Управление документацией.

Может, журнальчик завести , Типа как Журнал инструктажа. каждый период - под подпись.

Ну, во-первых, благодарю за версии, интересные варианты. Но проблема состоит как раз в подтверждении факта ознакомления рядовых сотрудников подразделений организации. С подтверждением ознакомления руководителей высшего звена и начальников отделов проблем нет, т.к. руководители и начальники отделов, которых касаются требования стандарта, согласуют его на стадии разработки, их подписи стоят в Листе согласования документа. При этом в приказе о внедрении документа есть пункт, говорящий о том, что руководителям подразделений необходимо руководствоваться положениями данного стандарта и ознакомить сотрудников подразделений. Но аудиторы при проведении сертификационного аудита не обнаружили подтверждения факта ознакомления рядовых сотрудников. Неужели придется плодить бумаги и к каждому документу прилагать лист ознакомления сотрудников отдела?!

Цитата:

Настен, имеет толк от тренингов и на что и к каким службам в первую очередь следует обращать внимание (народу у нас 1.5 тыс)?...вообще хотелось бы у себя внедрить тренинги, но не знаю пока с чего начинать и с каких тематик начать

У вас 1,5 тыс. руководителей?
Сначала собрать все высшее звено. Потом разработчиков документации...
А уже начальники подразделений будут ловодить до оставшейся тысячи персонала - что им делать и политику в области качества, еще цели на 200_год
- Высших руководителей "Ввести в курс дела, зачем это надо, Что СМК - это есть система УПРАВЛЕНИЯ организацией, и что надо делать".
- Разработчикам объяснить что от них хотят видеть в документации, чтобы документация работала, виды документов и т.п.
- А с рабочими можно проводить беседы ежедневно, в виде пятиминуток, сначала объяснив, что от них хотят, а потом спрашивая, как они это понимают. Важно, чтобы каждый рабочий понимал свое участие в улучшении качества...
В любом случае - начинать надо с головы. Заодно и узнаете - кому система нужна...

Нормальной практикой есть проведение обучения (семинаров, тренингов) по вопросам внедряемого (ых) документа с его непосредственными пользователями под предводительством разработчика(ов) и при участии менеджера по качеству с надлежащими полномочиями (или рангом повыше для весомости момента). Очень хорошо после этого пройти тестирование, но здесь много проблем с умением составлять адекватные тесты - менеджер по качеству для всех не насоставляет, а от разработчиков документа можно долго этого дожидаться Smile

На счет фиксации факта обучения - это вопрос специфичный для каждого предприятия, решать самим. Можно фиксировать в отдельном общем журнале типа "Журнала регистрации ознакомления (обучения)..." под подпись, можно подписи собирать в самом документе (если их не много копий), можно собирать данные в любом другом виде. Главное - донести до ознакамливаемых всю меру ответственности за это мероприятие, так что можно предусмотреть фразу "С документом ознакомлен и обязуюсь...", ФИО, дата, подпись.
А вообще это имеет смысл для методик выполнения процессов и документов типа операционных процедур и инструкций, другие под такой формат подходят мало.

ознакомление с:
должностными инструкциями и положениями о подразделениях - лист регистрации ознакомления
Политика в области качества, СТП, МИ и т.д. - в соответствии с приказом Самого (то бишь генерального) - разослать туда то, принять к сведению и т.д.

изменения к СТП, МИ - в соответствии с ГОСТ 2.503

Настен, имеет толк от тренингов и на что и к каким службам в первую очередь следует обращать внимание (народу у нас 1.5 тыс)?...вообще хотелось бы у себя внедрить тренинги, но не знаю пока с чего начинать и с каких тематик начать Confused

Я ввела такую систему (ввожу, по-тихоньку)
1)Документ на стадии разработки согласовывается со смежными подразделениями - участниками процедур, процессов
2) Факт согласования внесен в этот документ - это Лист согласования
3) После утверждения документа, через архив выдаются копии всем подписавшимся.
4) Собирается техническое совещание у директора или ПРК (точнее - это тренинг)
5) Документ зачитывается вслух и обсуждается. точнее обсуждается он до утверждения, а на совещании проводится ТРЕНИНГ. Типа - как бы кто поступил в конкретной последней ситуации. Берем пример из жизни организации и каждый ответственный говорит, что он должен делать в соответствии с данной процедурой
6) Совещание сопровождается Протоколом.
7) все радостные идут работать...

И еще. Менеджер может хоть сколько бегать и собирать подписи - и никому не будет до этого дела. Все нужно проводить на уровне - лучше, директора. Или хотя бы ПРК. Чтобы ответственность чувствовалась сразу. И руководство вовлекается. А подписи может собрать и секретарь директора, какая разница...
У нас Документ хранится в архиве. а копии - в подразделениях. при возникновении споров - возвращаемся к документу.

Если вы хотите ввести отдельный документ, то это должен быть ПРИКАЗ директора предприятия(а приказы хранятся понятно где)- можно, но это ведет к увеличению документов.

Хорошо, штрафы - это потом. Сначала необходимо определиться, как до людей донести "разумное, доброе, вечное". В вашем случае кто занимается ознакомлением и, что важно, сбором этих подписей об ознакомлении: менеджер по качеству, автор документа или начальник отдела? Соответственно, где ставяться эти подписи: в отдельном документе (Листе ознакомления, например), или этот лист ознакомления вшит в документ СМК, или это ознакомление с приказом по организации о внедрении документа (изменений к нему) и возложении на сотрудников ответственности за соблюдение требований. И также, где храниться этот документ с подписями сотрудников: в отделе вместе с документом СМК или у менеджера по качеству (всякое бывает). Это не праздное любопытство, система ознакомления еще не отлажена, поэтому хотелось бы создать наиболее эффективный и легкий вариант. Rolling Eyes

внутреннее обучение проводить надо, в форме семинаров например. Потом тестировать на правильное и полное понимание (если это серьезные и ответственные документы), а потом под подпись возлагать ответственность за соблюдение всех содержащихся в документах требований. Вести записи соответствующие. + система штрафов и поощрений если надо Smile

Коллеги, поделитесь, пожалуйста, опытом! Каким образом в ваших организациях производится ознакомление и регистрация факта ознакомления сотрудников с документами СМК (РК, стандартами организации) и изменениями к ним? Rolling Eyes

при распечатке электронных версий документов можно предусмотреть обязательное проставление даты распечатки и ФИО распечатавшего, а также срок, в течение которого можно пользоваться документом без проверки факта выхода новой версии. Например, можно предусмотреть ежедневную проверку на сервере факта выхода новой версии, и для этого не нужно отслеживать документ построчно - достаточно взгянуть на название документа и № и дату его последней версии. Сам факт такой проверки можно отразить подписью и датой на спе. страничке.
Конечно, это немного рутинно, но обеспечит возможность обойти слабые места электронной системы документооборота без привлечения специальных программ. А я так понимаю - у автора вопроса специальных программ собственно и нет...

в таком объеме не обеспечит
ответственность за актуализацию есть а механизма актуализации нет...
нет механизма управления документа нет механизма обеспечения актуальной версии на месте применения документа

LishafaevaEV писал(а):

Механизм актуализации есть:
Как только документ утверждается (в т.ч. и актуализированный документ), то он направляется заинтересованным подразделениям (т.е. руководителям этих подразделений). Т.о. до руководителей подразделений постоянно доводятся актуальные версии документов, и они могут обеспечить наличие актуальных бумажных копий у себя в подразделении, т.е. изъять учтенные копии отмененного документа и выдать актуальные версии.
Этого не достаточно?

если механизм есть , то он работает остается проверить соответствие стандарту,
если нет, не совсем
обратной связи нет...
направление документа не всегда означает его получение, а если начальника нет на месте
возможность, не есть долженствование...
процесс копирования, изъятия не мгновенный, и куда девать изъятые?

А если мы в документированной процедуре определим следующее:
1. Актуальными являются электронные версии документов, помещенные в соответствующих папках на сервере (соответственно отмененные документы - в папке "Отмененные документы").
2. Если в подразделении возникает необходимость использовать бумажные версии документов, то ответственность за их учет и отслеживание их актуальности возлагается на руководителей подразделений. В этом случае руководитель подразделения (или ответственный за документооборот сотрудник подразделения) распечатывает документ, ставит на нем номер копии, дату распечатывания и роспись, и заводит самостоятельно в своем подразделении журнал учета копий документов.
Это обеспечит в необходимой мере соответствие стандарту?

Настёна писал(а):

Чтобы ваши неучтенные копии не являлись несоответствием, их надо постоянно актуализировать. А это не уменьшит количество бумаги.
Я бы сказала - это несоответствие только в случае, если этими копиями пользуются (при аудите, например). Если пользователи все хором отвечают, что используют электронный вид документа - то это неявляется несоответствием. А вообще есть программки, например, Лоцман. или что-нибудь по-проще...

Настена
сам факт наличия неучтенных копий (актуализированных или нет) является несоответствием если иное не определено в ДП "Управление документацией СМК". кстати как правило аудитор не пользуется документами для работы (разве что Стандарт, регламент аудита, чек-лист).
чтобы пользователи хором не говорили это будет проверяться с требованиями обязательной ДП "Управление документацией СМК".
использование электронного документа не противоречит Стандарту, оно даже им предусмотрено... Если документ в электронном виде -- документ СМК то он должен управляться согласно той же ДП...
и в своей работе нельзя использовать неуправляемые документы СМК
(для информационных целей -- можно)

cler-cler писал(а):

А что в этом случае может являться признаками управляемых документов?

