Закупки. Критерии выбора и оценки поставщиков.

GlagolevDG писал(а):

cir писал(а):

GlagolevDG писал(а):

фуухх.... вам не кажется, что процесс закупки представляется слишком бюрократичным ? Может есть идеи, как это все упростить ?

Давайте разберем предметно. Мы все еще говорим об авиабилетах или еще о чем-то?
Дайте 2-3 варианта закупок - попробую вместе с Вами разобрать в преломлении стандарта ISO 9001.

Давайте. И билетов и инфраструктуры в общем при этом (IT, безопасность, туалетная бумага и т.п..

Стандарт гласит: "Организация должна обеспечивать соответствие закупаемой продукции установленным требованиям к закупкам. Тип и степень управления в отношении поставщика и к закупаемой продукции должны зависеть от степени воздействия закупаемой продукции на последующие процессы выпуска продукции или на готовую продукцию."

Если Ваша организация оказывает услуги в общественных туалетах, то туалетная бумага будет сильно воздействовать на конечную удовлетворенность клиента.

А значит Вы обязаны провести отбор и оценку поставщиков, предварительно выяснив какую бумагу хочет Ваш потребитель. И далее пользоваться услугами одобренных поставщиков, т.к. в стандарте далее сказано: "Организация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Критерии выбора, оценки и переоценки поставщиков должны быть установлены".

Но тут у нас есть небольшая оговорка, которая позволяет не доводить процесс закупок до "маразма", а именно: "в соответствии с требованиями организации". Другими словами, если организация составила перечень закупаемой продукции и указала требования к ним (в том числе и требования по периодичности оценки поставщика), то совсем не обязательно каждый раз когда поступает запрос на закупку проводить заново выбор и оценку поставщика.

Единственное не нужно забывать: "Необходимо поддерживать в рабочем состоянии записи по результатам оценки и любым необходимым действиям, вытекающим из такой оценки (см.п.4.2.4)".

Возможно немного сумбурно, но смысл надеюсь понятен? А то с утра пораньше, слова плохо во фразы соединяются :)

Спасибо, общий смысл и так понятен Smile

- соответствовать стандарту, делать записи и при этом упростить, чтобы это не нагружало систему. При нагрузке - система не работает или работает плохо. Требования нарушают для оперативности выполнения задач.

А вот еще вопрос, - если есть определенный перечень закупаемой продукции и указала требования к ним (в том числе и требования по периодичности оценки поставщика), и вдруг, необходимо срочно закупить продукцию, которую никогда не закупали. По системе - необходимо пройти всю процедуру отбора поставщиков с заполнением бумаг и т.п., но на практике часто бывает, что уже есть поставщик, готовый хоть вечером привезти необх.продукцию. В случае же, если проводить по науке, то в лучшем случае мы получим через пару дней...

P.S. про фразы и слова - это похоже на вирус Smile

Камнем преткновения является повторная оценка. Где ее фиксировать ... голову ломаю, не могу пока систематизировать процесс (общая цель остается - упростить!)

GlagolevDG писал(а):

А вот еще вопрос, - если есть определенный перечень закупаемой продукции и указала требования к ним (в том числе и требования по периодичности оценки поставщика), и вдруг, необходимо срочно закупить продукцию, которую никогда не закупали. По системе - необходимо пройти всю процедуру отбора поставщиков с заполнением бумаг и т.п., но на практике часто бывает, что уже есть поставщик, готовый хоть вечером привезти необх.продукцию. В случае же, если проводить по науке, то в лучшем случае мы получим через пару дней...

P.S. про фразы и слова - это похоже на вирус :)

Камнем предкновения является повторная оценка. Где ее фиксировать ... голову ломаю, не могу пока систематизировать процесс (общая цель остается - упростить!)

Насколько такая продукция влияет на вашу продукцию? Насколько критично? если очень критично, то лучше подождать эти 2 дня. Если не критично - кто мешает вашей организации предусмотреть такой вариант и уполномочить человека (возможно Ген.дир.) который единолично принимает решение. При этом уже внутри организации идет "особый" контроль поставленный таким образом продукции, с последующим внесением или не внесением поставщика в список одобренных.

Насчет переоценки: а как вам вариант - предусмотреть в реестре одобренных поставщиков графу "переоценка" и туда вносить дату переоценки или какую-либо другую запись о переоценке?
Можно эту графу разбить на несколько и учесть: "своевременность поставки за оцениваемый период", "претензии к поставленной продукции", "условия платежа" и т.п.+ "общая оценка" (перевести из категории "С" поставщика в категорию "А" или наоборот).

GlagolevDG писал(а):

Спасибо, общий смысл и так понятен Smile

-
...
Камнем преткновения является повторная оценка. Где ее фиксировать ... голову ломаю, не могу пока систематизировать процесс (общая цель остается - упростить!)

У нас принят такой порядок: потенциальному поставщику отправляют "анкету заочной оценки" с определенными вопросами. Заполненную потенц. поставщиком анкету и сведения, добытые из других источников, сотрудник анализирует и заполняет "Лист первичной оценки поставщика" с баллами по определенным критериям. Диапазоны просуммированных баллов позволяют присвоить поставщику некий статус и разрешить/не разрешить пробную закупку, которая оценивается по определенным критериям в этом же Листе, но позже, после закупки. В итоге все данные интегрируют, анализируют и делают вывод о включении/не включении поставщика в "Перечень утвержденных поставщиков".
В течение года по каждому поставщику сотрудник ведет записи в виде "Листа переоценки поставщика", где есть уже другие критерии, отличные от первичной оценки. Данный Лист можно вести в электронном виде, напр. в файле Excel. Подсчет баллов - в той периодичности, какая принята в организации (раз в квартал/год и т.д.). В конце отчетного периода заполняют "Анализ поставщиков" по определенным критериям с выставлением баллов. Диапазоны баллов опять же служат для присвоения статуса постоянному поставщику - продолжить/отказаться/исключить из Перечня и т.д. Как Вам такой подход?

