Высшему руководству организации следует обеспечить определение и внедрение результативных и эффективных процессов закупок для оценки и управления закупленной продукцией, с тем чтобы она удовлетворяла потребностям и требованиям организации, а также заинтересованных сторон.
Необходимо рассмотреть использование электронной связи с поставщиками с целью оптимизации информирования о требованиях.
Для результативной и эффективной работы организации руководству следует обеспечить, чтобы процессы закупок включали:
- своевременное, результативное и точное определение потребностей и спецификаций на закупаемую продукцию; - оценку стоимости закупаемой продукции с учетом характеристик продукции, цены и поставки; - потребность организации и критерии верификации закупленной продукции; - уникальные процессы поставщиков; - рассмотрение управления контрактом применительно к мероприятиям как поставщика, так и партнеров; - гарантийную замену несоответствующей закупленной продукции; - требования к материально-техническому обеспечению; - идентификацию и прослеживаемость продукции; - сохранение продукции; - документацию, включая записи; - управление закупленной продукцией, имеющей отклонения от требований; - доступ на предприятия поставщика; - сведения о поставке продукции, монтаже или применении; - развитие поставщиков; - определение и уменьшение рисков, связанных с закупленной продукцией.
Требования к спецификациям поставщика на его процессы и продукцию следует разрабатывать вместе с поставщиками, извлекая выгоду из знаний этих поставщиков. Организация могла бы также вовлекать поставщиков в процесс закупок их продукции, с тем чтобы повысить результативность и эффективность процесса закупок организации. Это могло бы также помочь организации в управлении и обеспечении наличия ее запасов.
Организации необходимо определить потребность в записях, касающихся верификации, информирования и реагирования на несоответствия продукции с целью подтверждения своего собственного соответствия требованиям.
7.4.2 Процесс управления поставщиками
Организации следует разработать результативные и эффективные процессы определения потенциальных источников для закупаемых материалов с целью развития имеющихся поставщиков или партнеров и оценки их способностей поставлять требующуюся продукцию, чтобы обеспечить результативность и эффективность процессов закупок в целом.
Примерами входов для процесса управления поставщиками являются:
- оценка соответствующего опыта; - деятельность поставщиков по сравнению с конкурентами; - анализ качества закупленной продукции, цены, осуществления поставки и реагирования на проблемы; - аудиты систем менеджмента поставщиков и оценка их потенциальной способности обеспечивать потребителей необходимой продукцией результативно, эффективно и в соответствии с графиком; - контролирование сведений и имеющихся данных поставщика об удовлетворенности потребителей; - финансовая оценка обеспечения жизнеспособности поставщиков в течение предполагаемого периода поставки и сотрудничества; - реагирование поставщиков на запросы, котировки и участие в тендерах; - возможности обслуживания, монтажа и поддержки со стороны поставщиков и предыстория работы в соответствии с требованиями; - осведомленность поставщиков и соответствие применимым законодательным и регламентирующим требованиям; - возможности материально-технического обеспечения со стороны поставщиков, включая местонахождение и ресурсы; - положение и роль поставщика в сообществе, а также его восприятие обществом.
Руководству необходимо рассмотреть действия, требующиеся для поддержания работы организации и удовлетворения заинтересованных сторон в случае отказа поставщиков.
ИСО 9001:2000. Системы менеджмента качества. Требования
7.4.1 Процесс закупок
Организация должна обеспечить, чтобы закупленная продукция соответствовала требованиям, установленным к закупкам. Тип и степень управления, применяемые по отношению к поставщику и закупленной продукции, должны зависеть от воздействия закупленной продукции на последующее производство продукции или готовое изделие.
Организация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Должны быть разработаны критерии отбора, оценки и повторной оценки. Записи результатов оценивания и любых необходимых действий, вытекающих из оценки, должны поддерживаться в рабочем состоянии.
7.4.2 Информация по закупкам
Информация по закупкам должна описывать заказанную продукцию, включая, где это необходимо:
а) требования к утверждению продукции, процедур, процессов и оборудования; b) требования к квалификации персонала; с) требования к системе менеджмента качества.
Организация должна обеспечить адекватность установленных требований по закупкам до их сообщения поставщику.
7.4.3 Верификация закупленной продукции
Организация должна разработать и осуществлять контроль или другую деятельность, необходимую для обеспечения соответствия закупленной продукции установленным требованиям к закупкам.
Если организация или ее потребитель предполагают осуществить деятельность по верификации на предприятии поставщика, организация должна установить в информации на закупку предполагаемые меры по проверке и метод выпуска продукции у поставщика.
