Управление документацией.

ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007. НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Менеджмент организации. РУКОВОДСТВО ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА.

А также ГОСТ 2.051-2006

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
Единая система конструкторской документации
ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Общие положения

LysovAA, обратите внимание и на этот стандарт ГОСТ 2.105-95 (2001) ЕСКД. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ

Я бы не рекомендовала опираться на ЕСКД в настоящее время, лучше тогда рекомендации ИСО 10013. ЕСКД сейчас никто не может полностью выполнить, да и ненужное это дело. Если у Вас документы в основном текстовые, то оформление лучше брать из ГСС. (ГОСТ Р 1.5) Этот ГОСТ вам необходимо бедет творчески переработать и выбрать приемлемое именно для вашей организации, и задокументировать это во внутреннем документе. Если у вас есть чертежи и все такое, то проектировщики с конструкторами работают по ЕСКД или СПДС, они вас и не спросят, вам остается только обобщить все это.

Nasti, все перечисленные нормативные документы носят рекомендательный характер, и их содержание может помочь в формировании собственного формата документов СМК. Я не считаю, что нужно отмахиваться от ГОСТ 2.105-95 и от ЕСКД, систему неглупые люди разрабатывали. Я так понимаю, что вопрос то был об общих правилах оформления документов, в том числе о полях, шрифтах, сносках, примечниях, таблицах (если они используются) и т.п. А упомянутый Вами ГОСТ Р 1.5 дает только общие предложения относительно оформления и ГОСТ Р ИСО 10013 вообще только структуру окумента

Nasti писал(а):

ГОСТ 1,5 как раз описывает шрифты, поля и таблицы - как они должны выглядеть..

уточнение
Nasti
имела в виду ГОСТ 1.5-2001 Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению

ГОСТ Р 1.5 гласит:
"...5. Правила оформления стандартов

5.1. При оформлении проекта стандарта и при подготовке к опубликованию утвержденного стандарта применяют соответствующие правила, установленные ГОСТ 1.5 (раздел 6). При этом допускается использование гарнитуры шрифта Times New Roman.

5.2. При оформлении проекта стандарта поле с правой стороны текста должно быть шириной не менее 10 мм, а сверху и снизу - не менее 20 мм.

5.3. Первую страницу стандарта и его проекта оформляют в соответствии с Приложением В.

5.4. Оформление и нумерация страниц стандарта и его проекта (за исключением титульного листа и первой страницы) - в соответствии с Приложением Г. При этом нумерацию всех страниц, за исключением указанных в 5.4.2, проставляют арабскими цифрами.

При оформлении проекта стандарта допускается оформлять все (в том числе четные) страницы (кроме титульного листа) только как показано в форме б) Приложения Г.

5.4.1. Последнюю страницу проекта стандарта оформляют в соответствии с правилами, приведенными в Приложении Б.

5.4.2. Страницы стандарта, на которых размещают элементы: "Предисловие", "Содержание" и "Введение", нумеруют римскими цифрами, начиная с номера "II".

Примечание. На лицевой стороне титульного листа стандарта (его проекта) номер страницы не проставляют..."

Здесь, как я уже говорила, только общие правила оформления текста стандарта, но нет деталей типа: размера шрифта, отступа, расстояния между наименованием раздела и текстом, правила оформления примечаний, сносок, таблиц, использования общепринятых обозначений, правила обозначения и оформления приложений и.т.п.
Я поняла, что LysovAA хочет получить рекомендации по оформлению и не хочет изобретать велосипед. ИМХО: и не надо изобретать то, что уже изобретено, - можно модернизировать. Просмотреть эти документы и сформировать приемлемые для себя правила оформления своей документации СМК.
Все это только рекомендации, используйте их себе во благо!

Здравствуйте, уважаемые форумчане!
Подскажи, пожалуйста, совсем начинающему в СМК.
Если возникает какое то несоответствие в процессе работы, которое будет исправлено работниками департамента, где такое несоответствие возникло, необходимо ли его фиксировать в Отчете о несоответствии и затем составлять план корректирующих действий и справку о выполнении корректирующих действий. Прежде у нас все несоответствия фиксировались только в процессе аудита. И если такие несоответствия фиксировать надо то какого рода несоответствия: все или повторяющиеся или те, которые могу повлиять на качество продукта? Например, не был отправлен отчет клиенту о проведенных работах за неделю, причина: забыл. Как быть в таких ситуациях?

Очень надеюсь на вашу помощь.

KochevaED писал(а):

Добрый день. Помогите, пожалуйста, разобраться.
Должна ли документация идентифицироваться в подразделениях (входящие, исходящие)? Обязательна ли эта процедура.
Документация СМК идентифицируется.

А что Вы имеете виду под идентификацией в подразделениях?
Если Документация СМК идентифицируется по и все подпроцессы подразделений тоже легко просматриваются.
Совет: создайте реестр и внесите все что вы ведете а также ваши подразделения

KochevaED писал(а):

Должна ли документация идентифицироваться в подразделениях (входящие, исходящие)? Обязательна ли эта процедура.

1) Документация по-любому должна идентифицироваться в подраздлениях...
2) Входящие и исходящие документы в подраздлениях как правило идентифицируются средстави управления конфигурацией (разещением в папках/делах -- типа "входящая корреспонденция" или "исходящая корреспонеция" соттвественно).
3) Обязательность такой процедуры определяется требованиями делопроизводства организации...

Здравствуйте уважаемые участники форума!

Начала разработку положений о структурных подразделениях, возникли вопросы по поводу содержания раздела «Взаимодействие» (СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ). Что нужно описать: документооборот или реальные дела, или то и другое? Может что-то еще, поясните, пожалуйста.

С уважением...

MaslovaNA писал(а):

документооборот или реальные дела, или то и другое?

Документооборот расходится с делом? Зачем тогда вобще писать в документах того, чего нет и видимо не будет?

Пример положения http://mymanager.com.ua/bp/bs/overview/reports.php#r1

SpichenkoIN писал(а):

Добрый день! Буду очень признательна получить разъяснение по такому вопросу:
В проекте СТП «Управление документацией и записями»(сами создавали) описано что такое записи, какие формы записей определены на предприятии, их ведение в подразделениях, заполнение, регистрация, срок и место хранения, их изъятие. В каждом подразделении руководитель назначает сотрудника, отв. по ведению и заполнению записей. Консультант после чтения затребовал ввести в документ описание по ведению сводной формы записей в эл. виде, где указана прослеживаемость документа, место хранения и срок хранения.
Проконсультируйте:нужна ли сводная форма записей в эл.виде(требует консультант"иноязычный"или мы не понимаем что от нас надо).На местах в каждом подразделении на основании методик и СТП подразделений (свои бланки, формы и т.д.) ведутся свои записи, подтверждаются в журналах, в графиках. Пример (метрологич. служба):поверка прибора, есть св-во о поверке, отмечается в графике поверок(№,дата, с/д, место хранения св-ва).Если каждое подразделение будет все записи вносить в сводную эл.форму, не будет ли «каша».В какой общей сводной форме по предприятию всё вести??? Разбить по подразделениям? Подскажите.

Ну для начала скажите, а какую систему вы строите - ИСО 9001 или что-то другое? Консультант по определению не может от вас ничего требовать. Я не знаю такого стандарта, где бы было указано, что записи нужно вести именно в электронном виде, введите в бумажном если вам так удобнее. Чтобы не было "каши" в сводной форме не ведите записи, а только указывайте общую информацию, например, номер, срок хранения, прослеживаемость (от кого-кому) и т.д.

MaslovaNA писал(а):

Здравствуйте уважаемые участники форума!

Начала разработку положений о структурных подразделениях, возникли вопросы по поводу содержания раздела «Взаимодействие» (СЛУЖЕБНЫЕ СВЯЗИ). Что нужно описать: документооборот или реальные дела, или то и другое? Может что-то еще, поясните, пожалуйста.

С уважением...

Как вариант:
Приводится перечень подразделений с которыми контактирует данное подразделение или исполнитель при выполнении своих задач, с указанием от какого подразделения (исполнителя) что получает и кому (куда) что передает
Сроки получения информации, порядок подписания, согласования и утверждения документов
Про стороннии организации с кем и каков порядок взаимодействия (как, через кого, с чьего разрешения и т.д.)

Спасибо PetrovDU за ответ, учтём в работе. Пошло просветление. Мы сертифицированы по системе ИСО 9001, теперь идет подготовка по ИСО/ТС 16 949 (особые требования по применению ИСО 9001-2001 в автомобильной промышленности). Конечно, к требованиям мы прислушиваемся и хотим понять как надо, как принято и должно быть. В эл.виде всё же удобней, входишь в нужный файл, заносишь общие данные, что, куда направляется, и место хранения. Выходит дублирование (на местах в бумажном виде заполняешь формы, бланки и фиксируешь запись в журналах), а потом вкратце ещё вносишь инфор-ю в сводную форму.Зато видна прослеживаемость. Просто сводная форма видно должна быть по подразделениям в формате pdf или в др. варианте (работа программистов), чтобы никто не мог посторонний войти и уничтожить данные. Зашел в свой раздел, занес данные, закодировал, и ходи читай по другим разделам прослеживаемость. В СТП подразделений есть блок-схемы, где есть взаимосвязь что, куда направляется. Если у кого есть варианты и опыт пишите. Хотелось скачать предложенный А.Гариным документ «Управ. документацией и записями» не получается. Хотелось рассмотреть как вариант, но увы…

Организация в котрой я работаю, проходит сертификация на ИСО 9001-2000, сертификац орган Интерсертифика Тюф.
Вопрос: В документации СМК нашей организации мы ссылаемся на ISO 9001-2000, потому как на будущем сертификате будет написано "...QMS conforms ISO 9001 req's" ну или что-то в этом! Можем ли мы в наших документах вместо ссылок на ISO 9001-2001 ссылаться на наш ГОСТ Р ИСО 9001-2001 не будет ли это ошибкой? В разделе Норм.Ссылки мы ссылаемся на наш аутентичные стандарты серии ИСО 9000 и на международны серии серии ИСО 9000....!

SASHA27 писал(а):

В документации СМК нашей организации мы ссылаемся на ISO 9001-2000

Правильная ссылка ISO 9001:2000...

SASHA27 писал(а):

Можем ли мы в наших документах вместо ссылок на ISO 9001-2001 ссылаться на наш ГОСТ Р ИСО 9001-2001 не будет ли это ошибкой? В разделе Норм.Ссылки мы ссылаемся на наш аутентичные стандарты серии ИСО 9000 и на международны серии серии ИСО 9000....!

Самое правильное -- узнать позицию вашего органа сертификации по этому вопросу...

ИМХО 1 вы вообще можете не ссылаться ни на тот ни на другой стандарт
ИМХО 2 если вы ссылаетесь и на ISO 9001:2000 и на ГОСТ Р ИСО 9001-2001, то лучше определить приоритеты стандартов для случая, если отребования одного не будут соответствовать требованиям другого...

KhodnevichEA писал(а):

Доброго времени суток!

Подскажите, пожалуйста, не знаю как быть с внесением изменений в документацию.

Т.е. если например, в ДИ имеется ссылка на СТП ил СРМ, который уже подвергся изменениям, как проконтролировать внесение изменений в эту ДИ, как её найти, узнать, что в её тексте есть на уже изменённый СТП ссылка? Да ещё и довести содержание этих изменений до человека, который подписывал ДИ?

Когда документ утверждают приказом по предприятию, то в приказе назначают ответственного (ответственных) за актуализацию документации СМК, а при необходимости приложением к приказу подготавливают план мероприятий по внедрению данного документа. В этом плане можно более подробно расписать все необходимые действия (включая контроль за оповещением об изменениях), ответственных за них и сроки.
Все эти мероприятия должны быть предусмотрены в вашей процедуре "Управление документацией".

А для удобства работы можно в каждом документе предусмотреть разделы "Документы, НА которые есть ссылки в этом НД", и "Документы, В которых есть ссылки на этот НД".

+ Если вся документация введется в электронном виде и хранится на одном сервере, удобно оформить эти разделы как гиперссылки.

+ + Иногда удобно для (хотя бы для некоторых категорий документов) сделать сводную таблицу - матрицу перекрестных ссылок.

AD писал(а):

....
+ + Иногда удобно для (хотя бы для некоторых категорий документов) сделать сводную таблицу - матрицу перекрестных ссылок.

Пожалуйста поясните, что такое матрица перекрестных ссылок.
И как на практике возможно это использовать.
Заранее благодарен.

AD писал(а):

Когда документ утверждают приказом по предприятию, то в приказе назначают ответственного (ответственных) за актуализацию документации СМК, а при необходимости приложением к приказу подготавливают план мероприятий по внедрению данного документа. В этом плане можно более подробно расписать все необходимые действия (включая контроль за оповещением об изменениях), ответственных за них и сроки.
Все эти мероприятия должны быть предусмотрены в вашей процедуре "Управление документацией".

Получается, при каждом изменении практически каждого 2-го внутреннего нормативного документа нужно перелопачивать всю документацию, в которой он может упоминаться?

"Перелопачивать" документацию Вы ОБЯЗАНЫ (требование МС ИСО 9001 по обеспечению актуальности документов).
Совершенно здравое требование. А зачем нужна ДИ с кучей ссылок на несуществующие документы?

А вот "матрица перекрестных ссылок" - это совершенно НЕОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ, но простенький и иногда удобный инструмент для "перелопачивания", которым мы пользуемся.

Представляет собой просто табличку, например в Экселе.
По горизонтали перечисляются например все процедурные документы.
Тоже самое - по вертикали.
Заполняете по строкам.
Если в "горизонтальной" процедуре есть ссылка на процедуру "по вертикали", ставите какой-нибудь значок.
Такой вот СМК-кроссворд.
Можно и дополнить - добавлять в соответствующую ячейку другой значок, если наоборот - на "горизонтальную" процедуру есть ссылка в "вертикальной", иногда так удобно, но можно и запутаться с дублированием значков.

Удобство этой таблички - просто в наглядности, видны взаимосвязи всех документов, сразу видно, какие нужно исправлять.
Если в таблице будут одновременно гиперссылки на электронные версии документов - еще удобнее.
Но это конечно примитив для небольшого объема документации, если вы не хотите закупать специализированные программы.