов определяется тем, как Вы оцениваете эффективность СМК и эффективность внутреннего аудита…

MihajlovaNI писал(а):

Оговорюсь,что Методики специально разработанной с огромным количеством формул и расчетов для определения результативности СМК на предприятии нет.

Зачем так сложно, все гораздо проще…

Спасибо. Очень хотелось бы еще понять и разобраться в том, что представляет собой "статистика внутреннего аудита"? Не уверена ,что смогу грамотно задать вопрос,однако каким образом можно проследить или вычислить результативность СМК на предприятии (у меня Новороссийский вагоноремонтный завод)? Как можно графически отобразить %-ное соотношение выявленных и устраненных несоответствий по каждому проведенному аудиту по каждому СТО. Чтобы "на выхлопе" иметь картину для определения необходимой частоты проведения аудита по тому или иному СТО в том или ином подразделении. Оговорюсь,что Методики специально разработанной с огромным количеством формул и расчетов для определения результативности СМК на предприятии нет.

>--- комментарий администратора
прописал полезные ссылочки в вашем посте )

MihajlovaNI писал(а):

Какими документами можно и нужно воспользоваться в первую очередь для изучения внутреннего аудита предприятия.

Политики
Процедура внутреннего аудита
Планы, программы внутреннего аудита,
Документированные результаты внутреннего аудита
Данные о корректирующих и предупреждающих действиях по результатам аудита
Данные статистики внутреннего аудита, если она есть...
Входные данные по внутреннему и внешнему аудиту для анализа СМ со стороны высшего руководства за предыдущие года

MihajlovaNI писал(а):

Чем руководствоваться и что поможет на начальных этапах "войти в курс дела".

Собственный трудовой договор и если есть Должностная инструкция
Инструкция по делопроизводству
Процедура внутреннего аудита
методика оценки рисков
Входные данные по внутреннему и внешнему аудиту для анализа СМ со стороны высшего руководства за последние 3 года

MihajlovaNI писал(а):

Какие документы должны быть настольными по руководству в аудите?

стандарты на СМ
руководство по СМ при его наличии
оргструктура
перечень владельцев рисков
действующие планы проведения внутреннего аудита
приказы по проведению внутреннего аудита

Какими документами можно и нужно воспользоваться в первую очередь для изучения внутреннего аудита предприятия. Чем руководствоваться и что поможет на начальных этапах "войти в курс дела". Какие документы должны быть настольными по руководству в аудите?

Заранее очень благодарна вам!

PetushkovaAN писал(а):

Перерабатываю СТО "Внутренние аудиты" сделанное моим предшественником и выяснила, что в ней не прописан порядок разработки и управления программой аудита. А прописаны только требования к планам аудита. То есть подразумевается проведение одной проверки в год сразу по одному плану

Понятно
Не видя вашего плана, не узнать, можно ли считать его программой…
Оставляем выяснение этого вопроса Вам…

PetushkovaAN писал(а):

причем внешние аудиторы пропустили эту процедуру.

Маловероятно, что пропустили явное требование ISO 9001 (часто реализацию этого требования описывают в руководстве по качеству), наиболее вероятно, что ваш предшественник их удовлетворил их ответом на такой вопрос…

PetushkovaAN писал(а):

возможно ли не разрабатывать программу аудитов на год, а только план в небольшой организации ...?

Все зависит от того что является объектом аудита (его статус и важность) и целями аудита…
В общем случае программа может быть на один аудита, и она же будет планом этого аудита: все зависит от содержания этого документа, если там есть совокупность мероприятий по проведению одного аудита и описание деятельности и мероприятий по проведению этого аудита, то такое возможно…

PetushkovaAN писал(а):

не прописан порядок разработки и управления программой аудита. А прописаны только требования к планам аудита. То есть подразумевается проведение одной проверки в год сразу по одному плану…в небольшой организации с общим количеством персонала 150 чел. из которых ИТР - 48 чел.?

Еще раз повторю, не это критично, критично то, что является объектом аудита и явными и неявными целями аудита…

Перерабатываю СТО "Внутренние аудиты" сделанное моим предшественником и выяснила, что в ней не прописан порядок разработки и управления программой аудита. А прописаны только требования к планам аудита. То есть подразумевается проведение одной проверки в год сразу по одному плану, причем внешние аудиторы пропустили эту процедуру. И соответственно у меня вопрос: возможно ли не разрабатывать программу аудитов на год, а только план в небольшой организации с общим количеством персонала 150 чел. из которых ИТР - 48 чел.?

denews писал(а):

MoskvinaAN писал(а):

Правомерно ли НЕ проводить в каждом подразделении организации ежегодно внутренние аудиты?

Встречный вопрос: Вы проверяете подразделения или процессы?

