ISO, менеджмент, консалтингдобавить в избранное
домой - первая страницапользователи сайтаRSSФОРУМСТАНДАРТЫГОСТ РСЛОВАРЬНАВИГАТОРКОНСУЛЬТАНТЫ
 
Логин : Пароль:   
       [регистрация] [напомнить пароль]

ФОРУМ
• Вакансия. Украина. Киев. 
 16. Мар 01:13 от tetervak
• ISO 8536-8:2015 
 14. Мар 14:26 от DobrozhelatelnyjAA
• Типы несоответствий и коррек... 
 21. Фев 19:03 от swan
• Анекдоты про СМК, аудиты и а... 
 10. Фев 09:25 от LinkeLI





Коммуникации

.: Дата публикации 03-Ноя-2011 :: Просмотров: 22788 :: Печатать текущую страницу :.




Ошибки обнаружит во вторых экземплярах босс,
когда начнет их читать.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности компании и представляют одну из сложных проблем управления. По существу это своего рода «нервная система» единого организма компании.

Коммуникация (от лат. – сообщение, передача) это процесс обмена сообщениями, информацией между различными личностями, их социальными группами, общностями, организациями.

Коммуникация — как форма общения двух и более субъектов контактирования — является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поэтому эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях, т.к. управление это информационный процесс (процесс циркуляции, преобразования и передачи информации).

Поскольку все виды управления построены на коммуникации, ее с полным основанием можно считать главным связующим процессом. От качества обмена информацией напрямую зависит степень реализации поставленных задач. В то же время некачественная, неэффективная коммуникация способна порождать массу проблем в компании.

Цели коммуникаций:

  • обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;
  • получение информации о процессах производства и произведенных продуктах;
  • создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
  • совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
  • регулирование и рационализация информационных потоков.

Существует пять базовых элементов коммуникационного процесса:

  • Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;
  • Язык коммуникации — понятная участникам процесса система передачи смысла(ов), например, профессиональный сленг;
  • Сообщение — непосредственно информация о предмете взаимодействия;
  • Канал — средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети, информационные доски);
  • Получатель (адресат) — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

Можно с уверенностью сказать; что осуществление коммуникаций — это процесс, необходимый для любого управленческого действия, в котором роль руководителя одна из важнейших. Прежде всего, руководитель должен быть хорошим психологом, который может предугадать малейшие изменения настроения сотрудника и/или коллектива. Психологический фактор — один из важнейших факторов успешных коммуникаций.

Во-вторых, руководитель должен обладать ораторским мастерством и умением убеждать. Риторика общения в развитых компаниях стоит на одном из ведущих мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее компании, а вместе с ним и будущее каждого отдельно взятого сотрудника.

Система коммуникации элемент системы управления компанией, основными предназначением которого является поддержание процесса передачи (и сохранения) информации между сотрудниками компании.

Для организации и упорядочивания коммуникационного процесса в компании должна быть создана система коммуникаций, по средствам которой сотрудники и руководители могут быстро и эффективно обмениваться сообщениями (информацией).

Основными средствами системы коммуникации компании являются:

  • отдел коммуникаций;
  • система электронного документооборота;
  • электронная почта;
  • телефонные коммуникации;
  • корпоративный сайт;
  • компьютерная сеть компании;
  • информационные доски.

Отдел коммуникаций (канцелярия, секретариат и т.п.)
Данная линия коммуникации находится в главном офисе компании.
Предоставляемые услуги включают следующий перечень:

  • обработка почты;
  • переадресация телефонных звонков;
  • принятая коммуникационная система в компании «система двух корзин»;
  • другие услуги коммуникации.

Работа отдела коммуникаций построена по принципу почтового отделения: в определенном месте расположены корзины каждого структурного подразделения для входящей корреспонденции (внешней и внутренней). На каждой корзине наклеен ярлык с названием отдела и номерами кабинетов. Также есть одна общая корзина для исходящей корреспонденции внешним организациям.

Функциями отдела коммуникаций являются прием, проверка, регистрация и распределение по корзинам коммуникационного центра сообщений. Также в задачи отдела коммуникаций входит доставка корреспонденции сотрудникам (в их корзину «Входящие»), а также выемка корреспонденции из их корзины «Исходящие». В зависимости от получателя сообщения кладется либо в корзину для исходящей корреспонденции компании либо в корзины отделов, сотрудникам которых корреспонденция предназначена.

Система электронного документооборота (СЭД)

СЭД это электронная программа для:

  • внутреннего документооборота;
  • ведение учета и отчетности;
  • построение структуры компании;
  • обмена сообщениями;
  • согласования и утверждения управленческой документации;
  • других целей.

СЭД позволяет легко и быстро получить доступ к нужной информации.

