ISO 14001:2015. 7 Поддержка. 7.5 Документированная информация

03.09.2021 13:00

7.5.1 Общие положения

Система экологического менеджмента организации должна включать:

документированную информацию, необходимость в которой установлена настоящим международным стандартом;
документированную информацию, определенную организацией как необходимую для достижения результативности системы экологического менеджмента.

ПРИМЕЧАНИЕ Объем документированной информации системы экологического менеджмента может быть различным в разных организациях в зависимости от:

размера организации и видов ее деятельности, процессов, продукции и услуг;
необходимости демонстрировать выполнение обязательных требований;
сложности процессов и их взаимодействий;
компетентности лиц, выполняющих работу под управлением организации

7.5.2 Создание и обновление

При создании и обновлении документированной информации организация должна подходящим образом обеспечить

ее идентификацию и описание (например, путем указания ее заголовка, даты, автора и учетного номера);
ее формат (например, язык изложения, версия программного обеспечения, требования к графическому исполнению), и соответствующий носитель (например, бумажный или электронный);
ее анализ и утверждение на предмет применимости и адекватности.

7.5.3 Управление документированной информацией

Документированная информация, требуемая системой экологического менеджмента и настоящим Международным Стандартом, должна находиться под управлением для того, чтобы обеспечить:

ее доступность и пригодность для использования, где и когда это необходимо;
ее адекватную защиту (например, от нарушения конфиденциальности, от неправильного использования или нарушения сохранности).

Для управления документированной информацией организация должна рассмотреть следующие виды деятельности, при необходимости:

распределение, доступ, поиск и использование;
хранение и сохранность, включая сохранение читаемости;
управление изменениями (например, управление версиями);
срок сохранения и уничтожение.

Документированная информация внешнего происхождения, определенная организацией как необходимая для планирования и функционирования системы экологического менеджмента, должна быть идентифицирована соответствующим образом и находиться под управлением.

ПРИМЕЧАНИЕ Доступ может означать разрешение только на анализ документированной информации или разрешение и полномочия для просмотра и изменения документированной информации.
Сами организации могут решить, что им нужна дополнительная документированная информация.

