ПРИМЕЧАНИЕ Объем документированной информации системы экологического менеджмента может быть различным в разных организациях в зависимости от:
При создании и обновлении документированной информации организация должна подходящим образом обеспечить
Документированная информация, требуемая системой экологического менеджмента и настоящим Международным Стандартом, должна находиться под управлением для того, чтобы обеспечить:
Документированная информация внешнего происхождения, определенная организацией как необходимая для планирования и функционирования системы экологического менеджмента, должна быть идентифицирована соответствующим образом и находиться под управлением.
ПРИМЕЧАНИЕ Доступ может означать разрешение только на анализ документированной информации или разрешение и полномочия для просмотра и изменения документированной информации.
Сами организации могут решить, что им нужна дополнительная документированная информация.
п.п. | Требования документировать | Прим. |
4.1 Понимание организации и ее контекста | Организация должна определять внешние и внутренние факторы, которые имеют отношение к ее назначению и которые влияют на ее способность к достижению намеченных результата(ов) системы экологического менеджмента. Эти факторы включают экологические условия, способные влиять на организацию или испытывать влияние организации. | Нет прямого требования «документировать», но есть требование «определить», поэтому организации следует продемонстрировать и предоставить доказательства в полноте и управлении такими видами деятельности. Документ: Контекст организации |
4.2 Понимание потребностей и ожиданий заинтересованных сторон | Организация должна определить: a) заинтересованные стороны, которые имеют отношение к системе экологического менеджмента; b) соответствующие потребности и ожидания (т.е. требования) этих заинтересованных сторон; c) какие из этих потребностей и ожиданий становятся обязательными требованиями. | См. прим 4.1 Документ Потребности и ожидания заинтересованных сторон |
4.3 Определение области применения системы экологического менеджмента | Область применения должна поддерживаться как документированная информация и быть доступной заинтересованным сторонам. | Может быть включена в Политику СЭМ |
5.2 Экологическая политика | Экологическая политика должна: - поддерживаться как документированная информация
- быть доступной для заинтересованных сторон
| Документ Политика в области менеджмента окружающей средой |
6.1 Действия по обработке рисков и возможностей 6.1.1 Общие положения | Организация должна поддерживать документированную информацию о ее: - рисках и возможностях, которые нужно учесть;
- процессах, необходимых в контексте п. п. 6.1.1 6.1.4, в объеме, необходимом для создания уверенности, что они будет выполнены, как планировалось.
| Процедура идентификации и оценки рисков и возможностей Реестр Рисков и возможностей План обработки существенных рисков и возможностей |
6.1.2 Экологические аспекты | Организация должна поддерживать документированную информацию о своих: - экологических аспектах и связанными с ними экологическими воздействиями;
- критериях, используемых для определения существенных экологических воздействий;
- существенных экологических аспектах.
| Процедура идентификации и оценки аспектов окружающей среды Реестр аспектов и воздействий на окружающую среду Реестр существенных аспектов и воздействий на окружающую среду |
6.1.3 Обязательные требования | Организация должна поддерживать документированную информацию о своих обязательных требованиях. | Процедура идентификации обязательных законодательных требований Реестр законодательных и др. требований |
6.1.4 Планирование действий | Организация должна планировать: a) осуществление действий в отношении: 1) существенных экологических аспектов; 2) обязательных требований; 3) рисков и возможностей, b) как: 1) интегрировать и внедрить действия в процессы своей системы экологического менеджмента 2) оценивать результативность этих действий | См. прим 4.1 Документ План снижения существенных экологических аспектов и их мониторинг |
6.2.1 Экологические цели | Организация должна сохранять документированную информацию об экологических целях. | Цели План достижения целей и их мониторинг |
6.2.2 Планирование действий для достижения экологических целей | При планировании достижения своих экологических целей организация должна определить: a) необходимые действия; b) требуемые ресурсы; c) ответственных; d) сроки достижения e) как будут оцениваться результаты, включая показатели для мониторинга достижения измеримых экологических целей | См. прим 4.1 |
7.2 Компетентность | Организация должна сохранять соответствующую документированную информацию, свидетельствующую о компетентности. | Процедура Компетентность, тренинг и осведомленность Журнал проведения обучения План тренингов Матрица компетентности Список персонала |
7.4 Информирование 7.4.1 Общие требования | Организация должна сохранять документированную информацию, свидетельствующую о информировании, при необходимости. | Процедура информирования, участия и консультирования Процедура внутреннего и внешнего информирования Информационная доска Записи об информировании заинтересованных сторон |
7.5 Документированная информация 7.5.1 Общие положения | | Руководство по СЭМ |
8.1 Операционное планирование и контроль | Организация должна поддерживать документированную информацию в объеме, необходимом для создания уверенности, что процесс(‐ы) выполнялся, как планировалось. | Процедура Операционного контроля параметров процессов Процедура Операционного контроля расхода э/э, воды, тепла Процедура обращения с отходами Список токсичных и нетоксичных отходов Руководство СЭМ для подрядчиков |
8.2 Готовность к аварийным ситуациям и реагирование | Организация должна поддерживать документированную информацию, в объеме необходимом для соблюдения конфиденциальности процессов(‐а) в согласно плану. | Процедура ПЛАС Матрица ответственности реагирования План противоаварийных тренировок Отчет о противоаварийных тренировках |
9.1 Мониторинг, измерения, анализ и оценивание 9.1.1 Общие положения | Организация должна сохранять соответствующую документированную информацию, отображающую результаты мониторинга, измерений, анализа и оценивания. | Процедура Мониторинга и измерений Журнал калибровки измерительного оборудования Журнал записей результатов мониторинга Форма Шильдик о статусе калибровки оборудования Отчет о результатах мониторинга |
9.1.2 Оценивание соответствия обязательным требованиям | Организация должна сохранять документированную информацию, свидетельствующую о выходных данных оценивания соответствия обязательным требованиям. | Процедура по оценке соответствия Результаты оценки соответствия |
9.2 Внутренний аудит 9.2.1 Общие требования | Организация должна сохранять документированную информацию в качестве свидетельства выполнения программы аудита и результатов аудита. | Процедура Внутренний аудит План Внутреннего аудита Годовой график проведения внутренних аудитов Список внутренних аудиторов Вопросник по проведению внутренних аудитов |
9.3 Анализ со стороны руководства | Организация должна сохранять документированную информацию, свидетельствующую о результатах анализа со стороны руководства. | Процедура Анализ со стороны руководства Повестка дня заседания Анализ СЭМ |
10.2 Несоответствия и корректирующие действия | Организация должна сохранять документированную информацию, свидетельствующую о: - характере несоответствий и последующих предпринятых действий;
- результатов корректирующего действия.
| Процедура расследования инцидентов, несоответствия и предупреждающие действия Отчет о несоответствиях Журнал прослеживания устранения несоответствий |