Методика проведения групп качества.

 

В данной статье представлена разработанная автором - Дмитрием Димитриевым - методика проведения групп (кружков) качества с рабочими в нефтегазодобывающей и нефтеперерабатывающей промышленности, которая была в свое время успешно адаптирована в одной из крупнейших нефтяных компани России. По этой методике проводились кружки качества с более чем 600 рабочими.

Кружки качества

1. Группы качества предназначены для существенного улучшения и развития работы предприятия, его экономических и субъективных показателей.

2. Группы качества являются основным элементом корпоративной культуры компании в области качества, так как:

• обеспечивают реализацию принципа участия в управлении персонала всех уровней, но с четких распределением полномочий согласно его уровню компетенции
• являются основным носителем энтузиазма и вовлеченности в производственный процесс на среднем и низовом уровне
• являются основным фактором нематериальной мотивации на постоянное совершенствование процессов и повышение капитализации компании
• позволяют развивать демократические принципы 4урравления в сочетании с высоким уровнем лояльности коллектива по отношению к компании
• позволяют улучшить моральный климат среди членов рабочей группы
• способствуют развитию чувства собственного достоинства каждого и создание отношений между всеми членами кружка, основанных на уважении и человечности.

3. Группы качества создают условия для повседневного личностного и профессионального роста, развития творческих способностей человека.

4. Что немаловажно именно в России, группы качества являются эффективным методом переключения интересов человека с бытовых (таких, как накопительские, пьянство, решение проблем и др.) на производственные задачи и цели.

Основная цель деятельности кружков качества.

• изыскивать дополнительные возможности для эффективного управления со стороны мастеров и линейного руководства нижнего уровня, способствовать их саморазвитию;
• поднять уровень трудовой морали рабочих на производстве и создать атмосферу, в которой усилится сознательное отношение каждого члена трудового коллектива к качеству и к недостаткам на производстве;
• функционировать как “ядра” общей системы управления, что обеспечит поддержку и внедрение политики обеспечения качества продукции.

Основной целью всей теоретической и практической деятельности по организации групп качества является, естественно, обеспечение победы в конкурентной борьбе и повышение уровня капитализации компании.

Формирование группы:

Выбор участников:

Для оптимального проведения группы качества необходимо привлечь в ее состав:

• большинство неформальных лидеров подразделения, которых можно определить с помощью социометрии [1] , в самом упрощенном виде ее можно провести путем голосования за предложения по очереди, выдвигаемые кандидатами в группу качества, за чье предложение проголосует больше коллег, те и будут, скорее всего, неформальными лидерами
• рабочих и мастеров, обладающих большим подтвержденным на деле профессиональным опытом
• «переломных» , тех, кто по результатам социометрии получил примерно равное количество голосов «за» и голосов «против»
• энтузиастов дела вне зависимости от уровня профессионализма на данный момент

Нежелательно привлекать в группу качества:

• родственников вышестоящего руководства
• «аутсайдеров» и «козлов отпущения» , получивших при голосовании максимальное количество голосов «против»
• людей, имеющих выраженные проблемы в семье (постоянные скандалы с женой, тяжело больные родственники, тяжелые проблемы с детьми, сложное жилищное положение и т.д.)
• людей с отклонениями в психике или с подозрением на таковые
• сложных во взаимоотношениях людей: «скандалистов», «бузотеров», хулиганов» и т.д.
• людей, открыто выражающих негативное отношение к своей профессии и к компании
• людей в нетрезвом состоянии любой степени

Предварительная мотивация:

На презентации при формировании группы качества важно отметить:

• миссию компании в области качества
• на наглядных примерах показать увлекательность занятий
• всю полноту системы нематериальной и материальной мотивации
• примеры эффективного воплощения групп качества, например в других подразделениях Компании

Презентацию необходимо провести бодро и зажигательно.

Организация занятия в группе качества:

Для эффективного проведения группы качества необходимо:

По срокам:

• сообщать о сроках проведения последующих занятий не менее, чем за 10 дней
• проводить занятия не реже 2 раз в месяц, но не чаще 4 раз в месяц
• проводить каждое занятие не менее 1 часа 20 минут, но не более 2 часов 30 минут
• давать «домашние задания» на период не более 1-й недели

По помещению:

• на каждого участника группы качества, включая представителей секторов и отделов качества, должно приходиться не менее 2,5 квадратных метров площади
• количество стульев и столов точно соответствовать количеству участников (не больше, но и не меньше, чтобы не было ни стоящих людей, ни пустых стульев в кругу)
• помещение должно иметь естественное освещение (не допускается проведение занятий в подвальных помещениях или в помещениях без окон)
• в отделке помещения не должно присутствовать избытка деревянных элементов, особенно для отделки стен и потолка
• в помещении не должно быть замкнутого электрического контура
• в помещении должно быть необходимое электропитание
• помещение должно быть или кондиционируемым, или проветриваемым
• в помещении не должны присутствовать выраженные запахи пищи (за исключением запаха лимона и кофе), выхлопных газов, пота и отработанного масла

По материалам:

• доска с листами для записей (флип-чарт)
• набор из не менее чем 4 пишущих маркеров разных цветов
• средства письма по числу участников
• бумага или блокноты по числу участников
• по возможности средства фиксации информации (цифровой фотоаппарат, диктофон и т.д.)

