Управление документацией.

ProhorovMI писал(а):

создание документа описывающего работу с электронными архивами.

Электронный архив электронному архиву рознь…
Как вариант.
"Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов)"

ProhorovMI писал(а):

При проверке аудитор запросил документ регламентирующий процесс хранение документов на сервере компании. Не понятно, что это должно быть, стандарт или хватит инструкции.

IMHO как минимум документа, достаточно в виде инструкции или приказа/распоряжения:
- как предоставляется доступ в этот электронный архив, кто и как заносит информацию в него, удаляет информацию из него…
- как осуществляется резервное электронного архива, или сервера вместе с ним…
Еще потребуются записи о резервном копировании…

ProhorovMI писал(а):

Может у кого-то на предприятии уже есть такой документ!?

IMHO На такое нарушение информационной безопасности ни один вменяемый человек не пойдет …
IMHO стоит подойти к вашему ИТ-нику (системному администратору) и переговорить с ним…

Уважаемые форумчани!!! Прошу помощи в создание документа описывающего работу с электронными архивами. При проверке аудитор запросил документ регламентирующий процесс хранение документов на сервере компании. Не понятно, что это должно быть, стандарт или хватит инструкции. Может у кого-то на предприятии уже есть такой документ!?

KurshevAE писал(а):

Необходима помощь в подготовке инструкции по управлению документацией на малом предприятии в том числе порядок внесения изменений в организационно-распорядительные документы в области качества и техническую документацию.

Помощь в виде образца
Инструкция по делопроизводству (образец)

KurshevAE писал(а):

Сложность с порядком внесения изменений заключается в том, что технологическая документация сделана не по ЕСТД, а в виде схем, рисунков, инструкций в свободной форме. Данный документ необходим для предоставления в сертификационный орган по пожарной сертификации.

Это еще не сложность...
Представление документа в сертификационный орган по пожарной сертификации одно. Следование требованиям документа совершенно другое... Именно в этом и есть сложность

Необходима помощь в подготовке инструкции по управлению документацией на малом предприятии в том числе порядок внесения изменений в организационно-распорядительные документы в области качества и техническую документацию. Сложность с порядком внесения изменений заключается в том, что технологическая документация сделана не по ЕСТД, а в виде схем, рисунков, инструкций в свободной форме. Данный документ необходим для предоставления в сертификационный орган по пожарной сертификации.

В нашей компании руководство решило внедрить программу 1С, у меня запросили мои нужды к этой программе. Я не знаю что именно можно вписать это. Я хотел бы получить помощь от форумчан по этому поводу. Спасибо.

PawenkoOV писал(а):

Здравствуйте, в соответствии с ISO 9001:2008 п. 4.2 ....

- Какая платформа задействована в электронном документообороте Вашей компании? Сколько РС включено в СЭД, есть ли удаленные РС?
- Вас устраивает выбранная СЭД? Много ли доработок пришлось сделать?
- Что Вас не совсем устраивает в СЭД, с которой Вы работаете?

Хочу поделиться своим опытом. На рыбопромысловых судах одной компании на особо важных участках производства были установлены точки системы видеонаблюдения, направленные на операторов, чтобы контролировать их действия. Видеокартинка отправлялась в головной офис на РС зам. директора по производству для контроля.

PawenkoOV писал(а):

Но, нет ЭЦП. Как нам показать это все при сертификационном аудите и является ли это правильным? или все таки нужно переводить в бумажный вид(журналы, сводки и т.п.)?? Руководитель предприятия категоричен в лишней макулатуре - все-все в эл вид переводить.

1-Оригиналы с подписями вы все равно храните
2-У каждого сотрудника есть доступ к своей папке, есть логин и пароль при входе в систему
3-Рассылка документов - легко определить кто отправил когда и кому
4- ответственность за заполнение форм журналов, составление сводок так же определена
чем не доказательства?
НО!!
не забывайте о записях требуемых законодательством на бумажных носителях

Здравствуйте, в соответствии с ISO 9001:2008 п. 4.2 Требований к документации, документы могут быть в любой форме или на любом носителе и определение «документ» в ISO 9000:2005 дает следующие примеры : бумажный магнитный электронный или оптический компьютерный диск фотография эталонный образец
Источник: http://www.klubok.net/pageid506.html - возникает вопрос если предприятие ведет практически весь документооборот в электронном виде через сервер т.е. каждый из нас ведет свою папку и там наши рабочие документы плюс отсканированные документы (с подписями руководителей). Если например даются задания работникам в эл виде, записываются различные сведения и т.п., ведение таблиц... Но, нет ЭЦП. Как нам показать это все при сертификационном аудите и является ли это правильным? или все таки нужно переводить в бумажный вид(журналы, сводки и т.п.)?? Руководитель предприятия категоричен в лишней макулатуре - все-все в эл вид переводить.

