Контроль выполнения поставленных задач

Добрый день Уважаемые,
меня интересует вопрос как правильно организовать и внедрить систему контроля выполнения поставленных задач?

здесь нужно уточнить что система контоллинга предполагает 2 уровня: контроль на уровне компании и контроль на уровне подразделений (отделов) , а так же нужно учесть что компания в которой это необходимо внедрить уже работает по ISO 9001 и имеет свою систему управления качества (уже около 5 лет).....но тема контроля и контроллинга не была достаточным образом рассмотрена и сейчас этот вопрос стал довольно актуальным.

Буду благодарна за Ваши советы.
С уважением, Оксана

Оксана,

На Ваш вопрос в такой постановке практически невозможно ответить конструктивно, так как структура системы контроля исполнения задач зависит от: 1)системы постановки задач, 2) структуры информационной системы Вашей организации, 3) уровня подготовки персонала.

Также, необходимо учесть, что у Вас не может не быть контроля исполнения задач, иначе управление было бы невозможным. Т.е. необходимо понять, что у Вас «работает» не так, а что можно и оставить в существующей системе контроля.

как пример: у нас работает ПО" Мотив" , задачи ставя руководители подразделения друг другу ; также все приказы , протоколы , планы работ и т.д. после подписания генеральным попадают естественно к секретарю , и она вносит все задачи и сроки в данное ПО.

Каждый сотрудник видит в ПО свою задачу, сроки,форму предоставления результата, Заказчика и Исполнителя задачи .т.е себя.

В течении суток исполнитель может посылать запросы на уточнение задачи и корректировку сроков .

По истечении суток задача считается поставленной. Обращаю внимание результаты по задаче принять может только тот кто в ПО указан Заказчиком, ни его начальник, ни генеральный. Пока Заказчик не нажмёт окошко "Результаты по задаче приняты" она будет " висеть".

Как итог, ПО позволяет делать "срезы" на любое число , к примеру на первое марта с программы распечатывается отчет о всех просроченных (не выполненных ) задачах и направляется на балансовую комиссию. В протоколе комиссии отражается решение о переносе сроков , изменении формата предоставления,изменение исполнителя и т.д.

Протокол попадает к секретарю для внесения данной информации в ПО.

Оксана, по контролю исполнения задач сейчас сущестует много различных систем, все зависит от системы управления предприятием, объемов/масштабом этих задач и направления деятельности предприятия.

Если у Вас на предприятии есть специализированная служба, которая может грамотно оценить и описать все требования к системе (можно использовать систему моделирования, например, Business Studio, тогда на выходе Вы получите готовое ТЗ и регламенты). А дальше дело за малым - подобрать ПО, отвечающее ВАшим требованиям и/или разработчика, который сможет "подогнать" систему по Ваши требования.

Если же подобных специалистов на предприятии нет, то наиболее эффективным будет отдать этот проект на аутсорсинг опытной консалтинговой компании, которая и процессы/регламенты грамотно напишет, и ПО подберет, и обучение персонала проведет, и оценит результаты.

MurzinaMN писал(а):

Оксана, по контролю исполнения задач сейчас сущестует много различных систем, все зависит от системы управления предприятием, объемов/масштабом этих задач и направления деятельности предприятия.

IMHO для Оксаны данная задача уже не актуальна, без 5 дней 6 лет прошло со старта темы…

MurzinaMN писал(а):

Если у Вас на предприятии есть специализированная служба, которая может грамотно оценить и описать все требования к системе (можно использовать систему моделирования, ... тогда на выходе Вы получите готовое ТЗ и регламенты). А дальше дело за малым - подобрать ПО, отвечающее ВАшим требованиям и/или разработчика, который сможет "подогнать" систему по Ваши требования.

IMHO:
1) скорее систему моделирования процессов в ряде случаев надо использовать для построения АСКИ (автоматизированной системы контроля исполнения), чем для выбора ПО ее реализации...
2) выбор средств реализации АСКИ должен осуществляться в рамках политики компании в области ИТ, чтобы не ломать голову, как подружить мало совместимые средства автоматизации…
3) АСКИ не только и не столько ПО, сколько комплекс технических, программных, организационных и т.д. средств ее реализации…
4) А диапазон ПО для реализации АСКИ от MS Outlook до Documentum и т.д.…

MurzinaMN писал(а):

Если же подобных специалистов на предприятии нет, то наиболее эффективным будет отдать этот проект на аутсорсинг опытной консалтинговой компании, которая и процессы/регламенты грамотно напишет, и ПО подберет, и обучение персонала проведет, и оценит результаты.

ИМХО Результаты аутсортинга должен оценивать его потребитель (пользователь системы), а не поставщик (консультант-внедренец)…

Alex9994 писал(а):

ИМХО Результаты аутсортинга должен оценивать его потребитель (пользователь системы), а не поставщик (консультант-внедренец)…

Согласна оценивает потребитель, но сбор информации, анализ и оценку работы системы в компании опытные консультанты проводят периодически - это важно и для аутсорсера и для клиента

MurzinaMN писал(а):

Alex9994 писал(а):

ИМХО Результаты аутсортинга должен оценивать его потребитель (пользователь системы), а не поставщик (консультант-внедренец)…

Согласна оценивает потребитель, носбор информации, анализ и оценку работы системы в компании опытные консультанты проводят периодически - это важно и для аутсорсера и для клиента

IMHO:
1) чтобы аустортинг выполнял опытный консультант, то для кого-то он должен выполнить работу будучи неопытным (чтобы обрести тот необходимый опыт)
2) аутсортинг по сути своей субподряд, какой бизнес у потребителя системы, если консалтинг на субподряде, тоже консалтинг?
3) "сбор информации, анализ и оценку работы системы в компании опытные консультанты проводят периодически - это важно и для аутсорсера и для клиента" -- с этим ни кто не спорит, но сбор информации, анализ и оценка работы системы в компании не периодически, а постоянно необходимо для управления системой.