Здравствуй, Андрей
Ответ очевиден – проверяют подразделения…

В дополнение к http://www.klubok.net/index.php?name=PN ... =9920#9920
Днями отвечал в теме QMS Effectiveness & Audit(internal) Audit Effectiveness в другом форуме… резюме моего поста там

Эффективность СМК - это степень решения проблем качества
Эффективность внутренних аудитов СМК -- это собственно качество СМК (соответствие СМК предъявляемым к ней требованиям со стороны организации)

MoskvinaAN писал(а):

Правомерно ли НЕ проводить в каждом подразделении организации
ежегодно внутренние аудиты? Может, достаточно, чтобы были проверены все пункты стандарта? Ответ искала в ГОСТ Р ИСО 19011, но не нашла нужного пункта.

Встречный вопрос:
Вы проверяете подразделения или процессы?

MoskvinaAN писал(а):

Правомерно ли НЕ проводить в каждом подразделении организации
ежегодно внутренние аудиты?

Правомерно, если иное не определено требованиями Вашей документированной процедурой внутреннего аудита

MoskvinaAN писал(а):

Может, достаточно, чтобы были проверены все пункты стандарта?

ИМХО как бы вы ни пытались, но от риска того, что за год проверите не все пункты стандарта, вы не избавитесь. Внутренний аудит собственно внутреннего аудита организовать очень не просто...

MoskvinaAN писал(а):

Ответ искала в ГОСТ Р ИСО 19011, но не нашла нужного пункта.

А там нет ответа на этот вопрос, частично ответ есть в соответствующем пункте стандарта на систему менеджмента, определяющим требования к внутреннему аудиту.

Не обязательно задействовать все подразделения. Вы сами (т.е. Ваше предприятие) определяете процессы, охваченные СМК, которые обеспечивают производство продукции, заявленной для сертификации, и выбираете подразделения или специалистов, кого это касается напрямую или косвенно в рамках требований стандарта. Вот для этих подразделений нужно проводить аудиты в системе. Если у Вас анализ СМК проводится раз в год, то к этому сроку и должны быть проведены все аудиты.

Правомерно ли НЕ проводить в каждом подразделении организации
ежегодно внутренние аудиты? Может, достаточно, чтобы были проверены все пункты стандарта? Ответ искала в ГОСТ Р ИСО 19011, но не нашла нужного пункта.

как правило, проделанная работа не просто так...
для нее есть задание на ее проведение...
по уму задание должно содержать критерии его приемки и/или оценки ее качества...

Цитата:

- как оценить качество проделанной работы? Задать критерии качества… если нет критериев качества…

Например?

PatrushevDV писал(а):

но для меня проблема состоит в том, что для организации ценности внутренних аудитов нет как таковой, точнее есть ценность для нескольких человек в организации и это не высшее руководство

В реальности все несколько иначе…

PatrushevDV писал(а):

Внутренние аудиты я уже проводил и ко мне пришло понимание многих досадных вещей, среди которых полное отрицание надобности СМК среди большинства сотрудников и высшего руководства в том числе.

Внутренних аудитов еще недостаточное количество…
Отрицание надобности СМК естественно,… но об этом чуть позже…

PatrushevDV писал(а):

Все эти люди рассматривают систему, как дополнительную работу (а за нее никто платить не собирается).

И это правильно

PatrushevDV писал(а):

Понял я также, что высшее руководство прекрасно понимает, что персонал не работает на 100%, однако забивает на это с большим прибором, извините.

Нельзя эксплуатировать персонал на 100%. Резервы как минимум на экстрим надо оставлять…

PatrushevDV писал(а):

Так какова может быть ценность внутренних аудитов для компании, когда система воспринимается, как нагрузка, а не в качестве инструмента для улучшения, развития и повышения конкурентоспособности?

ИМХО по сути, тебя интересующей:
1. Внутренний аудит это инструмент поддержания системы в тонусе… и только… если не проверять, то любая регулярность и достоверность деятельности со временем начинает затухать… Это и есть его добавленная ценность… Область улучшения это побочный, а не основной результат внутреннего аудита…
2. СМК не инструмент для улучшения, развития и повышения конкурентоспособности… Это скорее отдаленное следствие правильного применения СМК… Основное предназначение СМК (равно как любой другой СМ по соответствующему аспекту) на конкурентном рынке демонстрация признания наличия проблем по качеству продукции (или иному аспекту) и наличия инструмента для их решения – СМК… Типа мы понимаем, что у нас проблемы с качеством, но у нас есть СМК и мы работаем с этими проблемами… (правда не факт что мы их решим)…
3. СМК не менее чем на 85% есть в организации с момента ее создания… даже если о ней ни кто ничего не слышал