Большое спасибо за советы. Время не терял - придумал такую схему:

1) Определяем требования к закупке - запись - "Классификатор закупок".

2) Подбираем поставщиков по критериям - ставим оценки - запись "Протокол выбора поставщика" по направлениям деятельности (IT, моющие средства и т.п.). Ставим первичный рейтинг. Такой(ие) протокол(ы) актуализируются 1 раз в 4 месяца (или при понижении рейтинга поставщиков). Заключаем договоры.

3) Формируем "Реестр поставщиков" - с данными (контакты, ревизиты, ссылки на договора) с указанием рейтинга (текущего) - здесь только поставщики, с которыми закулючены договора.

4) В процессе каждой закупки, проводим входной контроль продукции на соответствие требованиям - проставляем оценки - формируем ТЕКУЩИЙ рейтинг. При этом фиксируем дату, отв.лицо и какие несоответствия или превышение ожиданий фиксируются. Таким образом поставщику не только можно занизить рейтинг, но и повысить. Отсюда рейтинг копируется в Реестр поставщиков.

5) Определяем в методике, что если поставщик понизил рейтинг ниже 4,0 (по 5-ти бальной системе), тогда работаем с другим. По каждому направлению - не менее 3-х поставщиков.

При этом все вышеперечисленные документы - это Excel, который позволяет все высчитать и автоматом скопировать куда нужно выходные данные.

В итоге имеем 3 файла:
1) Классификатор закупок - самостоятельный документ, который утверждается 1 раз в год.
2) Протокол закупки - с выбором поставщиков по определенному направлению закупки, формирующий первичный рейтинг поставщика.
3) Реестр поставщиков и, как вкладки, - на каждоговыбранного поставщика учет результатов входного контроля при закупке.

Что ж, возможно и так, неплохо.
Только не с каждым поставщиком должно и нужно заключать договор, можно работать и на бездоговорной основе и тем не менее, включать такого поставщика в Перечень/Реестр.
Критерии периодической (повторной) оценки могут быть не только данные от входного контроля, но и такие, как соблюдение сроков поставки, наличие всех документов, быстрота реагирования на те или иные несоответствия и т.д. Те, которые важны и, может быть, уникальны для Вашей организации.

Здравствуйте! Подскажите, как управлять закупками, если закупки осуществляет другая организация, являющаяся посредником между прямыми поставщиками. И поставщиков выбирает эта другая организация. А наша организация только подает заявки на необходимую продукцию. А еще часть закупок осуществляется у предприятий собственника нашего предприятия?

TomilovaAV писал(а):

Подскажите, как управлять закупками, если закупки осуществляет другая организация, являющаяся посредником между прямыми поставщиками. И поставщиков выбирает эта другая организация. А наша организация только подает заявки на необходимую продукцию.

Еще один процесс на аутсорсинге, со всеми вытекающими последствиями

TomilovaAV писал(а):

А еще часть закупок осуществляется у предприятий собственника нашего предприятия?

собственность не существенна, важен механизм самой закупки

TomilovaAV писал(а):

Тут дело в том, что мониторинг поставщиков не осуществляется, он известен.

1) мониторинг поставщиков не требуется... требуется их оценка...
2) аналогично с закупками у монополистов... У вас есть выбор поставщика электроэнергии, воды и т.д. а стандарт пока еще требует управлять поставками исходя из оценки поставщика...

Коллеги, поделитесь красивой идеей для процедуры по закупкам?
Контекст задачи - компания занимается проектированием под заказ сложных приборов для других производителей - чисто бумажно-компьютерное рисование и расчёты.
Всё что им для этого нужно - компьютеры с периферией (раз в 3-5 лет), специализированное ПО, бумага для принтеров и плоттеров и кофе для сотрудников.
Классические закупки "... как на заводе..." тут не хотят, т.к. "... это накладывает ограничения на творческую мысль конструктора...".
Сделать всё формально - проблем нет! Критерии напишут, списки составят, но хочется чего-нить ВОЗВЫШЕННОГО Smile

Как вариант, я предложил вставить в их процесс проектирования (R&D) ещё и маленький подпроцессик по R&D будущих закупок для их заказчика-производителя. Т.е. такая доп.услуга - к чертежам и спецификациям прилагать ещё и перечень поставщиков для проекта.
Кто-что ещё интересного на эту тему встречал?

ozpi1 писал(а):

Коллеги, поделитесь красивой идеей для процедуры по закупкам?

Здравствуй, Игорь

ozpi1 писал(а):

Всё что им для этого нужно - компьютеры с периферией (раз в 3-5 лет), специализированное ПО, бумага для принтеров и плоттеров и кофе для сотрудников.

Этого недостаточно...
под закупку попадают все приобретения и подрядчики... Закупать надо и услуги по аренде офиса (если своего нет), провайдера, обучения , кадровых агентств и т.д.

ozpi1 писал(а):

ещё и маленький подпроцессик по R&D будущих закупок для их заказчика-производителя.

Встречал... было прикольно: прицепился к тому, что требования к СМК такого поставщика (ГОСТР Р ИСО 9001) были более жесткие чем требования к СМК организации (ISO 9001)..
А цель такой процедуры какая?
Направление для красивой идеи надо как-то указать... Намек на результат ее применения...
В R&D часто конкретная спецификация комплектующих мотивируется их поставщиком, в т.ч. и выплатами премиальных проектировщикам/конструкторам в случае реальных закупок этих комплектующих на основании спецификаций...