|
В каждой компании документация должна регламентироваться с учетом конкретных особенностей: объема, вида осуществляемой деятельности, структуры управления и т.п. Поэтому очень важно, чтобы документооборот был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами компании. От этого зависит многое — в частности, своевременное получение работниками зарплаты и других положенных им выплат. Следовательно, необходимо зафиксировать последовательность действий, а именно: - в какой срок подразделения должны оформлять отчеты и другую документацию;
- в какие сроки руководители подразделений должны представлять документы и кому.
Четкое определение потоков движения отчетных документов позволит компании наладить соответствующие внутренние регламенты. Одним из них является регламент документооборота с описанием типов используемых документов и указанием сроков их исполнения. Упрощенная схема движения документации представлена на рисунке 9.1. 
Рисунок 8.1 — Схема взаимодействия различных типов бизнес-планов. В регламенте документооборота необходимо перечислить работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемые структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепить порядок движения каждого вида документа, начиная от его получения создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. Разработка регламента документооборота ведется в виде таблицы (например, Excel файла), по установленной форме, в котором должна быть представлена следующая информация: - название отчета;
- срок предоставления отчета;
- способ коммуникации (электронный документооборот, Outlook и т.п.);
- форма отчета;
- отправитель и получатель отчета.
Если регламент документооборота составлен правильно и соблюдается должным образом, усиливается контроль, отчетность составляется своевременно. Своевременно заполненная и сданная отчетность, позволяет руководителю направлять деятельность подразделения, на достижение поставленной цели. Регламент документооборота составляет компетентный сотрудник, которого назначает руководитель. Регламент документооборота прилагается к положению о соответствующем подразделении и должен быть утвержден вышестоящим руководителем. Составленный регламент дает право требовать представления документов в установленные сроки. Изменения в регламент документооборота должны быть согласованы и утверждены вышестоящим руководителем. При составлении регламента документооборота, необходимо разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было ясно, какова его связующая роль. В процессе работы можно использовать должностные инструкции или положения о подразделениях. |
