ISO 14001:2015. 7 Поддержка. 7.4 Информирование

Примеры внутренних сообщений включают:

• Коммуникация экологических целей и задач для сотрудников.
• Повышение осведомленности сотрудников о проблемах окружающей среды.
• Коммуникация экологической политики с сотрудниками.
• Консультирование по несоответствию соответствующим ведомственным руководителям.
• Отчетность об инцидентах, возникающих в результате аномальной или аварийной работы, для высшего руководства.

Примеры внешних коммуникаций включают:

• Работа с жалобами на окружающую среду или активное приглашение таких заинтересованных сторон или «зеленых» групп давления на сайт.
• Отвечать на запросы СМИ, особенно в случае инцидента.

Невозможность эффективно общаться в течение первых нескольких часов инцидента может серьезно снизить способность компании контролировать ситуацию. Это подорвет репутацию компании в умах сотрудников, клиентов, средств массовой информации и общественности. Эффективное управление окружающей средой требует эффективных коммуникаций. Коммуникации помогут вам:

• мотивировать рабочую силу;
• объяснять экологическую политику как внутри, так и снаружи, и как она относится к общему видению / стратегии бизнеса;
• обеспечить понимание ролей и ожиданий;
• продемонстрировать приверженность руководства;
• мониторинг производительности; а также,
• определить возможные улучшения системы.

Для эффективной внутренней коммуникации требуются механизмы для потока информации сверху вниз и снизу вверх. Поскольку сотрудники находятся на «передовой линии», они часто являются отличным источником информации, вопросов и идей. Общение с внешними сторонами также важно для эффективного управления окружающей средой. Сбор информации о мнении клиентов, соседей, групп влияния, среди прочего, поможет вам понять, как ваша организация воспринимается другими. Информация из внешних источников может иметь решающее значение для определения экологических и других бизнес-целей. Эффективный СЭМ должен включать процедуры для:

• связь между уровнями и функциями и
• сбор опросов, получение, документирование и реагирование на внешние сообщения.

Определите, насколько убедительной будет ваша стратегия внешней коммуникации. Выберите подход, который соответствует культуре и стратегии вашей организации. Например, поможет ли отчет о прогрессе снижения негативного воздействии на окружающую среду дать вам преимущество перед конкурентами?

Хотя инициативная программа внешней коммуникации может потребовать больше ресурсов, некоторые организации обнаружили, что упреждающая стратегия может быть весьма полезной. Взвесьте расходы и выгоды для себя, но имейте в виду, что может быть много заинтересованных участников. При общении с сотрудниками полезно объяснить не только то, что им нужно делать, но и почему они должны это делать. Например, при описании требования, основанного на законодательном регулировании, для объяснения недостаточно просто сказать, что «нормативные требования требуют этого». Попытайтесь объяснить цель, лежащую в основе правила, и почему это важно. Также сделайте четкую связь между требованием и тем, как оно относится к заданию каждого человека. Делайте сообщение простым. Все сообщения должны быть простыми, четкими и точными.

Управление ответами на внешние запросы не должно быть обременительной задачей. Используйте простой метод, например, подшивайте запрос, а затем туда же подшейте ответ. Ключевое требование - у организации есть система для ответа на внешние запросы.

Связь имеет три подпункта

• 7.4.1 Общие положения
• 7.4.2 Внутреннее информирование
• 7.4.3 Внешнее информирование

7.4.1 Общие положения

Организация должна разработать, внедрить и поддерживать процессы, необходимые для внешнего и внутреннего информирования о системе экологического менеджмента, включая:

1. предмет информирования;
2. когда осуществлять информирование;
3. кого информировать;
4. как осуществлять информирование

При планировании процесса информирования, организация должна учитывать:

1. свои обязательные требования;
2. обеспечить, чтобы распространяемая экологическая информация не противоречила информации от системы экологического менеджмента и была достоверной.
3. Организация должна реагировать на соответствующие коммуникации относительно своей системы экологического менеджмента.
4. Организация должна сохранять документированную информацию, свидетельствующую о информировании, при необходимости.

7.4.2 Внутреннее информирование

Организация должна:

1. информировать различные уровни и функции внутри организации, включая информирование об изменениях в системе экологического менеджмента, где необходимо;
2. обеспечить, чтобы ее процесс информирования позволял любому лицу, выполняющему работу под контролем организации, вносить свой вклад в постоянное совершенствование.

