Кружки / Группы качества
Основная идея работы групп качества: 1. Группы качества предназначены для существенного улучшения и развития работы предприятия, его экономических и субъективных показателей.
2. Группы качества являются основным элементом корпоративной культуры компании в области качества, так как:
- обеспечивают реализацию принципа участия в управлении персонала всех уровней, но с четких распределением полномочий согласно его уровню компетенции
- являются основным носителем энтузиазма и вовлеченности в производственный процесс на среднем и низовом уровне
- являются основным фактором нематериальной мотивации на постоянное совершенствование процессов и повышение капитализации компании
- позволяют развивать демократические принципы 4урравления в сочетании с высоким уровнем лояльности коллектива по отношению к компании
- позволяют улучшить моральный климат среди членов рабочей группы
- способствуют развитию чувства собственного достоинства каждого и создание отношений между всеми членами кружка, основанных на уважении и человечности.
3. Группы качества создают условия для повседневного личностного и профессионального роста, развития творческих способностей человека.
4. Что немаловажно именно в России, группы качества являются эффективным методом переключения интересов человека с бытовых (таких, как накопительские, пьянство, решение проблем и др.) на производственные задачи и цели.
- изыскивать дополнительные возможности для эффективного управления со стороны мастеров и линейного руководства нижнего уровня, способствовать их саморазвитию;
- поднять уровень трудовой морали рабочих на производстве и создать атмосферу, в которой усилится сознательное отношение каждого члена трудового коллектива к качеству и к недостаткам на производстве;
- функционировать как “ядра” общей системы управления, что обеспечит поддержку и внедрение политики обеспечения качества продукции.
Основной целью всей теоретической и практической деятельности по организации групп качества является, естественно, обеспечение победы в конкурентной борьбе и повышение уровня капитализации компании.
Выбор участников:
Для оптимального проведения группы качества необходимо привлечь в ее состав:
- большинство неформальных лидеров подразделения, которых можно определить с помощью социометрии [1] , в самом упрощенном виде ее можно провести путем голосования за предложения по очереди, выдвигаемые кандидатами в группу качества, за чье предложение проголосует больше коллег, те и будут, скорее всего, неформальными лидерами
- рабочих и мастеров, обладающих большим подтвержденным на деле профессиональным опытом
- «переломных» , тех, кто по результатам социометрии получил примерно равное количество голосов «за» и голосов «против»
- энтузиастов дела вне зависимости от уровня профессионализма на данный момент
Нежелательно привлекать в группу качества:
- родственников вышестоящего руководства
- «аутсайдеров» и «козлов отпущения» , получивших при голосовании максимальное количество голосов «против»
- людей, имеющих выраженные проблемы в семье (постоянные скандалы с женой, тяжело больные родственники, тяжелые проблемы с детьми, сложное жилищное положение и т.д.)
- людей с отклонениями в психике или с подозрением на таковые
- сложных во взаимоотношениях людей: «скандалистов», «бузотеров», хулиганов» и т.д.
- людей, открыто выражающих негативное отношение к своей профессии и к компании
- людей в нетрезвом состоянии любой степени
Предварительная мотивация:
На презентации при формировании группы качества важно отметить:
- миссию компании в области качества
- на наглядных примерах показать увлекательность занятий
- всю полноту системы нематериальной и материальной мотивации
- примеры эффективного воплощения групп качества, например в других подразделениях Компании
Презентацию необходимо провести бодро и зажигательно.