LinkeLI писал(а):

Да мы и не планируем внедрять свои разработки в области СЭД.

well

LinkeLI писал(а):

IT-шники рассмотрели несколько предложений, свою продукцию представляли разные компании, в т.ч. две привозили презентации из Москвы. У каждой платформы свои плюсы и минусы.

Видимо Вам нужны "шашечки"...
IMHO бывшего АСУшника (IT-ника)
IT-ник это тот, кто удовлетворяет свое любопытство за счет работодателя...

LinkeLI писал(а):

Но мне сдается, что асушники не общались с потребителями этих программ, внедривших СЭД в деятельность и нахлебавшихся с нею или наоборот, испытывающих радость от внедрения.

А им то это зачем, им важен процесс внедрения, а не его результат...

LinkeLI писал(а):

В компании назрел вопрос внедрения электронного документооборота. IT-шники выполняют указание СЕО. Тем ни менее хотелось бы получить хороший результат.

1. Чтобы получить хороший результат надо иметь критерии "хорошести"...
2. Мне ли вам напоминать первый принцип СМК (лидерство руководства), он у АСУшников -- принцип первого звена...
Только интерес первого лица из "шащечек" делает "ехать"...
3. Надо четко определять цели внедрения СЭД и метрики приближения к ним
4. Применение СЭД увеличивает количество операций с документами, а на этапе внедрения очень существенно (в 1,5 - 2 раза если не более) приходиться дублировать оборот документов.
5. В ряде случаев СЭД не отменят, а только дублирует бумажный документооборот (особенно когда наличие официального/бумажного документа законодательное/юридическое требование)

Да мы и не планируем внедрять свои разработки в области СЭД. Будем покупать.IT-шники рассмотрели несколько предложений, свою продукцию представляли разные компании, в т.ч. две привозили презентации из Москвы. У каждой платформы свои плюсы и минусы. Остановились на 2-х продуктах, уточняются их плюсы и минусы. Но мне сдается, что асушники не общались с потребителями этих программ, внедривших СЭД в деятельность и нахлебавшихся с нею или наоборот, испытывающих радость от внедрения.

LinkeLI писал(а):

Господа, пожалуйста, поделитесь информацией, какую СЭД (система электронного документооборота) вы используете в деятельности?

Documentum

LinkeLI писал(а):

В чем преимущества выбранной системы? Какие проблемы появились в компании или с персоналом после перехода на СЭД?

К моему приходу СЭД уже была внедрена,
есть и плюсы, есть и минусы

LinkeLI писал(а):

Если считаете нужным дать рекомендацию, приму с благодарностью.

Определиться что Вам нужно - "шашечки" или "ехать"...
Если "ехать" то информации для рекомендаций совершенно недостаточно...
Пока она есть только для "шашечек" ...

LinkeLI писал(а):

Интересует опыт внедрения и использования СЭД на ваших предприятиях вашим персоналом. Возможно, используемая вашим персоналом платформа вызывает у вас только отрицательные эмоции. А возможно, наоборот, сплошная радость и счастье.
Понимаю, что персонал сначала не обрадовался от новшеств в области IT (мягко говоря). Как скоро внедрили? Сколько времени достраивали? Какие плюшки получили в результате?

Грех пинать Oracle...
ИМХО Внедрение собственным персоналом нормальной СЭД -- почти утопия...
Не утопия, если найти профессионала по СЭД...
СЭД крупного проектного института с тысячью томов проектно-сметной документацией или компания с тысячами рабочих мест распределенных по территории или компания до 50 чел и с оборотом сотни миллиардов у.е....

Добрый день!
Господа, пожалуйста, поделитесь информацией, какую СЭД (система электронного документооборота) вы используете в деятельности? В чем преимущества выбранной системы? Какие проблемы появились в компании или с персоналом после перехода на СЭД? Если считаете нужным дать рекомендацию, приму с благодарностью.

