ISO, менеджмент, консалтингдобавить в избранное
домой - первая страницапользователи сайтаRSSФОРУМСТАНДАРТЫГОСТ РСЛОВАРЬНАВИГАТОРКОНСУЛЬТАНТЫ
 
Логин : Пароль:   
       [регистрация] [напомнить пароль]

ФОРУМ
• Самооценка организации 
 07. Сент 13:08 от GodnevEV
• ИЩУ файлы текстов стандартов... 
 14. Авг 09:23 от garin
• Сертификация или декларирова... 
 14. Июль 08:10 от ZHukov
• Анекдоты про СМК, аудиты и а... 
 17. Апр 06:51 от ZHukov




 

Управление документацией.

Перейти Назад  1, 2, 3, 4 ... 11, 12, 13  Вперед  
Версия для печати
Автор Сообщение
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4293#4293
19 Янв, 2007 г. - 10:19
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
Настёна писал(а):
Чтобы ваши неучтенные копии не являлись несоответствием, их надо постоянно актуализировать. А это не уменьшит количество бумаги.
Я бы сказала - это несоответствие только в случае, если этими копиями пользуются (при аудите, например). Если пользователи все хором отвечают, что используют электронный вид документа - то это неявляется несоответствием. А вообще есть программки, например, Лоцман. или что-нибудь по-проще...

Настена
сам факт наличия неучтенных копий (актуализированных или нет) является несоответствием если иное не определено в ДП "Управление документацией СМК". кстати как правило аудитор не пользуется документами для работы (разве что Стандарт, регламент аудита, чек-лист).
чтобы пользователи хором не говорили это будет проверяться с требованиями обязательной ДП "Управление документацией СМК".
использование электронного документа не противоречит Стандарту, оно даже им предусмотрено... Если документ в электронном виде -- документ СМК то он должен управляться согласно той же ДП...
и в своей работе нельзя использовать неуправляемые документы СМК
(для информационных целей -- можно)
cler-cler писал(а):
А что в этом случае может являться признаками управляемых документов?

в тоже самой ДП именно вы и и определите, что является управляемыми документами СМК, и соответственно признаки этого управления....
например
1) управляются только бумажные оригиналы документов -- признак управления или оригинальная подпись или тиснение, которое копируется. копии не управляются...
2) управляются оригинальные документы и их учетные копии -- признак учетной копии - идентификатор экземпляра копии определенного цвета.
3) управляются только электронные документы, размещенные на фал-сервере. признак управления - -размещение на файл-сервере...
и т.д и т.п.
в произвольных сочетаниях...
кто-то при печати на сетевом принтере на каждый лист накладывал фоном картинку "не контролируется..."

Trapper писал(а):
А ограничение доступа к папке с документами не является одним из признаков управляемых документов?

это не признак, а метод управления, признак -- размещение в указанной папке...
Trapper писал(а):
А что за Лоцман или что-нибудь по-проще, расскажите пожалуйста.

не уверен что это им надо но для удовлетворения вашего любопытства
Лоцман -- это PDM система разработки АСКОН ориентирована на решение следующих задач:
1. задачи надежного учета и хранения электронной технической документации и данных, с возможностью их быстрого поиска, разграничения прав доступа для различных пользователей и групп, учета версий, исключения их потери и несанкционированного доступа и т.д. Задача эта решается путем создания электронного архива;
2. задачи управления процессами обмена техническими документами и данными, с возможностью планирования этих процессов и контроля их прохождения. Все это подразумевает собой документооборот;
3. задачи автоматизированного управления проведением инженерных изменений;
4. задачи управления выпуском документации по проектам;
5. задачи максимальной автоматизации проектных и управленческих работ с использованием современного программного обеспечения, стандартизации и унификации электронной проектной документации, оптимизации процессов проектирования

Ответить с цитатой
 
LishafaevaEV
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4295#4295
19 Янв, 2007 г. - 11:21
студент

Откуда : Украина, г. Макеевка
А если мы в документированной процедуре определим следующее:
1. Актуальными являются электронные версии документов, помещенные в соответствующих папках на сервере (соответственно отмененные документы - в папке "Отмененные документы").
2. Если в подразделении возникает необходимость использовать бумажные версии документов, то ответственность за их учет и отслеживание их актуальности возлагается на руководителей подразделений. В этом случае руководитель подразделения (или ответственный за документооборот сотрудник подразделения) распечатывает документ, ставит на нем номер копии, дату распечатывания и роспись, и заводит самостоятельно в своем подразделении журнал учета копий документов.
Это обеспечит в необходимой мере соответствие стандарту?

Ответить с цитатой
 
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4298#4298
19 Янв, 2007 г. - 12:12
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
в таком объеме не обеспечит
ответственность за актуализацию есть а механизма актуализации нет...
нет механизма управления документа нет механизма обеспечения актуальной версии на месте применения документа

LishafaevaEV писал(а):
Механизм актуализации есть:
Как только документ утверждается (в т.ч. и актуализированный документ), то он направляется заинтересованным подразделениям (т.е. руководителям этих подразделений). Т.о. до руководителей подразделений постоянно доводятся актуальные версии документов, и они могут обеспечить наличие актуальных бумажных копий у себя в подразделении, т.е. изъять учтенные копии отмененного документа и выдать актуальные версии.
Этого не достаточно?


если механизм есть , то он работает остается проверить соответствие стандарту,
если нет, не совсем
обратной связи нет...
направление документа не всегда означает его получение, а если начальника нет на месте
возможность, не есть долженствование...
процесс копирования, изъятия не мгновенный, и куда девать изъятые?

Ответить с цитатой
 
swan
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4312#4312
21 Янв, 2007 г. - 19:56
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Украина, Харьков
при распечатке электронных версий документов можно предусмотреть обязательное проставление даты распечатки и ФИО распечатавшего, а также срок, в течение которого можно пользоваться документом без проверки факта выхода новой версии. Например, можно предусмотреть ежедневную проверку на сервере факта выхода новой версии, и для этого не нужно отслеживать документ построчно - достаточно взгянуть на название документа и № и дату его последней версии. Сам факт такой проверки можно отразить подписью и датой на спе. страничке.
Конечно, это немного рутинно, но обеспечит возможность обойти слабые места электронной системы документооборота без привлечения специальных программ. А я так понимаю - у автора вопроса специальных программ собственно и нет...

Ответить с цитатой
 
guest
4 http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4425#4425
08 Фев, 2007 г. - 16:39
студент

Откуда : СНГ
Коллеги, поделитесь, пожалуйста, опытом! Каким образом в ваших организациях производится ознакомление и регистрация факта ознакомления сотрудников с документами СМК (РК, стандартами организации) и изменениями к ним? Rolling Eyes

Ответить с цитатой
 
swan
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4431#4431
08 Фев, 2007 г. - 22:32
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Украина, Харьков
внутреннее обучение проводить надо, в форме семинаров например. Потом тестировать на правильное и полное понимание (если это серьезные и ответственные документы), а потом под подпись возлагать ответственность за соблюдение всех содержащихся в документах требований. Вести записи соответствующие. + система штрафов и поощрений если надо Smile

Ответить с цитатой
 
guest
4 http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4434#4434
09 Фев, 2007 г. - 10:40
студент

Откуда : СНГ
Хорошо, штрафы - это потом. Сначала необходимо определиться, как до людей донести "разумное, доброе, вечное". В вашем случае кто занимается ознакомлением и, что важно, сбором этих подписей об ознакомлении: менеджер по качеству, автор документа или начальник отдела? Соответственно, где ставяться эти подписи: в отдельном документе (Листе ознакомления, например), или этот лист ознакомления вшит в документ СМК, или это ознакомление с приказом по организации о внедрении документа (изменений к нему) и возложении на сотрудников ответственности за соблюдение требований. И также, где храниться этот документ с подписями сотрудников: в отделе вместе с документом СМК или у менеджера по качеству (всякое бывает). Это не праздное любопытство, система ознакомления еще не отлажена, поэтому хотелось бы создать наиболее эффективный и легкий вариант. Rolling Eyes

Ответить с цитатой
 
Nasti
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4436#4436
09 Фев, 2007 г. - 15:37
академик

Откуда : Россия, Самара
Я ввела такую систему (ввожу, по-тихоньку)
1)Документ на стадии разработки согласовывается со смежными подразделениями - участниками процедур, процессов
2) Факт согласования внесен в этот документ - это Лист согласования
3) После утверждения документа, через архив выдаются копии всем подписавшимся.
4) Собирается техническое совещание у директора или ПРК (точнее - это тренинг)
5) Документ зачитывается вслух и обсуждается. точнее обсуждается он до утверждения, а на совещании проводится ТРЕНИНГ. Типа - как бы кто поступил в конкретной последней ситуации. Берем пример из жизни организации и каждый ответственный говорит, что он должен делать в соответствии с данной процедурой
6) Совещание сопровождается Протоколом.
7) все радостные идут работать...

И еще. Менеджер может хоть сколько бегать и собирать подписи - и никому не будет до этого дела. Все нужно проводить на уровне - лучше, директора. Или хотя бы ПРК. Чтобы ответственность чувствовалась сразу. И руководство вовлекается. А подписи может собрать и секретарь директора, какая разница...
У нас Документ хранится в архиве. а копии - в подразделениях. при возникновении споров - возвращаемся к документу.

Если вы хотите ввести отдельный документ, то это должен быть ПРИКАЗ директора предприятия(а приказы хранятся понятно где)- можно, но это ведет к увеличению документов.

Ответить с цитатой
 
Trapper
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4438#4438
09 Фев, 2007 г. - 16:16
аспирант

Откуда : Россия, Казань
ознакомление с:
должностными инструкциями и положениями о подразделениях - лист регистрации ознакомления
Политика в области качества, СТП, МИ и т.д. - в соответствии с приказом Самого (то бишь генерального) - разослать туда то, принять к сведению и т.д.

изменения к СТП, МИ - в соответствии с ГОСТ 2.503

Настен, имеет толк от тренингов и на что и к каким службам в первую очередь следует обращать внимание (народу у нас 1.5 тыс)?...вообще хотелось бы у себя внедрить тренинги, но не знаю пока с чего начинать и с каких тематик начать Confused

Ответить с цитатой
 
swan
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4439#4439
09 Фев, 2007 г. - 22:45
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Украина, Харьков
Нормальной практикой есть проведение обучения (семинаров, тренингов) по вопросам внедряемого (ых) документа с его непосредственными пользователями под предводительством разработчика(ов) и при участии менеджера по качеству с надлежащими полномочиями (или рангом повыше для весомости момента). Очень хорошо после этого пройти тестирование, но здесь много проблем с умением составлять адекватные тесты - менеджер по качеству для всех не насоставляет, а от разработчиков документа можно долго этого дожидаться Smile
На счет фиксации факта обучения - это вопрос специфичный для каждого предприятия, решать самим. Можно фиксировать в отдельном общем журнале типа "Журнала регистрации ознакомления (обучения)..." под подпись, можно подписи собирать в самом документе (если их не много копий), можно собирать данные в любом другом виде. Главное - донести до ознакамливаемых всю меру ответственности за это мероприятие, так что можно предусмотреть фразу "С документом ознакомлен и обязуюсь...", ФИО, дата, подпись.
А вообще это имеет смысл для методик выполнения процессов и документов типа операционных процедур и инструкций, другие под такой формат подходят мало.

Ответить с цитатой
 
Nasti
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4445#4445
12 Фев, 2007 г. - 07:43
академик

Откуда : Россия, Самара
Цитата:

Настен, имеет толк от тренингов и на что и к каким службам в первую очередь следует обращать внимание (народу у нас 1.5 тыс)?...вообще хотелось бы у себя внедрить тренинги, но не знаю пока с чего начинать и с каких тематик начать

У вас 1,5 тыс. руководителей?
Сначала собрать все высшее звено. Потом разработчиков документации...
А уже начальники подразделений будут ловодить до оставшейся тысячи персонала - что им делать и политику в области качества, еще цели на 200_год
- Высших руководителей "Ввести в курс дела, зачем это надо, Что СМК - это есть система УПРАВЛЕНИЯ организацией, и что надо делать".
- Разработчикам объяснить что от них хотят видеть в документации, чтобы документация работала, виды документов и т.п.
- А с рабочими можно проводить беседы ежедневно, в виде пятиминуток, сначала объяснив, что от них хотят, а потом спрашивая, как они это понимают. Важно, чтобы каждый рабочий понимал свое участие в улучшении качества...
В любом случае - начинать надо с головы. Заодно и узнаете - кому система нужна...

Ответить с цитатой
 
guest
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4449#4449
12 Фев, 2007 г. - 12:17
студент

Откуда : СНГ
Ну, во-первых, благодарю за версии, интересные варианты. Но проблема состоит как раз в подтверждении факта ознакомления рядовых сотрудников подразделений организации. С подтверждением ознакомления руководителей высшего звена и начальников отделов проблем нет, т.к. руководители и начальники отделов, которых касаются требования стандарта, согласуют его на стадии разработки, их подписи стоят в Листе согласования документа. При этом в приказе о внедрении документа есть пункт, говорящий о том, что руководителям подразделений необходимо руководствоваться положениями данного стандарта и ознакомить сотрудников подразделений. Но аудиторы при проведении сертификационного аудита не обнаружили подтверждения факта ознакомления рядовых сотрудников. Неужели придется плодить бумаги и к каждому документу прилагать лист ознакомления сотрудников отдела?!

Ответить с цитатой
 
Nasti
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4453#4453
12 Фев, 2007 г. - 15:44
академик

Откуда : Россия, Самара
Может, журнальчик завести , Типа как Журнал инструктажа. каждый период - под подпись.

Ответить с цитатой
 
ZHukov
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4455#4455
13 Фев, 2007 г. - 07:33
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Новосибирск
У нас былор просто: в СТП по управлению документацией написали: результаты ознакомления с требованиями стандартов отражаются записью "Ознакомлен" с соотвествующей росписью, фамилией и датой ознакомления на обратной стороне стандарта Даже Ввоенный Регистр принимал такой порядок ознакомления

Ивановой: Изменения могут внести и после сооовествующего согласования конкретным руководителем и не довести до него проведенные изменения (бывает такое в практике)
Если изменение вносится листами, а не всем документом,о можно с изменениями ознакомить путем направления изменений специалистам и простановкой соотвествующей росписи на копии рассылаемого извещения. по которому проводится изменение (ГОСТ 2.503), но при этом копию рассылаемого извещения необходимо хранить

Ответить с цитатой
 
guest
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4929#4929
21 Май, 2007 г. - 17:26
студент

Откуда : СНГ
Здравствуйте ребята! не подскажите, где можно посмотреть процедуру Управления документацией.
с уважением инга Confused

Ответить с цитатой
 
Anzhelika_VN
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4930#4930
21 Май, 2007 г. - 17:46
доцент

Откуда : Россия. Москва
Это же совсем простая процедура.

Типы документов: организационно-распорядительные (письма, факсы, приказы, распоряжения, договора, коммерческие предложения и т.п.), кадровые (должностные инструкции, положения об отделах, кадровые приказы, штатное расписание, оргструктура), нормативно-технические (ГОСТы, ТУ и т.п.).

Для каждого документа желательно расписать:
1. Кто создает
2. На основании какого шаблона (образец, путь где взять)
3. Реквизиты документа (внутренний бланк - для использования внутри компании, внешний бланк - официальный, красивый с логотипом) - гарнитура шрифта, размер шрифта, цвет шрифта (особенно если используются цветные документы или фирменные цвета), отступы справа-слева-сверху-снизу, что в колонтитулах пишется-не пишется, что внутри документа пишется-не пишется.
4. Куда документ передается
5. Сколько хранится
6. Как уничтожается
7. Кто и как проверяет на адекватность (например - процедура согласования договора или коммерческого предложения)

Вот пара кусочков:
4.2 Организационно-распорядительная документация Компании
4.2.1 Состав организационно-распорядительной документации Компании включает:
— распорядительная документация (например - приказы по основной деятельности, распоряжения);
— организационная документация (например - организационная структура, штатные расписания, положения, должностные инструкции, прочие внутренние нормативные документы – инструкции по технике безопасности и другие положения и инструкции);
— документы, связанные с оформлением трудовых отношений (например - трудовые книжки, трудовые договоры и контракты, приказы по личному составу (о приеме, замещении, увольнении, оформлении отпусков, награждении, поощрении, взысканиях, премировании), анкеты, листки по учету кадров, справки);
— информационно-справочные документы (например - письма, акты, протоколы, служебные записки, журналы учета и регистрации);
— документы, регулирующие отношения с контрагентами (например - договоры, дополнительные соглашения, коммерческие предложения, гарантийные письма).
4.3.2 Бланки документов
1 Бланки ООО «ХХХ» изготавливаются на бумаге форматом А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм). Бланки документов должны иметь поля, мм:
— документы, изготовленные с помощью табличного редактора Excel®, книжной ориентации: левое - 30; правое - не менее 10; верхнее - 10; нижнее – 10, колонтитулы: верхний – 5, нижний – 5;
— документы, изготовленные с помощью табличного редактора Excel®, альбомной ориентации: левое - 5; правое - 5; верхнее - не менее 25; нижнее – 10, колонтитулы: верхний – 5, нижний – 5;
— документы, изготовленные с помощью текстового редактора Word®, книжной ориентации: левое - 25; правое - 10; верхнее - 15; нижнее – 15, колонтитулы: верхний – 7, нижний – 7;
— документы, изготовленные с помощью текстового редактора Word®, альбомной ориентации: левое - 10; правое - 10; верхнее - не менее 25; нижнее – 15, колонтитулы: верхний – 7, нижний – 7.
2 При подготовке документов используется корпоративный шрифт Компании – Verdana. Исключение составляют поздравительные документы. Размер шрифта основного текста в документах, изготовленных с помощью текстового редактора Word® – 10. Размер шрифта основного текста в документах, изготовленных с помощью текстового редактора Excel® – 9.
Примечание – такие документы, как «Трудовой договор», «Договор о материальной ответственности», «Договор об обучении», «Разрешение на использование персональных данных», «Обязательство о неразглашении», «Изменение к трудовому договору» оформляются шрифтом Verdana, размер шрифта основного текста 8.
3 В Компании приняты к использованию два вида служебных бланков для документов:
— бланк для внешних документов (официальный бланк);
— бланк для внутренних документов (внутренний бланк).
4 Документы, подлежащие отправлению Компанией в государственные органы/ организации, допускается оформлять в соответствии с их требованиями.
4.3.3 Официальный бланк
Официальный бланк – используется при создании документов, подлежащих выпуску из Компании.
В официальный бланк Компании входят следующие обязательные реквизиты:
— в левом верхнем углу – логотип Компании,
— в правом нижнем углу:
- адресные данные,
- номер телефона,
- электронный адрес,
- адрес страницы Компании в Интернете,
- декоративный элемент.
На основе официального бланка предприятия разрабатываются бланки для конкретных видов внутренних документов, например, бланк приказа и т. д. Образец официального бланка дан в приложении 2.
Для получения распечатки официального бланка необходимо:
— выбрать в редакторе Microsoft Word®/ Excel® сетевой диск Система Менеджмента Качества\08 Управление документацией\08-01 Управление документацией ОРД\Записи по процессу;
— открыть, заполнить и распечатать официальный бланк Компании;
— воспользоваться официальным бланком, который хранится и выдается секретарем.
4.3.4 Внутренний бланк
Внутренний бланк – при создании внутренних документов, не подлежащих выпуску из Компании, в правом нижнем углу обязательно использование фразы «ООО «ХХХ», тел. 111-22-33» шрифтом Verdana высотой 6.
Желательно указание в документе идентификатора электронной копии. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла.
Для получения распечатки внутреннего бланка необходимо:
— выбрать в редакторе Microsoft Word®/ Excel® сетевой диск Система Менеджмента Качества\08 Управление документацией\08-01 Управление документацией ОРД\Записи по процессу;
— открыть, заполнить и распечатать внутренний бланк Компании в формате Microsoft Word® или Microsoft Excel®;

4.6 Подготовка, порядок оформления и управление основными видами документов
4.6.1 Распорядительные документы
Распорядительная деятельность Компании документируется, в основном, посредством издания приказов, распоряжений и постановлений по Компании.
Проекты распорядительных документов разрабатываются сотрудниками отделов по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Печатаются и оформляются распорядительные документы, за исключением распоряжений по отделу, только начальником административного отдела.
4.6.1.1 Приказ
а) Общие положения
Приказ - это нормативный документ, издаваемый генеральным директором Компании для решения задач, связанных с основной производственной деятельностью либо с управлением персоналом предприятия.
Все приказы, издаваемые на ООО «ХХХ», подразделяются на:
— приказы административные,
— приказы по личному составу (о наказании, поощрении, премировании, награждении, приеме на работу, назначении, отпуске, замещении, увольнении).
б) Разработка, оформление, согласование, утверждение и внесение изменений
1 Проекты административных приказов могут быть составлены сотрудниками подразделения Компании и переданы на проверку и оформление инспектору по кадрам. Приказ оформляется на официальном бланке Компании.
2 Проекты приказов, составленные исполнителями структурных подразделений, при отсутствии ПК должны быть написаны четко, разборчиво и только чернилами или пастой синего или черного цветов, а при наличии ПК записаны на дискетах или переданы по компьютерной сети.
3 Проекты приказов, переданные в печать, должны содержать все необходимые реквизиты и в обязательном порядке отметку об исполнителе, номер его телефона.
4 Текст приказа должен иметь заголовок и состоять из констатирующей и распорядительных частей. Заголовок приказа начинается с предлога «О», «Об». В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа, или обосновывается необходимость его выпуска. Текст констатирующей части начинается с формулировки:
«В соответствии …», «Во исполнение …», «В целях …», «Для …».
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
5 Текст распорядительной части излагается в повелительной форме и подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами без точки. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом неопределенной формы либо с фамилии исполнителя (в приказах о наложении взыскания - с фамилии нарушителя). Далее указывается срок исполнения и срок ознакомления. Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то пункт делится на подпункты. Отдельные задания (например, содержащие цифровые данные) могут быть оформлены в виде приложений к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
6 Также необходимо указать срок ознакомления с приказом.
7 Последним пунктом приказа должно быть определено лицо, ответственное за контроль исполнения приказа в целом. Контролирующим лицом назначается руководитель подразделения, в компетенцию которого входит решение предписываемых приказом действий.
8 Не допускается назначение одного и того же лица одновременно контролирующим и исполнителем. В приказах по личному составу ни контролирующие, ни ответственные лица не выделяются.
9 Приказы по основной деятельности оформляются ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА на основе типового шаблона приказов (см. приложение 3). Приказы по личному составу оформляются инспектор по кадрам с помощью типовых шаблонов программы «1С:Кадры» и подписываются генеральным директором».
в) Выпуск и оповещение сотрудников Компании
1 После подписи приказа генеральным директором ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА передает приказ инспектору по кадрам (бумажный оригинал приказа и электронную копию).
2 Инспектор по кадрам:
— регистрирует приказ в «Журнале регистрации административных приказов» (см. приложение 4), которые хранится на сервере Компании в папке «Приказы административные»;
— создает «Лист ознакомления с приказом» (см. приложение 5);
— по электронной почте рассылает копию приказа сотрудникам Компании;
— доводит содержание приказа до сведения должностных лиц, назначенных ответственными за контроль выполнения приказа, руководителей подразделений, которых касается этот приказ или Делопроизводителей подразделений под их личную подпись в листе ознакомления, одновременно выдавая копию приказа.
Руководители подразделений или ответственные за управление документацией (делопроизводство) в подразделении доводят приказ до сведения сотрудников структурных подразделений под личную подпись, на которые распространяются требования данного приказа и обеспечивают хранение копий приказов.
г) Контроль исполнения
Если исполнителям по уважительным причинам необходимо больше времени для выполнения приказа, они обязаны сообщить это ответственному за контроль выполнения приказа.
д) Хранение
1 После регистрации административного приказа инспектор по кадрам подшивает оригинал приказа и лист ознакомления с подписями сотрудников в дело «Приказы административные». Оригинал приказа хранится 3 года.
2 При создании приказов по личному составу инспектор по кадрам оригиналы приказов подшивает в дела «Приказы (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении/ Приказы (распоряжения) руководителя о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников», «Приказы по основной деятельности» соответственно.
3 Электронные версии приказов хранятся на сервере Компании постоянно.

.....

4.6.2.7 Инструкции по охране труда
1 Инструкции по охране труда определяют требования к охране труда сотрудников Компании.
2 Инструкции по охране труда разрабатываются и управляются в соответствии с нормативно-правовыми актами в области охраны труда.
4.6.2.8 Другие положения и инструкции
а) Общие положения
1 В Компании также разработаны некоторые другие положения и инструкции.
Например, Положение о коммуникациях
б) Разработка, оформление, согласование, утверждение и внесение изменений
1 Создание инструкции или положения может инициироваться любым руководителем структурного подразделения/ сотрудником Компании. О своем предложении он сообщает начальнику отдела качества. Инициатор создания инструкции или положения является ответственным за разработку документа.
2 После подготовки проекта документа, он согласовывается ответственным за разработку с заинтересованными лицами и направляется на утверждение генеральному директору (если такое утверждение предусмотрено).
3 После согласования и/ или утверждения требования документа должны быть доведены до всех исполнителей. Процедура доведения требований документа (ответственный за доведение, необходимость подготовки приказа/ распоряжения о введении документа в действие и т. п.) зависит от назначения и области применения положения/ инструкции. Также необходимо обеспечить доступность документа в местах его использования.
4.6.3 Документы, связанные с оформлением трудовых отношений
Документы, связанные с оформлением трудовых отношений (трудовые книжки, трудовые договоры) управляются инспектором по кадрам в соответствии с нормативно-правовыми актами в области трудового законодательства.
4.6.4 Информационно-справочные документы
К информационно справочным документам относятся: акты, протоколы, служебные записки, письма/ факсы, журналы учета и регистрации и другие. Состав и содержание этих документов определяется настоящим документом. Форма журнала определяется в зависимости от вида и типа регистрируемого документа.

4.6.4.3 Входящая и исходящая корреспонденция
а) Общие положения
Входящей и исходящей корреспонденцией, как правило, являются письма и факсы, создаваемые или получаемые сотрудниками Компании.
б) Создание, регистрация, хранение
1 Регистрация документов - это фиксация факта отправления/ поступления документа путем проставления на нем индекса (номера) и даты с последующей записью необходимых сведений в регистрационных формах.
2 Регистрация документов производится секретарем и осуществляется по следующим формам:
— форма журнала регистрации исходящих документов (см. приложение 16);
— форма журнала регистрации входящих документов (см. приложение 17).
3 Не подлежат регистрации рекламные извещения и статьи, поздравительные письма, сообщения о заседаниях и совещаниях, пригласительные билеты, прейскуранты.
4 Регистрация производится однократно. Поступающие документы регистрируются в день их поступления, исходящие и внутренние - в день их подписания или утверждения.
5 Регистрационный номер состоит из:
— текущего номера по порядку в журнале регистрации,
— знака дроби,
— текущего месяца (2 цифры),
— дефиса,
— текущего года (2 цифры).
Например, 78/11-04.
6 С началом нового года нумерация входящих документов ведется начиная с единицы.
в) Организация работы с исходящими документами
1 Отправляемые из Компании документы называют исходящими.
2 Исходящие документы изготавливаются секретарем, а при наличии автоматизированных рабочих мест сотрудники Компании сами изготавливают исходящие документы или поручают эту работу секретарям/ координаторам в структурных подразделениях.
3 Исходящими документами, как правило, являются письма и факсы.
4 Исходящие письма/ факсы оформляются на официальном бланке Компании изготовленном типографским способом или в электронном виде.
5 При необходимости – письма могут корректироваться высшим руководством, ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА или менеджером по рекламе и PR. Для этого сотрудник Компании составляет проект письма/ факса, передает его высшему руководству/ ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА/ менеджеру по рекламе и PR по электронной почте. Высшее руководство/ ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА/ менеджер по рекламе и PR по электронной почте вносит свои корректировки в электронную версию письма/ факса и возвращает документ сотруднику.
6 Также высшее руководство/ ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА/ менеджер по рекламе и PR по просьбе сотрудника может предоставить типовой образец письма/ факса.
7 Текст письма/ факса, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма/ факса (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. Факс подписывается сотрудником-исполнителем. В письме должна использоваться только одна из форм изложения текста:
— от первого лица («Прошу»; «Просим»);
— от третьего лица единственного числа («Компания просит»);
— от третьего лица множественного числа («Руководство предприятия и трудовой коллектив просят»).
8 Отправка документов осуществляется централизованно секретарем. Документы могут быть отправлены по факсу, по почте или курьерской почтой.
9 Если документ отправляется по факсу секретарем/ координатором отдела самостоятельно, то секретарь/ координатор отдела обязан подойти к секретарю и проставить на документе штамп с указанием исходящего номера и предоставить секретарю копию документа.
ООО «ХХХ»
Исх. № 87/09-04 .
от 06.09.04 г.

10 Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Если документ поступил секретарю на регистрацию после 17:00, допускается отправка на следующий день.
11 Отправке подлежат только те документы, которые оформлены в установленном порядке и имеют подпись, отметку об исполнителе документа, дату и исходящий регистрационный номер.
12 Отправке курьером/ почтой подлежат только те документы, которые оформлены в установленном порядке в соответствии с «РИ по использованию услуг курьера» (должна быть обязательно оформлена и передана секретарю «Заявка на курьера»).
13 Исходящие документы, отправляемые почтой, курьером или факсу, регистрируются у секретаря. Исходящие документы, отправляемые почтой или курьером должны отправляться только в фирменном конверте Компании. Допускается отправка документов в белом/ коричневом почтовом пакете только при обязательном изготовлении наклейки с указанием наименования и адреса отправителя, т. е. Компании.
14 Если документ будет отправляться почтой, то наклейку с подробным наименованием и адресом получателя необходимо приклеить в правый нижний угол конверта, а в левый верхний угол – наклейку с указанием наименования и адреса отправителя, т. е. Компании, например,
ОТПРАВИТЕЛЬ:
ООО «ХХХ»

Ул. Название, д. №№, стр. №№
0123456, г. Москва

ПОЛУЧАТЕЛЬ:
Директор ЗАО «ХХХ»
Г-н И.О. Фамилия

Ул. Название, д. №№, стр. №№
654321, г. Москва

15 Если документы отправляются курьером, то наклейка с наименованием и адресом получателя клеится в правый верхний угол конверта.
16 При отправке документов в государственные органы следует оформлять «Опись документов для передачи в госструктуры» с перечнем и количеством вложенных документов. Пример описи представлен в приложении 18.
17 Исходящий документ не должен содержать более 1 адресата. При направлении документа более чем в 1 адрес составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово «Копия» перед 2, 3, 4 и т. д. адресатами не проставляется.
Передача исходящих документов на подписание генеральному директору осуществляется через ДОЛЖНОСТЬ СОТРУДНИКА. Все исходящие документы, требующие подписи или утверждения генеральным директором, должны быть согласованы с руководителями подразделений по принадлежности.
18 Копии отправленных документов передаются секретарям и подшиваются в дела.
г) Организация работы с входящей корреспонденцией
1 Документы, поступающие на ООО «ХХХ» курьером, по почте, телеграммы, телефонограммы принимаются секретарем, где документы проходят следующие этапы обработки:
— Вскрываются все конверты, в том числе корреспонденция с пометкой «Лично».
— Конверты не уничтожаются.
— Предварительное рассмотрение входящих документов производится секретарем с целью распределения документов на:
- регистрируемые и нерегистрируемые;
- направляемые на рассмотрение генеральному директору;
- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
2 Информация, поступающая в Компанию по факсу на ресепшн, регистрируется секретарем. Входящий номер, присвоенный секретарем, является единственным в своем роде сопровождающим номером документа на всем пути его следования по Компании.
3 Регистрация поступивших документов производится в «Журнале регистрации входящих документов». На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием Компании, указанием даты поступления документа и порядкового входящего номера (с начала года). Зарегистрированные входящие документы хранятся в папке «Входящие» два года (текущий год и предыдущий год).
Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка – «+ приложение на 2 л».
4 Телеграммы, телефонограммы, телексы, договоры, платежные документы, письма клиентов, документы с пометкой «Срочно» необходимо после регистрации незамедлительно представлять на рассмотрение или исполнение.
5 Доставка документов на рассмотрение генеральному директору или на исполнение непосредственно в структурные подразделения и конкретным исполнителям (счета, акты приемки-передачи, поручения на отгрузку, спецификации и т. п.) осуществляется после регистрации. Секретарь обязан оповестить сотрудника, на чье имя пришла корреспонденция, о том, что ему пришло письмо/ факс по электронной почте/ отправить sms-сообщение на мобильный телефон с указанием отправителя и заголовка письма.
6 Доставка входящих документов исполнителям осуществляется координаторами подразделений в день их поступления в течение 30 минут.
7 Рассмотрение документов осуществляется в течение суток.
4.6.4.4 Оформление информационных досок
а) Общие положения
1 Одним из способов доведения информации до сотрудников Компании и ее посетителей является размещение информации на информационных досках.
2 Информационные доски располагаются в помещениях Компании: в местах общего пользования (коридоры и т. п.).
3 Информация, размещаемая на информационных досках, определяется спецификой деятельности структурного подразделения.
4 Обновление информации на досках осуществляется в соответствии «РИ Оформление информационных досок».


4.7 Систематизация документов
4.7.1 Номенклатура дел
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (см. приложение 22), который расположен на сервере Компании (адрес папки).
4.7.1.1 Заголовок дел в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным. Такие заголовки как «Руководящие материалы», «Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т. п. не допускаются. Не допускается объединение в одном деле документов с различными сроками хранения.
4.7.1.2 Все дела Компании следует оформлять одинаково. На корешках обязательно должно быть указано наименование Компании и индекс дела (см. приложение 23).
4.7.1.3 Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, реферативные журналы и другие подобные материалы.
4.7.1.4 Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс дела состоит из индекса подразделения Компании и порядкового номера в пределах подразделения. Например: 76-1, 63-15.
4.7.1.5 Разделами номенклатуры дел служат наименования отделов, располагаемые в соответствии с утвержденной структурой. Первым разделом помещается административный отдел. Внутри разделов номенклатуры дела разделяются по степени важности включенных в них документов. Первыми указываются дела вышестоящих организаций, затем приказы, планы, отчеты и т.д.
4.7.1.6 Для каждого отдела в сводной номенклатуре дел подразделений Компании оставляются резервные номера, которые присваиваются делам, не предусмотренным при составлении номенклатуры дел. Резервные номера присваиваются делам с разрешения отдела и по согласованию с секретарем.
4.7.1.7 Секретари/ координаторы удаленных подразделений ведут номенклатуру дел самостоятельно и при актуализации ее обязаны присылать обновленную версию или полную информацию об обновлении секретарю ресепшн для внесения изменений в единую номенклатуру дел Компании.

Инге:

а вообще берете ГОСТ Р 1.5 и перерабатываете его "под себя" Smile

Ответить с цитатой
 
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4935#4935
22 Май, 2007 г. - 11:09
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
Инга писал(а):
Спасибо, а скажите пожалуйста все эти документы являтся документами СМК? Тогда в эту же процедуру нужно и внести Управление документированными процедурами (у нас они называются СТП)?

Инга
вся документация, обращающаяся внутри СМК -- документация СМК подлежащая управлению той самой обязательной документированной процедурой...:
- политика
- цели в области качества
- цели в области качества по уровням и функциям (подразделениям и функциям)
- планы, в т.ч. планы по качеству
- руководство по качеству
- документированные процедуры, стандарты организации
- положения о подразделениях, должностные инструкции, если они используются
- рабочие инструкции, технологические карты
- другие организационно-распорядительные документы
- внешняя нормативно-техническая документация (законы, регламенты, национальные стандарты и т.д.)
- проектная и/или конструкторская документация, если используется..
- договорная документация
- переписка организации с другими лицами
- трудовые договора и личные дела сотрудников
- формы документов (бланки)
- документы бухгалтерского и налогового учета
- и т.д. и т.п.
ИМХО методы управления большинством документов определены на государственном, региональном и/или отраслевом уровнях существенно различающимися для разных типов документов…
ИМХО не стоит объединять управление документацией СМК в одну процедуру… более целесообразно выделять делопроизводство, управление документами внутренней стандартизации/регулирования (СТО, ПП, ДИ, ТК, РИ и т.д.), управление конструкторской/проектной документацией, управление данными по персоналу… и т.д.

Ответить с цитатой
 
swan
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4937#4937
22 Май, 2007 г. - 12:53
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Украина, Харьков
Смею только заметить, что многие организации не включают финансовые службы в сферу охвата СМК, потому документы бухгалтерского и налогового учета могут не считаться "документацией СМК" и управляться в соответствии с несколько иными правилами, установленными для данных служб.

Ответить с цитатой
 
Anzhelika_VN
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=4962#4962
23 Май, 2007 г. - 16:11
доцент

Откуда : Россия. Москва
У нас было:
1. Управление документацией (общий)

1.1. Управление ОРД
1.1.1. Управление коммерческим предложением
1.1.2. Управление информационными досками
1.1.3. Управление оповещениями и рассылками (список и форма обязательных оповещений по электронной почте, адресаты и т.п.)

1.2 Управление документацией СМК (как пишутся и управляются СТП)

1.3. Управление записями

Ответить с цитатой
 
Alex9994
http://www.klubok.net/index.php?name=PNphpBB2&file=viewtopic&p=5435#5435
12 Окт, 2007 г. - 15:10
консультант [качество]
консультант [качество]

Откуда : Россия, Санкт-Петербург
Unona писал(а):
Существет ли документ покоторому оформляется стандарт предприяти.У одних одно,у других другое. Не понятно

Я имею ввиду именно оформление,порядок нумерации,колонтитулы..

стандарт предприятия с 01.07.2003 не регулируется (184-ФЗ) регулируется стандарт организации..

ГОСТ Р 1.4-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения
который в т.ч отсылает к
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в РФ. Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначения который в т.ч отсылает к
ГОСТ 1.5-2001 Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению

Ответить с цитатой
 
Показать:     
Перейти к:  
Время в формате GMT + 3
Версия для печати
 

менеджмент качества ( процессы | школа качества | нормирование | управление качеством | хассп)
книги: стандарты | качество | ХАССП | маркетинг | торговля
управленческий консалтинг ( планирование и контроль | конфликтменеджмент)
новости и события: пресс-релизы | новые стандарты | новости партнеров | новости | архив новостей, статей
новая торговля (автоматизация | магазиностроение | маркетинг и экономика)
интернет-маркетинг (создание сайта | интернет - бизнес)
финансы & страхование (страхование | бизнес-школа)
обзоры и интервью: маркетинг | консалтинг | торговля | управление качеством )
энциклопедия: это интересно | глоссарий | о семье | менеджмент семьи | каталог ресурсов


[реклама на сайте]

Мы разрешаем использовать, цитировать, копировать, транслировать и переводить любые наши материалы в сети Интернет
при условии установки прямой ссылки на этот конкретный материал на сайте KlubOK.net

Для того чтобы опубликовать свой материал (статью, книгу и т.д.),
вам достаточно направить его по адресу klubok@klubok.net
в любом удобном вам формате.
Copyright © 2003-2017 KlubOK.net, Андрей Гарин


Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика