Управление документацией.

В данный момент внедряю СМК, опыта в этом деле - 0, воодушевления - куча. Помимо прочих требований к нашей СМК у меня стоит задача: "СМК должна быть удобной". В связи с этим хочется рациональности и оптимальности. В данный момент есть "подсказки" по СМК от опытного аудитора (не то, чтобы консультации, но тоже взаимодействие многое дает), и наш камень преткновения - Журнал регистрации изменений документации СМК. Меня он прям коробит - я реально не понимаю зачем он нужен лично мне или системе. У нас компания небольшая, документации - минимум, изменения можно спокойно отследить, взяв предыдущие версии документов. Сложно углядеть? Я их выделю цветом.

На мой взгляд, Журнал просто дублирует информацию из СТО, т.е. для меня это явное бесполезное задвоение: я храню версию СТО, которая уже отжила свое и не пригодится, да и еще описала ее в Журнале. Это будет запись ДЛЯ АУДИТОРА, для наглядного понимания ИМ наших изменений. А я хочу СМК для НАС.

Но тут, конечно, есть рациональное зерно - в Журнале действительно удобнее отследить изменения, и это вообще замечательная вещь, если вести его подробно! Но тогда зачем макулатура из отживших стандартов? Я думаю, что в таком случае можно спокойно прописать утилизацию утративших силу/замененных СТО (и тихонечко на сервере хранить все в электронном виде, но в процедуре об этом ни-ни!)

Хочется верить, что действительно нужны и этот Журнал, и все предыдущие версии СТО, но я просто не понимаю зачем. У моего консультанта один довод: "А как ты мне докажешь, что в СТО изменения были внесены 5 раз, а не 9? Если я буду видеть 5 версий СТО, но у меня закрадутся сомнения. что между ними были еще версии - это будет наблюдение. Если серьезные подозрения - несоответствие. А так можно сравнить с Журналом и проверить по нему" - т.е. даже от него выгоды ДЛЯ НАС я не услышала.

В "мирное время" я бы забила и писала этот Журнал, восстановила бы в нем записи за весь период внедрения СМК, но на носу внешний аудит и еще не сделана оценка поставщиков и процессов)))

В общем, хочется еще мнений, помимо консультанта. Очень хочется пояснений именно для понимания смысла и ценности ведения Журнала и одновременного хранения всех предыдущих версий СТО, ибо, как говорится "Если профессор не может понятно объяснить уборщице из его лаборатории смысл своей работы, то он сам не понимает, что делает" Smile

LinkeLI писал(а):

EmeljovaNA писал(а):

Интересует вопрос: С регламентом о порядке разработке ПП и ДИ все понятно. Но в нашей организации в данном регламенте есть пункт по разработке и согласовании организационной структуры.....

Исходя из опыта работы, ответственность за издание приказов об орг. изменениях в разных организациях несли спецы ОТиЗ, ПЭО, Юр. отдела.

ИМХО несколько иначе Wink

структурирование бизнеса, структурирование организации исключительная прерогатива первого лица, как им подбор и расстановка кадров..., а вот кому оно поручит оформление его решений определяется непосредственно им...

LinkeLI писал(а):

На все воля высшего руководства. Wink

Именно так и ни как иначе...

EmeljovaNA писал(а):

Интересует вопрос: С регламентом о порядке разработке ПП и ДИ все понятно. Но в нашей организации в данном регламенте есть пункт по разработке и согласовании организационной структуры. И жаркие споры, кто в конечном итоге должен осуществлять разработку и дальнейшее хранение документа <Оргструктуры>. По логике, вся информация и работа по согласованию ПП и ДИ осуществляется в отделе кадров, тоесть и все изменения по оргструктуре у них в первую очередь. И это в их ведении, в какой момент необходимо вносить изменения в общую оргструктуру на основании изменения в отдельных подразделениях. На что они отказываются от данной функции. Как более правильно и может на уровне законодательства обосновать, что данная функция входит в компетенцию отдела кадров.

