Руководство аудитом.

Проверка выполняется по различным причинам:

1. Новый поставщик.
2. Ежегодная/периодическая проверка поставщиков.
3. Требование контракта.
4. Потенциальный прирост в объемах заказов поставщика.
5. Несоответствие поставляемых продукции/услуг.
6. Для регистрации о соответствии определенному стандарту и т. д. Но независимо от причины, эти проверки стоят денег. Деятельность по проведению проверок является дорогостоящей операцией с точки зрения времени и человеческого фактора: она требует планирования, выполнения и отчетности, Кроме того, последующие действия могут потребовать привлечения аудитора и проверяемого. Само проведение аудита может помешать производственному процессу, т. к. аудитор отвлекает работающих своими вопросами, а вводное и заключительное совещания отнимают ценное время, необходимое для руководства.

Поэтому очень важно провести проверку должным образом от начала до конца (рис. 7) [ 1, 3 ].

Существует ряд этапов, требующих выполнения:

1. Сбор информации.
2. Подготовка - может включать аудит адекватности (проверку документации).
3. Вводное (установочное) совещание.
4. Аудит/проверка.
5. Заключительное совещание.

Каждый из этих этапов далее рассматривается отдельно.

Сбор и проверка информации

Прежде чем приступить к сбору всей необходимой информации, которая потребуется для проверки, аудитору следует определить для себя следующее:

1. Причина аудита.
2. Объем аудита.
3. Расписание (план-график) аудита.

После определения всего вышеназванного можно начать сбор информации, гарантирующей эффективность аудита.

Следует определить следующие моменты о проверяемой организации:

Рис. 7. Этапы аудита

2. Существующие одобрения, полученные от 2-ой или 3-ей стороны.

3. Осознание персоналом организации своей способности отвечать особым требованиям по качеству, которых от них ожидают.

4. Возможность заблаговременного предоставления Руководства по качеству для осуществления аудита на адекватность. Если это невозможно, то должна быть другая возможность подтвердить адекватность в начале проверки и спланировать работу, в результате которой будут собраны объективные доказательства на соответствие.

Все вышеприведенное может быть выяснено по телефону, письмом, анкетой (вопросником), в ознакомительном визите или любым способом общения. Возможно сочетание нескольких способов сразу.

Подготовка

После сборов всей необходимой информации наступает момент подготовки к аудиту - это ответственность руководителя группы аудиторов. Должны быть выполнены следующие работы:

1. Определение объема работы и требуемого для него времени - объем и сложность аудита повлияют на эти параметры, но помните, что проведение аудитов стоит денег, поэтому старайтесь не растягивать их по времени.

2. Подбор людей в группу осуществляется с учетом следующего:

а. Профессиональные знания и компетентность;

б. Продвижение по службе и предыдущий опыт;

в. Потребность в обучении;

г. Совместимость (способность работать в группе);

д. Приемлемость для проверяемой организации.

3. Установление даты, приемлемой для проверяемого и аудиторов, и заблаговременное извещение их об этом.

4. Извещение членов группы о следующем:

а. Область аудита;

б. Цели;

в. Методы;

г. Обеспечение (транспорт, проживание, питание и т. д.);

д. Персональные задачи и план-график для каждого аудитора.

5. Убедиться в полной готовности группы для решения перечисленных требований.

6. Получить в свое распоряжение всю необходимую документацию для анализа. Он может включать проведение аудита на адекватность.

7. Проинформировать проверяемого о необходимости вводного совещания, назначении сопровождающих лиц и наблюдателей.

Вводное совещание

Когда группа полностью готова к проведению аудита, начальным этапом работы является вводное совещание, на котором ведущий аудитор группы в качестве председателя собрания:

1. Представляет группу.
2. Подтверждает причину проведения аудита и его область (вовлеченные структурные подразделения, виды деятельности, детали и глубину аудита). Последнее должно быть заблаговременно представлено в письменной форме
3. Подтверждает требования стандарта, используемого в качестве основы для аудита.
4. Детализирует: что, кто и когда будет выполнять.
5. Дает пояснение по несогласованности или несоответствию, способах отчетности по ним и классификации.
6. Согласовывает статус системы документации предприятия, проверяемой в процессе аудита.
7. Удостоверяется в назначении сопровождающих лиц и инструктирует их.
8. Сообщает о сроках совместных встреч группы, в том числе детали встреч с участием представителей проверяемой организации.
9. Проверяет степень осведомленности персонала проверяемого предприятия о проведении аудита.
10. Подтверждает информацию об обеспечении (офис, питание, т. д.)
11. Договаривается, при необходимости, о предоставлении плана предприятия или организует деловую поездку для членов группы.
12. Объясняет необходимость заключительного совещания, его детали, дату и цель.
13. Отвечает на вопросы, касающиеся аудита.

Проверка

В зависимости от того, было ли получено Руководство по качеству от проверяемой организации до начала аудита или нет, один аудитор из группы проводит аудит на адекватность, а другие члены группы приступят к аудиту на соответствие.