Margo53 писал(а):

если фирма сертифицирована по ИСО 9001, обязана ли она выполнять свою конструкторскую документацию в соответствии с стандартами ЕСКД?

В общем случае не обязана: ответственность руководства за выполнение требований потребителей, а также законодательных и обязательных требований…
Стандарты ЕСКД, стандарты добровольного применения, но становятся обязательными все или выборочно, если
1) Деятельность/ продукция фирмы лицензируется
2) Деятельность/ продукция фирмы попадает под действие соответствующих технических регламентов
3) Деятельность/ продукция фирмы (в т.ч. если продукция -- конструкторская документация) влияет на безопасность, здоровье и т.д. (см п.1 ст.46 184-ФЗ).…
4) Деятельность фирмы поднадзорна и т.п.

Margo53 писал(а):

Или она вправе выполнять свою КД по "своим" правилам?

Во всех остальных случаях в праве …

Margo53 писал(а):

если фирма сертифицирована по ИСО 9001… Как привлечь организацию к выполнению своей КД по стандартам ЕСКД?

как требование потребителя

Margo53 писал(а):

на основании чего они становятся обязательными?

Alex9994 писал(а):

1) Деятельность/ продукция фирмы лицензируется

Лицензионные требования

Alex9994 писал(а):

2) Деятельность/ продукция фирмы попадает под действие соответствующих технических регламентов

Требований технических регламентов (к каждому регламенту есть перечень обязательных стандартов и стандартов добровольного применения)

Alex9994 писал(а):

3) Деятельность/ продукция фирмы (в т.ч. если продукция -- конструкторская документация) влияет на безопасность, здоровье и т.д. (см п.1 ст.46 184-ФЗ)

требования ст. 46 Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 23.07.2013) «О техническом регулировании"

Alex9994 писал(а):

4) Деятельность фирмы поднадзорна и т.п.

Требования надзорных органов…
Как только начинаешь работать с государством (в т.ч. лицензии, надзор и т.п.) все национальные стандарты добровольного применения становятся обязательными

P.S. Иначе надо доказывать что продукция выпускается не в целях^
защиты жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, государственного или муниципального имущества;
охраны окружающей среды, жизни или здоровья животных и растений;
предупреждения действий, вводящих в заблуждение приобретателей, в том числе потребителей;
обеспечения энергетической эффективности и ресурсосбережения.

Margo53 писал(а):

Я просто в лицензировании не разбираюсь...даже не знала, что там есть такие требования касательно стандартов ЕСКД.

Лицензируемых видов деятельности не так много и под каждый из них свой перечень обязательных нормативных документов...
Причем может проверяться не только перечень, но даже наличие самих нормативных документов (стандартов) в техническом архиве...
Иногда достаточно базы Консультатнта+, но юридическую силу имеют только официально изданные и закупленные стандарты...
Нам питерским проще, магазин стандартов на пр.Культуры...

Доброго дня. Подскажите пожалуйста, если фирма сертифицирована по ИСО 9001, обязана ли она выполнять свою конструкторскую документацию в соответствии с стандартами ЕСКД? Или она вправе выполнять свою КД по "своим" правилам?!
Как привлечь организацию к выполнению своей КД по стандартам ЕСКД?!
Спасибо.

ShubinaOE писал(а):

Подскажите пожалуйста может ли административный приказ проходить регистрацию несколько раз с одним и тем же названием (например-один приказ на изменение графика по службе контроля, второй- приказ на изменение графика но по службе энергетика)?

может
как вариает "о командировании на обучение", "о пересмотре документов СМ"

ShubinaOE писал(а):

Есть ли какие то определенные требования?

требования общие есть... они закреплены обычааем делогво оборота, приведены в типовых инструкциях по делопроизводству
в общем случае регистрация приказов порядковая в рамках одного календарного года
идентификатором приказа являлется дата и номер приказа, а также его наименование (точнее краткое содержание предмета) приказа

Подскажите пожалуйста может ли административный приказ проходить регистрацию несколько раз с одним и тем же названием (например-один приказ на изменение графика по службе контроля, второй- приказ на изменение графика но по службе энергетика)? Есть ли какие то определенные требования?