Еще добавлю, что требование АНАЛИЗА системы, для постоянного улучшения - это обязательное требование стандарта 9001.

На моем нынешном примере (он очень - очень узенький) могу сказать, например, протокол совещания и организационно-распорядительные документы проверяет секретарь-референт. Это его обязанность.
Всякие планы, у нас принято, кто составляет, тот и отслеживает. Обычно, это руководитель проекта.
Анализ СМК проводит представитель руководства, соответственно, он и проверяет сроки подачи.

Вот.

Nasti писал(а):

Анализ СМК проводит представитель руководства, соответственно, он и проверяет сроки подачи.

По ИСО 9001:2008 Анализ СМК проводит высшее руководство на основании отчета, представленного ПРК...

Ну, может я и соглашусь. Хотя, если ПРК назначать из высшего руководства то на то и выйдет

Хочу по п.6.2 ИСО 9001 уточнить. (хотя почему то Органы по сертификации не очень проверяют эту сферу)
ИСО достаточно лояльно, но вот наши работы - точнее качество проектных работ напрямую связано с квалификацией, опытьм и обучением. А так же необходимо постоянное повышение квалификации.
Вот у меня такой вопрос: как народ ведет списки по стажу , навыках и опыте работы? только не ссылайтесь на кадровика. (у нас его нет).
И где почитать что такое "Стаж работы по специальности", что в этом случае специальность? Работал человек продавцом, а потом начал проектировщиком, откуда считать?

Nasti писал(а):

Ну, может я и соглашусь. Хотя, если ПРК назначать из высшего руководства то на то и выйдет

В общем случае не выйдет

Цитата:

5.5.2. Представитель руководства
Высшее руководство должно назначить представителя из состава руководства организации, который независимо от других обязанностей должен нести ответственность и иметь полномочия, распространяющиеся:
a) на обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии процессов, требуемых системой менеджмента качества;
b) на представление отчетов высшему руководству о функционировании системы менеджмента качества и необходимости ее улучшения;

Цитата:

5.6.1. Общие положения
Высшее руководство должно анализировать через запланированные интервалы времени систему менеджмента качества организации в целях обеспечения ее постоянной пригодности, достаточности и результативности.

Nasti писал(а):

Хочу по п.6.2 ИСО 9001 уточнить. (хотя почему то Органы по сертификации не очень проверяют эту сферу)
ИСО достаточно лояльно, но вот наши работы - точнее качество проектных работ напрямую связано с квалификацией, опытьм и обучением. А так же необходимо постоянное повышение квалификации.
Вот у меня такой вопрос: как народ ведет списки по стажу , навыках и опыте работы? только не ссылайтесь на кадровика. (у нас его нет).
И где почитать что такое "Стаж работы по специальности", что в этом случае специальность? Работал человек продавцом, а потом начал проектировщиком, откуда считать?

Для СРО надо будет дать данные о стаже работы по специальности проектировщика + повышение квалификации не реже чем в 5 лет.

по цитатам про ПРК и высшее руководство. Не вижу в своих высказываниях несоответствия обоим пунктам.
ПРК представляет + анализирует (вместе с директором, например).

Про проектировщиков: а где это требование вычитать про каждые 5 лет? все об этом говорят ,а нормативка.? если есть , поделитесь

Nasti писал(а):

по цитатам про ПРК и высшее руководство. Не вижу в своих высказываниях несоответствия обоим пунктам.
ПРК представляет + анализирует (вместе с директором, например).

Когда анализирует вместе с директором нет несоответствия…
Когда только сам -- есть

Nasti писал(а):

Про проектировщиков: а где это требование вычитать про каждые 5 лет? все об этом говорят ,а нормативка.? если есть , поделитесь

Были лицензионные требования, с 01.01.2010 лицензирование отменено, сам документ не отменен...

"Методические указания по подготовке документов, необходимых для получения лицензии на осуществление деятельности по проектированию зданий и сооружений I и II уровней ответственности в соответствии с государственным стандартом"
(утв. Госстроем РФ)
писал(а):

3.2. С целью подтверждения соблюдения лицензионных требований и условий при осуществлении заявленного вида деятельности соискатель лицензии (лицензиат) представляет следующие сведения:
а) о квалификации руководителей и специалистов юридического лица с указанием сведений о руководителях и специалистах, имеющих высшее профессиональное образование и стаж работы по проектированию зданий и сооружений не менее 5 лет (в процентах от штатной численности руководителей и специалистов), - для юридического лица (Приложение 9). Указанные руководители и специалисты юридического лица должны составлять не менее 50 процентов от штатной численности;
о квалификации (профессиональном образовании, стаже работы по проектированию зданий и сооружений) - для индивидуального предпринимателя (Приложение 10);
б) о повышении квалификации индивидуального предпринимателя и работников юридического лица (не реже 1 раза в 5 лет);...

СРО должны были разработать свои требования, возможно даже с использованием госстроевских форм...