Управление документацией.

MarchenkovaTV писал(а):

Хотим внедрить договорную работу на базе 1С. (1С: Бухгалтерия «Управление договорами»). Обязательно ли разрабатывать регламент (положение) «управление договорной работой» и если да, то как он должен выглядеть, что бы не писать «кучу» листов (огромный документ)?

Естественно, стандарт 9001 такого не требует. Я бы описал процесс в IDEF0: выходы, входы, ресурсы, регламентирующие документы, цель, показатель результативности, как часто проводить мониторинг. На все про все - 1 страничка А1.
Если задействовано много людей, то можно детализировать сам процесс в IDEF3: обычная блок-схема, или эта же блок-схема в swim-lane. Это когда лист делят вертикальными полями по числу задействованных функций и части блок-схемы рисуют в соответствующих полях. Тогда наглядно видно, на каком этапе работает юрист, а где подключается первое лицо со своей подписью.
Опят-таки, до 1 странички, чтобы не плодить много бумаг.
Рисуйте в Visio или в BPWin, если ворованные.

MarchenkovaTV писал(а):

Хотим внедрить договорную работу на базе 1С. (1С: Бухгалтерия «Управление договорами»). Обязательно ли разрабатывать регламент (положение) «управление договорной работой» и если да, то как он должен выглядеть, что бы не писать «кучу» листов (огромный документ)?

перед тем как что-либо автоматизировать, надо определиться с порядком как все это делаться будет - вот вам и ответ - нужен ли регламент

PavlovaAA писал(а):

В чем разница между документами СМК и документацией СМК?

В том же что и между документами и документацией...
ИМХО как вариант: документация это комплект документов...

Здравствуйте, уважаемые коллеги!
Столкнулись с ситуацией: можно ли вводить документ головной компании в действие приказом по дочернему обществу.
В процедуре управление документацией дочернего общества прописано, что необходимо адаптировать документ головной компании под общество. Но вот приходит приказ головной компании о введение в действие новой учетной политики (1С, коды статей и т.п.) и наши юристы требуют введение документа головной компании приказом по обществу.

Скажите, какая у вас в практика введения в действие нормативных документов головной компании (и чем она регламентирована).

В вашем стандарте по управлению документацией как раз и должна быть прописана процедура применения документации головной компании
Не забудьте прописать доработку, внедрение, отслеживание изменений, по информации об изменениях
В общем адаптируйте

Добрый день!!! Подскажите пожалуйста, существуют ли требования к утверждению и вводу в действие внутренних стандартов организации (СТП, СОП и т.д)? За ранее спасибо...

ИМХО
Порядок обращения технических нормативных правовых актов (ТНПА), к которым относятся внутренние стандарты организации (СТП, СОП и т.д), регламентируется следующими документами:
ТКП 1.0-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки технических регламентов.
ТКП 1.1-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки технических кодексов установившейся практики.
ТКП 1.2-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки государственных стандартов.
ТКП 1.3-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила разработки технических условий.
ТКП 1.4-2004 (04100) Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила опубликования технических нормативных правовых актов в области технического нормирования и стандартизации и информации о них.
ТКП 1.5-2004 (04100) Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и государственных стандартов.

SokolovaIB писал(а):

На предприятии существует СМК. Но есть сложности в работе с
документацией. Необходимо пересмотреть стандарты <Управление документацией>, <Управление записями>.

К сожалению у меня недостаточно знаний для пересмотра стандартов.

Ситуацию вы изложили. А в чем вопрос, если не секрет?
Для пересмотра данных документов надо знать:
1) требования МС ИСО 9001;
2) требования российских государственных и отраслевых нормативных документов в данной области;
3) фактически существующий у вас на предприятии порядок управления документацией.
С учетом п. 3 - даже самый наилучший консультант дистанционно вам не поможет.
Соответственно варианты возможных действий:
вариант А: - подать рапорт вашему руководству о том, что для выполнения данного поручения вас надо срочно направить на курсы по МС ИСО 9001;
вариант Б: - пригласить консультанта по МС ИСО 9001, который проанализирует вашу документацию, проведет аудит фактически существующего у вас на предприятии порядка управления документацией и даст соответствующие рекомендации по корректировке документов.

AD писал(а):

Ситуацию вы изложили. А в чем вопрос, если не секрет?

Моё руководство в настоящий момент подыскивает подходящие курсы. Но пока обучение с преподавателем я не прошла, активно самообучаюсь. Very Happy

Поэтому ниже мой вопрос по инструкциям и СТО. Спасибо, что готовы ответить на вопросы.

Подскажите, есть ли какие-то правила, согласно которых один документ - это ИН, а другой - СТО. И главный вопрос - кто утверждает ИН и кто СТО? На сегодняшний день у нас в организации все инструкции утверждает ген.директор, насколько это правильно и какие документы надо просмотреть, чтобы правильно определить кто может и должен утвердить документ.