7.4.3 Внешнее информирование

Организация должна осуществлять внешнее информирование о своей системе экологического менеджмента, как это установлено процессом информирования организации и ее обязательными требованиями.

Доп. См А 7.4

Объяснение:

В этом пункте требуется, чтобы организация внедрила систему информирования, которая обеспечивает информирование внутри организации о СЭМ и экологических проблемах, связанных с деятельностью организации, и что полученное сообщение от внешних заинтересованных сторон обрабатывается в соответствии с установленным процессом. Задача пункта 7.4 состоит в поддержке достижения экологической политики и целей и функционирования СЭМ в целом. Требование чтобы информация об экологических аспектах и элементах СЭМ была доведена до персонала организации, должно помочь организации в достижении ее экологических целей, а также обязательств и общих целей, изложенных в экологической политике. Сотрудники, которые осведомлены обо всех проблемах, связанных с СЭМ, и которые чувствуют себя вовлеченными в этот процесс, с большей вероятностью будут мотивированы и привержены достижению целей и задач организации. Аналогично, требования к общению с внешними сторонами призваны помочь более глубокому пониманию и сотрудничеству между организацией и акционерами, местным сообществом. контролирующими органами и экологическими группами.

1. Внутреннее информирование

Организации необходимо установить процесс «внутреннего сообщения информации, относящейся к системе управления окружающей средой, между различными уровнями и функциями организации». Идея заключается в том, что посредством передачи информации о экологической политике; экологических аспектах; целях; программах экологического менеджмента; процедур; ролях обязанностях и др. компонентов СЭМ, сотрудники организации смогут успешно выполнять поставленные задачи и вносить свой вклад в процесс разработки и внедрения этих компонентов. Цели внутреннего общения заключаются в следующем:

• информировать сотрудников о экологической политике и любых других связанных с окружающей средой процедурах, необходимых для проведения их работы;
• информировать сотрудников об общей результативности СЭМ;
• предоставить сотрудникам возможность и механизм озвучить свою озабоченность по поводу экологических проблем; а также
• отчет сотрудникам о результатах мониторинга СЭМ и аудита и анализов системы менеджмента.

Ключом к достижению целей внутреннего информирования в СЭМ является разработка пути двусторонней коммуникации - информирования от высшего руководства «сверху-вниз» и общения «снизу-вверх» от линейных работников которые наиболее знакомы с экологическими проблемами организация. Высшее руководство должно действовать, чтобы поддерживать экологические политики и процедуры и общую СЭМ, чтобы сотрудники верили в них.

Создание программ внутреннего информирования

Требование внутреннего общения в этом разделе требует, чтобы Организация установила процесс на своем предприятии «для внутренней информирования между различными уровнями и функциями организации». Здесь нет никакой конкретики. С одной стороны, вы можете свободно разрабатывать коммуникационные пути любым способом, который сочтете удобным. Не рекомендую документированную процедуру Внутренне информирование. Более важно продемонстрировать, что процесс внутренней коммуникации на предприятии активен. Для этого требуются программы, регулярные встречи, комитеты и другие процессы будут действовать и действовать на вашем объекте. Существует множество подходов к разработке хороших коммуникационных программ с добавленной ценностью для решения экологических проблем. Наиболее распространенные методы внутреннего информирования включают следующее:

• Программы для новых сотрудников: в рамках программы обучения новых сотрудников, им представляют экологическую политику и различные компоненты СЭМ. Обратите внимание, что такая программа для сотрудников может использоваться для обучения СЭМ.
• Политики размещены на досках объявлений по всему объекту: требуется сообщать Экологическую политику всем сотрудникам, а наглядность политики укрепляет внутреннюю связь. Публикация политики - один из способов повышения видимости. Однако простое размещение политики на стенде не является результативным. Необходимо постоянное информирование о смысле и важности политики.
• Регулярные рабочие встречи: встречи - отличный способ для обмена информацией о работе СЭМ и представления и обсуждения новых идей. Периодические встречи могут быть ценным путем коммуникаций между руководством и сотрудниками. Они позволяют «выходить на поверхность» экологическим проблемам или известному несоответствию СЭМ и решаться руководством. Встречи являются важным процессом для выявления возможностей улучшения и поиска потенциальных проблем СЭМ до того, как они станут более серьезными проблемами и идентифицируются как несоответствие во время аудитов СЭМ или анализов системы руководством. Такие встречи могут также служить руководству, когда необходимо сообщить о результатах соблюдения и аудита СЭМ и областях необходимого улучшения.
• Межведомственные экологические комитеты: многие компании добились успеха в работе комитетов, созданных специально для решения экологических проблем, и лидируют в распространении информации об эффективности СЭМ. В такого рода экологический комитет должны входить представители многих различных отделов (включая безопасность, производство, закупки, доставка и получение), а их миссия - сосредоточить внимание компании на ее экологических целях и выполнении своих обязательств. Такие комитеты также являются идеальным форматом для разработки программ экологического менеджмента для обеспечения достижения экологических целей.
• Информационные бюллетени компании: использование публикаций компаний для представления экологических проблем и СЭМ является еще одним популярным методом внутреннего информирования. В статьях можно выделить успешные экологические проекты, над которыми работают сотрудники компании. Предстоящие инициативы и возможности для участия в экологических комитетах также могут быть таким образом опубликованы.
• Экологические конференции: в крупных организациях с несколькими объектами, экологические конференции могут оказаться успешным средством сбора в одном месте сотрудников, несущих основную ответственность за экологические проблемы на разных объектах. Конференции часто используются в качестве средства передачи знаний между различными объектами и для решения общих проблем. Конференции также предоставляют площадку для докладчиков из регулирующих органов, национальных экологических групп, консультативных групп, а также собственных руководителей и экспертов организации. Если вы организуете конференцию, важно включить обсуждения в небольших группах. Это дает участникам время обсуждать общие проблемы и учиться друг у друга.
• Программы поощрения и премирования: они дают стимулы для инновационных идей от всех сотрудников. Например, одна компания предлагает ежеквартальную премию за самое креативное предложение с добавленной стоимостью для решения экологической проблемы. Победители получают небольшую финансовую награду или подарок, и, что более важно, они получают внутреннее признание за свою идею, поскольку она публикуется в ежеквартальном информационном бюллетене. Этот процесс привел к нескольким проектам, которые привели к значительной экономии затрат и улучшению экологических показателей компании.
• Компьютерные системы: Интернет и интранет-приложения, включая веб-сайты компаний, электронную почту. электронные доски объявлений и чаты являются мощными инструментами, которые могут использоваться для общения с сотрудниками и связывать географически разрозненные объекты. Если у вашей компании уже есть такая компьютерная сетевая инфраструктура, такие инструменты могут быть очень экономичным способом поддержания коммуникации в области окружающей среды, поскольку они обеспечивают электронную доступность документов и интерактивные возможности для ответа на вопросы и ответы.

При разработке ваших программ внутреннего информирования вы должны иметь в виду следующее:

• Решающее значение имеет поддержка высшего руководства. Руководство должно быть готово не только сообщать о важности экологической политики и достижения целей и задач, но и предоставить соответствующие ресурсы для поддержания внутренних усилий в области информирования.
• Наиболее эффективное информирование - лицом к лицу. Личные сообщения могут включать неофициальные «встречи», официальные периодические встречи и внутренние конференции. Обязательно включайте регулярные встречи или конференции в свою программу информирования.
• Изменения в коммуникациях внутри организации могут занять несколько лет, чтобы действительно стать результативными. Поэтому не следует огорчаться, если выбранные вами пути информирования не сразу приносят плоды. Будьте готовы отказаться от методов, которые не работают на вашем объекте и расширить те, которые работают.

2 Внешнее информирование

Организации должны иметь процесс «передачи во вне информации, относящуюся к СЭМ». Внешнее информирование, с точки зрения ISO 14001 в целом относится к любому информированию между организацией и внешними заинтересованными сторонами по вопросам окружающей среды. Заинтересованные стороны могут включать контролирующие органы, клиентов, поставщиков, группы общественных интересов и соседей. «Значимое информирование» интерпретируется органами по сертификации как сообщение, которое непосредственно связано с экологическими аспектами (т.е. потенциальными экологическими последствиями или опасными ситуациями) или обязательствами по соблюдению, включая соблюдение нормативных требований. Отдельные организации должны решить, что такое соответствующее сообщение. «Сообщение» от внешних заинтересованных сторон, как правило, будет в форме запросов. Запросы могут быть получены у контролирующих органов в форме письма или посещения объекта, от членов широкой общественности по телефону, или от группы акционеров. Например, мусороперерабатывающий завод может получить запросы от общественности относительно запахов, которые появляются в определенное время суток. Результативная. процедура систематического внешнего информирования гарантирует, что:

• только правильная информация отправляется внешним сторонам
• информация была надлежащим образом рассмотрена; а также
• информация предоставляется соответствующим образом подготовленным и квалифицированным персоналом.

Когда внешнее информирование осуществляется таким образом, это часто приводит к повышению доброжелательности внешних сторон к организации.
Раздел требует, чтобы организация имела процедуру, которая описывает, как она будет реагировать и документировать, что запрос был выполнен. Цель состоит в том, чтобы повысить уровень информирования между организацией и людьми вне организации, у которых могут возникнуть вопросы или проблемы, связанные с воздействием на окружающую среду.

Создание программ внешнего информирования

В данном пункте есть два специфических требования к внешнему информированию Организация обязана:

• установить процедуру, которая будет определять, как ваша организация получает и отвечает на сообщения от внешних заинтересованных сторон; а также
• решить, следует ли и каким образом сообщать заинтересованным сторонам о значительных экологических аспектах вашего объекта.

В соответствии с требованиями внешней информирования для данного раздела мы рекомендуем разработать документально оформленную процедуру. Такая документированная процедура должна управляться как часть вашей системы управления документированной информацией. Документированная процедура является хорошим способом предоставить доказательства того, что вы рассмотрели конкретные требования раздела. Документированная процедура также является хорошей идеей при представлении потенциально конфиденциальной информации вне компании. Эта письменная процедура должна быть надлежащим образом рассмотрена вашим Высшим руководством или юрисконсультом, в зависимости от объекта.

(А). Сообщение от внешних заинтересованных сторон

Для выполнения требования получения, документирования и реагирования на внешние сообщения, процедура должна описывать:

• роли, обязанности и ответственность в отношении внешнего сообщения (т. е. кто должен направлять запрос, кто будет отвечать на запрос, и кто документирует запрос и ответ); а также
• типы записей, которые необходимо сохранить.

Чтобы «документировать» внешнее информирование, можно вести записи о сообщениях, полученном вашим объектом и записей ответов.
Внешняя информация может поступать из двух источников: контролирующих органов и заинтересованных сторон. Должны быть установлены обязанности и полномочия для получения документов и реагируя на оба типа внешнего информирования.

1. Информирование от контролирующих органов

Большинство нормативных сообщений будут поступать в письменной форме. Кому-то на объекте должно быть поручено просмотреть информацию, принять соответствующие меры и подать сообщение и ответы (письменные или устные) сделанные от имени вашего объекта. Возможны личные визиты представителей контролирующих органов, таких как инспекции или проверки объекта. Такие визиты должны сопровождаться ответственным/заместителем СЭМ и представителем администрации объекта. Документированным результатом будут Акт проверки и Припис (со стороны контролирующих органов) и любые заметки, которые вы делали во время проверки, или записей о последующих задачах. Такие записи следует сохранять и управлять в соответствии с системой управления документированной информацией

2. Сообщения заинтересованных сторон

Процесс рассмотрения внешнего информирования, как запросы от акционеров, соседей, экологических групп или других членов широкой общественности. Запросы такого рода, особенно от общественности, часто не направляются менеджеру СЭМ. Члены общественности могут обращаться на общий номер телефона объекта или направить письмо директору объекта. Такие письменные телефонные запросы затем обычно перехватываются администратором или даже охранником у ворот объекта, который может даже не знать, кто является менеджером СЭМ! Чтобы избежать этой проблемы, следует убедиться, что сотрудники, которые могут получать такие телефонные звонки и письма, знают, кому они должны направить вызов или письмо. Разработайте памятку, описывающей процедуру перенаправления таких запросов в СЭМ. Независимо от того, кто назначен для обработки нерегулируемых запросов, существует несколько общих рекомендаций, которые следует соблюдать при предоставлении ответов на такой запрос. К ним относятся следующие:

• ответы должны быть понятными и адекватно объясняться - избегайте технического жаргона;
• любая предоставленная информация должна быть достоверной; в одном формате (с использованием аналогичных единиц измерения, что облегчает сравнение между различными периодами времени) и последовательна по содержанию (это может быть достигнуто путем того, чтобы все ответы согласовывались между компетентным и уполномоченным персоналом).
• всегда должны быть точно представлены экологические характеристики объекта.