п.п.	Требования документировать	Прим.
*4.1 Понимание организации и ее контекста*	Организация должна определять внешние и внутренние факторы, которые имеют отношение к ее назначению и которые влияют на ее способность к достижению намеченных результата(ов) системы экологического менеджмента. Эти факторы включают экологические условия, способные влиять на организацию или испытывать влияние организации.	Нет прямого требования «документировать», но есть требование «определить», поэтому организации следует продемонстрировать и предоставить доказательства в полноте и управлении такими видами деятельности. Документ: Контекст организации
*4.2 Понимание потребностей и ожиданий заинтересованных сторон*	Организация должна определить: a) заинтересованные стороны, которые имеют отношение к системе экологического менеджмента; b) соответствующие потребности и ожидания (т.е. требования) этих заинтересованных сторон; c) какие из этих потребностей и ожиданий становятся обязательными требованиями.	См. прим 4.1 Документ Потребности и ожидания заинтересованных сторон
4.3 Определение области применения системы экологического менеджмента	Область применения должна поддерживаться как документированная информация и быть доступной заинтересованным сторонам.	Может быть включена в Политику СЭМ
5.2 Экологическая политика	Экологическая политика должна: поддерживаться как документированная информация быть доступной для заинтересованных сторон	Документ Политика в области менеджмента окружающей средой
6.1 Действия по обработке рисков и возможностей 6.1.1 Общие положения	Организация должна поддерживать документированную информацию о ее: рисках и возможностях, которые нужно учесть; процессах, необходимых в контексте п. п. 6.1.1 6.1.4, в объеме, необходимом для создания уверенности, что они будет выполнены, как планировалось.	Процедура идентификации и оценки рисков и возможностей Реестр Рисков и возможностей План обработки существенных рисков и возможностей
6.1.2 Экологические аспекты	Организация должна поддерживать документированную информацию о своих: экологических аспектах и связанными с ними экологическими воздействиями; критериях, используемых для определения существенных экологических воздействий; существенных экологических аспектах.	Процедура идентификации и оценки аспектов окружающей среды Реестр аспектов и воздействий на окружающую среду Реестр существенных аспектов и воздействий на окружающую среду
6.1.3 Обязательные требования	Организация должна поддерживать документированную информацию о своих обязательных требованиях.	Процедура идентификации обязательных законодательных требований Реестр законодательных и др. требований
*6.1.4 Планирование действий*	Организация должна планировать: a) осуществление действий в отношении: 1) существенных экологических аспектов; 2) обязательных требований; 3) рисков и возможностей, b) как: 1) интегрировать и внедрить действия в процессы своей системы экологического менеджмента 2) оценивать результативность этих действий	См. прим 4.1 Документ План снижения существенных экологических аспектов и их мониторинг
6.2.1 Экологические цели	Организация должна сохранять документированную информацию об экологических целях.	Цели План достижения целей и их мониторинг
*6.2.2 Планирование действий для достижения экологических целей*	При планировании достижения своих экологических целей организация должна определить: a) необходимые действия; b) требуемые ресурсы; c) ответственных; d) сроки достижения e) как будут оцениваться результаты, включая показатели для мониторинга достижения измеримых экологических целей	См. прим 4.1
7.2 Компетентность	Организация должна сохранять соответствующую документированную информацию, свидетельствующую о компетентности.	Процедура Компетентность, тренинг и осведомленность Журнал проведения обучения План тренингов Матрица компетентности Список персонала
7.4 Информирование 7.4.1 Общие требования	Организация должна сохранять документированную информацию, свидетельствующую о информировании, при необходимости.	Процедура информирования, участия и консультирования Процедура внутреннего и внешнего информирования Информационная доска Записи об информировании заинтересованных сторон
7.5 Документированная информация 7.5.1 Общие положения		Руководство по СЭМ
8.1 Операционное планирование и контроль	Организация должна поддерживать документированную информацию в объеме, необходимом для создания уверенности, что процесс(‐ы) выполнялся, как планировалось.	Процедура Операционного контроля параметров процессов Процедура Операционного контроля расхода э/э, воды, тепла Процедура обращения с отходами Список токсичных и нетоксичных отходов Руководство СЭМ для подрядчиков
8.2 Готовность к аварийным ситуациям и реагирование	Организация должна поддерживать документированную информацию, в объеме необходимом для соблюдения конфиденциальности процессов(‐а) в согласно плану.	Процедура ПЛАС Матрица ответственности реагирования План противоаварийных тренировок Отчет о противоаварийных тренировках
9.1 Мониторинг, измерения, анализ и оценивание 9.1.1 Общие положения	Организация должна сохранять соответствующую документированную информацию, отображающую результаты мониторинга, измерений, анализа и оценивания.	Процедура Мониторинга и измерений Журнал калибровки измерительного оборудования Журнал записей результатов мониторинга Форма Шильдик о статусе калибровки оборудования Отчет о результатах мониторинга
9.1.2 Оценивание соответствия обязательным требованиям	Организация должна сохранять документированную информацию, свидетельствующую о выходных данных оценивания соответствия обязательным требованиям.	Процедура по оценке соответствия Результаты оценки соответствия
9.2 Внутренний аудит 9.2.1 Общие требования	Организация должна сохранять документированную информацию в качестве свидетельства выполнения программы аудита и результатов аудита.	Процедура Внутренний аудит План Внутреннего аудита Годовой график проведения внутренних аудитов Список внутренних аудиторов Вопросник по проведению внутренних аудитов
9.3 Анализ со стороны руководства	Организация должна сохранять документированную информацию, свидетельствующую о результатах анализа со стороны руководства.	Процедура Анализ со стороны руководства Повестка дня заседания Анализ СЭМ
10.2 Несоответствия и корректирующие действия	Организация должна сохранять документированную информацию, свидетельствующую о: характере несоответствий и последующих предпринятых действий; результатов корректирующего действия.	Процедура расследования инцидентов, несоответствия и предупреждающие действия Отчет о несоответствиях Журнал прослеживания устранения несоответствий

ISO 14001:2015: см . ссылку http://www.klubok.net/reviews325.html
Серия из 25 статей, в которых рассматривается требования каждого раздела новой версии стандарта ISO 14001:2015 и даются примеры того, что можно учитывать, внедряя тот или иной пункт стандарта. Будут интересны тем, кто впервые самостоятельно разрабатывает систему менеджмента окружающей среды (СМОС) или систему экологического менеджмента (СЭМ).