Метод функционально-стоимостного анализа бизнес-процессов

В статье рассказывается о видах и методиках функционально-стоимостного анализа бизнес-процессов, приводятся примеры расчета стоимости процессов и рабочего места, отчетов по результатам проводимого анализа.

Для многих организаций ответ на вопрос о стоимости производимых продуктов и услуг или затратах того или иного подразделения не представляет проблемы.

Автор Сергей Ковалев

Однако вопрос о стоимости того или иного бизнес-процесса в большинстве случаев вызывает затруднение. Одной из распространенных причин этого является отсутствие формализованного описания бизнес-процессов - основы для проведения функционально-стоимостного анализа - ФСА (см. рис. 1).

Рис. 1. Функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов

Поставив в соответствие каждой функции бизнес-процесса ее стоимость, можно проводить следующие виды анализа:

• исследование распределения затрат по функциям, а также выявление наиболее дорогостоящих функций с целью их первоочередной оптимизации;
• определение бизнес-процессов, выполнение которых целесообразно осуществлять самостоятельно или наоборот, передать сторонним организациям, или определенным образом сочетать оба способа;
• проведение стоимостного моделирования бизнес-процессов с последующим определением оптимальной структуры процесса с наиболее низкой стоимостью.

Еще одним важным ключевым показателем функции является длительность ее выполнения. Например, если у вас время обработки заказа клиента на 10-20% больше, чем у компании-конкурента, то при отсутствии прочих конкурентоспособных преимуществ: стоимости продукции или услуги, условий оплаты, качества, сервиса, послепродажного обслуживания и т.д., вы рискуете потерять определенную долю на рынке. Поэтому в общем случае при проведении функционально-стоимостного анализа используют одновременно стоимостные и временные затраты, которые в некоторых случаях являются взаимосвязанными. Таким примером является выполнение какой-либо функции с применением повременной оплата труда сотрудников без использования других видов ресурсов. В этом случае стоимость функции будет определяться как произведение времени выполнения и тарифной ставки оплаты.
В результате проведения общего функционально-стоимостного анализа разрабатывается структура бизнес-процесса с оптимальными показателями длительности и стоимости. При этом оптимальное или желаемое множество показателей и их целевых значений задается стратегическими целями компании.

На рис. 2 приведен пример расчета стоимости процесса «Подбор персонала», выполненного в программном продукте «Бизнес-инженер» с использованием восходящего («снизу-вверх») метода расчета стоимости процесса, при котором в качестве драйвера переноса затрат ресурсов на стоимость выполняемых функций используется время их выполнения.

Рис. 2. Пример расчета стоимости процесса

Данная методика не требует обязательной разработки графических схем процессов и применима при любом способе процессного описания (вертикальном, горизонтально-табличном и горизонтально-графическом).

Стоимость процесса, согласно данной методике, определяется как произведение общего времени выполнения процесса и стоимостей рабочих мест его исполнителей за установленный промежуток времени. В свою очередь стоимость рабочего места исполнителей процесса складывается из их стоимостной ставки и повременной стоимости ресурсов, используемых исполнителями (см. рис. 3).

Рис. 3. Пример расчета стоимости рабочего места исполнителя процесса

В случае если процесс выполняют несколько исполнителей, принадлежащих к одной бизнес-роли, требуется указание их количества. В случае если исполнитель тратит на выполнение процесса время меньшее общего времени его выполнения, то необходимо ввести поправочный коэффициент – степень участия исполнителя в процессе. Эти параметры удобно вводить в матрицу распределения ответственности за процесс, стоимость которого рассчитывается (см. рис. 4).

Рис. 4. Пример разработки матрицы ответственности за процесс, учитывающей количество исполнителей бизнес-роли и степень их участия в процессе

В табл. 1 приведен пример отчета с результатами проведения функционально-стоимостного анализа процесса «Оформление трудовых отношений с сотрудником», автоматически сформированный программным продуктом «Бизнес-инженер». Общее время выполнения подпроцессов - 3.55 часов, стоимость подпроцессов - 6098.5 руб.

Табл. 1. Пример отчета с результатами проведения функционально-стоимостного анализа процесса . Расчет стоимости бизнес-процесса

О системе «Бизнес-инженер»

Система Бизнес-инженер – профессиональное средство оргпроектирования, регламентации и управления эффективностью бизнеса, которое на сегодняшний день является одним из наиболее современных, многофункциональных, мобильных и доступных средств моделирования для предприятий любого масштаба. При разработке ПО был учтен многолетний опыт специалистов БИТЕК по бизнес-моделированию с использованием различных популярных зарубежных и отечественных программных продуктов и положительные преимущества данных продуктов.

Бизнес-инженер поддерживает полный цикл проектирования организации и решает следующие задачи:

• Проведение стратегического анализа
• Разработка и внедрение стратегии и BSC
• Разработка ключевых показателей - KPI
• Проектирование и оптимизация бизнес-процессов
• Функционально-стоимостной анализ бизнес-процессов
• Анализ и оптимизация организационной структуры
• Автоматизированное формирование отчетов и регламентов
• Построение системы менеджмента качества (СМК)
• Анализ эффективности персонала
• Управление проектами
• Анализ информационной системы предприятия

В типовую конфигурацию системы включены 15 наиболее часто применяемых на практике нотаций процессного описания. Из 35 графических диаграмм типовой конфигурации 18 относятся к методологии бизнес-моделирования ARIS. Типовая конфигурация содержит более 100 различных аналитических отчетов и регламентирующих документов, а также включает 16 референтных бизнес-моделей предприятий и библиотек типовых бизнес-процессов.

Система Бизнес-инженер обладает уникальной возможностью конвертации графических диаграмм различных методологий и нотаций процессного описания из одного вида в другой, а также конвертации и импорта графических диаграмм распространенных продуктов бизнес-моделирования Microsoft Visio и ARIS.

Благодаря своим ключевым особенностям и преимуществам Бизнес-инженер является привлекательным инструментом как для профессионалов, так и для начинающих специалистов. Особенно полезным данный инструмент будет для тех организаций, в которых за короткие сроки своими силами требуется описать, регламентировать и улучшить операционную деятельность.

Бесплатный модуль График-студио Лайт - упрощенная версия модуля График-студио системы Бизнес-инженер, интегрированный с системой. График-студио Лайт обеспечивает эффективную групповую распределенную работу по разработке локальных графических диаграмм в виде отдельных файлов, которые могут использоваться независимо, а также могут быть импортированы в программный продукт Бизнес-инженер. Также Лайт эффективен как инструмент моделирования «для чайников». Посмотреть описание и скачать График-студио Лайт

При заказе программного комплекса БИЗНЕС-ИНЖЕНЕР со ссылкой на Клубок.нет предоставляется дополнительная скидка к прайс-листу 5%.

Дополнительные материалы

Список рекомендуемой литературы и полезные статьи по менеджменту на сайте компании БИТЕК www.betec.ru

Книга - Практическое руководство «Секреты успешных предприятий: бизнес-процессы и организационная структура» (авторы С.Ковалев, В.Ковалев).

Практические семинары в УЦ БИТЕК (даты проведения смотрите в расписании семинаров):

• Описание, анализ, оптимизация, регламентация бизнес-процессов.
• Функционально-стоимостной анализ (ФСА) бизнес-процессов.
• Повышение эффективности бизнеса на основе разработки ключевых показателей деятельности (BSC/KPI) и системы мотивации.
• Оргпроектирование. Анализ и оптимизация организационной структуры.
• Современные методологии описания бизнес-процессов и бизнес-моделирования. ПП бизнес-моделирования: особенности, выбор, использование. Технологии автоматизированной разработки регламентов.

Вы можете задать интересующие вас вопросы по e-mail: be@betec.ru или тел. +7 (495) 788-72-47