Члены группы должны помнить, что все отчеты о несоответствиях должны быть:

1. Ясными и краткими.
2. Основанными на объективном и обоснованном доказательстве.
3. Со ссылками на соответствующее требование/стандарт. Руководитель группы несет ответственность за:

• Обеспечение полноты проведения аудита.
• Гарантию того, чтобы несоответствия базировались на объективных и обоснованных фактах.
• Ясность и сжатость отчетов о несоответствиях.
• Регулярность проведения совместных заседаний.
• Плановое проведение аудита, включая, при необходимости, перераспределение ресурсов.
• Своевременное информирование представителей проверяемого предприятия о любых существенных несоответствиях, учитывая дальнейшие последствия.

Заключительное совещание

Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита, но также оно может состояться в результате обнаружения существенного несоответствия. На нем присутствуют все те, кто был на вводном совещании.

Подготовка

Перед итоговым собранием группа встречается для:

1. Выступления каждого члена группы аудиторов со своими собственными полученными данными.
2. Совместной оценки и проверки выводов.
3. Подтверждения категории несоответствий.
4. Определение последующих действий, как результата всего обнаруженного.
5. Разработки проекта итогового отчета.

Итоговое совещание

Итоговое совещание проводится под председательством ведущего аудитора группы для согласования сроков завершения корректирующих действий, а также определения любых действий по надзору.

В повестку совещания должно быть включено следующее:

1. Благодарность проверяемым и их организации за оказанную помощь.

2. Краткое заключение по объему аудита.

3. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.

4. Повторное представление группы аудиторов.

5. Заявление о том, что отчет будет составлен только по несоответствиям, а не по тем аспектам, которые соответствуют требованиям. В связи с этим следует сказать, что не все несоответствия были выявлены.

6. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.

7. Сообщение каждого члена группы по его области аудита, только факты.

8. Подведение общих итогов и заключение, которое ведущий аудитор будет рекомендовать своей собственной фирме.

9. Приглашение представителей проверяемого предприятия принять участие в обсуждении любых специфичных вопросов.

10. Согласование сроков окончания корректирующих действий.

11. Объяснение, где это применимо, действий по надзору за системой.

12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (иногда это бывает необходимо) - за ним должна незамедлительно последовать печатная копия.

Примечание:

Итоговый отчет представляет собой изложение фактов, в основу которых положены несоответствия, подкрепленные объективными доказательствами.

Такими объективными доказательствами могут быть, например:

- объективное различие между руководством по качеству и соответствующими процедурами;

- очевидные различия между документированными процедурами и применяемой практикой;

- отсутствие подтверждение того, что все элементы стандарта нашли отражение в документации и практической деятельности;

- отсутствие данных о том, что различные элементы системы постоянно применяются;

- также при итоговой оценке процесса аудита принимается во внимание характер несоответствий, чтобы выявить наличие таких систематических недочетов, как:

- недостаточная подготовка персонала;

- плохое взаимодействие;

- нарушение технологической дисциплины;

- недоступность информации;

- недостаток ресурсов;

- ограниченные возможности оборудования и др.

Следует четко знать ожидаемый результат каждого обнаруженного несоответствия, чтобы правильно выбрать корректирующее действие.

Последней задачей для руководителя группы является подготовка отчета для своей организации, содержащего дополнительную субъективную информа-

цию, которая может оказать помощь в действиях после аудита и для последующих аудитов.

Этот отчет конфиденциален.

Последующие действия (контроль исполнения)

После истечения согласованного срока ведущему аудитору группы следует сделать надзорный («отслеживающий») визит, чтобы проверить: исполнение корректирующего действия; убедиться, что оно оказалось эффективным и останется таким же в будущем; что оно было надлежащим образом документировано и доведено до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответствующим образом подписан.

Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным, если не были выполнены эти указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита договориться по поводу соответствующих корректирующих действий. В равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий (рис. 8) [ 17 ].

Рис.8. Этапы проверки выполнения корректирующих действий по истечении согласованных сроков [ 17 ]

По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор (или назначенное им заменяющее лицо) должен убедиться, что эти действия выполнены, а если это не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и обговорить способ ускорения их выполнения. Но еще более важно убедиться в правильности этого выполненного действия, чтобы в будущем под его влиянием система стала более эффективной и работоспособной на практике. Этот момент очень трудно проверить с большой точностью, но практически показывает, что персонал испытавший на себе эти корректирующие действия, будет точно знать, стала их работа легче или, наоборот, тяжелее в результате этого действия, а также то, необходимо ли вообще это действие

Итак, одной из задач ведущего аудитора группы является выполнение надзорного контрольного аудита после истечения согласованного срока проверки выполнения эффективного корректирующего действия; если это по каким-то причинам не сделано, ведущий аудитор должен привлечь внимание высшего руководства к этому факту.

До тех пор, пока не будет проведен надзорный аудит и не апробированы на эффективность корректирующие действия, вся работа по аудиту может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.

Выводы

В то время как общие принципы проведения аудита относятся ко всем видам аудита, аудит второй и третьей стороной потребует от аудитора демонстрации всех своих качеств в более напряженной и стрессовой обстановке. Он является более официальным, и аудитору следует помнить, что он представляет свою организацию и поэтому должен проявить себя профессионально со всех сторон, как своим внешним видом, так и действиями.

О вашей организации будут судить по качеству вашей собственной работы.