Необходимость доступа к данной программе определяется непосредственным руководителем сотрудника, который подает заявку администратору программы. При этом руководитель должен указать какой необходим уровень прав для сотрудника, то есть, к каким задачам он должен подключится и к какой информации может иметь доступ. Каждому сотруднику присваивается свой пароль, под которым он заходит в программу и производит действия согласно его должностным обязанностям. Каждый пост в компании имеет свои права доступа для работы в СЭД с определенными модулями программы.

Электронная почта

Наиболее распространенная программа для управления электронной почтой — Outlook — это программа, предназначенная для внутренней и внешней переписки, отправки внутреннего документооборота и сообщений. В компании может применяться любая другая аналогичная программа.

Каждому сотруднику компании, работающему с компьютером присвоена определенная учетная запись. Каждой учетной записи соответствует определенный электронный адрес. Используя эту учетную запись, электронный адрес, сотрудник может пользоваться данной программой, чтобы получать и отправлять электронные сообщения как внутри компании так и за ее пределы.

Все отправляемые сообщения, должны иметь заполненное поле «Тема». Название темы должно отражать суть вопроса, поднятого в сообщении. Как и любые сообщения, сообщения, отправляемые с помощью электронной почты, должны начинаться с вежливого обращения к сотруднику и заканчиваться вежливым обращением отправителя.

Отвечая на сообщение, необходимо давать информацию по существу заданных вопросов, предоставляя только ту информацию, которая запрашивается.

Телефонные коммуникации

В большинстве случаев телефонная коммуникация используется для обсуждения срочных вопросов. Возможно, что ваш вопрос не является настолько срочным и для его решения достаточно написать сообщение, в котором кратко изложить суть. И сотрудник в удобное для него время и приемлемые для вас сроки быстро решит его.

В компании существуют следующие виды телефонной связи:

  • внутренняя связь (внутренний) — на рабочем месте каждого сотрудника располагается телефонный аппарат с присвоенным личным номером;
  • внешняя связь (рабочий) — телефонные аппараты городской связи;
  • мобильная связь (мобильный) — мобильные телефоны, подключенные к корпоративной сети.

Для удобства использования телефонной связи в СЭД и на внутреннем сайте компании должен быть создан телефонный справочник по всем сотрудникам компании. В данном справочнике приводяться все телефонные номера, по которым можно связаться с сотрудником: рабочий, внутренний, мобильный, домашний и так далее. Те из них, которые имеют уровень доступа информации «Общая» — доступны для просмотра всем сотрудникам компании. Все внутренние, корпоративные мобильные и рабочие номера телефонов имеют уровень «Общая». Для всех остальных номеров, сотрудник самостоятельно указывает уровень доступа.

Одним из инструментов управления коммуникациями является регламент документооборота, подробно о нем будет изложено в гл. V р. 9.

В общем виде система коммуникаций группы компаний может быть представлена как на рисунке 4.1.

Система коммуникаций группы компаний.
Рисунок 4.1 — Система коммуникаций группы компаний.

Цифрами от 1 до 12 на рисунке обозначены каналы коммуникаций. Для каждого канала коммуникаций необходимо определит: название канала; предмет взаимодействия; средства коммуникации; вид отчета (если применяется); периодичность взаимодействия и другую информацию.

Система коммуникаций строиться с учетом реальной организационной структуры группы компаний.


следующая страница: Стратегия компании
все страницы: МУКа - Модель управления компанией. Учебный курс.



.: Вернуться в раздел: Управление качеством :: Главный :.

менеджмент качества ( процессы | школа качества | нормирование | управление качеством | хассп)
книги: стандарты | качество | ХАССП | маркетинг | торговля
управленческий консалтинг ( планирование и контроль | конфликтменеджмент)
новости и события: пресс-релизы | новые стандарты | новости партнеров | новости | архив новостей, статей
новая торговля (автоматизация | магазиностроение | маркетинг и экономика)
интернет-маркетинг (создание сайта | интернет - бизнес)
финансы & страхование (страхование | бизнес-школа)
обзоры и интервью: маркетинг | консалтинг | торговля | управление качеством )
энциклопедия: это интересно | глоссарий | о семье | менеджмент семьи | каталог ресурсов


[реклама на сайте]

Мы разрешаем использовать, цитировать, копировать, транслировать и переводить любые наши материалы в сети Интернет
при условии установки прямой ссылки на этот конкретный материал на сайте KlubOK.net

Для того чтобы опубликовать свой материал (статью, книгу и т.д.),
вам достаточно направить его по адресу klubok@klubok.net
в любом удобном вам формате.
Copyright © 2003-2017 KlubOK.net, Андрей Гарин


Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика