Договора по снабжению могут сэкономить деньги организациям, только в том случае, если они используются. Дипан Карумси и Эми Гуд из KPMG рассказывают об общих проблемах в работе с договорами по закупкам и методы, с помощью которых их можно решить.

Деятельность по снабжению устанавливает ключевые соглашения поставок
и определяет экономию в миллионы долларов

… но каковы основные ошибки, которые могут помешать добиться такой экономии??

Лучшие в своем классе компании имеют в 12 раз больше сбережений, чем отстающие

Лучшие в своем классе компании добиваются наибольшей экономии, но не на 100%
Средние компании имеют меньше половины возможной экономии
Отстающие компании практически не используют возможную экономию, оговоренную в договорах из-за несоблюдения договоренностей

Источник: Управление жизненным циклом контракта – Обзор закупок, продаж, финансов, и правовой деятельности; Aberdeen Group; Август 2008.

Что это означает в реальной жизни?

Определена годовая экономия получаемая за счет закупок

Получена ежегодная экономия

Понятие #1:

Потеря экономии средств, предполагаемых договором происходит потому что:
Персонал не использует договора
…И/ИЛИ…
Персонал не следуют условиям договора

Понятие #2:

Персонал не использует договора потому что:
Он о них не знает
…ИЛИ…
Он не хочет их использовать

Общие проблемы:

Отсутствие осведомленности
Отсутствие доступности
Отсутствие мотивации
Отсутствие соответствия

Отсутствие осведомленности - "Я не знал, что был договор!"

Заинтересованные стороны не в полном объёме владеют информацией касательно: Существующих договоров и ценах на материалы/услуги Новых договорах Выполнения закупок согласно имеющихся договоров Как совершить закупки по договору Какие закупки уже осуществляются, для того чтобы принять решение о необходимости следующих закупок Отсутствие кросс-функционального взаимодействия в цикле поставок
	Неспособность заинтересованных сторон предоставить рекомендации по закупкам до того как будут приняты основные решения	Высшее руководство не заинтересовано или не понимает того как стратегически могут быть использованы знания в области закупок
	Источник: Вне закупок – Следующие шаги профессионалов закупок; KPMG International; 2009

Отсутствие доступности - "Я не смог найти нужный договор!" или "Поиски договора занимает слишком много времени ..."

Надлежащая связь между сделками и договорами
не установлена из-за:
- Отсутствие централизованного процесса управления договорами или
- Централизовано управление договорами, но децентрализованы закупки
- Отсутствие интеграции между договорами и сделками по закупкам

Программное обеспечение по управлению договорами
(% респондентов)

Отсутствие мотивации - "Почему я должен использовать договор?"

Недостаток информации о том к кому общаться приводит к увеличению времени закупок Заинтересованные стороны не уверены в ценности поставщика или не видят быстрой выгоды (например, отстроченное получение скидок) Отсутствие последствий работы с поставщиками вне договора Ощутимая простота работы с поставщиками вне договора Исторически сложившиеся и устоявшиеся личные отношения с некоторыми поставщиками	Централизованные закупки (% респондентов)
	сегодня	через 3 года

Отсутствие соответствия - "Мне действительно нужно использовать этот договор?"

Отсутствие соответствия поставщиков из-за:

Отсутствие реальных инструментов отслеживания времени для оценки соответствия договору
граниченное использование показателей работы поставщиков (т.е., KPI) для:
- Соответствия операций
- Соответствия процесса
- Соответствия нормативным требованиям
- Соблюдения правовых норм
Сложность ценовой структуры приводит в ошибкам и выставлению счетов переплат


Паушальная цена	Дифференцированное ценообразование; объем на основе скидки	Цена на основе маржи
Необходим минимальный мониторинг. Учет всех/финальных платежей по базовым предложениям	Анализ заканчивающегося периода для обеспечения соответствия	Может потребоваться систематический внутренний аудит и аудит поставщиков

Стратегические возможности улучшения

	Как мы можем решить эти проблемы?
	Отсутствие осведомленности	Отсутствие доступности	Отсутствие мотивации	Отсутствие соответствия
Обеспечить достаточное время перехода и планирования
Обучение и поддержка в сфере / подразделении
Внедрение решений по технологиям управления жизненным циклом договора
Заручиться поддержкой заинтересованных сторон
Заручиться поддержкой руководства
Обеспечить постоянный мониторинг производительности поставщиков
Отслеживание понимание преимуществ/выгод с помощью диаграмм реального времени
Разработка и внедрения процесса соблюдения договора
Платежи по закупкам, которые имеют значительные несоответствия
Производить мониторинг фактических затрат / объемов по договору для обоснования экономии
Предоставьте наглядную картину несоответствия в отчетах
Активное управление отношениями с поставщиками
Обучение поставщиков для управления соответствием, Институт «без PO, без оплат, политика»
Проведение регулярных проверок соблюдения договоров
*Цель – долгосрочное обеспечение преимуществ по заключенным договорам!*

Данная таблица поможет оценить эффективность текущей практики управления договорами:

#	Точка оценки	Минимум	Оценка	Максимум
1	Как происходит хранение и управление договорами?	Каждый закупщик поддерживает свои собственные договора. Договора могут храниться на локальных компьютерах.		Группа внешних проверяющих рассмотрела все существующие договора в компании. Все договора хранятся в электронном виде на уровне сервера.
2	В какой мере ключевые кросс-функциональные заинтересованные стороны владеют информацией и поддерживают процесс управления договором?	Только те, кто непосредственно закупают товары / услуги знают и понимают процесс		Закупки, операционная деятельность, цепочки поставок, финансы / бухгалтерия, и другие функциональные группы осознают процесс заключения договоров и понимают его значение в экономии
3	Каким образом руководители поддерживают достижение целей по управлению договорами?	Не достаточно или нет обсуждения важности соблюдения договоров со стороны высшего руководства		Руководители понимают важность соблюдения договоров, регулярно рассматривать отчеты затрат и систематически говорят о важности их соблюдения
4	Как часто проводится внутренний аудит на соблюдение договоров?	Никогда/редко		Регулярно (например: ежемесячно, ежеквартально и т.д.)
5	Как часто проводится аудит поставщиков?	Никогда/редко		Регулярно (например: Ежегодно, ежегодно основываясь на затратах / сложности договора, и т.д.)
6	Способны ли имеющиеся инструменты и технологии производить мониторинг процессов?	Нет отчетов о соблюдении договоров, или они составлены не по запросу заинтересованных лиц или руководителей		Инструменты имеют возможности отчетности в реальном времени, а также возможность отмечать любые затраты вне договора
7	Каким образом инициативы поставок перешли от группы закупок к заинтересованным сторонам?	Заинтересованные стороны были вовлечены в инициативы поставок единожды и с тех пор к этому не возвращались		В конце каждой инициативы по закупке рабочая группа встречается с заинтересованными сторонами для определения ролей, обязанностей и ответственности исполнения договора, мониторинга и аудита.
8	Как отслеживаются и измеряются преимущества и экономия средств по договорам?	Данные вручную собраны в таблицы Excel		Он-лайн база данных отражает затраты и полученную экономию с начала года