За последнее время, к своему удивлению, я подслушал несколько разговоров между ИТ-директорами о том, стоит ли им нанимать проектных менеджеров. В ходе обсуждения, они решили, что проектный менеджер повышает уровень ненужной бюрократии: непрерывно планируя совещания, замедляя процесс путем контроля, пересматривая его, постоянно документируя весь материал, вместо того, чтобы двигаться вперед.
Имея многолетний опыт работы с проектными менеджерами в сфере ИТ, это удивило меня. Однако, слушая все это в течении месяцев, я начал размышлять на тему «Можем ли мы считать проектный менеджмент в сфере ИТ 86-ым?»
В клубном или ресторанном бизнесе 86 – это продукция, которой нет в наличии или же продукт, который отменил заказчик. В бизнесе 86 – это что-то, что больше не имеет ценности, так как, например, его стоимость превышает выгоду. Поэтому, чтобы ответь на вопрос о том, является ли проектный менеджмент 86-ым, мы должны посмотреть на ценность (или, возможно, ее отсутствие), которую проектный менеджмент приносит в сферу ИТ.
В общем, организации обращаются к проектному менеджменту для снижения затрат путем повышения эффективности своих процессов, создания более совершенного клиента и удовлетворенности заинтересованных сторон, и в целом, для увеличения конкурентоспособности.
То же самое верно и для сферы ИТ.
Для того, чтобы подчеркнуть эти моменты, доклад Economist Intelligence показал, что 80% руководителей в мире считают, что на протяжении прошлого кризиса проектный менеджмент, в качестве основной компетенции, помог им остаться конкурентоспособными.1
Кроме того, исследование, проведенное гигантом консалтинговых услуг McKinsey & Co., обнаружило, что 60% высших руководителей считают, что построение строгой дисциплины проектного менеджмента является одним из главных приоритетов для их компаний, так как он направлен в будущее. 2
Почему же бизнес-руководители по всему миру и лучшие консалтинговые фирмы так уважают проектный менеджмент?
Это возвращает нас к вопросу ценности.
Ценностные предложения для проектного менеджмента состоят из трех компонентов:
- Менеджмент рисков
- Сдерживание затрат
- Коммуникации
Менеджмент рисков является основной компетенцией для профессиональных проектных менеджеров. Осуществление контроля над проектом проектными менеджерами часто помогает определять и обходить риски. Но даже если риск настанет, хороший проектный менеджер сможет уменьшить его влияние.
Ведение финансовой стороны проекта – это другая основная компетенция проектных менеджеров. Способность управлять затратами при манипуляции ресурсами (проектная команда, поставщики третьей стороны, клиенты, заинтересованные стороны), изменении масштабов проекта и графиков, можно достичь только путем проектного планирования и надлежащей проверки, частыми пересмотрами проекта и управления ключевыми моментами.
Как в сфере недвижимости важным является месторасположение, так для проектов важны коммуникации. Коммуникации – это руль управления проектного менеджера (вы когда-нибудь встречали хорошего проектного менеджера, который является плохим коммуникатором?). Я не могу не подчеркнуть важность коммуникаций. Давайте перечислим возможные способы коммуникаций: экономическое обоснование проекта, запросы предложений, контракты, стартовые совещания, постановка задач, сбор требований, ожидание установки, взаимодействие с заинтересованными сторонами, обновления проекта, риски, смягчение последствий, бюджет, сроки, ресурсы. Список тем для коммуникаций и форумов можно продолжать и продолжать.
Неудивительно, что большинство проектных менеджеров подписываются под правилом 20/80. Согласно этому правилу 20% времени тратиться на деятельность, основанную на транзакциях, которая необходима для управления проектом, а 80% времени лучше потратить на деятельность, которая связана с лидерством и сдачей проекта – коммуникации наиболее важны. 4
Давайте подытожим. Итак, проектные менеджеры увеличивают уровень бюрократии? Фактически, да. Однако я бы охарактеризовал это как «управление», но не бюрократию. Я утверждаю, что постоянное управление это хорошо. Объедините управление с проектным лидерством, мониторингом и отчетностью и верно использованные проектные менеджеры фактически устранят большую часть бюрократии и бумажной работы, но, в противном случае, могут сильно замедлить команду проекта.
Патрисио Ромеро, сотрудник ИТ-управления в Direct TV, говорит: «Вы можете считать, что отдел проектного менеджмента занимает много времени, людей и денег, но если вы сделаете комнату для него, накормите его и дадите ему власть и ответственность, то вы увидите результаты. У вас будут лучшая организация и лучшая коммуникация о ходе реализации проекта в рамках всей компании, которая является ключевой для успеха любого бизнеса.» 3
Я говорю более просто: «Хороший проектный менеджер на вес золота»
Загадка: Каким образом сфера ИТ поставляет ценность клиенту? Ответ: Предоставляя решения бизнес-проблем (или новую возможность, или повышение функциональности). Как ИТ воплощают эти решения? Ответ: Путем реализации проектов.
По сути, цепь создания ценности для ИТ выглядит следующим образом:
Реализация проекта >> Решения для бизнес-пользователей >> Счастливые и продуктивные клиенты!
Таким образом, несмотря на то, что многие факторы влияют на создания хороших бизнес-решений и счастливых клиентов, ни один из которых я не обесцениваю, мы знаем, что хороший проектный менеджмент это критически важный компонент, в который мы должны вкладывать деньги, улучшать и развивать.
Итак, давайте ответим на вопрос: «Можем ли мы назвать проектный менеджмент в сфере ИТ 86-ым». Мой ответ: «Однозначно нет!» (а если вы так думаете, то вы ищите возможности для сокращения расходов не в том месте).
автор: Жене Роджерс является старшим директором менеджмента качества и проектов в Университет штата Огайо в Колумбусе, США. Он сертифицированный инженер качества и Черный Пояс Шести Сигм. На сегодняшний день он осуществляет надзор за тестированием и валидацией ИТ, менеджмент ИТ-сервисов, менеджмент контрактов и поставщиков, а также возглавляет отдел проектного менеджмента.
© Материал подготовлен Анной Джежик
по материалам зарубежных изданий
http://www.klubok.net/
