Управление документацией.

KorolevaOV писал(а):

Вопрос: все ли эти документы относятся к орг-распорядительнйо?

Все

KorolevaOV писал(а):

если нет, то к какому типу документов?

Гарантийное письмо частный случай входящего/исходящего письма

KorolevaOV писал(а):

что еще оносится к орг-распорядительнйо документации и должно управляться?

Устав организации,
положения, инструкции, регламенты,
организационная структура, штатное расписание и т.д.

KorolevaOV писал(а):

Еще вопрос, обязательно ли нужно учитывать копии данных документов.

В общем случае не обязательно... в случае ограничительного грифа документа ("для служебного пользования" или иного) обязательно

KorolevaOV писал(а):

В компании внутренним запискам не присваиваются номера. Допустимо ли это?

допустимо ,если их можно идентифицировать другим способом...

Добрый день.
В компании разработана и внедрена процедура управления организационно-распорядительной документацией. В перечень орг-распорядительной документации включены документы:
Приказ
Распоряжение
Протокол совещания
Доверенность
Записка (служебная, докладная)
Исходящее письмо
Входящее письмо
Гарантийное письмо

Я недавно в компании, требуется актуализирвоать документ. Вопрос: все ли эти документы относятся к орг-распорядительнйо?если нет, то к какому типу документов? что еще оносится к орг-распорядительнйо документации и должно управляться?

Еще вопрос, обязательно ли нужно учитывать копии данных документов.

В компании внутренним запискам не присваиваются номера. Допустимо ли это?

SobolevSF писал(а):

Alex9994, давайте, пожалуйста, не будем создавать споры и придирки из ничего. Ваша практика не является единственно верной для любой компании. Я предлагал делиться идеями, а не критиковать мои, начиная составлять неверные выводы без уточнения подробностей.

Вы не правы. Alex ответил на Ваш вопрос, исходя из своего опыта, придирок не наблюдаю. Он всегда старается помочь вопрошающему быстро и по существу.
Бизнес-процесс - деятельность, в результате которой рождается добавленная ценность. Любой процесс можно подвести под бизнесс-процесс, если хочется. Какая от этого польза?
Анекдот про мужика с лопатой перечитайте, в его деятельности можно определить несколько бизнес-процессов, если к вопросам аудиторов подходить щепетильно. Very Happy

Alex9994, давайте, пожалуйста, не будем создавать споры и придирки из ничего. Ваша практика не является единственно верной для любой компании. Я предлагал делиться идеями, а не критиковать мои, начиная составлять неверные выводы без уточнения подробностей.
Если у Вас есть мысли о более оптимальных и полезных документированных процедурах, буду рад ознакомиться.

SobolevSF писал(а):

Предлагаю поделиться опытом или идеями по разработке документированных процедур СМК, которые не входят в перечень шести обязательных.

Можно поделиться опытом или идеями по разработке документированных процедур СМК…
Да и шести обязательных нет, есть шесть, требуемых стандартом ISO 9001:2008 , до конца этого года это еще актуально… с выходом ISO 9001:2015 это будет несколько иначе…

SobolevSF писал(а):

ДП СМК "Распределение ответственности" - для закрепления функций и прав за подразделениями и работниками.

Обычно это реализовывалось другими документами типа приказ о распределении ответственности и полномочий, положения о подразделении

SobolevSF писал(а):

ДП СМК "Описание бизнес-процессов" - для установления целей, формы и порядка описания бизнес-процессов.

ИМХО для этого достаточно соответствующего пункта в ДП управление документацией…
В моей практике установление целей, формы и порядка описания бизнес-процессов производилось в виде технического задания на описание бизнес-процесса(ов)…
ИМХО есть организации осуществляющие разработку программного обеспечения с использованием описания бизнес-процессов… в обычных организациях я не вижу потребительской ценности документа «описание бизнес-процессов»
Описание бизнес-процессов (модель «как есть») нужна как вход для построения модели «как должно быть» и только… Это только промежуточный документ в проекте по регламентации/реинжинирингу бизнес-процесса(ов)…
ИМХО Любая вновь разрабатываемая документированная процедура должна иметь своего потребителя, который либо пользуется для решения какой-то проблемы либо уменьшает некие свои риски…

Предлагаю поделиться опытом или идеями по разработке документированных процедур СМК, которые не входят в перечень шести обязательных.

