6.3. УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ И КАЧЕСТВО

Деятельность по финансированию затрат на качество (алгоритм)

Для учета денежных средств, затрачиваемых на качество организацией в целом и её подразделениями в частности, ежемесячно составляется отчет о затратах на качество в виде таблицы:

Деятельность может осуществляться в соответствии со следующим алгоритмом:

1. Начните с определения целей и задач организации в области качества:
   • Желаемое положение среди конкурентов;
   • Желаемая долгосрочная политика в области качества.
2. Переведите задачи по обеспечению качества из области качества в производственную сферу, т.е. для реальных рабочих мест сформулируйте требования к выходному контролю уровня качества, к управлению качеством, к испытаниям.
3. Для этого воспользуйтесь оценкой возможностей процессов, измерительных систем и т.д.
4. Развивайте реальные программы и проекты, соответствующие установленным целям.
5. Определите требования к денежным средствам для обеспечения программ и проектов (включая кап. вложения и расходы на рабочую силу).

Одна из лучших классификаций стоимости качества с позиции TQM связана с различием между затратами на соответствие и издержками на несоответствие продукта требованиям как внешнего, так и внутреннего потребителя.

Затраты на соответствие

В настоящее время это самый выгодный для производителя вид инвестиций, поскольку он способствует предупреждению брака. Такие инвестиции позволяют свести к минимуму три составляющие стоимости качества (с2, с3, с4) из четырех, т.е. издержки производителя на исправление брака и несоответствий, а в конечном счете – затраты на контроль.

Предупреждение брака – одна из важнейших движущих сил программы по улучшению качества, одновременно способствует и снижению стоимости качественного продукта.

Продвижение к «нулевому дефекту» занимает длительное время. Однако как показывает практика, общий объем затрат на качество за счет даже относительно небольших инвестиций в превентивные действия снижается на треть уже через три года. Хотя действия по предупреждению брака и несоответствий требуют затрат, они значительно меньше тех издержек, которые производитель несет в результате выпуска бракованной продукции.

Затраты на соответствие включают все виды расходов, связанных с разработкой и обеспечением правильной деятельности всех участников процесса изготовления качественного продукта. К ним относятся:

• Планирование и проектирование ценного для потребителя продукта;
• Проектирование процедур, определяющих выполнение задачи;
• Статистический контроль процесса;
• Калибровку оборудования, обеспечивающую производство продукции соответствующей спецификации;
• Обучение и переподготовку персонала, обеспечивающего выполнение поставленной задачи;
• Обслуживание оборудования;
• Работу с поставщиками по улучшению качества поставляемых материалов;
• Аудиторскую деятельность, обеспечивающую постоянное улучшение системы.

Главное требование программы улучшения качества – не воспринимать брак и несоответствия как нормальное явление, а рассматривать их как основного противника производителя, которого можно обнаружить и уничтожить.

Издержки на несоответствие

Это финансовые и моральные издержки производителя на изготовление, выявление и исправление брака. Они включают стоимость обнаружения брака (около 30% всех издержек) и его исправление (около 70%).

Если брака нет, то нет необходимости по его обнаружению и исправлению. Следовательно эти издержки появляются в результате:

1. делается лишняя работа, т.е. изготавливается неправильная вещь, неважно как: правильно или неправильно составляется отчет, который никто не читает, потому что он ни как не влияет на успех дела;
2. правильная деятельность с первого раза не предусматривается, т.е. правильные вещи делаются неправильно, в результате чего в затраты закладываются издержки на изготовление брака, содержание контролирующих и гарантийных служб, ремонт и переделку.

Явные издержки:

• необходимый ремонт – исправление дефектов после того как продукт был доставлен потребителю;
• послепродажное обслуживание;
• возврат некачественного продукта;
• производство брака – потери ресурсов;
• низкокачественный продукт;
• переделка забракованного производителем продукта – потеря ресурсов;
• снижение эффективности – меры корректирующего воздействия;
• жалобы потребителей – урегулирование проблем;
• страхование на случай юридической ответственности;
• администрирование – дополнительная адм. деятельность связанная с анализом и исправлением брака и проблем.

Неявные издержки:

• на излишние запасы исходных материалов и готовой продукции;
• из-за задержек платежей;
• из-за устранения запасов – ошибки маркетинга;
• из-за конструкторских и технологических изменений;
• из-за сверхурочных работ;
• из-за расходования дополнительных мощностей;

Есть ещё такая категория издержек как потери, которые практически невозможно подсчитать.

Потери – вид неявных для производителя издержек, глубоко скрытых в общей стоимости продукта и связанных с дефектностью в деятельности системы.

Рекомендации по сбору данных о затратах

1. Определите масштаб и цели исследования, которые, в свою очередь, и помогут выбрать путь сбора данных и статьи затрат. Изначально нужно самому себе ответить на вопрос, для чего вам нужны данные о затратах на качество для всеобщего улучшения или для выявления наиболее важных видов деятельности и последующего анализа затрат только в этих областях.
2. Используйте существующую систему сбора и управления затратами как основной источник информации. Если ею воспользоваться нельзя, то постарайтесь получить другие данные из уже апробированных информационных систем, но ни в коем случае не изобретайте новую систему.
3. Обеспечьте постоянное внимание руководства к вопросам качества путем включения затрат на него в регулярные финансовые отчеты. В связи с этим очень важно заранее заручиться помощью и поддержкой финансовой службы.
4. Не пытайтесь охватить все затраты на качество. Первоначальная оценка общих затрат не требует тщательной проработки и детализации (утоните!).
5. Будьте готовы к тому, чтобы поступающая информация о затратах на качество была идентифицирована: указаны конкретно сотрудник и т.д.
6. Начинать нужно с издержек на брак, независимо от того какой объект выбран.
7. Проводить анализ общих затрат периодически (возможно, ежегодно, а для выбранного объекта улучшения – ежемесячно, или еженедельно).
8. Сфокусировать внимание всех участников программы улучшения (особенно на начальной стадии внедрения) ее  на изменениях уровней издержек на несоответствия, связанные с персональной деятельностью сотрудников, так как эти изменения проявляются быстрее, чем изменения общих затрат на качество.