Управление документацией.

Настёна писал(а):

Чтобы ваши неучтенные копии не являлись несоответствием, их надо постоянно актуализировать. А это не уменьшит количество бумаги.
Я бы сказала - это несоответствие только в случае, если этими копиями пользуются (при аудите, например). Если пользователи все хором отвечают, что используют электронный вид документа - то это неявляется несоответствием. А вообще есть программки, например, Лоцман. или что-нибудь по-проще...

Настена
сам факт наличия неучтенных копий (актуализированных или нет) является несоответствием если иное не определено в ДП "Управление документацией СМК". кстати как правило аудитор не пользуется документами для работы (разве что Стандарт, регламент аудита, чек-лист).
чтобы пользователи хором не говорили это будет проверяться с требованиями обязательной ДП "Управление документацией СМК".
использование электронного документа не противоречит Стандарту, оно даже им предусмотрено... Если документ в электронном виде -- документ СМК то он должен управляться согласно той же ДП...
и в своей работе нельзя использовать неуправляемые документы СМК
(для информационных целей -- можно)

cler-cler писал(а):

А что в этом случае может являться признаками управляемых документов?

в тоже самой ДП именно вы и и определите, что является управляемыми документами СМК, и соответственно признаки этого управления....
например
1) управляются только бумажные оригиналы документов -- признак управления или оригинальная подпись или тиснение, которое копируется. копии не управляются...
2) управляются оригинальные документы и их учетные копии -- признак учетной копии - идентификатор экземпляра копии определенного цвета.
3) управляются только электронные документы, размещенные на фал-сервере. признак управления - -размещение на файл-сервере...
и т.д и т.п.
в произвольных сочетаниях...
кто-то при печати на сетевом принтере на каждый лист накладывал фоном картинку "не контролируется..."

Trapper писал(а):

А ограничение доступа к папке с документами не является одним из признаков управляемых документов?

это не признак, а метод управления, признак -- размещение в указанной папке...

Trapper писал(а):

А что за Лоцман или что-нибудь по-проще, расскажите пожалуйста.

не уверен что это им надо но для удовлетворения вашего любопытства
Лоцман -- это PDM система разработки АСКОН ориентирована на решение следующих задач:
1. задачи надежного учета и хранения электронной технической документации и данных, с возможностью их быстрого поиска, разграничения прав доступа для различных пользователей и групп, учета версий, исключения их потери и несанкционированного доступа и т.д. Задача эта решается путем создания электронного архива;
2. задачи управления процессами обмена техническими документами и данными, с возможностью планирования этих процессов и контроля их прохождения. Все это подразумевает собой документооборот;
3. задачи автоматизированного управления проведением инженерных изменений;
4. задачи управления выпуском документации по проектам;
5. задачи максимальной автоматизации проектных и управленческих работ с использованием современного программного обеспечения, стандартизации и унификации электронной проектной документации, оптимизации процессов проектирования

А если мы в документированной процедуре определим следующее:
1. Актуальными являются электронные версии документов, помещенные в соответствующих папках на сервере (соответственно отмененные документы - в папке "Отмененные документы").
2. Если в подразделении возникает необходимость использовать бумажные версии документов, то ответственность за их учет и отслеживание их актуальности возлагается на руководителей подразделений. В этом случае руководитель подразделения (или ответственный за документооборот сотрудник подразделения) распечатывает документ, ставит на нем номер копии, дату распечатывания и роспись, и заводит самостоятельно в своем подразделении журнал учета копий документов.
Это обеспечит в необходимой мере соответствие стандарту?

в таком объеме не обеспечит
ответственность за актуализацию есть а механизма актуализации нет...
нет механизма управления документа нет механизма обеспечения актуальной версии на месте применения документа

LishafaevaEV писал(а):

Механизм актуализации есть:
Как только документ утверждается (в т.ч. и актуализированный документ), то он направляется заинтересованным подразделениям (т.е. руководителям этих подразделений). Т.о. до руководителей подразделений постоянно доводятся актуальные версии документов, и они могут обеспечить наличие актуальных бумажных копий у себя в подразделении, т.е. изъять учтенные копии отмененного документа и выдать актуальные версии.
Этого не достаточно?

если механизм есть , то он работает остается проверить соответствие стандарту,
если нет, не совсем
обратной связи нет...
направление документа не всегда означает его получение, а если начальника нет на месте
возможность, не есть долженствование...
процесс копирования, изъятия не мгновенный, и куда девать изъятые?