Организация занятия в группе качества:
Для эффективного проведения группы качества необходимо:
По срокам:
- сообщать о сроках проведения последующих занятий не менее, чем за 10 дней
- проводить занятия не реже 2 раз в месяц, но не чаще 4 раз в месяц
- проводить каждое занятие не менее 1 часа 20 минут, но не более 2 часов 30 минут
- давать «домашние задания» на период не более 1-й недели
По помещению:
- на каждого участника группы качества, включая представителей секторов и отделов качества, должно приходиться не менее 2,5 квадратных метров площади
- количество стульев и столов точно соответствовать количеству участников (не больше, но и не меньше, чтобы не было ни стоящих людей, ни пустых стульев в кругу)
- помещение должно иметь естественное освещение (не допускается проведение занятий в подвальных помещениях или в помещениях без окон)
- в отделке помещения не должно присутствовать избытка деревянных элементов, особенно для отделки стен и потолка
- в помещении не должно быть замкнутого электрического контура
- в помещении должно быть необходимое электропитание
- помещение должно быть или кондиционируемым, или проветриваемым
- в помещении не должны присутствовать выраженные запахи пищи (за исключением запаха лимона и кофе), выхлопных газов, пота и отработанного масла
По материалам:
- доска с листами для записей (флип-чарт)
- набор из не менее чем 4 пишущих маркеров разных цветов
- средства письма по числу участников
- бумага или блокноты по числу участников
- по возможности средства фиксации информации (цифровой фотоаппарат, диктофон и т.д.)
По обязанностям:
- четко распределите роли между собой при проведении группы качества, определите, кто в большей мере выполняет роль ведущего, кто отвечает за фиксацию всех материалов, кто на какие вопросы отвечает и т.д.
- определите правила ведения занятия
- распределите роли между участниками: кто записывает, кто критикует и т.д.
- назначьте ответственных за:
- то, чтобы дискуссия не отклонялась раньше времени от темы
- за явку участников
- выполнение «домашних заданий
- за полноту всех записей
- за практическую апробацию тех предложений, которые можно внедрить решением группы качества
Подготовка к занятию:
- Поставьте для себя цель предстоящего занятия по критерию ЧИРКОРЯ
- Составьте план предстоящего занятия с разбивкой до 5 минут
- Составьте список необходимой информации для подготовки
- Подготовьте необходимые информационные материалы для участников по их числу
- Составьте список координационных действий (звонки, вызов транспорта, предупреждение руководства и т.д.)
- Подготовьте все необходимые материалы, включая результаты предыдущего занятия
- По приезду на место:
- Подготовьте помещение (см. выше)
- Разложите материалы для участников (листы, ручки, информационные материалы) на места заранее
- Установите доску
- Проверьте маркеры и ручки, при необходимости «распишите» их
- Проветрите помещение
- Пригласите участников и рассадите их в соответствии с Вашими задачами
На начальных этапах:
Этап | Методы и средства | Рекомендации | Продолжительность |
Подготовительный | Общение и этикет | - Поприветствуйте рукопожатием каждого вошедшего
- Предложите каждому место в зависимости от запланированной Вами рассадки
- Предложите участникам взять подготовленные материалы
- Договоритесь, сколько времени будете ожидать опоздавших
- «Поддержите разговор», поинтересуйтесь как дела, как помещение и т.д.
