Электронный архив делает работу эффективной

Любая организация сталкивается с проблемой налаживания документооборота. Необходимость найти нужную накладную, откорректировать сканированную копию, посмотреть список приказов и не только. Всего несколько лет назад руководителю положили бы на стол кипу папок со скоросшивателями и записку, написанную карандашом, со страницами, которые надо просмотреть. Сегодня мы живем в условиях информационного коллапса, когда число документов растет экспоненциально. Накладные, сертификаты, баланс, приложения, заявления и прочие документы. Что же сделать для того, чтобы все они были в одном месте и легкодоступны?

Система электронный документооборот предоставляет такую возможность. Именно программы электронного архивирования являются необходимым решением упорядочивания документов.

Использование такой программы чрезвычайно удобно. Все, что вам необходимо, — это сканировать ваши документы и, используя мастер настройки, упорядочивать их по разделам. После сканирования надо убедиться, что программа сканирования считала информацию правильно, без ошибок. Современные сканеры с автоматическим лотком подачи могут отсканировать десятки документов за считанные минуты. После сканирования каждому документу присваивается идентификационная "карточка" – своеобразный код, по которому его можно будет найти. Используя электронный архив, вы защитите ваши документы от несанкционированного доступа. Создание политики прав, присваивание пользователям разных статусов доступа позволят вам оградить архив от нежелательного проникновения. Электронный архив решает вопрос оперативного доступа к документам. Ведь поиск сканированного документа и его дальнейшая распечатка занимают считанные секунды. Сканирование документов современными методами позволяет использовать поиск как по заголовкам, так и внутри текста.

Если бумажные документы могут испортиться, то отсканированные файлы не имеют срока годности и могут храниться практически вечно. Электронный документооборот имеет еще одно достоинство — это режим многопользования. В сети одновременно несколько пользователей могут работать с одним и тем же документом, с бумажным документом такого не сделаешь. Также система электронного документооборота дает возможность доступа к документам через сеть Интернет, так что при необходимости документ можно просмотреть удаленно.

Внедрением программ электронного документооборота занимаются специализированные коммерческие организации. Сертифицированные работники фирмы помогут на подготовительном этапе разбить ваши бумажные архивы на части и инсталлировать программу на все компьютеры сети. Вам помогут разработать структуру хранения, проведут качественный тренинг по использованию электронного архива, проведут сканирование документов и создадут резервные копии.

Электронный архив очень удобен и надежен в использовании. Подавляющее большинство российских компаний уже давно выбрали для себя этот высококачественный вид хранения информации.

Добавлено:  17 Декабря 2009 г.
хиты: 4494