Типы записей, которые должны быть сохранены, будут включать в себя любые письма, полученные от внешних сторон, а также ответ или последующие действия объекта. Для телефонных запросов рекомендуется создать форму записи телефонного разговора, которая содержит сведения. в том числе кто сделал запрос (имя и организация, если таковые имеются), предмет сообщения и какие действия были предприняты. Если не были необходимы или не гарантированы никакие действия, то это можно отметить в отчете. Как и для запросов контролирующих органов, отчеты о внешнем информировании заинтересованных сторон должны сохраняться и управляться в соответствии с системой управления документированной информацией.

Процесс отслеживания нерегулируемых запросов от внешних сторон посредством приема, ответа и этапы учета, описанные выше, - это не просто бюрократическая задача, направленная на увеличение объема бумажной работы на вашем предприятии. Такие запросы следует воспринимать всерьез и рассматривать как возможности обучения. Нередко организации решают повысить экологический аспект до значительного экологического аспекта на основе этих сообщений. Например, горный карьер получает в месяц несколько писем и телефонных звонков с запросом о большом количестве пыли, образующейся при операции. В письмах, как правило, выражается обеспокоенность по поводу выброса токсичных газов или выбросов дыма, видимых с проезжей части. Потому что этот объект получает так много запросов о его выбросах, руководство может хотеть воспользоваться этой, очевидно, отрицательной проблемой в области общественных отношений, и решить ее, подняв выбросы пыли до значительного экологического аспекта, даже если пыль является всего лишь землей и не является опасной. Переклассифицировав его как важный экологический аспект, они могут предпринять шаги по сокращению выбросов (или каким-то образом подавить их) не потому, что пыль вызывает реальное воздействие на окружающую среду, а потому, что общественность воспринимает его как проблему. Таким образом, процесс внешнего информирования может быть ценным способом привлечения заинтересованных сторон, повышения благосостояния предприятия и, возможно, служат катализатором инновационных идей, даже если пыль является всего лишь землей и не является опасной.

б. Информирование о значимых экологических аспектах

Организации могут рассмотреть способы, с помощью которых они могли бы сообщать о своих существенных экологических аспектах, но это не является обязательным требованием стандарта. Организация может самостоятельно принять решение о том, передавать ли информацию о ее существенных экологических аспектах и предпринимаемых действиях. Решение о том, следует ли публиковать существенные экологические аспекты объекта для общественности, должно быть принято высшим руководством. Добровольно раскрывая потенциально чувствительные вопросы, вы можете бесполезно привлекать внимание регулирующих органов и открывать себе дополнительные обязательства. При рассмотрении проактивного внешнего информирования. вы должны взвесить затраты и выгоды. Если высшее руководство вашего предприятия решит сообщить о существенных экологических аспектах объекта для внешних сторон, то это можно сделать следующими методами:

• размещение информации в годовом отчете компании;
• подготовка отдельного экологического годового отчета;
• публикация аспектов в публикациях отраслевых ассоциаций;
• распространение информации на объекте; а также
• публикация аспектов на интернет-сайте компании.

Если вы сделаете эту информацию доступной для общественности, то также разумно не только предоставить список значительных экологических аспектов, но также предоставить дополнительную информацию или контекст, чтобы адекватно объяснить информацию и сделать ее понятной. Такая дополнительная информация может включать:

• экологические цели, которые были разработаны для уменьшения воздействия аспектов на окружающую среду
• программы управления окружающей средой, которые были разработаны для решения этих аспектов; а также
• возможности для смягчения значительных экологических аспектов.

Ключом к созданию успешной коммуникационной программы является привлечение как можно большего числа сотрудников в процесс СЭМ. Это потребует постоянной поддержки высшим руководством, но часто приведет к значительным выгодам за счет инновационных и экономичных мер, предложенным сотрудниками. Программы вознаграждения, награды и признания, как описано выше, могут сыграть важную роль в развитии энтузиазма в отношении этой программы.

---

ISO 14001:2015: см . ссылку http://www.klubok.net/reviews325.html
Серия из 25 статей, в которых рассматривается требования каждого раздела новой версии стандарта ISO 14001:2015 и даются примеры того, что можно учитывать, внедряя тот или иной пункт стандарта. Будут интересны тем, кто впервые самостоятельно разрабатывает систему менеджмента окружающей среды (СМОС) или систему экологического менеджмента (СЭМ).

автор: А.И.Прилипко. mail oleksii.prylypko@gmail.com, +38 050 414-40-45

---