Управление документацией. :: KlubOK.net

если четко определить признаки управляемых документов, то несоответствтия не будет...

А что в этом случае может являться признаками управляемых документов?

Чтобы ваши неучтенные копии не являлись несоответствием, их надо постоянно актуализировать. А это не уменьшит количество бумаги.
Я бы сказала - это несоответствие только в случае, если этими копиями пользуются (при аудите, например). Если пользователи все хором отвечают, что используют электронный вид документа - то это неявляеися несоответствием. А вообще есть програмки, например, Лоцман. или что-нибудь по-проще...

Если хором утверждают, что не пользуются, а на самом деле наоборот - не выход. А что за Лоцман или что-нибудь по-проще, расскажите пожалуйста.
А ограничение доступа к папке с документами не является одним из признаков управляемых документов?

Настёна писал(а):

Чтобы ваши неучтенные копии не являлись несоответствием, их надо постоянно актуализировать. А это не уменьшит количество бумаги.
Я бы сказала - это несоответствие только в случае, если этими копиями пользуются (при аудите, например). Если пользователи все хором отвечают, что используют электронный вид документа - то это неявляеися несоответствием. А вообще есть програмки, например, Лоцман. или что-нибудь по-проще...

Настена
сам факт наличия неучтенных копий (актуализированных или нет) является несоотвествием если иное не определно в ДП "Управление документацией СМК". кстати как правило аудитор не пользуется документами для работы (разве что Стандарт, регламент аудита, чек-лист).
чтобы пользователи хором неговрили это будет провертьчся с трбованиями обязательной ДП "Управлеине документацией СМК".
использование элетронного документа не проитворечит Стандарту, оно даже им предусмотерно... Если документ в экетронном виде -- документ СМК то он должен управляться согласно той же ДП...
и в своей работе нельзя использовать неуправляемые документы СМК
(для информационных целей -- можно)

cler-cler писал(а):

А что в этом случае может являться признаками управляемых документов?

в тоже самой ДП иманно вы и и определите, что явявлется управуляемыми документами СМК, и соответственно признаки этого управления....
например
1) управляются только бумажные оригиналы документов -- призна управления или оригинальная подпись или тиснение, которое копируется. копии не управляются...
2) упраляются оригинальные документы и их учтеные копии -- призак
учтеной копии - идентификатор экземпляра копии опреленного цвета.
3) управляются только элеткронные документы, размещенные на фал-сервере. признак управлени - -размещение на файл-сервере...
и т.д и т.п.
в произвольных сочетаниях...
кто-то при печати насетвом принетре на каджый лист наклаывал фонм картинку "не конролируется..."

Trapper писал(а):

А ограничение доступа к папке с документами не является одним из признаков управляемых документов?

это не признак, а метод управления, признак -- размещение в указанной папке...

Trapper писал(а):

А что за Лоцман или что-нибудь по-проще, расскажите пожалуйста.

не уверен что это им надо но дял удовлетвоения вашего любопытства
Лоцман -- это PDM система разарботки АСКОН www.scon.ru ориентирвоаня на решеине следующих задач:
1. задачи надежного учета и хранения электронной технической документации и данных, с возможностью их быстрого поиска, разграничения прав доступа для различных пользователей и групп, учета версий, исключения их потери и несанкционированного доступа и т.д. Задача эта решается путем создания электронного архива;
2. задачи управления процессами обмена техническими документами и данными, с возможностью планирования этих процессов и контроля их прохождения. Все это подразумевает собой документооборот;
3. задачи автоматизированного управления проведением инженерных изменений;
4. задачи управления выпуском документации по проектам;
5. задачи максимальной автоматизации проектных и управленческих работ с использованием современного программного обеспечения, стандартизации и унификации электронной проектной документации, оптимизации процессов проектирования

А если мы в документированной процедуре определим следующее:
1. Актуальными являются электронные версии документов, помещенные в соответствующих папках на сервере (соответственно отмененные документы - в папке "Отмененные документы").
2. Если в подразделении возникает необходимость использовать бумажные версии документов, то ответственность за их учет и отслеживание их актуальности возлагается на руководителей подразделений. В этом случае руководитель подразделения (или ответственный за документооборот сотрудник подразделения) распечатывает документ, ставит на нем номер копии, дату распечатывания и роспись, и заводит самостоятельно в своем подразделении журнал учета копий документов.
Это обеспечит в необходимой мере соответствие стандарту?