Может кто сталкивался с подобным. На данный момент эту функцию хотят отдать службе качества, функционал которой - это проведение контроля производства, и только основываться на том, что в структуру службы качества входит отдел по стандартизации и менеджмента не конструктивно. Как доказать что ИСМ - это вовсе не семь пядий во лбу и не должно заниматься разработкой подобных документов.

Исходя из опыта работы, ответственность за издание приказов об орг. изменениях в разных организациях несли спецы ОТиЗ, ПЭО, Юр. отдела. На все воля высшего руководства. Wink

На Вашем месте я бы сверился с квалификационным справочником.
Собственно из справочника:
Начальник отдела кадров - Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.

Интересует вопрос: С регламентом о порядке разработке ПП и ДИ все понятно. Но в нашей организации в данном регламенте есть пункт по разработке и согласовании организационной структуры. И жаркие споры, кто в конечном итоге должен осуществлять разработку и дальнейшее хранение документа <Оргструктуры>. По логике, вся информация и работа по согласованию ПП и ДИ осуществляется в отделе кадров, тоесть и все изменения по оргструктуре у них в первую очередь. И это в их ведении, в какой момент необходимо вносить изменения в общую оргструктуру на основании изменения в отдельных подразделениях. На что они отказываются от данной функции. Как более правильно и может на уровне законодательства обосновать, что данная функция входит в компетенцию отдела кадров.

Может кто сталкивался с подобным. На данный момент эту функцию хотят отдать службе качества, функционал которой - это проведение контроля производства, и только основываться на том, что в структуру службы качества входит отдел по стандартизации и менеджмента не конструктивно. Как доказать что ИСМ - это вовсе не семь пядий во лбу и не должно заниматься разработкой подобных документов.

KorolevaOV писал(а):

Подскажите, правильно понимаю, что ответственных за разработку орг-распорядительных документов(пркиазов, распоряжений) компании сама может опредялть ответстввенных. В нашей компании сотркдники подразделений сами готовят проекты документов, затем отправляют на подпись. Либо это должен быть специально назначенный сотрудник(ассистент директора или секретарь-делопроизводитель)?

Это структура вашего предприятия. Но в любом случае должно быть ответственное лицо, которое проверяет все необходимые документы и контролирует документооборот.

KorolevaOV писал(а):

Подскажите, правильно понимаю, что ответственных за разработку орг-распорядительных документов(пркиазов, распоряжений) компании сама может опредялть ответстввенных. В нашей компании сотркдники подразделений сами готовят проекты документов, затем отправляют на подпись. Либо это должен быть специально назначенный сотрудник(ассистент директора или секретарь-делопроизводитель)?

IMHO специально назначенный сотрудник(ассистент директора или секретарь-делопроизводитель) как правило осуществляет проверку проекта организационно-распорядительного документа (ОРД) на правильность оформления и/или согласования перед его подписанием... Инициация разработки проекта ОРД осуществляется сотрудниками подразделений по предмету этого ОРД...

Подскажите, правильно понимаю, что ответственных за разработку орг-распорядительных документов(пркиазов, распоряжений) компании сама может опредялть ответстввенных. В нашей компании сотркдники подразделений сами готовят проекты документов, затем отправляют на подпись. Либо это должен быть специально назначенный сотрудник(ассистент директора или секретарь-делопроизводитель)?

KorolevaOV писал(а):

Добрый день!
Подскажите, как правильно вводить процедуру ознакомления персонала с внутренним нормативным документом

Подпись работников не всегда свидетельствует об ознакомлении с документом. Мы же знаем, что работники частенько подписывают документ, не читая. Если даже кредитный договор с банком иной заемщик не всегда читает целиком, что уж говорить о процедурных и пр. документах.
Не надо собирать никакие подписи.
Смело пишите в РК или процедуре:
"Актуальные версии документов представлены в локальной сети компании, если не определено иначе. Ответственность за использование действующей версии документа несет его пользователь."
Об управлении документами в локальной сети нужно описать подробно.

KorolevaOV писал(а):

Подскажите, как правильно вводить процедуру ознакомления персонала с внутренним нормативным документом, а именно:
- лист ознакомления должен быть приложением к документу?и в таком случае руководитель каждого отдела самостоятельно ознакамливает персонал с документом?и в каждом отделе хранится лист ознакомения с документом?
- либо вести журнал, в котором работники будут расписываться

Правильно будет ознакомиться с требованиями, регламентирующими Вашу производственную деятельность...
Например, в энергетике есть требование оформлять ознакомление с документами по производственной безопасности и охране труда в журнале проработки директивных материалов установленной формы...
запись об ознакомлении с должностной инструкцией после текста самой инструкции....
Если нет внешних требований, то порядок ознакомления Ваша организация устанавливает сама...
Т.е. правила и соответственно правильность ознакомления Вы определяете сами...
Лист ознакомления в общем случае не является приложением документа (на каждое приложение в документе должна быть ссылка)
ИМХО все определяет практика вашего документооборота ну и целесообразность применения тех или иных процедур...
можно сделать запись об ознакомлении:
- средствами системы электронного документооборота;
- подтверждением о прочтении почтовой программы;
- росписью на самом документе или обороте;
- определить порядок ознакомления приказом о вводе в действие документа и т.д и т.п.
Идите от той практике, которая применяется в Вашей организации...

Добрый день!
Подскажите, как правильно вводить процедуру ознакомления персонала с внутренним нормативным документом, а именно:
- лист ознакомления должен быть приложением к документу?и в таком случае руководитель каждого отдела самостоятельно ознакамливает персонал с документом?и в каждом отделе хранится лист ознакомения с документом?
- либо вести журнал, в котором работники будут расписываться

KorolevaOV писал(а):

Могу я впроцедуру управления орг-распорядительной документацией добавить бланки организации и шаблоны орг-распорядительных документов, чтобы не создавать доп. документ. Компания европейская и старается уйти от большого количества процедур

Вы сильно усложняете работу Вашего персонала и свою стандартизацией всех видов документов, приводя их шаблоны в процедурах. Достаточно в соответствующих процедурных документах или РК сделать ссылку, что документацией управляет персонал в соответствии с подготовкой, навыками и опытом (см. п. 6.2.1 Стандарта). Кроме того, имейте в виду, что иногда требования к отчетным документам бывают оговорены положениями контрактов организации.
Стандартизируйте только то, что полезно организации. Если устанавливаете требования в процедурах, добавляйте волшебную фразу - если не определено иначе (к примеру, приказом, распоряжением, положением, локальной инструкцией...). На начальном этапе пытайтесь вводить как можно меньше ограничений или новых требований, особенно к организационно-распорядительной деятельности, чтобы не раздражать персонал. Если компания европейская не привязывайтесь к российским стандартам, особенно в области делопроизводства.

KorolevaOV писал(а):

Столкнулись с проблемой, какое принципиальное различие между приказами и распоряжениями?

Принципиальное -- в глаголах типа «приказываю» vs «обязываю»

KorolevaOV писал(а):

Где описаны обязательные требования к ним и определения?

Еще раз приведу ссылку на нормативные документы по делопроизводству
- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
- Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. -- М., 1974
- Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства.

KorolevaOV писал(а):

Кем могут издаваться Приказы, распоряжения:ген диром, сотрудниками отделов, руководителями отделов?

Все зависит от соответствующей специфики и культуры организации. Ознакомьтесь с требованиями Устава Вашей организации в части требований к управлению ею…
Обычно приказы по организации издает генеральный директор, он может делегировать это право доверенностью другим директорам, как вариант директору по персоналу -- издавать приказы по личному составу, директору филиала –- по филиалу…
Распоряжения обычно издают руководители более низкого ранга…
Как правило, сотрудники, не являющиеся руководителями, не могут издавать ни приказы, ни распоряжения, т.к. не имеют полномочий на административное руководство…

KorolevaOV писал(а):

И еще касательно служебных записок: они должны регистрироваться в подразделении, которое пишет записку?то есть в каждом подразделении должен быть журнал регистрации записок?

