Управление документацией.

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в РФ. Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначения" гласит:
Отдельные правила и требования настоящего стандарта могут быть
применены в отношении стандартов организаций. Для использования
настоящего стандарта при установлении правил построения, изложения и
оформления стандартов организации и требований к их содержанию
рекомендуется указывать в соответствующей ссылке, в какой части
настоящий стандарт следует применять в отношении стандартов данной
организации. Остальные правила построения, изложения, оформления и
обозначения стандартов организации и требования к их содержанию
устанавливают в данной организации самостоятельно с учетом
необходимости соблюдения установленного в Федеральном законе "О
техническом регулировании" принципа обеспечения условий для
единообразного применения стандартов.

Так что если напишите сами, то Вас никто не осудит

Хотелось бы узнать мнение уважаемых консультантов.

Управление документацией - это деятельность или процесс?
Очевидно, в зависимости от ситуации возможен и тот и другой вариант.
Но, если управление документацией – это деятельность, то в составе какого процесса?
А если управление документацией – это процесс, то как применить к нему цикл PDCA?

Al-cash писал(а):

Хотелось бы узнать мнение уважаемых консультантов.
Но, если управление документацией – это деятельность, то в составе какого процесса?
А если управление документацией – это процесс, то как применить к нему цикл PDCA?

1. Любую деятельность можно представить как процесс.
2. В зависимости от многих факторов управление документацией либо считают процессом, либо - распределенной по всем процессам деятельностью.
3. Если "УД" считать процессом (что целесообразно в небольших организациях), то цикл PDCA там работает без проблем:
P - планирование процесса УД, распределение ответственности и полномочий, регламентация всех этапов жизненного цикла документов в организации, выявление необходимости в разработке (замене, изьяти...) документов и т.д.
D - собственно осуществление документооборота по всем этапам ЖЦ
C - мониторинг и анализ ведения процесса (с использованием установленных показателей, критериев, целей)
A - разработка и осуществление КД и ПД с целью постоянного улучшения процесса (улучшение таких показателей, как время разработки и согласования, "качество" документа - ясность, четкость, полнота, "читабельность" и т.д.), согласованность действий по распределению и замене документов и т.д.)

Цитата:

Unona писал(а):
Существует ли документ по которому оформляется стандарт предприяти.У одних одно,у других другое. Не понятно

Я имею ввиду именно оформление,порядок нумерации,колонтитулы..

У себя я делала проще. Взяла перечисленные Alex9994 ГОСТы, переработала в СТО, внесла туда все, что мне хотелось (ну в смысле по оформлению). Как должен выглядеть СТО в моей компании, и все "создатели" всех СТО поддерживают этот формат. Это не противоречит ГОСТам и поддерживает ФЗ о техрегулированию Такой СТО у нас является ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ документом. Очень удобно. И лишних вопросов не возникает.

Цитата:

Хотелось бы узнать мнение уважаемых консультантов.

Управление документацией - это деятельность или процесс?
Очевидно, в зависимости от ситуации возможен и тот и другой вариант.
Но, если управление документацией – это деятельность, то в составе какого процесса?
А если управление документацией – это процесс, то как применить к нему цикл PDCA?

А с чего вы заморачиваетесь процесс или не процесс, как у вас принято, так и описываете.
Встречный вопрос - Вы ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ описываете не так, как описываете ПРОЦЕСС, разные критерии там, форма написания или чего вы разделяете? Просто интересно.

AD писал(а):

Настёна писал(а):

А с чего вы заворачиваетесь процесс или не процесс, как у вас принято, так и описываете.

Речь не об этом, я интересовался, как специалисты воспринимает управление документацией - как самостоятельный процесс, или как деятельность, осуществляемую в составе другого процесса (процессов).
Просто в тех образцах документации, что видел, ни разу не попался пример применения цикла PDCA к управлению документацией.

Исо 9001 рассматривает 6 обязательных процедур (в том числе УД). Процедуры тоже отличаются от процессов. И если "не попался" и вы еще не изучили чего-то, это не значит, что этого нет на свете. Smile) Это я так, по доброму, не подумай, что наезд. Практически любую и деятельность и процесс можно представить в PDCA, об этом Деминг позаботился.

Доцент Nasti писала:
"... Процедуры тоже отличаются от процессов."

По ИСО 9000 процедура - установленный способ осуществления процесса или деятельности.
Вы имели в виду, что процедура может описывать процесс, а может - деятельность?
В том-то и дело, что к моему глубочайшему стыду мне еще не посчастливилось встретить документированную процедуру УД, описывающую УД как процесс.

Конечно Вы правы, что такие процедуры существуют,
я и не утверждал, что если не видел, то и не существует.

Просто очень уж хотелось бы увидеть, не поможете?

О Вашем вопросе, как у нас устанавливают критерии.
Я устанавливаю критерии по выходу процесса.
Очевидно, это не единственный вариант.
Наверное, можно устанавливать и по промежуточным контрольным точкам, и вообще - по каждом виду деятельности, выполняемой в процессе.
А как правильно, как Вы считаете?

Al-cash писал(а):

А как правильно, как Вы считаете?

Уважаемый Al-cash!
Как я понял, Вас интересует разработка критериев результативности ПРОЦЕССА УД? Имею такие мысли по этому поводу.
1. Если УД Вы представляете как процесс (на это имеете право, это такая же деятельность, как и другие), то целесообразно использовать к нему методологию PDCA, о чем я писал 1.11.07.
2. Если этот процесс необходимо мониторить по каким-то адекватным показателям, то нужно определиться - что хочется получать на его выходе. Как правило, на выходе хочется иметь упорядоченный документооборот, под чем понимается стандартизация и регламентация всех этапов жизненного цикла документов на предприятии (сбор сведений о необходимости документирования чего-либо, разработка документа, согласование, утверждение, доведение до ведома исполнителей.... утилизация или хранение). Если разработкой и другими действиями с документами занимается одна служба, то целесообразно оценивать ее деятельность по тем показателям, которые важны внутренним пользователям продукта процесс УД - всем сотрудникам предприятия, использующим документы. А здесь на помощь может прийти экспертные оценки по анкетам, заполняемым с определенной периодичностью. Туда можно включить такие показатели, как "своевременность подготовки документа", "удобочитаемость документов", "четкость и ясность изложения документов", "Уровень "правильности" документов" и т.д. и т.п., в зависимости от потребности. Вся эта процедура носит слегда субъективный характер и ее рациональность целиком зависит от условий организации таких мониторингов и правильности разработанных анкет. Но при определенном старании может принести интересные результаты Smile

У меня такой вопрос: в данный момент я работаю над разделением документов организации по видам и таким образом по порядку управления. Но вот все сделала и тут призадумалась над одной частью - существует такой вид документа как нормативная документация - документация, устанавливающая правила, принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельность или их результатов и этот вид разделяется (в моем понимании) на:

- внутреннюю нормативную документацию (руководство по качеству, карта процесса, СТО, ДП, инструкции рабочие и т.п.);
- техническую - совокупность документов, необходимая и достаточная для непосредственного использования на каждой стадии жизненного цикла продукции (ГОСТ1.4-2004);
- внешняя нормативная документация.
Так вот, техническая документация вроде как тоже Внутрення НД, то есть разделение в этой группе не по одному признаку.
Может кто поделиться соображениями по этому вопросу

Попробуйте заглянуть в ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007, там отражена позиция ИСО по поводу классификации документации СМК.
(ISO 10013-2001)

GorbunovaEN писал(а):

В ИСО 10013 отражена общая позиция на тему классификации документов и ответа на свой вопрос я так и не нашла.
Может Внутреннюю НД разделить на Методические НД (РК, ДП, КП и т.д.) и Технические - но как-то мне не нравится определение Методические НД.
Ну может кто-нибудь поставит меня на правильный путь!?

Что-бы кто-нибудь мог вам помочь, раскройте секрет, какие именно документы вашего предприятия вы относите к техническим.
ИМХО, слишком детальная классификация НД - вопрос далеко не самый приоритетный при разработке СМК и качество вашей продукции не улучшит. Из каких соображений вы хотите выделить техническую документацию в отдельную группу? Другой порядок управления ею?

GorbunovaEN писал(а):

Спасибо за помощь! я уже определилась, что будет внешняя НД и внутренняя, которая подразделяется на Техническую (у нас очень много таких документов и порядок управления ими особый) и документацию общего назначения (РК, ДП и т.п.). а детализация, действительно, очень подробная, но так руководство пожелало

Понятно.
Желание заказчика - закон, а руководство - генеральный заказчик разработки СМК, и его удовлетворенность должна всё время расти.
Успехов Вам

Я предлагаю следующее решение: делим документацию на три части и условно называем так: документация по управлению бизнес-процессами, документация по обеспечению деятельности и внешняя документация.
1. Документация по управлению б/п построена по пирамидальному принципу и рекомендациям ISO 10013-2001, где из политики выходят руководства, из руководств - методики и т.д.
2. Документация по обеспечению деятельности включает в себя нормативную документацию (регламенты. досье участков, аналитическо-нормативные документы, проектно-конструкторскую документацию и т.д., организационно-распорядительная). Почему мы отделили от предыдущей: во-первых, здесь не работает принцип пирамиды, во-вторых, такого рода документы существуют, и будут существовать не зависимо от того, внедрена система качества или нет.
3. Думаю, что со внешней документацией все понятно.

Не могу не согласиться к комментариям по поводу того, что подробное деление особо не влияет на качество продукции и не есть приоритетным.
Но я столкнулась с тем, что многие предприятия вообще предпочитаю не включать в свою структуру документы из пункта 2, потому что не могут ее увязать с процессным подходом или еще с чем-то…..

lau писал(а):

У меня вопрос:
Можно ли делать копии с копии, или копию делают только с оригинала?
Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
Понимаю, что у многих возникнет вопрос, зачем такие сложности?
Но такая схема нужна.
Есть вы дадите ответ, что так делать однозначно нельзя, тогда буду менять эту схему!

Для себя можите сделать как вам угодно, а второй и третьей стороне попытайтесть разъяснить в вашей документации что у вас нормально работает актуализация копий с копий
пропишите процедуру "обеспечение наличия сосотвествующей версии документов в местах их применения" (п.4.2.3г) , а также п.4.2.3в, е, ж
Но поверьте если эксперт найдет хотябы один документ не актуализированный, то он найде сто причин как у вас отобрать сертификат
Совет- создайте стандарт по управлению копиями нормативных документов где все и опишите

lau писал(а):

У меня вопрос:
Можно ли делать копии с копии, или копию делают только с оригинала?
Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
Понимаю, что у многих возникнет вопрос, зачем такие сложности?
Но такая схема нужна.
Есть вы дадите ответ, что так делать однозначно нельзя, тогда буду менять эту схему!

копию с копии делать можно...
вопрос как управлять такой копией...
если вы регистрируете копии, то эту регистрацию надо где-то фиксировать, чтобы обеспечить прослеживаемость этой копии...
непонятно, что такое "утврежадет оригнал"
и копировать можно только свои документы
уточнение:
Оригиналы – документы, выполненные на любом материале и любым способом и предназначенные для издания или изготовления по ним подлинников.
Подлинники – документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизводство копий.
Копии – документы, выполненные способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником и предназначенные для непосредственного использования и т.д.

lau писал(а):

...Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
...
Но такая схема нужна.

Да как-то привычнее отпечать столько экземпляров, сколько необходимо, да поставить на каждом идентификатор "Экз. №000"
Поэтому обескураживает именно осознанная необходимость в разноуровневом копировании. Ну правда что "Каждому городу свой нрав и права..." Wink

lau писал(а):

У меня вопрос:
Можно ли делать копии с копии, или копию делают только с оригинала?
Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
Понимаю, что у многих возникнет вопрос, зачем такие сложности?
Но такая схема нужна.
Есть вы дадите ответ, что так делать однозначно нельзя, тогда буду менять эту схему!

Совершенно нормальная схема. Именно к такой и привык, пока работал на большом предприятии. Контрольные экземпляры хранились в ПТО. ПТО выдавал в подразделения по ОДНОЙ учтённой копии, которые для подразделений являлись своего рода контрольным экземпляром. А уже внутри подразделения документ тиражировался по потребности именно так, как описано в посте от lau. Естественно, все эти копии учитывались в соответствующем гроссбухе.

Что же касается замечания уважаемого г-на Жукова, что при обнаружении неучтённой копии эксперт сделает всё, чтобы отобрать сертификат, то позволю себе заметить, что это плохой эксперт либо плохой орган по сертификации (ИМХО, разумеется). В тех органах по сертификации, что я знаю, такой случай классифицируется как НЕЗНАЧИТЕЛЬНОЕ несоответствие. А один знакомый эксперт из весьма авторитетного органа по сертификации мне сказал как-то: "Я вообще перестал писать несоответствия по документации, ибо не встречал ещё ни одной организации, где было бы всё гладко. В корень надо зрить, а не выискивать блох".
Если уж говорить про актуализированные документы, то покажите мне хотя бы один ОРГАН ПО СЕРТИФИКАЦИИ (!), где использовались бы только официально купленные у Ростехрегулирования или у 176 комитета ИСО экземпляры стандарта ИСО (ГОСТ Р ИСО). После чего бросьте в меня камень Wink

lau писал(а):

У меня вопрос:
Можно ли делать копии с копии, или копию делают только с оригинала?
Механизм такой: Подразделение утверждает оригинал, ставит на титуле печать ОРИГИНАЛ, снимает одну копию, ставит на титуле печать КОПИЯ №1 (2,3…) и передает руководителю подразделения. Руководитель в свою очередь с полученной копии снимает еще пять, ставить на титуле печать Копия №1/1 (1/2 …..) и раздает подчиненным.
Понимаю, что у многих возникнет вопрос, зачем такие сложности?
Но такая схема нужна.
Есть вы дадите ответ, что так делать однозначно нельзя, тогда буду менять эту схему!

Думаю, что такая система возможна, только необходимо что бы обеспечивалась идентификация документов и их актуализация. При вашей системе необходимо что бы все ньюансы такого документооборота были прописаны в процедуре "управление документацией". На мой взгляд, проще такая система: увеличением количества экземпляров документов, их идентификацией, учетом и актуализацией занимается один отдел, где есть ответственный за это. Если же все же придерживаетесь системы с копированием копий, то в подразделении необходимо наличие ответственного (уполномоченного) за ведение документооборота СМК.

Есть тема "Конфиденциальность". Нужно подготовить доклад. Известно, что имеются ввиду испытательные лаборатории... В ГОСТе 17025 есть пункт "Обслуживание клиентов", где упоминается то, что лаборатория обеспечивает конфиденциальность по отношению к другим клиентам.

Помогите, пожалуйста, разобраться, чего именно конфиденциальность подразумевается... документов, информации или еще чего.

Заранее огромное спасибо

Если у вас такая тема "конфеденциальность", почему бы тогда с определения не начать, и доклад сделать обо всем по немножку! Smile

)

В ИЛ имеется ввиду, что другим своим клиентам, она не будет выдавать протоколы с вашими результатами испытаний, если это специально не оговорено в договоре.

Nasti писал(а):

В ИЛ имеется ввиду, что другим своим клиентам, она не будет выдавать протоколы с вашими результатами испытаний, если это специально не оговорено в договоре.

Точнее, в подразделе "Обслуживание клиентов" речь идет о том, что клиенту может быть предоставлена возможность наблюдать в ИЛ за ходом испытаний своей продукции.
При этом он не должен узнать "лишнего" - о работах, выполняемых для других клиентов.
В принципе, это не только результаты испытаний, но почти любая информация - что испытывалось, в каком количестве, сумма договора и т.п. Вплоть до того, кто был клиентом (если он пожелал не афишировать эту информацию).

Здравствуйте, уважаемые форумчане!
Пожалуйста подскажите как сделать лучше, совсем уже запуталась с процедурой по документации, записям.

Документация почти вся ведется в электронном виде (наверное больше в силу специфики деятельности - разработка программного обеспечения). Правильно ли я понимаю, что к документации системы менеджмента качества можно отнести все документы которые ведутся в отделах, стандарт ISO п.4.2.4 Управление записями - Должны быть установлены и вестись записи, для предоставления доказательства соответствия требованиям и результативности функционирования СМК... Т.е. сейчас фактически на основании каждого документа можно сделать определенные выводы о работе, либо же на основе этих документов проводится соответствующий анализ.

Для обеспечения идентификации всех записей (во многих статьях пишут что обязательно должно быть кодирование документации), я думала сделать следующее: Буквенное обозначение отдела/номер документа в департаменте - номер документа по порядку.
Правильно ли я понимаю что должны вестись соответствующие журналы (или реестры) отдельных документов. Например, в отдел подбора персонала поступают из другого отдела заявка на новую вакансию, т.е. соответственно для учета этих вакансий нужен соответствующий журнал. Или я все слишком закрутила?

Надеюсь на ваши комментарии.

P.S. Может кто нибудь посоветует где можно найти материал полезный по СМК в IT компании.

LysovAA писал(а):

Подскажите пожалуйста: на основании какого документа (в данном случае интересует ДСТУ, ГОСТ или ИСО) можно составлять документы (руководства, инструкции, положения и прочее) в электронном виде - шрифты, поля, отступы и прочее.

Если имеются в виду инструкции и положения для внутреннего пользования (то есть для вашего же предприятия), то такого стандарта нет. Это ваши личные внутренние требования, как их установите так и будет.

Для оформления документов в электронном виде возможно использование стандарта ГОСТ 1.5-2001 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению". Ведь документ и в электронном, и в бумажном виде должен быть оформлен с учетом определенных полей, шрифта, наименования разделов. Хотя использование стандарта необязательно, достаточно установленных внутренних правил (например, изложенных в стандарте предприятия "Управление документацией"). Это нам подтвердили и внешние аудиторы. Что касается электронных форм документов, то я встречала только ГОСТ 7.82, но он касается библиографического описания электронных ресурсов.