в таком объеме не обеспечит
отвественность за актализацию есть а механизма актулизации нет...
нет механизма упавления документа нет механма обеспечения актуальной версии на месте применения документа

Механизм актуализации есть:
Как только документ утверждается (в т.ч. и актуализированный документ), то он направляется заинтересованным подразделениям (т.е. руководителям этих подразделений). Т.о. до руководителей подразделенийпостоянно доводятся актуальные версии документов, и они могут обеспечить наличие актуальных бумажных копий у себя в подразделении, т.е. изъять учтенные копии отмененного документа и выдать актуальные версии.
Этого не достаточно?

если механизм есть , то он рабоатет остатется проверить соответствие стандарту,
если нет, не совсем
обратной связи нет...
направление документа не всгда означает его пролучение, а если начальника нет на месте
возможность, не есть долженствование...
процесс копирования, изъятия не мгновенный, и куда девать иъятые?

при распечатке электронных версий документов можно предусмотреть обязательное проставление даты распечатки и ФИО распечатавшего, а также срок, в течение которого можно пользоваться документом без проверки факта выхода новой версии. Например, можно предусмотреть ежедневную проверку на сервере факта выхода новой версии, и для этого не нужно отслеживать документ построчно - достаточно взгянуть на название документа и № и дату его последней версии. Сам факт такой проверки можно отразить подписью и датой на спе. страничке.
Конечно, это немного рутинно, но обеспечит возможность обойти слабые места электронной системы документооборота без привлечения специальных программ. А я так понимаю - у автора вопроса специальных программ собственно и нет...

Коллеги, поделитесь, пожалуйста, опытом! Каким образом в ваших организациях производится ознакомление и регистрация факта ознакомления сотрудников с документами СМК (РК, стандартами организации) и изменениями к ним? Rolling Eyes

внутреннее обучение проводить надо, в форме семинаров например. Потом тестировать на правильное и полное понимание (если это серьезные и ответственные документы), а потом под подпись возлагать ответственность за соблюдение всех содержащихся в документах требований. Вести записи соответствующие. + система штрафов и поощрений если надо Smile

Хорошо, штрафы - это потом. Сначала необходимо определиться, как до людей донести "разумное, доброе, вечное". В вашем случае кто занимается ознакомлением и, что важно, сбором этих подписей об ознакомлении: менеджер по качеству, автор документа или начальник отдела? Соответственно, где ставяться эти подписи: в отдельном документе (Листе ознакомления, например), или этот лист ознакомления вшит в документ СМК, или это ознакомление с приказом по организации о внедрении документа (изменений к нему) и возложении на сотрудников ответственности за соблюдение требований. И также, где храниться этот документ с подписями сотрудников: в отделе вместе с документом СМК или у менеджера по качеству (всякое бывает). Это не праздное любопытство, система ознакомления еще не отлажена, поэтому хотелось бы создать наиболее эффективный и легкий вариант. Rolling Eyes

Я ввела такую систему (ввожу, по-тихоньку)
1)Документ на стадии разработки согласовывается со смежными подразделениями - участниками процедур, процессов
2) Факт согласования внесен в этот документ - это Лист согласования
3) После утвеврждения документа, через архив выдаются копии всем подписавшимся.
4) Собирается техническое совещание у директора или ПРК (точнее - это тренинг)
5) Документ зачитывается вслух и обсуждается. точнее обсуждается он до утверждения, а на совещании проводится ТРЕНИНГ. Типа - как бы кто поступил в конкретной последней ситуации. Берем пример из жизни организации и каждый ответственный говорит, что он должен делать в соответствии с данной процедурой
6) Совещание сопровождается Протоколом.
7) все радостные идут работать...