при распечатке электронных версий документов можно предусмотреть обязательное проставление даты распечатки и ФИО распечатавшего, а также срок, в течение которого можно пользоваться документом без проверки факта выхода новой версии. Например, можно предусмотреть ежедневную проверку на сервере факта выхода новой версии, и для этого не нужно отслеживать документ построчно - достаточно взгянуть на название документа и № и дату его последней версии. Сам факт такой проверки можно отразить подписью и датой на спе. страничке.
Конечно, это немного рутинно, но обеспечит возможность обойти слабые места электронной системы документооборота без привлечения специальных программ. А я так понимаю - у автора вопроса специальных программ собственно и нет...

Коллеги, поделитесь, пожалуйста, опытом! Каким образом в ваших организациях производится ознакомление и регистрация факта ознакомления сотрудников с документами СМК (РК, стандартами организации) и изменениями к ним? Rolling Eyes

внутреннее обучение проводить надо, в форме семинаров например. Потом тестировать на правильное и полное понимание (если это серьезные и ответственные документы), а потом под подпись возлагать ответственность за соблюдение всех содержащихся в документах требований. Вести записи соответствующие. + система штрафов и поощрений если надо Smile

Хорошо, штрафы - это потом. Сначала необходимо определиться, как до людей донести "разумное, доброе, вечное". В вашем случае кто занимается ознакомлением и, что важно, сбором этих подписей об ознакомлении: менеджер по качеству, автор документа или начальник отдела? Соответственно, где ставяться эти подписи: в отдельном документе (Листе ознакомления, например), или этот лист ознакомления вшит в документ СМК, или это ознакомление с приказом по организации о внедрении документа (изменений к нему) и возложении на сотрудников ответственности за соблюдение требований. И также, где храниться этот документ с подписями сотрудников: в отделе вместе с документом СМК или у менеджера по качеству (всякое бывает). Это не праздное любопытство, система ознакомления еще не отлажена, поэтому хотелось бы создать наиболее эффективный и легкий вариант. Rolling Eyes

Я ввела такую систему (ввожу, по-тихоньку)
1)Документ на стадии разработки согласовывается со смежными подразделениями - участниками процедур, процессов
2) Факт согласования внесен в этот документ - это Лист согласования
3) После утверждения документа, через архив выдаются копии всем подписавшимся.
4) Собирается техническое совещание у директора или ПРК (точнее - это тренинг)
5) Документ зачитывается вслух и обсуждается. точнее обсуждается он до утверждения, а на совещании проводится ТРЕНИНГ. Типа - как бы кто поступил в конкретной последней ситуации. Берем пример из жизни организации и каждый ответственный говорит, что он должен делать в соответствии с данной процедурой
6) Совещание сопровождается Протоколом.
7) все радостные идут работать...

И еще. Менеджер может хоть сколько бегать и собирать подписи - и никому не будет до этого дела. Все нужно проводить на уровне - лучше, директора. Или хотя бы ПРК. Чтобы ответственность чувствовалась сразу. И руководство вовлекается. А подписи может собрать и секретарь директора, какая разница...
У нас Документ хранится в архиве. а копии - в подразделениях. при возникновении споров - возвращаемся к документу.

Если вы хотите ввести отдельный документ, то это должен быть ПРИКАЗ директора предприятия(а приказы хранятся понятно где)- можно, но это ведет к увеличению документов.

ознакомление с:
должностными инструкциями и положениями о подразделениях - лист регистрации ознакомления
Политика в области качества, СТП, МИ и т.д. - в соответствии с приказом Самого (то бишь генерального) - разослать туда то, принять к сведению и т.д.

изменения к СТП, МИ - в соответствии с ГОСТ 2.503

Настен, имеет толк от тренингов и на что и к каким службам в первую очередь следует обращать внимание (народу у нас 1.5 тыс)?...вообще хотелось бы у себя внедрить тренинги, но не знаю пока с чего начинать и с каких тематик начать Confused

Нормальной практикой есть проведение обучения (семинаров, тренингов) по вопросам внедряемого (ых) документа с его непосредственными пользователями под предводительством разработчика(ов) и при участии менеджера по качеству с надлежащими полномочиями (или рангом повыше для весомости момента). Очень хорошо после этого пройти тестирование, но здесь много проблем с умением составлять адекватные тесты - менеджер по качеству для всех не насоставляет, а от разработчиков документа можно долго этого дожидаться Smile

На счет фиксации факта обучения - это вопрос специфичный для каждого предприятия, решать самим. Можно фиксировать в отдельном общем журнале типа "Журнала регистрации ознакомления (обучения)..." под подпись, можно подписи собирать в самом документе (если их не много копий), можно собирать данные в любом другом виде. Главное - донести до ознакамливаемых всю меру ответственности за это мероприятие, так что можно предусмотреть фразу "С документом ознакомлен и обязуюсь...", ФИО, дата, подпись.
А вообще это имеет смысл для методик выполнения процессов и документов типа операционных процедур и инструкций, другие под такой формат подходят мало.

Цитата:

Настен, имеет толк от тренингов и на что и к каким службам в первую очередь следует обращать внимание (народу у нас 1.5 тыс)?...вообще хотелось бы у себя внедрить тренинги, но не знаю пока с чего начинать и с каких тематик начать

У вас 1,5 тыс. руководителей?
Сначала собрать все высшее звено. Потом разработчиков документации...
А уже начальники подразделений будут ловодить до оставшейся тысячи персонала - что им делать и политику в области качества, еще цели на 200_год
- Высших руководителей "Ввести в курс дела, зачем это надо, Что СМК - это есть система УПРАВЛЕНИЯ организацией, и что надо делать".
- Разработчикам объяснить что от них хотят видеть в документации, чтобы документация работала, виды документов и т.п.
- А с рабочими можно проводить беседы ежедневно, в виде пятиминуток, сначала объяснив, что от них хотят, а потом спрашивая, как они это понимают. Важно, чтобы каждый рабочий понимал свое участие в улучшении качества...
В любом случае - начинать надо с головы. Заодно и узнаете - кому система нужна...

Ну, во-первых, благодарю за версии, интересные варианты. Но проблема состоит как раз в подтверждении факта ознакомления рядовых сотрудников подразделений организации. С подтверждением ознакомления руководителей высшего звена и начальников отделов проблем нет, т.к. руководители и начальники отделов, которых касаются требования стандарта, согласуют его на стадии разработки, их подписи стоят в Листе согласования документа. При этом в приказе о внедрении документа есть пункт, говорящий о том, что руководителям подразделений необходимо руководствоваться положениями данного стандарта и ознакомить сотрудников подразделений. Но аудиторы при проведении сертификационного аудита не обнаружили подтверждения факта ознакомления рядовых сотрудников. Неужели придется плодить бумаги и к каждому документу прилагать лист ознакомления сотрудников отдела?!

Может, журнальчик завести , Типа как Журнал инструктажа. каждый период - под подпись.

У нас былор просто: в СТП по управлению документацией написали: результаты ознакомления с требованиями стандартов отражаются записью "Ознакомлен" с соотвествующей росписью, фамилией и датой ознакомления на обратной стороне стандарта Даже Ввоенный Регистр принимал такой порядок ознакомления

Ивановой: Изменения могут внести и после сооовествующего согласования конкретным руководителем и не довести до него проведенные изменения (бывает такое в практике)
Если изменение вносится листами, а не всем документом,о можно с изменениями ознакомить путем направления изменений специалистам и простановкой соотвествующей росписи на копии рассылаемого извещения. по которому проводится изменение (ГОСТ 2.503), но при этом копию рассылаемого извещения необходимо хранить

Здравствуйте ребята! не подскажите, где можно посмотреть процедуру Управления документацией.
с уважением инга Confused

Это же совсем простая процедура.

Типы документов: организационно-распорядительные (письма, факсы, приказы, распоряжения, договора, коммерческие предложения и т.п.), кадровые (должностные инструкции, положения об отделах, кадровые приказы, штатное расписание, оргструктура), нормативно-технические (ГОСТы, ТУ и т.п.).

Для каждого документа желательно расписать:
1. Кто создает
2. На основании какого шаблона (образец, путь где взять)
3. Реквизиты документа (внутренний бланк - для использования внутри компании, внешний бланк - официальный, красивый с логотипом) - гарнитура шрифта, размер шрифта, цвет шрифта (особенно если используются цветные документы или фирменные цвета), отступы справа-слева-сверху-снизу, что в колонтитулах пишется-не пишется, что внутри документа пишется-не пишется.
4. Куда документ передается
5. Сколько хранится
6. Как уничтожается
7. Кто и как проверяет на адекватность (например - процедура согласования договора или коммерческого предложения)

Вот пара кусочков:
4.2 Организационно-распорядительная документация Компании
4.2.1 Состав организационно-распорядительной документации Компании включает:
— распорядительная документация (например - приказы по основной деятельности, распоряжения);
— организационная документация (например - организационная структура, штатные расписания, положения, должностные инструкции, прочие внутренние нормативные документы – инструкции по технике безопасности и другие положения и инструкции);
— документы, связанные с оформлением трудовых отношений (например - трудовые книжки, трудовые договоры и контракты, приказы по личному составу (о приеме, замещении, увольнении, оформлении отпусков, награждении, поощрении, взысканиях, премировании), анкеты, листки по учету кадров, справки);
— информационно-справочные документы (например - письма, акты, протоколы, служебные записки, журналы учета и регистрации);
— документы, регулирующие отношения с контрагентами (например - договоры, дополнительные соглашения, коммерческие предложения, гарантийные письма).
4.3.2 Бланки документов
1 Бланки ООО «ХХХ» изготавливаются на бумаге форматом А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм). Бланки документов должны иметь поля, мм:
— документы, изготовленные с помощью табличного редактора Excel®, книжной ориентации: левое - 30; правое - не менее 10; верхнее - 10; нижнее – 10, колонтитулы: верхний – 5, нижний – 5;
— документы, изготовленные с помощью табличного редактора Excel®, альбомной ориентации: левое - 5; правое - 5; верхнее - не менее 25; нижнее – 10, колонтитулы: верхний – 5, нижний – 5;
— документы, изготовленные с помощью текстового редактора Word®, книжной ориентации: левое - 25; правое - 10; верхнее - 15; нижнее – 15, колонтитулы: верхний – 7, нижний – 7;
— документы, изготовленные с помощью текстового редактора Word®, альбомной ориентации: левое - 10; правое - 10; верхнее - не менее 25; нижнее – 15, колонтитулы: верхний – 7, нижний – 7.
2 При подготовке документов используется корпоративный шрифт Компании – Verdana. Исключение составляют поздравительные документы. Размер шрифта основного текста в документах, изготовленных с помощью текстового редактора Word® – 10. Размер шрифта основного текста в документах, изготовленных с помощью текстового редактора Excel® – 9.
Примечание – такие документы, как «Трудовой договор», «Договор о материальной ответственности», «Договор об обучении», «Разрешение на использование персональных данных», «Обязательство о неразглашении», «Изменение к трудовому договору» оформляются шрифтом Verdana, размер шрифта основного текста 8.
3 В Компании приняты к использованию два вида служебных бланков для документов:
— бланк для внешних документов (официальный бланк);
— бланк для внутренних документов (внутренний бланк).
4 Документы, подлежащие отправлению Компанией в государственные органы/ организации, допускается оформлять в соответствии с их требованиями.
4.3.3 Официальный бланк
Официальный бланк – используется при создании документов, подлежащих выпуску из Компании.
В официальный бланк Компании входят следующие обязательные реквизиты:
— в левом верхнем углу – логотип Компании,
— в правом нижнем углу:
- адресные данные,
- номер телефона,
- электронный адрес,
- адрес страницы Компании в Интернете,
- декоративный элемент.
На основе официального бланка предприятия разрабатываются бланки для конкретных видов внутренних документов, например, бланк приказа и т. д. Образец официального бланка дан в приложении 2.
Для получения распечатки официального бланка необходимо:
— выбрать в редакторе Microsoft Word®/ Excel® сетевой диск Система Менеджмента Качества\08 Управление документацией\08-01 Управление документацией ОРД\Записи по процессу;
— открыть, заполнить и распечатать официальный бланк Компании;
— воспользоваться официальным бланком, который хранится и выдается секретарем.
4.3.4 Внутренний бланк
Внутренний бланк – при создании внутренних документов, не подлежащих выпуску из Компании, в правом нижнем углу обязательно использование фразы «ООО «ХХХ», тел. 111-22-33» шрифтом Verdana высотой 6.
Желательно указание в документе идентификатора электронной копии. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла.
Для получения распечатки внутреннего бланка необходимо:
— выбрать в редакторе Microsoft Word®/ Excel® сетевой диск Система Менеджмента Качества\08 Управление документацией\08-01 Управление документацией ОРД\Записи по процессу;
— открыть, заполнить и распечатать внутренний бланк Компании в формате Microsoft Word® или Microsoft Excel®;

4.6 Подготовка, порядок оформления и управление основными видами документов
4.6.1 Распорядительные документы
Распорядительная деятельность Компании документируется, в основном, посредством издания приказов, распоряжений и постановлений по Компании.
Проекты распорядительных документов разрабатываются сотрудниками отделов по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Печатаются и оформляются распорядительные документы, за исключением распоряжений по отделу, только начальником административного отдела.
4.6.1.1 Приказ
а) Общие положения
Приказ - это нормативный документ, издаваемый генеральным директором Компании для решения задач, связанных с основной производственной деятельностью либо с управлением персоналом предприятия.
Все приказы, издаваемые на ООО «ХХХ», подразделяются на:
— приказы административные,
— приказы по личному составу (о наказании, поощрении, премировании, награждении, приеме на работу, назначении, отпуске, замещении, увольнении).
б) Разработка, оформление, согласование, утверждение и внесение изменений
1 Проекты административных приказов могут быть составлены сотрудниками подразделения Компании и переданы на проверку и оформление инспектору по кадрам. Приказ оформляется на официальном бланке Компании.
2 Проекты приказов, составленные исполнителями структурных подразделений, при отсутствии ПК должны быть написаны четко, разборчиво и только чернилами или пастой синего или черного цветов, а при наличии ПК записаны на дискетах или переданы по компьютерной сети.
3 Проекты приказов, переданные в печать, должны содержать все необходимые реквизиты и в обязательном порядке отметку об исполнителе, номер его телефона.
4 Текст приказа должен иметь заголовок и состоять из констатирующей и распорядительных частей. Заголовок приказа начинается с предлога «О», «Об». В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа, или обосновывается необходимость его выпуска. Текст констатирующей части начинается с формулировки:
«В соответствии …», «Во исполнение …», «В целях …», «Для …».
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
5 Текст распорядительной части излагается в повелительной форме и подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами без точки. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом неопределенной формы либо с фамилии исполнителя (в приказах о наложении взыскания - с фамилии нарушителя). Далее указывается срок исполнения и срок ознакомления. Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то пункт делится на подпункты. Отдельные задания (например, содержащие цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
6 Также необходимо указать срок ознакомления с приказом.
7 Последним пунктом приказа должно быть определено лицо, ответственное за контроль исполнения приказа в целом. Контролирующим лицом назначается руководитель подразделения, в компетенцию которого входит решение предписываемых приказом действий.
8 Не допускается назначение одного и того же лица одновременно контролирующим и исполнителем. В приказах по личному составу ни контролирующие, ни ответственные лица не выделяются.
9 Приказы по основной деятельности оформляются ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА на основе типового шаблона приказов (см. приложение 3). Приказы по личному составу оформляются инспектор по кадрам с помощью типовых шаблонов программы «1С:Кадры» и подписываются генеральным директором».
в) Выпуск и оповещение сотрудников Компании
1 После подписи приказа генеральным директором ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА передает приказ инспектору по кадрам (бумажный оригинал приказа и электронную копию).
2 Инспектор по кадрам:
— регистрирует приказ в «Журнале регистрации административных приказов» (см. приложение 4), которые хранится на сервере Компании в папке «Приказы административные»;
— создает «Лист ознакомления с приказом» (см. приложение 5);
— по электронной почте рассылает копию приказа сотрудникам Компании;
— доводит содержание приказа до сведения должностных лиц, назначенных ответственными за контроль выполнения приказа, руководителей подразделений, которых касается этот приказ или Делопроизводителей подразделений под их личную подпись в листе ознакомления, одновременно выдавая копию приказа.
Руководители подразделений или ответственные за управление документацией (делопроизводство) в подразделении доводят приказ до сведения сотрудников структурных подразделений под личную подпись, на которые распространяются требования данного приказа и обеспечивают хранение копий приказов.
г) Контроль исполнения
Если исполнителям по уважительным причинам необходимо больше времени для выполнения приказа, они обязаны сообщить это ответственному за контроль выполнения приказа.
д) Хранение
1 После регистрации административного приказа инспектор по кадрам подшивает оригинал приказа и лист ознакомления с подписями сотрудников в дело «Приказы административные». Оригинал приказа хранится 3 года.
2 При создании приказов по личному составу инспектор по кадрам оригиналы приказов подшивает в дела «Приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении/ Приказы (распоряжения) руководителя о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников», «Приказы по основной деятельности» соответственно.
3 Электронные версии приказов хранятся на сервере Компании постоянно.

.....

4.6.2.7 Инструкции по охране труда
1 Инструкции по охране труда определяют требования к охране труда сотрудников Компании.
2 Инструкции по охране труда разрабатываются и управляются в соответствии с нормативно-правовыми актами в области охраны труда.
4.6.2.8 Другие положения и инструкции
а) Общие положения
1 В Компании также разработаны некоторые другие положения и инструкции.
Например, Положение о коммуникациях
б) Разработка, оформление, согласование, утверждение и внесение изменений
1 Создание инструкции или положения может инициироваться любым руководителем структурного подразделения/ сотрудником Компании. О своем предложении он сообщает начальнику отдела качества. Инициатор создания инструкции или положения является ответственным за разработку документа.
2 После подготовки проекта документа, он согласовывается ответственным за разработку с заинтересованными лицами и направляется на утверждение генеральному директору (если такое утверждение предусмотрено).
3 После согласования и/ или утверждения требования документа должны быть доведены до всех исполнителей. Процедура доведения требований документа (ответственный за доведение, необходимость подготовки приказа/ распоряжения о введении документа в действие и т. п.) зависит от назначения и области применения положения/ инструкции. Также необходимо обеспечить доступность документа в местах его использования.
4.6.3 Документы, связанные с оформлением трудовых отношений
Документы, связанные с оформлением трудовых отношений (трудовые книжки, трудовые договоры) управляются инспектором по кадрам в соответствии с нормативно-правовыми актами в области трудового законодательства.
4.6.4 Информационно-справочные документы
К информационно справочным документам относятся: акты, протоколы, служебные записки, письма/ факсы, журналы учета и регистрации и другие. Состав и содержание этих документов определяется настоящим документом. Форма журнала определяется в зависимости от вида и типа регистрируемого документа.

4.6.4.3 Входящая и исходящая корреспонденция
а) Общие положения
Входящей и исходящей корреспонденцией, как правило, являются письма и факсы, создаваемые или получаемые сотрудниками Компании.
б) Создание, регистрация, хранение
1 Регистрация документов - это фиксация факта отправления/ поступления документа путем проставления на нем индекса (номера) и даты с последующей записью необходимых сведений в регистрационных формах.
2 Регистрация документов производится секретарем и осуществляется по следующим формам:
— форма журнала регистрации исходящих документов (см. приложение 16);
— форма журнала регистрации входящих документов (см. приложение 17).
3 Не подлежат регистрации рекламные извещения и статьи, поздравительные письма, сообщения о заседаниях и совещаниях, пригласительные билеты, прейскуранты.
4 Регистрация производится однократно. Поступающие документы регистрируются в день их поступления, исходящие и внутренние - в день их подписания или утверждения.
5 Регистрационный номер состоит из:
— текущего номера по порядку в журнале регистрации,
— знака дроби,
— текущего месяца (2 цифры),
— дефиса,
— текущего года (2 цифры).
Например, 78/11-04.
6 С началом нового года нумерация входящих документов ведется начиная с единицы.
в) Организация работы с исходящими документами
1 Отправляемые из Компании документы называют исходящими.
2 Исходящие документы изготавливаются секретарем, а при наличии автоматизированных рабочих мест сотрудники Компании сами изготавливают исходящие документы или поручают эту работу секретарям/ координаторам в структурных подразделениях.
3 Исходящими документами, как правило, являются письма и факсы.
4 Исходящие письма/ факсы оформляются на официальном бланке Компании изготовленном типографским способом или в электронном виде.
5 При необходимости – письма могут корректироваться высшим руководством, ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА или менеджером по рекламе и PR. Для этого сотрудник Компании составляет проект письма/ факса, передает его высшему руководству/ ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА/ менеджеру по рекламе и PR по электронной почте. Высшее руководство/ ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА/ менеджер по рекламе и PR по электронной почте вносит свои корректировки в электронную версию письма/ факса и возвращает документ сотруднику.
6 Также высшее руководство/ ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА/ менеджер по рекламе и PR по просьбе сотрудника может предоставить типовой образец письма/ факса.
7 Текст письма/ факса, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма/ факса (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. Факс подписывается сотрудником-исполнителем. В письме должна использоваться только одна из форм изложения текста:
— от первого лица («Прошу»; «Просим»);
— от третьего лица единственного числа («Компания просит»);
— от третьего лица множественного числа («Руководство предприятия и трудовой коллектив просят»).
8 Отправка документов осуществляется централизованно секретарем. Документы могут быть отправлены по факсу, по почте или курьерской почтой.
9 Если документ отправляется по факсу секретарем/ координатором отдела самостоятельно, то секретарь/ координатор отдела обязан подойти к секретарю и проставить на документе штамп с указанием исходящего номера и предоставить секретарю копию документа.
ООО «ХХХ»
Исх. № 87/09-04 .
от 06.09.04 г.