По обязанностям:

• четко распределите роли между собой при проведении группы качества, определите, кто в большей мере выполняет роль ведущего, кто отвечает за фиксацию всех материалов, кто на какие вопросы отвечает и т.д.
• определите правила ведения занятия
• распределите роли между участниками: кто записывает, кто критикует и т.д.
• назначьте ответственных за:
  • то, чтобы дискуссия не отклонялась раньше времени от темы
  • за явку участников
  • выполнение «домашних заданий
  • за полноту всех записей
  • за практическую апробацию тех предложений, которые можно внедрить решением группы качества

Подготовка к занятию:

1. Поставьте для себя цель предстоящего занятия по критерию ЧИРКОРЯ
2. Составьте план предстоящего занятия с разбивкой до 5 минут
3. Составьте список необходимой информации для подготовки
4. Подготовьте необходимые информационные материалы для участников по их числу
5. Составьте список координационных действий (звонки, вызов транспорта, предупреждение руководства и т.д.)
6. Подготовьте все необходимые материалы, включая результаты предыдущего занятия
7. По приезду на место:
   • Подготовьте помещение (см. выше)
   • Разложите материалы для участников (листы, ручки, информационные материалы) на места заранее
   • Установите доску
   • Проверьте маркеры и ручки, при необходимости «распишите» их
   • Проветрите помещение
   • Пригласите участников и рассадите их в соответствии с Вашими задачами

Проведение занятия группы качества

На начальных этапах:

ОБРАБОТКА РЕЗУЛЬТАТОВ ГРУППЫ КАЧЕСТВА

1. Составьте протокол занятия группы качества
2. Составьте план Ваших мероприятий по результатам занятия группы качества
3. Подготовьте информационные письма и документы с предложениями группы качества подразделениям и должностным лицам в части их касающейся
4. Проведите анализ качества проведения самого занятия группы
5. Составьте краткую сводку по результатам занятия для участников, чтобы раздать им ее на последующем занятии
6. Составьте план последующего занятия
7. Подготовьте информацию по результатам внедрения идей, сформулированных на группе качества за истекший период

[1] Социометрия – методика исследования взаимоотношений в коллективе. Желательно, чтобы она проводилась специалистами.

В том случае, если это по каким-то причинам невозможно, то попробуйте провести ее самостоятельно. В этом случае вместо социометрии проводится так называемый «пи-рейтинг». Для этого попросите всех сотрудников подразделения анонимно ответить на листочке бумаги на 4 следующих вопроса:

1. Чье мнение среди коллег в рамках подразделения я уважаю больше других?

2. Чье мнение среди коллег в рамках подразделения я уважаю меньше других?

3. Кто, скорее всего, уважает мое мнение?

4. Кто, скорее всего, не уважает мое мнение?

На каждый вопрос человек может написать не менее 1 ответа, но не более чем 40% от численного состава подразделения. Затем соберите все бумажки и сосчитайте «голоса». При этом ответ на 3-й вопрос расценивается как 1/3 ответа на 1-й вопрос, а ответ на 4-й вопрос расценивается как 1/3 ответа на 2-й вопрос. Сложите все ответы на вопросы 1 и 3 со знаком «+», а все ответы на вопросы 2 и 4 со знаком «минус». В результате у каждого участника вопроса получится количественный показатель, который характеризует степень его неформального лидерства.

Если этот показатель больше, чем 25% от списочного состава голосовавших, то можно говорить, что данный человек один из неформальных лидеров . Например, в подразделении анкету заполнили 20 человек, тогда все у кого разность положительных и отрицательных голосов превышает или равно +5, то данный человек попал в группу лидеров. Отдельно обратите внимание на тех сотрудников, у кого есть голоса и «за», и «против», причем голосов «против» долж6но быть меньше, чем голосов «за» не более чем в 3 раза. Например, 8 голосов «за» и 4 голоса «против». Эти люди и называются переломными .

Аутсайдерами становятся те, кто получил в результате отрицательный показатель, даже, если это и «-1». «Козлом отпущения» является самый выраженный аутсайдер (или несколько, если у них будут равные показатели).

Дмитрий Димитриев,
консультант по стратегическому и организационному развитию,
президент ГК Международный институт менеджмента.

Подробнее о проведении групп качества Вы можете узнать на соответствующем модуле Практикума делового администрирования: http://www.gkmim.ru/info/?train=243