Если нет централизованной регистрации служебных записок например, в системе электронного документооборота, то нужен журнал исходящих и журнал входящих документов, а вот должны они быть или нет тем более в каждом или нет определяют требования Вашей организации к документообороту и практика их применения…

Столкнулись с проблемой, какое принципиальное различие между приказами и распоряжениями?Где описаны обязательные требования к ним и определения?Кем могут издаваться Приказы, распоряжения:ген диром, сотрудниками отделов, руководителями отделов?

И еще касательно служебных записок: они должны регистрироваться в подразделении, которое пишет записку?то есть в каждом подразделении должен быть журнал регистрации записок?

KorolevaOV писал(а):

1. Если гарантийное письмо является частным случаем исходящего, то допускается ведение двух разных журналов либо лучше олин для исх. писем(куда будет включены гарантийные письма)?

Допускается даже более двух… А как лучше, Вам на месте виднее какое движение документов

KorolevaOV писал(а):

2. В организации распоряжения бывают очень редко(до одного в год), то как вести журнал регистрации в таком случае:
- вести журнал сроком в 1 год, не обращая внимание, что документ может быть один
-увеличить срок ведения журнала (например, до трех лет)
-объединить журнал регистрации приказов и распоряжений?
-либо какой др способ?
Как будет оптимально и при этом допустимо?

Оптимально , как вариант, объединить журнал регистрации приказов и распоряжений…

KorolevaOV писал(а):

Обязательно в процедуре управления орг-распорядительной док-й прописявать требования к оформлению как шрифт, поля?Либо достаточными будут бланк и шаблоны документов?

Не обязательно…
Достаточно шаблонов ( если их используют как шаблоны при создании документов)…
Лучше это все определять как корпоративный стиль…

KorolevaOV писал(а):

Еще вопрос относительно ознакомления персонала с орг-распорядительной документацией.

Все зависит от конкретных документов

KorolevaOV писал(а):

Обязательно ознакамливтаь под роспись

Некоторые обязательно ознакомить под роспись

KorolevaOV писал(а):

либо достаточно прописать:
"Факт ознакомления персонала с документом закрепляется в "Листе ознакомления персонала с документом" в случае, когда это предписано содержанием документа. В ином случае фактом ознакомления персонала с документом является получение им документа по электронной почте.

Иногда достаточно… иногда ознакомление производится не через лист ознакомления а на самом документе…

1. Если гарантийное письмо является частным случаем исходящего, то допускается ведение двух разных журналов либо лучше олин для исх. писем(куда будет включены гарантийные письма)?
2. В организации распоряжения бывают очень редко(до одного в год), то как вести журнал регистрации в таком случае:
- вести журнал сроком в 1 год, не обращая внимание, что документ может быть один
-увеличить срок ведения журнала (например, до трех лет)
-объединить журнал регистрации приказов и распоряжений?
-либо какой др способ?
Как будет оптимально и при этом допустимо?

Обязательно в процедуре управления орг-распорядительной док-й прописывать требования к оформлению как шрифт, поля?Либо достаточными будут бланк и шаблоны документов?

Еще вопрос относительно ознакомления персонала с орг-распорядительной документацией.

Обязательно ознакомлять под роспись, либо достаточно прописать:

"Факт ознакомления персонала с документом закрепляется в "Листе ознакомления персонала с документом" в случае, когда это предписано содержанием документа. В ином случае фактом ознакомления персонала с документом является получение им документа по электронной почте.

KorolevaOV писал(а):

Могу я впроцедуру управления орг-распорядительной документацией добавить бланки организации и шаблоны орг-распорядительных документов, чтобы не создавать доп. документ. Компания европейская и старается уйти от большого количества процедур

Можете...
ИМХО только это избыточно... если бланки организации и шаблоны орг-распорядительных документов в виде шаблонов в электронном виде, то проще указать в инструкции только ссылку на их размещение и определить ответственность за их актуальность, но сами формы там не приводить...
Обычно в случаях, подобных Вашему, бланки определяют в требованиях к корпоративному стилю...

KorolevaOV писал(а):

- оформление на утвержденных бланках; -рассылка -ознакомление персонала -хранение(сроки, место) - изъятие (В течение какого времени хранить документ

Это внутренние требования, обычно их оформляют в виде инструкции по документообороту/делопроизводству номенклатура дел

Могу я впроцедуру управления орг-распорядительной документацией добавить бланки организации и шаблоны орг-распорядительных документов, чтобы не создавать доп. документ. Компания европейская и старается уйти от большого количества процедур

KorolevaOV писал(а):

Спасибо за ответ! Еще вопросы: 1. Справки относятся к организац.-распорядительной документации?

Исходящая корреспонденция

KorolevaOV писал(а):

2. Какие процедуры, являются обязательными при упарвлении данной документацией: - присвоение номера, регистрация в журнале

Регистрация в журнале включает в себя присвоение номера

KorolevaOV писал(а):

(Вопрос: 1) обязательно ли наличие бумажной версии журнала?Достаточно ведение реестра в Excel?

В отдельных случаях есть требование наличия бумажной версии журнала определенный срок его хранения…
Что касается журнала в Excel, помимо его лицензионной чистоты потребуется организовать его резервное копирование ну и восстановление в случае утраты…
Есть системы электронного документооборота, обеспечивающие ведение журналов в электронном виде, и соответствующий документооборот, вроде есть и бесплатные…

KorolevaOV писал(а):

2)Есть обязательные требования к присвоению номеров либо на усмотрение компании (в нашей компании принято "порядковый номер в году")

В отдельных случаях есть требование наличия порядковой нумерации с начала года …

KorolevaOV писал(а):

- оформление на утвержденных бланках; -рассылка -ознакомление персонала -хранение(сроки, место) - изъятие (В течение какого времени хранить документ

Это внутренние требования, обычно их оформляют в виде инструкции по документообороту/делопроизводству номенклатура дел

KorolevaOV писал(а):

Существуют нормативы по каждому из видов документов?

Существуют...
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (см. указатель видов документов к нему);
- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 (см. указатель к нему);
- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

KorolevaOV писал(а):

Есть какие обязательные требования к оформлению/содержанию перечисленных документов?

Есть...
формально они добровольного применения...
Но работа с с регулирующими органами и контрагентами делает их обязательными...
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. -- М., 1974
Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления

KorolevaOV писал(а):

Подскажите, где прописано, что учет копий только в случае "для служебного пользования"?

"Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти". Утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
- печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
- учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП";
- передаются работникам подразделений под расписку;
- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
- хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

Спасибо за ответ!
Еще вопросы:
1. Справки относятся к организац.-распорядительной документации?
2. Какие процедуры, являются обязательными при упарвлении данной документацией:
- присвоение номера, регистрация в журнале
(Вопрос: 1) обязательно ли наличие бумажной версии журнала?Достаточно ведение реестра в Excel?
2)Есть обязательные требования к присвоению номеров либо на усмотрение компании (в нашей компании принято "порядковый номер в году")
- оформление на утвержденных бланках;
-рассылка
-ознакомление персонала
-хранение(сроки, место)
- изъятие (В течение какого времени хранить документ? Существуют нормативы по каждому из видов документов?

Есть какие обязательные требования к оформлению/содержанию перечисленных документов?

Цитата:

Еще вопрос, обязательно ли нужно учитывать копии данных документов.

Alex9994 писал(а):

В общем случае не обязательно... в случае ограничительного грифа документа ("для служебного пользования" или иного) обязательно

Подскажите, где прописано, что учет копий только в случае "для служебного пользования"?