KozinAA писал(а):

И почему приказ, а не план работ?

Приказом утверждается и доводится тот самый план работ и определяется ответственность и контроль соответственно...

ShubinaOE писал(а):

Подскажите сколько раз может переутверждаться приказ с внесенными изменениями (в связи с увольнением работников указанных в приказе)?

Три вопроса:
1) что такое утверждение приказа?
2) что такое переутверждение приказа?
3) если внесение изменений в приказ, в связи с увольнением работников указанных в приказе, то приказ внесено не на должностное лицо, а на физическое лицо?

ShubinaOE писал(а):

Например: выпустили приказ "О назначении состава Совета по качеству, охране труда и экологии ИСМ" от 10.01.12г, утвердили его генеральным директором.
В 12.10.12 увольняется один из назначенных в приказе членов Совета, в приказ внесли изменения и утвердили 12.11.12, в настоящее время увольняется еще один назначенный член Совета, в приказе назначено 14 человек членов Совета-ВОПРОС-СКОЛЬКО РАЗ УТВЕРЖДАТЬ ПРИКАЗ С ИЗМЕНЕНИЯМИ?

в ПРИКАЗАХ УКАЗЫВАТЬСЯ И ДОЛЖНОСТНОЕ И ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Тогда спросим по другому
1) Генеральный директор утвердил состав Совета приказом или утвердил приказ о назначении Совета?
Если генеральный утвердил приказ, то кто подписал/выпустил этот приказ?
2) 12.10.12 увольняется один из назначенных в приказе членов Совета вместе своим функционалом Совету или кому-то этот функционал передал?
3) Внесение изменений в составе Совета вызвано изменением перечня должностей/функционалов лиц его образующих или изменений персоналий?

ShubinaOE писал(а):

Выпустила приказ я, подписал генеральный директор (утвердил), один увольняется на его место приходят другие с его должностными обязанностями и функциями. ЧТО МЕНЯЕТ СУТЬ МОЕГО ВОПРОСА, ИЗВИНИТЕ?

Извините, но по моему скромному мнению
В общем случае
1) кто-то готовит проект приказа и согласует с указанными в приказе лицами....
2) подписывает приказ генеральный директор
3) выпускает (тиражирует и рассылает копии ) приказ скажем так канцелярия
4) утверждает приказ, подписанный генеральным более высокий орган управления организации, определенный уставом организации

по сути вашего вопроса,
1) в действующий приказ можно вносить изменения другим приказом столько раз, сколько нужно... пока кто-то не захочет отменить действие изменяемого приказа...
2) и т.к. по вашим словам Вы выпускали приказ, то все именно в Вашей власти...

ShubinaOE писал(а):

Да, но я должна указать в связи с чем связана отмена или дать ссылку на НД, получается в инструкции по делопроизводству мы можем сами установить порядок выпуска и аннулирование приказов (или есть определенные ЗА и НД, где указан такой порядок)?

Если Ваша организация не является государственной/ муниципальной то Вы можете в своей инструкции по делопроизводству меньше привязываться к требованиям типовой....
Есть определенные ЗА и НД, где указан такой порядок для органов власти, министерств, ведомств и т.п.

Добрый день.
Опишите подробнее проблему. Откуда вообще возникла потребность во внешней(?) комиссионной(?) проверке? На соответствие чему? Наверно есть договор, поскольку проверка внешняя? И почему приказ, а не план работ?

Подскажите пожалуйста содержание приказа об организации и подготовке внешней комиссионной проверке на соответствие технологических документов на предприятии?

KozinAA писал(а):

Пожалуйста, используйте терминологию по словарю ИСО 9000.

Извиняюсь просто еще не совсем втянулся в профессиональный мир сертификации но очень хочется.

KozinAA писал(а):

Решение остается за Вами. Могу только поделиться своим опытом.

У нас в рамках управления несоответствующей продукцией в записи указываются:

Лист несоответствия
от (дата)
№
Номенклатура, № чертежа
Серия
Поставщик
Вид и описание несоответствия (требование/фактическое значение)
Кол-во
Причина несоответствия
Дата заполнения
Кто заполнил (Ф.И.О., подпись)
Возможные последствия
Решение (ответственное лицо, Ф.И.О., подпись, дата)
Отметка об исполнении (Ф.И.О., подпись)[/quote]

Спасибо огромное