Например: ДП СМК "Распределение ответственности" - для закрепления функций и прав за подразделениями и работниками. ДП СМК "Описание бизнес-процессов" - для установления целей, формы и порядка описания бизнес-процессов.

Alex9994 писал(а):

KuzminaEG писал(а):

И никакой сайт не может гарантировать актуальность выложенного в общий доступ документа.

А управлять как внешними документами вы можете только теми документами, которые купили или поступили в Ваш адрес.... Являются ли документами распечатки из интернета и/или ИПС (Гарант. Консультант+ и т.д.) особый вопрос...

Мне довелось поработать на предприятиях, экспортирующих продукцию, в следствие чего нужно было знать законодательство стран-импортеров. Норвегия, ЕС, Китай выкладывают законодательные акты и НД, устанавливающие отраслевые требования, на соответствующих гос. ресурсах. Естественно, что все документы актуальны. Другое дело, если моя компания разработала ТУ, по которому производит продукцию, то сама и поддерживает его актуальность.
Если моя компания оказывает услуги иностранным компаниям (в любой стране), то Заказчик работ предоставляет нам все необходимые законодательные акты по деятельности и все разрешения на работы. Информацию об изменениях международных отраслевых требований нам предоставляет интернационая отраслевая контролирующая организация. Это конвенционное требование, т.к. сообщество заинтересовано получать услуги, соответствующие законодательным требованиям.
Такова международная юридическая практика.
Полагаю, что это только в некоторых странах постсоветского пространства законодательные гос. документы типа ГОСТов нужно приобретать за деньги и думать, в какой базе данных получать точные сведения об их актуальности.

Подпишитесь на рассылку информационного указателя стандартов. У нас это проводит ЦСМ.

KuzminaEG писал(а):

И никакой сайт не может гарантировать актуальность выложенного в общий доступ документа.

ФАТРИМ информирует об актуальности стандартов и гарантирует актуальность опубликованных на его портале стандартов...

А управлять как внешними документами вы можете только теми документами, которые купили или поступили в Ваш адрес.... Являются ли документами распечатки из интернета и/или ИПС (Гарант. Консультант+ и т.д.) особый вопрос...

Спасибо. Но к сожалению, нам не светит ПО. Компания маленькая 45 чел. И все по трём адресам сидят, внутренней локалки нет. Аудиторы меня понимают, а вот руководители нет. И не могу им донести, о необходимости управления документами в части поддержания их актуальности. И никакой сайт не может гарантировать актуальность выложенного в общий доступ документа.

LinkeLI писал(а):

Вы же понимаете, что наличие закупленного ГОСТа на бумажном носителе также не гарантирует его актуальность. За этим кто-то должен следить и своевременно производить замену на вновь вышедший ГОСТ. Вот на этом моменте Вам и нужно сосредоточиться - каким образом, кто, с какой периодичностью... должен этим заниматься. У Вас должна быть процедура поддержки актуальности ГОСТов и пр. внешних законодательных документов.

В том то и дело что мы можем поддерживать актуальность благодаря специальному человеку, у нас есть подразделение занимающееся продажей методик и она имеет базу. И в СТП я прописала чтотежегодно она следит за реестром ГОСТ и информирует сотрудников об изменениях.

Но начальники говорят мы верим интернету и отстань. Деньги тратить на это не будем.

Закона, про который Вы спрашиваете, нет и, видимо, не будет, т.к. все более актуальным становится вопрос использования электронных документов (естественно, актуальных). Вам только нужно знать и уметь доказывать внешним аудиторам, каким образом предприятие использует именно актуальные версии ГОСТов. Для этого можно использовать ПО "КонсультантПлюс" или др. отраслевую законодательную базу данных, на основании которой своевременно актуализировать перечни ГОСТов и др. внешних НД. Для того, чтобы Ваши работники пользовались исключительно актуальными ГОСТами, хорошо бы обзавестись соответствующим ресурсом локальной информационной сети предприятия, доступным для любого пользователя, куда выставлять только актуальные версии документов взамен утративших актуальность.

