Частые слияния и приобретения, внутренние реорганизации, развитие набора навыков и рост зависимости от подрядчиков – все это с течением времени еще более утрудняет поддержание специализированных знаний. К счастью, здесь представлены пути для облегчения этой «боли».
Это топ 10 советов от американского центра производительность и качества (APQC ) для овладения знаниями, их передачи и повторного использования.
1. Выясните, что действительно нужно знать, чтобы начать ваш бизнес и кому это известно.
Ваши работники знают многое, но не все из этого действительно важно. Если ты не хочешь документировать каждый клочок информации плавающей вокруг (нерекомендуемая стратегия), ты должен сфокусироваться. Обычно, это означает выявление знаний, которые имеют основополагающие значение для бизнеса и известны только некоторым людям. Работайте с вашими экспертами, менеджерами, сообществами практиков и/или отделом по работе с персоналом, чтобы выяснить какие именно компетенции должны быть включены. Лучшие практикующие организации склонны собирать входные данные с разных источников, объединяя их вместе для составления наиболее точной картины.
2. Самообслуживания не достаточно. Вам необходимо говорить с людьми.
В большинстве случаев, получение глубоких знаний от экспертов или от старших людей требует общения. Вы должны задавать им правильные вопросы и потом определить еще большее количество вопросов. Многие эксперты работают в своих отраслях по 30 – 40 лет, поэтому они действуют почти инстинктивно. Ваша задача состоит в том, чтобы постоянно размышлять над их действиями и решениями, то есть, как они знают, когда нужно потянуть за рычаг, что говорит о том, что что-то не так и так далее. Это все требует участия человека, базы данных или веб-формы не могут это обеспечить.
3. Не уклоняйтесь от тесного контакта, если это оправдано.
Большинство руководителей предпочитают эффективность, и обычно это хорошо. Но когда дело доходит до передачи знаний, некоторые компетенции не могут быть изучены с руководства (или видео с YouTube). Лучшие практикующие организации делают огромную работу по документированию необходимых знаний, делая их широкодоступными, но они также признают, что некоторые навыки лучше всего передаются через подход, который подразумевает содействие и наставничество один на один.
4. Время экспертам поделиться знаниями.
Если у вас есть проблемы с привлечением экспертов к документированию и передачи их знаний, это, скорее всего из-за того, что они очень заняты (или, по крайней мере, так думают). Лучшие практикующие организации часто имеют позицию «эксперт в предметной области», то есть официальная роль с часами, специально выделенными для ответов на вопросы, генерирование и обновление знаний, а также исследование тем, представленных другими. Это связывает действия по обмену знаниями с престижем быть экспертом и гарантирует, что высококвалифицированные работники не вынуждены заучивать менеджмент знаний в минуты, которые остаются после того, как их работа выполнена.
5. Руководящее поглощение знаний – это отличная возможность для обучения.
Некоторые фирмы уклоняются от глубокого поглощения знаний, так как они считают его трудоемким. В дополнительное время эксперты проводят разделение, кто-то должен расспросить экспертов и перевести их вклады в знания в удобный формат. Однако, вы можете обратить эту проблему нехватки времени в возможность для обучения. Некоторые лучшие практикующие организации назначают менее опытных, но обладающих большим потенциалом работников для управления проектами по передаче знаний, признавая, что они будут работать рука об руку с экспертами и впитают многие их знания. Часто, проекты по передачи становятся стартом в карьере этих молодых работников.
6. Вовлекайте людей сразу же, как только они зайдут в двери.
Когда речь идет о передачи знаний, важно, чтобы люди начали это с самого начала своей работы. Новые работники обычно становятся более продуктивными, более быстрыми, когда они используют имеющиеся знания. Также они более склонны видеть ценность менеджмента знаний и способствуют знаниям, как только становятся более опытными. Лучшие практикующие организации вносят обучение менеджменту знаний в процесс адаптации для того, чтобы убедиться, что новые сотрудники осознают доступные для них ресурсы, а также каналы, через которые они могут делиться с остальными.
7. Не теряйте связь с вашими пенсионерами. Вам может потребоваться их помощь.
Многие организации своим пенсионерам устраивают большую вечеринку, благодарят их за годы службы, и больше никогда не общаются с ними. Но в областях, где много пожилых людей уезжает, некоторые организации приглашают пенсионеров в качестве консультантов, тренеров или наставников на неполный рабочий день. Пригласив пенсионеров вернуться на работу и поделиться своими знаниями, фирмы могут получить преимущество гибкой, очень способной дополнительной рабочей силы, подчеркивая при этом важность передачи знаний.
8. Поговорите с людьми, отвечающими за обучение и развитие. Вы можете иметь одинаковые цели.
Когда дело доходит до построения навыков и компетенций сотрудников, менеджмент знаний и отдел по управлению персоналом иногда работают над одинаковыми целями. Намного лучше стать партнером с тем, кто отвечает за развитие сотрудников и убедиться, что процесс передачи знаний совмещается с другими инициативами обучения. В некоторых случаях, знания отраженные в подходе менеджмента знаний, могут быть использованы для поддержки учебных материалов и их актуализации.
9. Подчеркните хорошие процессы более гладкой технологией.
Многие новички менеджмента знаний думают, что первый шаг к нирване знаний это покупка кучи дорогого программного обеспечения. Наряду с важностью технологий, все же вы должны начать с проектирования процессов передачи знаний, которые обозначат нужды вашего бизнеса и выровняются с текущими операциями и культурой фирмы. После этого, Вы можете выбрать инструменты и приложения, которые подходят вашим процессам, а не на оборот. Некоторые лучшие практикующие организации инвестируют значительные средства в заказ программного обеспечения, а другие организации успешны и без готовых решений и расширений их существующих платформ. Все зависит от того, что именно необходимо для поддержки ваших процессов.
10. Не заставляйте работников работать слишком много над их получением знаний.
Последний совет вероятно более очевидный: если вы хотите, чтобы люди что-то сделали, сделайте это легким. Создайте удобные инструменты и модернизируйте процессы для упрощения получения знаний, а также облегчите доступ к ним. Хорошей идеей является встраивание процесса обмена знаний в основные системы, такие как проектный менеджмент и процесс улучшения. Инициативы по передаче знаний работают намного лучше, когда работники делятся знаниями постепенно, по мере их накоплений, чем тогда, когда они ожидают конец проекта, или, что еще хуже, конец их карьеры, чтобы начать описывать свои знания.
© Материал подготовлен Анной Джежик
по материалам зарубежных изданий
http://www.klubok.net/
дополнительно по теме:
