Управление документацией.

Margo53 писал(а):

если фирма сертифицирована по ИСО 9001, обязана ли она выполнять свою конструкторскую документацию в соответствии с стандартами ЕСКД?

В общем случае не обязана: ответственность руководства за выполнение требований потребителей, а также законодательных и обязательных требований…
Стандарты ЕСКД, стандарты добровольного применения, но становятся обязательными все или выборочно, если
1) Деятельность/ продукция фирмы лицензируется
2) Деятельность/ продукция фирмы попадает под действие соответствующих технических регламентов
3) Деятельность/ продукция фирмы (в т.ч. если продукция -- конструкторская документация) влияет на безопасность, здоровье и т.д. (см п.1 ст.46 184-ФЗ).…
4) Деятельность фирмы поднадзорна и т.п.

Margo53 писал(а):

Или она вправе выполнять свою КД по "своим" правилам?

Во всех остальных случаях в праве …

Margo53 писал(а):

если фирма сертифицирована по ИСО 9001… Как привлечь организацию к выполнению своей КД по стандартам ЕСКД?

как требование потребителя

Margo53 писал(а):

на основании чего они становятся обязательными?

Alex9994 писал(а):

1) Деятельность/ продукция фирмы лицензируется

Лицензионные требования

Alex9994 писал(а):

2) Деятельность/ продукция фирмы попадает под действие соответствующих технических регламентов

Требований технических регламентов (к каждому регламенту есть перечень обязательных стандартов и стандартов добровольного применения)

Alex9994 писал(а):

3) Деятельность/ продукция фирмы (в т.ч. если продукция -- конструкторская документация) влияет на безопасность, здоровье и т.д. (см п.1 ст.46 184-ФЗ)

требования ст. 46 Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (ред. от 23.07.2013) «О техническом регулировании"

Alex9994 писал(а):

4) Деятельность фирмы поднадзорна и т.п.

Требования надзорных органов…
Как только начинаешь работать с государством (в т.ч. лицензии, надзор и т.п.) все национальные стандарты добровольного применения становятся обязательными

P.S. Иначе надо доказывать что продукция выпускается не в целях^
защиты жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, государственного или муниципального имущества;
охраны окружающей среды, жизни или здоровья животных и растений;
предупреждения действий, вводящих в заблуждение приобретателей, в том числе потребителей;
обеспечения энергетической эффективности и ресурсосбережения.

Margo53 писал(а):

Я просто в лицензировании не разбираюсь...даже не знала, что там есть такие требования касательно стандартов ЕСКД.

Лицензируемых видов деятельности не так много и под каждый из них свой перечень обязательных нормативных документов...
Причем может проверяться не только перечень, но даже наличие самих нормативных документов (стандартов) в техническом архиве...
Иногда достаточно базы Консультатнта+, но юридическую силу имеют только официально изданные и закупленные стандарты...
Нам питерским проще, магазин стандартов на пр.Культуры...

Добрый день!
Господа, пожалуйста, поделитесь информацией, какую СЭД (система электронного документооборота) вы используете в деятельности? В чем преимущества выбранной системы? Какие проблемы появились в компании или с персоналом после перехода на СЭД? Если считаете нужным дать рекомендацию, приму с благодарностью.

LinkeLI писал(а):

Господа, пожалуйста, поделитесь информацией, какую СЭД (система электронного документооборота) вы используете в деятельности?

Documentum

LinkeLI писал(а):

В чем преимущества выбранной системы? Какие проблемы появились в компании или с персоналом после перехода на СЭД?

К моему приходу СЭД уже была внедрена,
есть и плюсы, есть и минусы

LinkeLI писал(а):

Если считаете нужным дать рекомендацию, приму с благодарностью.

Определиться что Вам нужно - "шашечки" или "ехать"...
Если "ехать" то информации для рекомендаций совершенно недостаточно...
Пока она есть только для "шашечек" ...

LinkeLI писал(а):

Интересует опыт внедрения и использования СЭД на ваших предприятиях вашим персоналом. Возможно, используемая вашим персоналом платформа вызывает у вас только отрицательные эмоции. А возможно, наоборот, сплошная радость и счастье.
Понимаю, что персонал сначала не обрадовался от новшеств в области IT (мягко говоря). Как скоро внедрили? Сколько времени достраивали? Какие плюшки получили в результате?

Грех пинать Oracle...
ИМХО Внедрение собственным персоналом нормальной СЭД -- почти утопия...
Не утопия, если найти профессионала по СЭД...
СЭД крупного проектного института с тысячью томов проектно-сметной документацией или компания с тысячами рабочих мест распределенных по территории или компания до 50 чел и с оборотом сотни миллиардов у.е....

Да мы и не планируем внедрять свои разработки в области СЭД. Будем покупать.IT-шники рассмотрели несколько предложений, свою продукцию представляли разные компании, в т.ч. две привозили презентации из Москвы. У каждой платформы свои плюсы и минусы. Остановились на 2-х продуктах, уточняются их плюсы и минусы. Но мне сдается, что асушники не общались с потребителями этих программ, внедривших СЭД в деятельность и нахлебавшихся с нею или наоборот, испытывающих радость от внедрения.

LinkeLI писал(а):

Да мы и не планируем внедрять свои разработки в области СЭД.

well

LinkeLI писал(а):

IT-шники рассмотрели несколько предложений, свою продукцию представляли разные компании, в т.ч. две привозили презентации из Москвы. У каждой платформы свои плюсы и минусы.

Видимо Вам нужны "шашечки"...
IMHO бывшего АСУшника (IT-ника)
IT-ник это тот, кто удовлетворяет свое любопытство за счет работодателя...

LinkeLI писал(а):

Но мне сдается, что асушники не общались с потребителями этих программ, внедривших СЭД в деятельность и нахлебавшихся с нею или наоборот, испытывающих радость от внедрения.

А им то это зачем, им важен процесс внедрения, а не его результат...

LinkeLI писал(а):

В компании назрел вопрос внедрения электронного документооборота. IT-шники выполняют указание СЕО. Тем ни менее хотелось бы получить хороший результат.

1. Чтобы получить хороший результат надо иметь критерии "хорошести"...
2. Мне ли вам напоминать первый принцип СМК (лидерство руководства), он у АСУшников -- принцип первого звена...
Только интерес первого лица из "шащечек" делает "ехать"...
3. Надо четко определять цели внедрения СЭД и метрики приближения к ним
4. Применение СЭД увеличивает количество операций с документами, а на этапе внедрения очень существенно (в 1,5 - 2 раза если не более) приходиться дублировать оборот документов.
5. В ряде случаев СЭД не отменят, а только дублирует бумажный документооборот (особенно когда наличие официального/бумажного документа законодательное/юридическое требование)

Здравствуйте, в соответствии с ISO 9001:2008 п. 4.2 Требований к документации, документы могут быть в любой форме или на любом носителе и определение «документ» в ISO 9000:2005 дает следующие примеры : бумажный магнитный электронный или оптический компьютерный диск фотография эталонный образец
Источник: http://www.klubok.net/pageid506.html - возникает вопрос если предприятие ведет практически весь документооборот в электронном виде через сервер т.е. каждый из нас ведет свою папку и там наши рабочие документы плюс отсканированные документы (с подписями руководителей). Если например даются задания работникам в эл виде, записываются различные сведения и т.п., ведение таблиц... Но, нет ЭЦП. Как нам показать это все при сертификационном аудите и является ли это правильным? или все таки нужно переводить в бумажный вид(журналы, сводки и т.п.)?? Руководитель предприятия категоричен в лишней макулатуре - все-все в эл вид переводить.

PawenkoOV писал(а):

Но, нет ЭЦП. Как нам показать это все при сертификационном аудите и является ли это правильным? или все таки нужно переводить в бумажный вид(журналы, сводки и т.п.)?? Руководитель предприятия категоричен в лишней макулатуре - все-все в эл вид переводить.

1-Оригиналы с подписями вы все равно храните
2-У каждого сотрудника есть доступ к своей папке, есть логин и пароль при входе в систему
3-Рассылка документов - легко определить кто отправил когда и кому
4- ответственность за заполнение форм журналов, составление сводок так же определена
чем не доказательства?
НО!!
не забывайте о записях требуемых законодательством на бумажных носителях

PawenkoOV писал(а):

Здравствуйте, в соответствии с ISO 9001:2008 п. 4.2 ....

- Какая платформа задействована в электронном документообороте Вашей компании? Сколько РС включено в СЭД, есть ли удаленные РС?
- Вас устраивает выбранная СЭД? Много ли доработок пришлось сделать?
- Что Вас не совсем устраивает в СЭД, с которой Вы работаете?

Хочу поделиться своим опытом. На рыбопромысловых судах одной компании на особо важных участках производства были установлены точки системы видеонаблюдения, направленные на операторов, чтобы контролировать их действия. Видеокартинка отправлялась в головной офис на РС зам. директора по производству для контроля.

В нашей компании руководство решило внедрить программу 1С, у меня запросили мои нужды к этой программе. Я не знаю что именно можно вписать это. Я хотел бы получить помощь от форумчан по этому поводу. Спасибо.

Необходима помощь в подготовке инструкции по управлению документацией на малом предприятии в том числе порядок внесения изменений в организационно-распорядительные документы в области качества и техническую документацию. Сложность с порядком внесения изменений заключается в том, что технологическая документация сделана не по ЕСТД, а в виде схем, рисунков, инструкций в свободной форме. Данный документ необходим для предоставления в сертификационный орган по пожарной сертификации.

KurshevAE писал(а):

Необходима помощь в подготовке инструкции по управлению документацией на малом предприятии в том числе порядок внесения изменений в организационно-распорядительные документы в области качества и техническую документацию.