в тоже самой ДП именно вы и и определите, что является управляемыми документами СМК, и соответственно признаки этого управления....
например
1) управляются только бумажные оригиналы документов -- признак управления или оригинальная подпись или тиснение, которое копируется. копии не управляются...
2) управляются оригинальные документы и их учетные копии -- признак учетной копии - идентификатор экземпляра копии определенного цвета.
3) управляются только электронные документы, размещенные на фал-сервере. признак управления - -размещение на файл-сервере...
и т.д и т.п.
в произвольных сочетаниях...
кто-то при печати на сетевом принтере на каждый лист накладывал фоном картинку "не контролируется..."

Trapper писал(а):

А ограничение доступа к папке с документами не является одним из признаков управляемых документов?

это не признак, а метод управления, признак -- размещение в указанной папке...

Trapper писал(а):

А что за Лоцман или что-нибудь по-проще, расскажите пожалуйста.

не уверен что это им надо но для удовлетворения вашего любопытства
Лоцман -- это PDM система разработки АСКОН ориентирована на решение следующих задач:
1. задачи надежного учета и хранения электронной технической документации и данных, с возможностью их быстрого поиска, разграничения прав доступа для различных пользователей и групп, учета версий, исключения их потери и несанкционированного доступа и т.д. Задача эта решается путем создания электронного архива;
2. задачи управления процессами обмена техническими документами и данными, с возможностью планирования этих процессов и контроля их прохождения. Все это подразумевает собой документооборот;
3. задачи автоматизированного управления проведением инженерных изменений;
4. задачи управления выпуском документации по проектам;
5. задачи максимальной автоматизации проектных и управленческих работ с использованием современного программного обеспечения, стандартизации и унификации электронной проектной документации, оптимизации процессов проектирования

Если хором утверждают, что не пользуются, а на самом деле наоборот - не выход. А что за Лоцман или что-нибудь по-проще, расскажите пожалуйста.
А ограничение доступа к папке с документами не является одним из признаков управляемых документов?

Чтобы ваши неучтенные копии не являлись несоответствием, их надо постоянно актуализировать. А это не уменьшит количество бумаги.
Я бы сказала - это несоответствие только в случае, если этими копиями пользуются (при аудите, например). Если пользователи все хором отвечают, что используют электронный вид документа - то это неявляеися несоответствием. А вообще есть програмки, например, Лоцман. или что-нибудь по-проще...

А что в этом случае может являться признаками управляемых документов?

если четко определить признаки управляемых документов, то несоответствтия не будет...

А у меня вот такая проблема:
мы решили оптимизировать управление документацией в следующих целях: сократить сроки согласования документов, сроки доведения до исполнителей и, банально, но всё же - сократить количество расходуемой бумаги.
Т.к. СЭД нам не одобрили, мы решили справиться "подручными средствами", а именно:
- согласование осуществляем по эл. корпоративной почте;
- рассылку тоже;
- и храним электронные версии утвержденных документов в общих папках, к которым распределен доступ.
Но проблема встала следующая: программа Outlook не запрещает распечатывать документы из общих папок. И у нас все кому не лень берут и распечатываю документы и пользуются бумажными документы (на которых нет признаков утверждения, кроме даты). На сколько я понимаю, наличие таких бумажных (неучтенных) копий на местах использования будет являться существенным несоответствием пр аудите.
Что в этой ситуации можно придумать?
Подскажите, пли-и-и-з, уже голову сломала над этой ситуацией.

Ну извените если очень грубо!!!!
А ссылок нет - стараюсь описывать процедуры сам

Жуков.Г писал(а):

Кстати Trapper у Вас неплохо получалось "раскручивать" народ на предыдущих Ваших темах
Попробуйте в том же духе - напишите что попало а Вас нраскритикуют и подскажут как надо

во-первых первое замечание считаю не по теме, оно сродни простому флуду и спаму (желание подняться в ранге?). Отписываю я тут редко - это во-вторых, посему "получалось раскручивать" само-по себе не уместно. Ну а в-третих, если Вы посчитали это за "раскрутку" - очень жаль, дабы этого не было ни в мыслях, ни в тексте (даже между строк). Я просил не личные проекты, а ссылки в Инете, т.к. они все-равно уже предоставлены на общее обозрение (если они существуют).
Да и раскручивают, уважаемый, вовсе не так=)
"Что попало" не пишу, а уж тем более не выставляю на "нраскритикование". Не лучше ли сначало спросить у знающих людей. Не для того ли задуман был этот форум?
PPS То деньги консультантов - оно само собой, но спросить, думаю, не считается зазорным.
ничего личного=)