10 Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Если документ поступил секретарю на регистрацию после 17:00, допускается отправка на следующий день.
11 Отправке подлежат только те документы, которые оформлены в установленном порядке и имеют подпись, отметку об исполнителе документа, дату и исходящий регистрационный номер.
12 Отправке курьером/ почтой подлежат только те документы, которые оформлены в установленном порядке в соответствии с «РИ по использованию услуг курьера» (должна быть обязательно оформлена и передана секретарю «Заявка на курьера»).
13 Исходящие документы, отправляемые почтой, курьером или факсу, регистрируются у секретаря. Исходящие документы, отправляемые почтой или курьером должны отправляться только в фирменном конверте Компании. Допускается отправка документов в белом/ коричневом почтовом пакете только при обязательном изготовлении наклейки с указанием наименования и адреса отправителя, т. е. Компании.
14 Если документ будет отправляться почтой, то наклейку с подробным наименованием и адресом получателя необходимо приклеить в правый нижний угол конверта, а в левый верхний угол – наклейку с указанием наименования и адреса отправителя, т. е. Компании, например,
ОТПРАВИТЕЛЬ:
ООО «ХХХ»

Ул. Название, д. №№, стр. №№
0123456, г. Москва

ПОЛУЧАТЕЛЬ:
Директор ЗАО «ХХХ»
Г-н И.О. Фамилия

Ул. Название, д. №№, стр. №№
654321, г. Москва

15 Если документы отправляются курьером, то наклейка с наименованием и адресом получателя клеится в правый верхний угол конверта.
16 При отправке документов в государственные органы следует оформлять «Опись документов для передачи в госструктуры» с перечнем и количеством вложенных документов. Пример описи представлен в приложении 18.
17 Исходящий документ не должен содержать более 1 адресата. При направлении документа более чем в 1 адрес составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово «Копия» перед 2, 3, 4 и т. д. адресатами не проставляется.
Передача исходящих документов на подписание генеральному директору осуществляется через ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА. Все исходящие документы, требующие подписи или утверждения генеральным директором, должны быть согласованы с руководителями подразделений по принадлежности.
18 Копии отправленных документов передаются секретарям и подшиваются в дела.
г) Организация работы с входящей корреспонденцией
1 Документы, поступающие на ООО «ХХХ» курьером, по почте, телеграммы, телефонограммы принимаются секретарем, где документы проходят следующие этапы обработки:
— Вскрываются все конверты, в том числе корреспонденция с пометкой «Лично».
— Конверты не уничтожаются.
— Предварительное рассмотрение входящих документов производится секретарем с целью распределения документов на:
- регистрируемые и нерегистрируемые;
- направляемые на рассмотрение генеральному директору;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
2 Информация, поступающая в Компанию по факсу на ресепшн, регистрируется секретарем. Входящий номер, присвоенный секретарем, является единственным в своем роде сопровождающим номером документа на всем пути его следования по Компании.
3 Регистрация поступивших документов производится в «Журнале регистрации входящих документов». На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием Компании, указанием даты поступления документа и порядкового входящего номера (с начала года). Зарегистрированные входящие документы хранятся в папке «Входящие» два года (текущий год и предыдущий год).
Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка – «+ приложение на 2 л».
4 Телеграммы, телефонограммы, телексы, договоры, платежные документы, письма клиентов, документы с пометкой «Срочно» необходимо после регистрации незамедлительно представлять на рассмотрение или исполнение.
5 Доставка документов на рассмотрение генеральному директору или на исполнение непосредственно в структурные подразделения и конкретным исполнителям (счета, акты приемки-передачи, поручения на отгрузку, спецификации и т. п.) осуществляется после регистрации. Секретарь обязан оповестить сотрудника, на чье имя пришла корреспонденция, о том, что ему пришло письмо/ факс по электронной почте/ отправить sms-сообщение на мобильный телефон с указанием отправителя и заголовка письма.
6 Доставка входящих документов исполнителям осуществляется координаторами подразделений в день их поступления в течение 30 минут.
7 Рассмотрение документов осуществляется в течение суток.
4.6.4.4 Оформление информационных досок
а) Общие положения
1 Одним из способов доведения информации до сотрудников Компании и ее посетителей является размещение информации на информационных досках.
2 Информационные доски располагаются в помещениях Компании: в местах общего пользования (коридоры и т. п.).
3 Информация, размещаемая на информационных досках, определяется спецификой деятельности структурного подразделения.
4 Обновление информации на досках осуществляется в соответствии «РИ Оформление информационных досок».

