Управление документацией.

Trapper писал(а):

жаааль что нету...хотя есть они в природе, знаю - у тех кто оказывает консалт услуги и готовит документацию для предприятии и т.д....просто выхода (free=)) на них нету к сожалению...

Ну это уже деньги - у предприятий оказывающих консалтинг

Возьмите за основу ГОСТ Р. Просто тупо возьмите любой стандарт, выкиньте содержание, оставьте одни названия разделов - чем не шаблон для регламента?
Во многих компаниях применяется шаблон, состоящий из лого и аттрибутов компании в верхнем колонтитуле & числа страниц и даты пересмотра в нижнем колонтитуле.
Хотите поконкретнее и применительно к вашей отрасли/компании - извините, но это уже консалтинг, а значит требует "заплатить денюжку"...

Формы можно найти только в том случае, когда вы поймете, что именно хотите найти. Для этого не мешало бы начать вначале с создания методики внесдрения СМК в компании. Разработайте проект, и сами поймете что вам нужно а что нет. Мой совет - не зарывайтесь.

Trapper писал(а):

Помогите, пожалуйста. организация стала на тернистый путь по внедрению ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Если есть возможность (и если это вообще есть в виртуальной природе Интернета), скиньте ссылы на типовые формы документации. Буду благодарен всему.

Лучше плохо но сам, а там пойдет процесс улучшения
Но для того чтобы сам необходимо пройти обучения но в программе долно быть "порядок описания какого нибудь процесса" с раздаточным материалом

я бы тоже посмотрел "чужие" формы, всегда что-то полезное можно увидеть и применить

Не существует "типовых форм"... Даже перечня типовых документов не существует...

Помогите, пожалуйста. организация стала на тернистый путь по внедрению ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Если есть возможность (и если это вообще есть в виртуальной природе Интернета), скиньте ссылы на типовые формы документации. Буду благодарен всему.

ИСО 9000-2000 не дает определение этого термина

Актуализация данных - приведение данных в соответствие с состоянием отображаемых объектов предметной области. Актуализация реализуется посредством операций добавления, исключения и редактирования записей.
один из словарей дает такое определние

один из главных принципов документирования в СМК
пишем, что делаем, делаем то, что написали
если это соблюдено, то документация актуальна

kalipsa! Можно подумать, что трактовка терминов в области качества - полная ерунда. Не согласен!!! Давайте людям четкие пояснения "что есть что" и "как нужно правильно понимать" - и количество несоответствий резко сократиться! Ведь даже термины "на слуху" очень часто понимаются дву(точнее - много-)значно! Что касается "автоматизации СМК, применение подходящих методов мониторинга, унификации несоответствий внутреннего контроля и т.д." - это все важно, но ведь тот же "мониторинг" тоже не все одинаково понимают, вот в чем беда! Посмотрите что творилось с пояснением термина "валидация" - ведь писали подчас совершенно разные трактовки! Предлагаю уделять этим вопросам повышенное внимание, иначе рискуем обсуждать сложные проблемы на разных языках...
Что касается пояснения "Актуализация документов - приведение их в актуальное состояние" - то, простите, "МАСЛО МАСЛЯНОЕ", это не объяснение. Так же, как и "приведение в соответствие с действительностью". Это так, чтоб никто из персонала не понял, видимо. Давайте говорить ясно и четко, избегая размытостей.

интересно, а какие-нибудь более глобальные проблемы интересуют наших форумчан, как например автоматизация СМК, применение подходящих методов мониторинга, унификация несоответствий внутреннего контроля и т.д.

swan писал(а):

Уважаемые коллеги!
Хотелось бы прояснить для себя трактовку термина "актуализация" в отношении документов. Столкнулся с разночтением. Одни уверяют, что данный термин означает "обновление" версии документов из-за тех или иных изменений, другие - "замену" устаревших документов на новые. Я же в силу понимания перевода слова actualization понимаю это как "внедрение", "реализация", т.е. "проведение в жизнь" документов. Какие есть мнения???

Актуализация документов - приведение их в актуальное состояние, т.е. в соответствие с действительностью.

и то и другое последовательные опреации одного процесса
чтобы актуализировать документ надо заменить устаревшие сведения - это необходимое но недостаточное условие
и обеспечить применение новой версии в местах их применения см. 4.2.3
если вы актуализировали документ, то вы выполняете требование п. 4.2.3с), а там еще есть и остальные пункты, таким образом несоответствие будет иметь место так или иначе при невыполнении всех требований данного раздела

согласен, что разработка новой версии и замена старых документов на новые - суть один и тот же процесс, но операции-то разные! Да и непонятно осталось - что же считать актуализацией?

согласна, любой документ из справочной системы не может быть распечатанным, ну только если на один день, иначе нет ответственного за его актуализацию, к тому же я не пойму какие могут быть сложности с управлением документацией, в ИСО 9001 все подробно написано, бери да делай

вся документация, регламентирующая деятельность организации должна соответствовать реальной ситуации, будь то график на проектирование или документированная процедура, а

Цитата:

" версии документов из-за тех или иных изменений, другие - "замену" устаревших документов на новые.

это вообщем-то одно и тоже, потому что устаревшим документ становится тогда, когда произошли изменения

маленькое добавление
ГАРАНТ, КОДЕКС, Консультант+, NormaCS, Стройконсультант и т.д и т.п. -- информационно-поисковые системы (ИПС), средстав массовой инормации. Нормативные акты выпускаются только официальными источниками, как правило, для каждого вида своими...

у нас целый отдел этим занимается, но механизм тот же

kalipsa писал(а):

а не проще ли в маленькой организации использовать информационные системы "кодекс" или "гарант"?

Кодекс и Гарант это только внешняя нормативная документация (даже не документация внешнего происхождения)
Как правило (выясняется при сертификационных аудитах информацию "почерпнутую" из этих баз (если она не стоит на личном комп. или в сети) как правило не обновляют, не актуализируют и т.д. см. п 4.2.3 ИСО 9001 только с частицей "не"

Цитата:

тогда без разницы маленькая организация или большая - механизм один и тот же. однозначно должен быть ответственный за управление документацией внешнего происхождения, он должен ее регистрировать, передавать в места ее использования ит.д. по 4.2.3, а форму учета каждая организация должна изобрести сама, главное чтобы она (форма) учитывала все требования 4.2.3 и была удобной для использования в этой конкретной организации. а вообще я за автоматизацию документооборота

Где-то видел подобные программы
Я обошелся такой фразой:
Учет нормативной и технической документации и изменений в них осуществляется в журнале, содержащем графы: дата получения, наименование документа и/или учетный номер, шифр документа, дата внедрения на предприятии (номер и дата приказа), число копий, адрес рассылки, дата и роспись лица получившего документ, дата и номер доку-мента о внесении изменений, дата внесения изменений в документ и фамилия лица про-изводившего изменение, примечание (в данной графе делается отметка об аннулировании (изъятии из обращения) документа и указывается подпись лица аннулировавшего документ и дата аннулирования, место и сроки хранения документа оставленного для юридических целей).

ZHukov писал(а):

Просто в каждом подразделении введите перечень документации СМК применяемой в данном подразделении и в течение определенного времени знакомьте с ней вновь поступивших а в ДИ сделайте просто ссылку на этот перечень. В Ди считаю необходимо вносить только те ДП, СТПА и т.д. которыми конкретно должен руководствоваться специалист

Полностью согласна с предложением Жукова
А если Вам интересна еще и результативность такой процедуры, для новичков в частности, то в конце испытательного срока новичков можно всё-таки проводить оценку на общее знание документов...

Для новичком должен быть составлен перечень типовых документов, которые им рекомендуется прочитать.
Специфические документы для каждого новичка могут быть отображены в ДИ. В любом случае, им надо дать перечень всех документов, с которым они должны быть ознакомлены.

Есть ли смысл новичку сразу знакомиться со всеми документами? Что-то в голове отложиться?
Как насчет наличия таких документов и удобного доступа к ним по ходу выполнения процесса?