SokolovaIB писал(а):

Подскажите, есть ли какие-то правила, согласно которых один документ - это ИН, а другой - СТО.

Есть такие правила (с учетом того что документированная процедура виде СТО), это ISO/TR 10013:2001Рекомендации по документированию систем менеджмента качества....

SokolovaIB писал(а):

И главный вопрос - кто утверждает ИН и кто СТО?

порядок утверждения их определяется вашей документированной процедурой "Управление документацией"
есть внешние требования для СТО -- ГОСТ Р 1.4-2004 Стандарты организации. Общие положения...

Цитата:

Стандарты организации утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации приказом и (или) личной подписью на титульном листе стандарта в установленном в организации порядке. В случае утверждения стандарта организации приказом дату введения стандарта в действие устанавливают в приказе. При утверждении стандарта организации личной подписью руководителя (заместителя руководителя) организации дату введения стандарта в действие приводят на его первой странице

и

SokolovaIB писал(а):

На сегодняшний день у нас в организации все инструкции утверждает ген.директор, насколько это правильно и какие документы надо просмотреть, чтобы правильно определить кто может и должен утвердить документ.

И это правильно...

Добрый день.

Подскажите пожалуйста

В небольшой компании (30 чел.) предоставляющей услуги экспедирования будет ли являться записями служебные проверки проведенные с целью выявления виновников задержек грузов?
И в каком все таки формате записи должны быть на малых предприятиях? Возможен ли вариант электронных документов?
За ранее благодарен.

Записи - это фиксация какого-то события. Данное описание попадает под пункт стандарта 8.3 - управление несоответствиями, или 8.8.2-8.5.3 - корректирующие,предупреждающие действия. Оба пункта требуют записей, в том числе - причина.

Стандарт 9000 - записи могут быть на любом носителе, в т.ч. электронном. Это как вы определите в своих процедурах.

SinicynNV писал(а):

будет ли являться записями служебные проверки проведенные с целью выявления виновников задержек грузов?

Добрый день.
Запись - документ, содержащий достигнутый результат или свидетельства осуществленной деятельности.
ОТЧЕТ или АКТ, или иной документ, оформленный по РЕЗУЛЬТАТАМ проверки, проведенной для выявления виновников задержек грузов будет являться записью при заполнении обязательных реквизитов документа: наименование записи, номер (по порядку), дата создания записи, ФИО ответственного за формирование записи.
Если данная запись будет представлена заинтересованным сторонам как свидетельство управления несоответствующей продукцией, то она, в том числе, должна соответствовать требованиям п8.3.
Если данная запись будет представлена заинтересованным сторонам как свидетельство корректирующих действий, то она, в том числе, должна соответствовать требованиям п8.5.2.

SinicynNV писал(а):

Если я правильно понял то любая новая разработанная технология взаимодействия между отделами будет являться записью.
Не могли бы Вы подсказать как все таки производится учет записей?
как это должно выглядеть?

Добрый день.
Пожалуйста, используйте терминологию по словарю ИСО 9000. Если вы имеете в виду документированную процедуру, то это не запись, а документ, подлежащий одобрению, анализу и актуализации (ИЗМЕНЕНИЮ).
Записи подлежат хранению, защите от ИЗМЕНЕНИЙ и восстановлению в случае утери.

SinicynNV писал(а):

наименование № дата ФИО ответственного лица Я правильно понял?
И такой вопрос если в данной служебной проверке указаны расписаны несоответствия а затем корректирующие действия надо ли разбивать на разные документы или можно оставить в таком виде?

Добрый день.
Решение остается за Вами. Могу только поделиться своим опытом.
У нас в рамках управления несоответствующей продукцией в записи указываются:

Лист несоответствия
от (дата)
№
Номенклатура, № чертежа
Серия
Поставщик
Вид и описание несоответствия (требование/фактическое значение)
Кол-во
Причина несоответствия
Дата заполнения
Кто заполнил (Ф.И.О., подпись)
Возможные последствия
Решение (ответственное лицо, Ф.И.О., подпись, дата)
Отметка об исполнении (Ф.И.О., подпись)

KozinAA писал(а):

Пожалуйста, используйте терминологию по словарю ИСО 9000.

Извиняюсь просто еще не совсем втянулся в профессиональный мир сертификации но очень хочется.

KozinAA писал(а):

Решение остается за Вами. Могу только поделиться своим опытом.

У нас в рамках управления несоответствующей продукцией в записи указываются:

Лист несоответствия
от (дата)
№
Номенклатура, № чертежа
Серия
Поставщик
Вид и описание несоответствия (требование/фактическое значение)
Кол-во
Причина несоответствия
Дата заполнения
Кто заполнил (Ф.И.О., подпись)
Возможные последствия
Решение (ответственное лицо, Ф.И.О., подпись, дата)
Отметка об исполнении (Ф.И.О., подпись)[/quote]

Спасибо огромное

Подскажите пожалуйста содержание приказа об организации и подготовке внешней комиссионной проверке на соответствие технологических документов на предприятии?

Добрый день.
Опишите подробнее проблему. Откуда вообще возникла потребность во внешней(?) комиссионной(?) проверке? На соответствие чему? Наверно есть договор, поскольку проверка внешняя? И почему приказ, а не план работ?

KozinAA писал(а):

И почему приказ, а не план работ?

Приказом утверждается и доводится тот самый план работ и определяется ответственность и контроль соответственно...

ShubinaOE писал(а):

Подскажите сколько раз может переутверждаться приказ с внесенными изменениями (в связи с увольнением работников указанных в приказе)?

Три вопроса:
1) что такое утверждение приказа?
2) что такое переутверждение приказа?
3) если внесение изменений в приказ, в связи с увольнением работников указанных в приказе, то приказ внесено не на должностное лицо, а на физическое лицо?

ShubinaOE писал(а):

Например: выпустили приказ "О назначении состава Совета по качеству, охране труда и экологии ИСМ" от 10.01.12г, утвердили его генеральным директором.
В 12.10.12 увольняется один из назначенных в приказе членов Совета, в приказ внесли изменения и утвердили 12.11.12, в настоящее время увольняется еще один назначенный член Совета, в приказе назначено 14 человек членов Совета-ВОПРОС-СКОЛЬКО РАЗ УТВЕРЖДАТЬ ПРИКАЗ С ИЗМЕНЕНИЯМИ?

в ПРИКАЗАХ УКАЗЫВАТЬСЯ И ДОЛЖНОСТНОЕ И ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Тогда спросим по другому
1) Генеральный директор утвердил состав Совета приказом или утвердил приказ о назначении Совета?
Если генеральный утвердил приказ, то кто подписал/выпустил этот приказ?
2) 12.10.12 увольняется один из назначенных в приказе членов Совета вместе своим функционалом Совету или кому-то этот функционал передал?
3) Внесение изменений в составе Совета вызвано изменением перечня должностей/функционалов лиц его образующих или изменений персоналий?

ShubinaOE писал(а):

Выпустила приказ я, подписал генеральный директор (утвердил), один увольняется на его место приходят другие с его должностными обязанностями и функциями. ЧТО МЕНЯЕТ СУТЬ МОЕГО ВОПРОСА, ИЗВИНИТЕ?

Извините, но по моему скромному мнению
В общем случае
1) кто-то готовит проект приказа и согласует с указанными в приказе лицами....
2) подписывает приказ генеральный директор
3) выпускает (тиражирует и рассылает копии ) приказ скажем так канцелярия
4) утверждает приказ, подписанный генеральным более высокий орган управления организации, определенный уставом организации

по сути вашего вопроса,
1) в действующий приказ можно вносить изменения другим приказом столько раз, сколько нужно... пока кто-то не захочет отменить действие изменяемого приказа...
2) и т.к. по вашим словам Вы выпускали приказ, то все именно в Вашей власти...

ShubinaOE писал(а):

Да, но я должна указать в связи с чем связана отмена или дать ссылку на НД, получается в инструкции по делопроизводству мы можем сами установить порядок выпуска и аннулирование приказов (или есть определенные ЗА и НД, где указан такой порядок)?

Если Ваша организация не является государственной/ муниципальной то Вы можете в своей инструкции по делопроизводству меньше привязываться к требованиям типовой....
Есть определенные ЗА и НД, где указан такой порядок для органов власти, министерств, ведомств и т.п.

Подскажите пожалуйста может ли административный приказ проходить регистрацию несколько раз с одним и тем же названием (например-один приказ на изменение графика по службе контроля, второй- приказ на изменение графика но по службе энергетика)? Есть ли какие то определенные требования?

ShubinaOE писал(а):

Подскажите пожалуйста может ли административный приказ проходить регистрацию несколько раз с одним и тем же названием (например-один приказ на изменение графика по службе контроля, второй- приказ на изменение графика но по службе энергетика)?

может
как вариает "о командировании на обучение", "о пересмотре документов СМ"

ShubinaOE писал(а):

Есть ли какие то определенные требования?

требования общие есть... они закреплены обычааем делогво оборота, приведены в типовых инструкциях по делопроизводству
в общем случае регистрация приказов порядковая в рамках одного календарного года
идентификатором приказа являлется дата и номер приказа, а также его наименование (точнее краткое содержание предмета) приказа

Доброго дня. Подскажите пожалуйста, если фирма сертифицирована по ИСО 9001, обязана ли она выполнять свою конструкторскую документацию в соответствии с стандартами ЕСКД? Или она вправе выполнять свою КД по "своим" правилам?!
Как привлечь организацию к выполнению своей КД по стандартам ЕСКД?!
Спасибо.