4.7 Систематизация документов
4.7.1 Номенклатура дел
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (см. приложение 22), который расположен на сервере Компании (адрес папки).
4.7.1.1 Заголовок дел в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным. Такие заголовки как «Руководящие материалы», «Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т. п. не допускаются. Не допускается объединение в одном деле документов с различными сроками хранения.
4.7.1.2 Все дела Компании следует оформлять одинаково. На корешках обязательно должно быть указано наименование Компании и индекс дела (см. приложение 23).
4.7.1.3 Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, реферативные журналы и другие подобные материалы.
4.7.1.4 Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс дела состоит из индекса подразделения Компании и порядкового номера в пределах подразделения. Например: 76-1, 63-15.
4.7.1.5 Разделами номенклатуры дел служат наименования отделов, располагаемые в соответствии с утвержденной структурой. Первым разделом помещается административный отдел. Внутри разделов номенклатуры дела разделяются по степени важности включенных в них документов. Первыми указываются дела вышестоящих организаций, затем приказы, планы, отчеты и т.д.
4.7.1.6 Для каждого отдела в сводной номенклатуре дел подразделений Компании оставляются резервные номера, которые присваиваются делам, не предусмотренным при составлении номенклатуры дел. Резервные номера присваиваются делам с разрешения отдела и по согласованию с секретарем.
4.7.1.7 Секретари/ координаторы удаленных подразделений ведут номенклатуру дел самостоятельно и при актуализации ее обязаны присылать обновленную версию или полную информацию об обновлении секретарю ресепшн для внесения изменений в единую номенклатуру дел Компании.

Инге:

а вообще берете ГОСТ Р 1.5 и перерабатываете его "под себя" Smile

Инга писал(а):

Спасибо, а скажите пожалуйста все эти документы являтся документами СМК? Тогда в эту же процедуру нужно и внести Управление документированными процедурами (у нас они называются СТП)?

Инга
вся документация, обращающаяся внутри СМК -- документация СМК подлежащая управлению той самой обязательной документированной процедурой...:
- политика
- цели в области качества
- цели в области качества по уровням и функциям (подразделениям и функциям)
- планы, в т.ч. планы по качеству
- руководство по качеству
- документированные процедуры, стандарты организации
- положения о подразделениях, должностные инструкции, если они используются
- рабочие инструкции, технологические карты
- другие организационно-распорядительные документы
- внешняя нормативно-техническая документация (законы, регламенты, национальные стандарты и т.д.)
- проектная и/или конструкторская документация, если используется..
- договорная документация
- переписка организации с другими лицами
- трудовые договора и личные дела сотрудников
- формы документов (бланки)
- документы бухгалтерского и налогового учета
- и т.д. и т.п.
ИМХО методы управления большинством документов определены на государственном, региональном и/или отраслевом уровнях существенно различающимися для разных типов документов…
ИМХО не стоит объединять управление документацией СМК в одну процедуру… более целесообразно выделять делопроизводство, управление документами внутренней стандартизации/регулирования (СТО, ПП, ДИ, ТК, РИ и т.д.), управление конструкторской/проектной документацией, управление данными по персоналу… и т.д.

Смею только заметить, что многие организации не включают финансовые службы в сферу охвата СМК, потому документы бухгалтерского и налогового учета могут не считаться "документацией СМК" и управляться в соответствии с несколько иными правилами, установленными для данных служб.

У нас было:
1. Управление документацией (общий)

1.1. Управление ОРД
1.1.1. Управление коммерческим предложением
1.1.2. Управление информационными досками
1.1.3. Управление оповещениями и рассылками (список и форма обязательных оповещений по электронной почте, адресаты и т.п.)

1.2 Управление документацией СМК (как пишутся и управляются СТП)

1.3. Управление записями

Unona писал(а):

Существет ли документ покоторому оформляется стандарт предприяти.У одних одно,у других другое. Не понятно

Я имею ввиду именно оформление,порядок нумерации,колонтитулы..

стандарт предприятия с 01.07.2003 не регулируется (184-ФЗ) регулируется стандарт организации..

ГОСТ Р 1.4-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения
который в т.ч отсылает к
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в РФ. Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначения который в т.ч отсылает к
ГОСТ 1.5-2001 Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению