Управление документацией.

согласен, что разработка новой версии и замена старых документов на новые - суть один и тот же процесс, но операции-то разные! Да и непонятно осталось - что же считать актуализацией?

и то и другое последовательные опреации одного процесса
чтобы актуализировать документ надо заменить устаревшие сведения - это необходимое но недостаточное условие
и обеспечить применение новой версии в местах их применения см. 4.2.3
если вы актуализировали документ, то вы выполняете требование п. 4.2.3с), а там еще есть и остальные пункты, таким образом несоответствие будет иметь место так или иначе при невыполнении всех требований данного раздела

swan писал(а):

Уважаемые коллеги!
Хотелось бы прояснить для себя трактовку термина "актуализация" в отношении документов. Столкнулся с разночтением. Одни уверяют, что данный термин означает "обновление" версии документов из-за тех или иных изменений, другие - "замену" устаревших документов на новые. Я же в силу понимания перевода слова actualization понимаю это как "внедрение", "реализация", т.е. "проведение в жизнь" документов. Какие есть мнения???

Актуализация документов - приведение их в актуальное состояние, т.е. в соответствие с действительностью.

интересно, а какие-нибудь более глобальные проблемы интересуют наших форумчан, как например автоматизация СМК, применение подходящих методов мониторинга, унификация несоответствий внутреннего контроля и т.д.

kalipsa! Можно подумать, что трактовка терминов в области качества - полная ерунда. Не согласен!!! Давайте людям четкие пояснения "что есть что" и "как нужно правильно понимать" - и количество несоответствий резко сократиться! Ведь даже термины "на слуху" очень часто понимаются дву(точнее - много-)значно! Что касается "автоматизации СМК, применение подходящих методов мониторинга, унификации несоответствий внутреннего контроля и т.д." - это все важно, но ведь тот же "мониторинг" тоже не все одинаково понимают, вот в чем беда! Посмотрите что творилось с пояснением термина "валидация" - ведь писали подчас совершенно разные трактовки! Предлагаю уделять этим вопросам повышенное внимание, иначе рискуем обсуждать сложные проблемы на разных языках...
Что касается пояснения "Актуализация документов - приведение их в актуальное состояние" - то, простите, "МАСЛО МАСЛЯНОЕ", это не объяснение. Так же, как и "приведение в соответствие с действительностью". Это так, чтоб никто из персонала не понял, видимо. Давайте говорить ясно и четко, избегая размытостей.

ИСО 9000-2000 не дает определение этого термина

Актуализация данных - приведение данных в соответствие с состоянием отображаемых объектов предметной области. Актуализация реализуется посредством операций добавления, исключения и редактирования записей.
один из словарей дает такое определние

один из главных принципов документирования в СМК
пишем, что делаем, делаем то, что написали
если это соблюдено, то документация актуальна

Помогите, пожалуйста. организация стала на тернистый путь по внедрению ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Если есть возможность (и если это вообще есть в виртуальной природе Интернета), скиньте ссылы на типовые формы документации. Буду благодарен всему.

Не существует "типовых форм"... Даже перечня типовых документов не существует...

я бы тоже посмотрел "чужие" формы, всегда что-то полезное можно увидеть и применить

Trapper писал(а):

Помогите, пожалуйста. организация стала на тернистый путь по внедрению ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Если есть возможность (и если это вообще есть в виртуальной природе Интернета), скиньте ссылы на типовые формы документации. Буду благодарен всему.

Лучше плохо но сам, а там пойдет процесс улучшения
Но для того чтобы сам необходимо пройти обучения но в программе долно быть "порядок описания какого нибудь процесса" с раздаточным материалом

Формы можно найти только в том случае, когда вы поймете, что именно хотите найти. Для этого не мешало бы начать вначале с создания методики внесдрения СМК в компании. Разработайте проект, и сами поймете что вам нужно а что нет. Мой совет - не зарывайтесь.

Возьмите за основу ГОСТ Р. Просто тупо возьмите любой стандарт, выкиньте содержание, оставьте одни названия разделов - чем не шаблон для регламента?
Во многих компаниях применяется шаблон, состоящий из лого и аттрибутов компании в верхнем колонтитуле & числа страниц и даты пересмотра в нижнем колонтитуле.
Хотите поконкретнее и применительно к вашей отрасли/компании - извините, но это уже консалтинг, а значит требует "заплатить денюжку"...

Trapper писал(а):

жаааль что нету...хотя есть они в природе, знаю - у тех кто оказывает консалт услуги и готовит документацию для предприятии и т.д....просто выхода (free=)) на них нету к сожалению...

Ну это уже деньги - у предприятий оказывающих консалтинг

Жуков.Г писал(а):

Кстати Trapper у Вас неплохо получалось "раскручивать" народ на предыдущих Ваших темах
Попробуйте в том же духе - напишите что попало а Вас нраскритикуют и подскажут как надо

во-первых первое замечание считаю не по теме, оно сродни простому флуду и спаму (желание подняться в ранге?). Отписываю я тут редко - это во-вторых, посему "получалось раскручивать" само-по себе не уместно. Ну а в-третих, если Вы посчитали это за "раскрутку" - очень жаль, дабы этого не было ни в мыслях, ни в тексте (даже между строк). Я просил не личные проекты, а ссылки в Инете, т.к. они все-равно уже предоставлены на общее обозрение (если они существуют).
Да и раскручивают, уважаемый, вовсе не так=)
"Что попало" не пишу, а уж тем более не выставляю на "нраскритикование". Не лучше ли сначало спросить у знающих людей. Не для того ли задуман был этот форум?
PPS То деньги консультантов - оно само собой, но спросить, думаю, не считается зазорным.
ничего личного=)

Ну извените если очень грубо!!!!
А ссылок нет - стараюсь описывать процедуры сам

А у меня вот такая проблема:
мы решили оптимизировать управление документацией в следующих целях: сократить сроки согласования документов, сроки доведения до исполнителей и, банально, но всё же - сократить количество расходуемой бумаги.
Т.к. СЭД нам не одобрили, мы решили справиться "подручными средствами", а именно:
- согласование осуществляем по эл. корпоративной почте;
- рассылку тоже;
- и храним электронные версии утвержденных документов в общих папках, к которым распределен доступ.
Но проблема встала следующая: программа Outlook не запрещает распечатывать документы из общих папок. И у нас все кому не лень берут и распечатываю документы и пользуются бумажными документы (на которых нет признаков утверждения, кроме даты). На сколько я понимаю, наличие таких бумажных (неучтенных) копий на местах использования будет являться существенным несоответствием пр аудите.
Что в этой ситуации можно придумать?
Подскажите, пли-и-и-з, уже голову сломала над этой ситуацией.

если четко определить признаки управляемых документов, то несоответствтия не будет...

А что в этом случае может являться признаками управляемых документов?

Чтобы ваши неучтенные копии не являлись несоответствием, их надо постоянно актуализировать. А это не уменьшит количество бумаги.
Я бы сказала - это несоответствие только в случае, если этими копиями пользуются (при аудите, например). Если пользователи все хором отвечают, что используют электронный вид документа - то это неявляеися несоответствием. А вообще есть програмки, например, Лоцман. или что-нибудь по-проще...

Если хором утверждают, что не пользуются, а на самом деле наоборот - не выход. А что за Лоцман или что-нибудь по-проще, расскажите пожалуйста.
А ограничение доступа к папке с документами не является одним из признаков управляемых документов?