Помощь в виде образца
Инструкция по делопроизводству (образец)

KurshevAE писал(а):

Сложность с порядком внесения изменений заключается в том, что технологическая документация сделана не по ЕСТД, а в виде схем, рисунков, инструкций в свободной форме. Данный документ необходим для предоставления в сертификационный орган по пожарной сертификации.

Это еще не сложность...
Представление документа в сертификационный орган по пожарной сертификации одно. Следование требованиям документа совершенно другое... Именно в этом и есть сложность

Уважаемые форумчани!!! Прошу помощи в создание документа описывающего работу с электронными архивами. При проверке аудитор запросил документ регламентирующий процесс хранение документов на сервере компании. Не понятно, что это должно быть, стандарт или хватит инструкции. Может у кого-то на предприятии уже есть такой документ!?

ProhorovMI писал(а):

создание документа описывающего работу с электронными архивами.

Электронный архив электронному архиву рознь…
Как вариант.
"Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках (тестирование выборочного массива документов федеральных архивов)"

ProhorovMI писал(а):

При проверке аудитор запросил документ регламентирующий процесс хранение документов на сервере компании. Не понятно, что это должно быть, стандарт или хватит инструкции.

IMHO как минимум документа, достаточно в виде инструкции или приказа/распоряжения:
- как предоставляется доступ в этот электронный архив, кто и как заносит информацию в него, удаляет информацию из него…
- как осуществляется резервное электронного архива, или сервера вместе с ним…
Еще потребуются записи о резервном копировании…

ProhorovMI писал(а):

Может у кого-то на предприятии уже есть такой документ!?

IMHO На такое нарушение информационной безопасности ни один вменяемый человек не пойдет …
IMHO стоит подойти к вашему ИТ-нику (системному администратору) и переговорить с ним…

Добрый день, коллеги!
Прошу поделиться опытом... Большинство записей у нас ведется в электронном виде, в программах. Каким образом можно приложить их форму к документам? Если делать принт-скрин - получается нечитаемо и вообще не понятно. Один документ содержит много вкладок. Как быть? и вообще может не нужно эти формы отражать и нумеровать?..

ИМХО
1. запись в электронном виде сама по себе документ...
2. формы записей в электронном виде тоже документ, который формируются по другому... и примеры таких документов есть...
3. программа это инструмент ведения записей, но не место их хранения
4. буквально по ISO 9000 принт-скрин тоже документ
Нужно или не нужно отражать и/или нумеровать формы это чисто ваше внутреннее дело... как вам удобно...
Все зависит от целей и потребителей этого действа

СМК мебельного производства. Какие документы необходимы кроме обязательных ДП?

KuzminaEG писал(а):

СМК мебельного производства.

Ответы FB:

от Володимир Пилипенко: Не забудьте, что температура хранения для ДСП, а следовательно готовой мебели начинается от +2 С, следовательно склады должны отапливаться, а потом уже можно думать и о процедурах

подскажите пожалуйста определена ли каким нибудь законодательным актом форма журнала регистрации положений об отделе?

Законодательным актом не определена форма журнала регистрации положений об отделе…

Как вариант, Форма: Журнал регистрации локальных нормативных актов организации (образец заполнения) форма официально не утверждена и является авторским материалом.

Ловчева М. Статья: Оформление и введение в действие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права
("Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, NN 4, 5)

ShubinaOE писал(а):

У нас на предприятии регистрация положений об отделе осуществляется через "лист регистрации положений", но я думаю во первых - что там не достаточно информации - отсутствует графа дата отмены

Это не критично. У журнала регистрации несколько иная функция…
В общем случае он служит для учета самих положений (их редакций), а не для учета срока их действия…
И дату отмены одной редакции можно найти по дате принятия следующей редакции…

ShubinaOE писал(а):

во вторых если журнал регистрации должен храниться 75 лет (по ЗА)

Не уверен, что журнал регистрации должен храниться 75 лет,

ShubinaOE писал(а):

как же тогда нам хранить журнал регистрации положений если они в виде листов?

Журнал регистрации может быть и виде листов, и даже в электронной форме…
Законодательных требований к его форме нет

ShubinaOE писал(а):

Что-то тут не так как бы не было вопросов при проверке внешних аудитов по системе 9001

В подавляющем большинстве случаев аудиторов третьей стороны не волнует архивное хранение документов, их интересует управление действующими документами, может интересовать порядок разработки (в том числе тот момент, когда происходит регистрация положения), введения в действие и ознакомление с ним, и т.д.… ну и чтобы не действующие редакции вне архивного хранения были надлежащим образом обозначены…

Очень интересует подробное описание разных рабочих регламентов, с полным комплексом работ (пришел в 9.00, включил компьютер, проверил почту, попил чай и т.д.), на любые должности (не должностные инструкции). (например, все работники отдела информационных технологий).