Уважаемые эксперты, ситуация такова: наше производство при своей работе использует ряд ГОСТ. Эти ГОСТ они скачивают в интернете и считают, что данный "документ" является актуальным и правильным. Я со своей стороны предлагаю завести базу ГОСТ официально приобретенных в "Стандартинформ", потому что во-первых, это будут действительно актуальные документы, во- вторых, внешний аудитор уже делал нам замечания по поводу актуальности используемых ГОСТ.

Помогите советом, какой закон и где прописано, что мы не имеем право пользоваться ГОСТ с интернета, что они не являются актуальными.

Как мне объяснить упертым руководителям, что данное требование относится к УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ в соответствии с ИСО 9001?

В 11-м году находясь на обучении в Екатеринбурге, познакомилась с зам директора по кадрам крупной транспортной компании. Она рассказала, что добилась разрешения у директора на фотографию рабочего дня персонала (достал персонал некоторых отделов, который беспрестанно курил и обмывал косточки остальных работников) для определения регламента работ. После проведения фотографии и утверждения регламентов ее люто возненавидели. Жизнь резко усложнилась.
Короче, она вынуждена была уйти с работы.
Хотите сделать регламенты работ, готовьтесь съесть несколько пудов соли.

Очень интересует подробное описание разных рабочих регламентов, с полным комплексом работ (пришел в 9.00, включил компьютер, проверил почту, попил чай и т.д.), на любые должности (не должностные инструкции). (например, все работники отдела информационных технологий).

Законодательным актом не определена форма журнала регистрации положений об отделе…

Как вариант, Форма: Журнал регистрации локальных нормативных актов организации (образец заполнения) форма официально не утверждена и является авторским материалом.

Ловчева М. Статья: Оформление и введение в действие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права
("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, NN 4, 5)

ShubinaOE писал(а):

У нас на предприятии регистрация положений об отделе осуществляется через "лист регистрации положений", но я думаю во первых - что там не достаточно информации - отсутствует графа дата отмены

Это не критично. У журнала регистрации несколько иная функция…
В общем случае он служит для учета самих положений (их редакций), а не для учета срока их действия…
И дату отмены одной редакции можно найти по дате принятия следующей редакции…

ShubinaOE писал(а):

во вторых если журнал регистрации должен храниться 75 лет (по ЗА)

Не уверен, что журнал регистрации должен храниться 75 лет,

ShubinaOE писал(а):

как же тогда нам хранить журнал регистрации положений если они в виде листов?

Журнал регистрации может быть и виде листов, и даже в электронной форме…
Законодательных требований к его форме нет

ShubinaOE писал(а):

Что-то тут не так как бы не было вопросов при проверке внешних аудитов по системе 9001

В подавляющем большинстве случаев аудиторов третьей стороны не волнует архивное хранение документов, их интересует управление действующими документами, может интересовать порядок разработки (в том числе тот момент, когда происходит регистрация положения), введения в действие и ознакомление с ним, и т.д.… ну и чтобы не действующие редакции вне архивного хранения были надлежащим образом обозначены…

подскажите пожалуйста определена ли каким нибудь законодательным актом форма журнала регистрации положений об отделе?

KuzminaEG писал(а):

СМК мебельного производства.

Ответы FB:

от Володимир Пилипенко: Не забудьте, что температура хранения для ДСП, а следовательно готовой мебели начинается от +2 С, следовательно склады должны отапливаться, а потом уже можно думать и о процедурах

СМК мебельного производства. Какие документы необходимы кроме обязательных ДП?

ИМХО
1. запись в электронном виде сама по себе документ...
2. формы записей в электронном виде тоже документ, который формируются по другому... и примеры таких документов есть...
3. программа это инструмент ведения записей, но не место их хранения
4. буквально по ISO 9000 принт-скрин тоже документ
Нужно или не нужно отражать и/или нумеровать формы это чисто ваше внутреннее дело... как вам удобно...
Все зависит от целей и потребителей этого действа

Добрый день, коллеги!
Прошу поделиться опытом... Большинство записей у нас ведется в электронном виде, в программах. Каким образом можно приложить их форму к документам? Если делать принт-скрин - получается нечитаемо и вообще не понятно. Один документ содержит много вкладок. Как быть? и вообще может не нужно эти формы отражать и нумеровать?..