| 3-5 минут |
Приветствие | Правила презентации | - Теперь уже официально поприветствуйте всех участников
- Представьте себя
- Представьте цель и план текущего занятия
- Подведите итоги предыдущего занятия
- Опросите участников, что интересует их
| 3-5 минут |
Снятие сопротивления | Правила проведения презентации Работа с отговорками Позитивная коннотация Правила ведения дискуссии Управление группой | - Постройте процедуру опроса участников по поводу актуальных проблем
- Проведите опрос по выбранной процедуре
- Постройте процедуру обсуждения и проведите ее
- Переведите беседу в позитивное русло
- Проведите игровое упражнение для снятия напряжения
| 5-20 минут |
Обсуждение регламента | Правила работы на тренинге | - Обсудите регламент или (на последующие занятиях) напомните о регламента и при необходимости скорректируйте его
| 10 (2-3 в дальнейшем) минут |
Выбор темы занятия | Социометрия Управление группой | - Предложите участникам на выбор несколько заготовленных вариантов темы (или одну)
- Сделайте введение в данную тему
- Опишите ожидаемый результат обсуждения
- Распределите роли (см. выше) среди участников
| 10 минут |
Проведение основной части занятия | Методики анализа качества Принципы Деминга План мероприятий | - Объясните или напомните методы, с помощью которых будет производиться обсуждение темы
- Организуйте работу, при необходимости пересадите участников по подгруппам
- Обеспечьте процесс активного обсуждения, при необходимости включайтесь в работу группы или подгрупп
- Организуйте презентацию и фиксацию результатов работы группы или подгрупп
- Организуйте обсуждение результатов
- Проведите игровое упражнение для релаксации
- Постройте план мероприятий по результатам обсуждения
| 5-15 минут 1-2 минуты 10-30 минут 5-10 минут 10-20 минут 5-10 минут 10 минут |
Подведение итогов | | - Подчеркните все достигнутые результаты
- При необходимости дайте домашнее задание
- Поблагодарите за активное участие
- Назначьте следующее занятие и его тему
| 5 минут |
ОБРАБОТКА РЕЗУЛЬТАТОВ ГРУППЫ КАЧЕСТВА
- Составьте протокол занятия группы качества
- Составьте план Ваших мероприятий по результатам занятия группы качества
- Подготовьте информационные письма и документы с предложениями группы качества подразделениям и должностным лицам в части их касающейся
- Проведите анализ качества проведения самого занятия группы
- Составьте краткую сводку по результатам занятия для участников, чтобы раздать им ее на последующем занятии
- Составьте план последующего занятия
- Подготовьте информацию по результатам внедрения идей, сформулированных на группе качества за истекший период
[1] Социометрия – методика исследования взаимоотношений в коллективе. Желательно, чтобы она проводилась специалистами.
В том случае, если это по каким-то причинам невозможно, то попробуйте провести ее самостоятельно. В этом случае вместо социометрии проводится так называемый «пи-рейтинг». Для этого попросите всех сотрудников подразделения анонимно ответить на листочке бумаги на 4 следующих вопроса:
1. Чье мнение среди коллег в рамках подразделения я уважаю больше других?
2. Чье мнение среди коллег в рамках подразделения я уважаю меньше других?
3. Кто, скорее всего, уважает мое мнение?
4. Кто, скорее всего, не уважает мое мнение?
На каждый вопрос человек может написать не менее 1 ответа, но не более чем 40% от численного состава подразделения. Затем соберите все бумажки и сосчитайте «голоса». При этом ответ на 3-й вопрос расценивается как 1/3 ответа на 1-й вопрос, а ответ на 4-й вопрос расценивается как 1/3 ответа на 2-й вопрос. Сложите все ответы на вопросы 1 и 3 со знаком «+», а все ответы на вопросы 2 и 4 со знаком «минус». В результате у каждого участника вопроса получится количественный показатель, который характеризует степень его неформального лидерства.
Если этот показатель больше, чем 25% от списочного состава голосовавших, то можно говорить, что данный человек один из неформальных лидеров . Например, в подразделении анкету заполнили 20 человек, тогда все у кого разность положительных и отрицательных голосов превышает или равно +5, то данный человек попал в группу лидеров. Отдельно обратите внимание на тех сотрудников, у кого есть голоса и «за», и «против», причем голосов «против» долж6но быть меньше, чем голосов «за» не более чем в 3 раза. Например, 8 голосов «за» и 4 голоса «против». Эти люди и называются переломными .
Аутсайдерами становятся те, кто получил в результате отрицательный показатель, даже, если это и «-1». «Козлом отпущения» является самый выраженный аутсайдер (или несколько, если у них будут равные показатели).
Дмитрий Димитриев,
консультант по стратегическому и организационному развитию,
президент ГК Международный институт менеджмента.
Скачать: КРУЖКИ КАЧЕСТВА - Система управления на японских предприятиях.