Управление документацией.

SinicynNV писал(а):

будет ли являться записями служебные проверки проведенные с целью выявления виновников задержек грузов?

Добрый день.
Запись - документ, содержащий достигнутый результат или свидетельства осуществленной деятельности.
ОТЧЕТ или АКТ, или иной документ, оформленный по РЕЗУЛЬТАТАМ проверки, проведенной для выявления виновников задержек грузов будет являться записью при заполнении обязательных реквизитов документа: наименование записи, номер (по порядку), дата создания записи, ФИО ответственного за формирование записи.
Если данная запись будет представлена заинтересованным сторонам как свидетельство управления несоответствующей продукцией, то она, в том числе, должна соответствовать требованиям п8.3.
Если данная запись будет представлена заинтересованным сторонам как свидетельство корректирующих действий, то она, в том числе, должна соответствовать требованиям п8.5.2.

SinicynNV писал(а):

Если я правильно понял то любая новая разработанная технология взаимодействия между отделами будет являться записью.
Не могли бы Вы подсказать как все таки производится учет записей?
как это должно выглядеть?

Добрый день.
Пожалуйста, используйте терминологию по словарю ИСО 9000. Если вы имеете в виду документированную процедуру, то это не запись, а документ, подлежащий одобрению, анализу и актуализации (ИЗМЕНЕНИЮ).
Записи подлежат хранению, защите от ИЗМЕНЕНИЙ и восстановлению в случае утери.

SinicynNV писал(а):

наименование № дата ФИО ответственного лица Я правильно понял?
И такой вопрос если в данной служебной проверке указаны расписаны несоответствия а затем корректирующие действия надо ли разбивать на разные документы или можно оставить в таком виде?

Добрый день.
Решение остается за Вами. Могу только поделиться своим опытом.
У нас в рамках управления несоответствующей продукцией в записи указываются:

Лист несоответствия
от (дата)
№
Номенклатура, № чертежа
Серия
Поставщик
Вид и описание несоответствия (требование/фактическое значение)
Кол-во
Причина несоответствия
Дата заполнения
Кто заполнил (Ф.И.О., подпись)
Возможные последствия
Решение (ответственное лицо, Ф.И.О., подпись, дата)
Отметка об исполнении (Ф.И.О., подпись)

Записи - это фиксация какого-то события. Данное описание попадает под пункт стандарта 8.3 - управление несоответствиями, или 8.8.2-8.5.3 - корректирующие,предупреждающие действия. Оба пункта требуют записей, в том числе - причина.

Стандарт 9000 - записи могут быть на любом носителе, в т.ч. электронном. Это как вы определите в своих процедурах.

Добрый день.

Подскажите пожалуйста

В небольшой компании (30 чел.) предоставляющей услуги экспедирования будет ли являться записями служебные проверки проведенные с целью выявления виновников задержек грузов?
И в каком все таки формате записи должны быть на малых предприятиях? Возможен ли вариант электронных документов?
За ранее благодарен.

SokolovaIB писал(а):

Подскажите, есть ли какие-то правила, согласно которых один документ - это ИН, а другой - СТО.

Есть такие правила (с учетом того что документированная процедура виде СТО), это ISO/TR 10013:2001Рекомендации по документированию систем менеджмента качества....

SokolovaIB писал(а):

И главный вопрос - кто утверждает ИН и кто СТО?

порядок утверждения их определяется вашей документированной процедурой "Управление документацией"
есть внешние требования для СТО -- ГОСТ Р 1.4-2004 Стандарты организации. Общие положения...

Цитата:

Стандарты организации утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации приказом и (или) личной подписью на титульном листе стандарта в установленном в организации порядке. В случае утверждения стандарта организации приказом дату введения стандарта в действие устанавливают в приказе. При утверждении стандарта организации личной подписью руководителя (заместителя руководителя) организации дату введения стандарта в действие приводят на его первой странице

и

SokolovaIB писал(а):

На сегодняшний день у нас в организации все инструкции утверждает ген.директор, насколько это правильно и какие документы надо просмотреть, чтобы правильно определить кто может и должен утвердить документ.

И это правильно...

AD писал(а):

Ситуацию вы изложили. А в чем вопрос, если не секрет?

Моё руководство в настоящий момент подыскивает подходящие курсы. Но пока обучение с преподавателем я не прошла, активно самообучаюсь. Very Happy

Поэтому ниже мой вопрос по инструкциям и СТО. Спасибо, что готовы ответить на вопросы.

Подскажите, есть ли какие-то правила, согласно которых один документ - это ИН, а другой - СТО. И главный вопрос - кто утверждает ИН и кто СТО? На сегодняшний день у нас в организации все инструкции утверждает ген.директор, насколько это правильно и какие документы надо просмотреть, чтобы правильно определить кто может и должен утвердить документ.

SokolovaIB писал(а):

На предприятии существует СМК. Но есть сложности в работе с
документацией. Необходимо пересмотреть стандарты <Управление документацией>, <Управление записями>.

К сожалению у меня недостаточно знаний для пересмотра стандартов.

Ситуацию вы изложили. А в чем вопрос, если не секрет?
Для пересмотра данных документов надо знать:
1) требования МС ИСО 9001;
2) требования российских государственных и отраслевых нормативных документов в данной области;
3) фактически существующий у вас на предприятии порядок управления документацией.
С учетом п. 3 - даже самый наилучший консультант дистанционно вам не поможет.
Соответственно варианты возможных действий:
вариант А: - подать рапорт вашему руководству о том, что для выполнения данного поручения вас надо срочно направить на курсы по МС ИСО 9001;
вариант Б: - пригласить консультанта по МС ИСО 9001, который проанализирует вашу документацию, проведет аудит фактически существующего у вас на предприятии порядка управления документацией и даст соответствующие рекомендации по корректировке документов.

ИМХО
Порядок обращения технических нормативных правовых актов (ТНПА), к которым относятся внутренние стандарты организации (СТП, СОП и т.д), регламентируется следующими документами:
ТКП 1.0-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки технических регламентов.
ТКП 1.1-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки технических кодексов установившейся практики.
ТКП 1.2-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки государственных стандартов.
ТКП 1.3-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки технических условий.
ТКП 1.4-2004 (04100) Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила опубликования технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации и информации о них.
ТКП 1.5-2004 (04100) Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов.

Добрый день!!! Подскажите пожалуйста, существуют ли требования к утверждению и вводу в действие внутренних стандартов организации (СТП, СОП и т.д)? За ранее спасибо...

В вашем стандарте по управлению документацией как раз и должна быть прописана процедура применения документации головной компании
Не забудьте прописать доработку, внедрение, отслеживание изменений, по информации об изменениях
В общем адаптируйте

Здравствуйте, уважаемые коллеги!
Столкнулись с ситуацией: можно ли вводить документ головной компании в действие приказом по дочернему обществу.
В процедуре управление документацией дочернего общества прописано, что необходимо адаптировать документ головной компании под общество. Но вот приходит приказ головной компании о введение в действие новой учетной политики (1С, коды статей и т.п.) и наши юристы требуют введение документа головной компании приказом по обществу.

Скажите, какая у вас в практика введения в действие нормативных документов головной компании (и чем она регламентирована).

PavlovaAA писал(а):

В чем разница между документами СМК и документацией СМК?

В том же что и между документами и документацией...
ИМХО как вариант: документация это комплект документов...

MarchenkovaTV писал(а):

Хотим внедрить договорную работу на базе 1С. (1С: Бухгалтерия «Управление договорами»). Обязательно ли разрабатывать регламент (положение) «управление договорной работой» и если да, то как он должен выглядеть, что бы не писать «кучу» листов (огромный документ)?

перед тем как что-либо автоматизировать, надо определиться с порядком как все это делаться будет - вот вам и ответ - нужен ли регламент

MarchenkovaTV писал(а):

Хотим внедрить договорную работу на базе 1С. (1С: Бухгалтерия «Управление договорами»). Обязательно ли разрабатывать регламент (положение) «управление договорной работой» и если да, то как он должен выглядеть, что бы не писать «кучу» листов (огромный документ)?

Естественно, стандарт 9001 такого не требует. Я бы описал процесс в IDEF0: выходы, входы, ресурсы, регламентирующие документы, цель, показатель результативности, как часто проводить мониторинг. На все про все - 1 страничка А1.
Если задействовано много людей, то можно детализировать сам процесс в IDEF3: обычная блок-схема, или эта же блок-схема в swim-lane. Это когда лист делят вертикальными полями по числу задействованных функций и части блок-схемы рисуют в соответствующих полях. Тогда наглядно видно, на каком этапе работает юрист, а где подключается первое лицо со своей подписью.
Опят-таки, до 1 странички, чтобы не плодить много бумаг.
Рисуйте в Visio или в BPWin, если ворованные.

Хотим внедрить договорную работу на базе 1С. (1С: Бухгалтерия «Управление договорами»). Обязательно ли разрабатывать регламент (положение) «управление договорной работой» и если да, то как он должен выглядеть, что бы не писать «кучу» листов (огромный документ)?

Разыскиваю для образца инструкцию по спец.процессу "покраска". У кого что есть, поделитесь пожалуйста)))Заранее благодарю)))

Перефразируя ваш вопрос получится - "тут документы надо писать на непонятном языке, подскажите что делать?".

Наверное в этом случае ответ очевиден - надо в первую очередь изучить язык, на котором пишутся эти документы (т.е. - пройти обучение на соответствующих курсах по СМК).

Прохождение специализированного обучения - основа требований к менеджеру по качеству, без этого ничего не получится.

Здравствуйте,форумчане.
ИСтория такая... 4 месяца назад меня приняли на работу в строительную фирму на должность инженера по качеству. Я молодой специалист,только окончил институт (не по специальности связанной с менеджментом качества). В общем на счёт моей должности и должностных обязанностей никто не заморачивался. Ибо на СМК всем было пофигу. Я просто занимался исполнительной документацией. Но тут! Пришёл новый технический директор, которого очень волнует этот вопрос. В общем то и позвали его, я думаю, для того чтобы внедрить эту СМК ИСО 9001(типа вступаем в СРО,все дела). А я единственный инженер качеству(я же и менеджер по качеству) на предприятии. Вообщем мне дали огромную кипу бумаг типа "руководство по качеству" и "программ обеспечения качества" итд итп, и сказали "давай,молодой,в бой! внедряй, разрабатывай и с новшествами и предложениями в офис". Прочитал уже больше половины и понял что нихрена не понял. Такааая муууууть. Всё вокруг да около. Ничё конкретного. А подсказать никто не может (ДАЖЕ ГЛАВНЫЙ ИНЖЕНЕР!), все только плечами пожимают и говорят мол "я не знаю, слишком муторная тема это" "почитай,мож чё найдёшь".

Соответственно просьба к вам. ПОЖАЛУЙСТА, помогите разобраться. Подскажите какую документацию надо вводить? как отслеживать качество? ведь у нас на предприятии вроде всё ок с качеством. Журналы вводить может какие то? Может есть какие нибудь алгоритмы введения документации на примере какой нибудь строительной компании? или это что нужно чисто для галочки? зачем тогда такие громкие заявления?
Сильно прошу вашей помощи!

OstapenkoAN писал(а):

см. формы реестров для регистрации несоответствий - разрабатывал сам на разных предприятиях

ИМХО
Приведенные Вами документы:
-План КД...
-Реестр КД/ПД...
-Реестр по результатам аудита третьей стороны
-Реестр оперативных совещаний
не предназначены для регистрации несоответствий в СМ, а предназначены для регистрации действий относительно только некоторых подмножеств несоответствий...

PuzikEA писал(а):

Подскажите, как грамотно составить форму "Журнала регистрации несоответствий"?

см. формы реестров для регистрации несоответствий - разрабатывал сам на разных предприятиях

А еще встречал такую программу: MSO Master (на немецких сайтах есть триал). Она специально заточена под учет несоответствий, формирование и отслеживание 8D-report. Правда, "русифицируется" криво, а оригинал - на немецком...

СЗ исходят из каждого структурного подразделения организации и направляются непосредственно адресату, в случае если Вы желаете их регистрировать усложняется схема прохождения документа, необходимо задействовать отдельное подразделение (административный отдел). В нашем случае важные документы, требующие исполнения, оформляются в виде приказов, а они уже регистрируются.