Диалог о записях / протоколах качества

03.09.2021 13:00

"cir" - Альбеков Махмуд Акмалджанович
консультант по менеджменту

"вопрос" - автор вопросов пожелавший остаться неизвестным

Запись не рецензировалась и не редактировалась.

вопрос	У меня вопрос: Каким образом можно представить записи для обеспечения свидетельства, что процессы ЖЦП и произведенная продукция соответствуют требованиям (п.7.1.)? Что это за запись? Тут про какой-то план качества говорится.
cir	Чем ты руководствуешься при планировании работ на производстве?
вопрос	Планом выпуска и реализации - ну это как выходная часть из Планирования и подготовки производства и она уже где-то в середине основного процесса: Маркетинговые исследования; Анализ контракта; Проектирование швейных изделий; Планирование и подготовка производства; Производство в ЭШЛ; Взаимодействие с подрядчиком; Контроль качества и упаковка; Складирование и доставка заказчику я так понимаю что план качества должен охватывать все стадии основного процесса (основной у меня тождествен по производству и взаимод. с потребит.)
cir	стой не лезь в дебри
вопрос	ок. Что значит чем руководствуешься? Информация о потребности на рынке переходит в контракт, затем идет проектирование затем подготовка и планирование производства. Подготовка и планирование выход - это план выпуска, график работ, план закупок, контракты с подрядчиком, конструкторская документация на заказ. Вообще - что такое записи? И должны ли они все быть в одном месте? У нас это малореально исполнить, если в качестве записей использовать все те документы, которые мы вели до сих пор
cir	так вот у тебя есть план производства, у тебя есть графики выполнения работ, у тебя есть проектная документация, есть протоколы испытаний и акты сверки соответствия продукции проектной документации - все это записи для обеспечения свидетельства, что процессы ЖЦП и произведенная продукция соответствуют требованиям
вопрос	т. е отдельный документ не нужен? Это было бы за уши притянуто
cir	нет конечно - проектной документации достаточно - просто в РК напиши, что вся информация о планировании ЖЦП содержится в ....и перечисли реально имеющиеся документы.
вопрос	Ок. Вообще - что такое записи? И должны ли они все быть в одном месте? И почему их нумеровать надо? У нас это малореально исполнить, если в качестве записей использовать все те документы, которые мы вели до сих пор
cir	записи - это все документы, которые вы используете в работе - приказы, акты, планы-графики и т.д. Они должны быть идентифицированы - это не означает сквозная нумерация - просто вы должны установить порядок, по которому будет их легко найти. Так например записи по кадрам или кадровые приказы будут иметь одну нумерацию, общие приказы другую, планы-графики производства будут идентифицированы по месяцам и году и в том же духе...
вопрос	а, понятно
cir	почитай в моем РК - там, где написано протоколы качества это имеется ввиду записи по качеству...
вопрос	да я его и читаю уже наизусть знаю 🙂
cir	п.4.2.4 - там идет, как идентифицировать записи...
вопрос	просто понимаешь: у меня еще есть пример процедуры Управление записями , там говорится что эти записи потом передаются в Службу качества. Я вот думаю на фига они мне? пусть хранятся там, где они нужны- по отделам
cir	вот именно, это у меня и предусмотрено - что записи хранятся у ответственных...на фиг они нужны...хотя...
вопрос	Я табличку разрабатываю - кем какая запись конкретно разрабатыватся (т.е. наверное, не разрабатывается, а ведется) и где хранится - чтоб удобно было что хотя? потом не соберешь?
cir	запись : Документ (3.7.2), содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности . Примечания 1 Записи могут использоваться , например для документирования прослеживаемости (3.5.4), свидетельства проведения верификации (3.8.4), предупреждающих действий (3.6.4) и корректирующих действий (3.6.5). 2 Обычно пересмотры записей не нуждаются в управлении .
вопрос	Процедура пустоватая про записи получается. я вообще все в виде СТП оформляю: в РК - обзорная часть этих СТП.
cir	нет я проверял себя по ИСО 9000 - все верно все, что относится к работе - это записи и должны они хранится у людей ответственных за них. Ты можешь сделать так, чтобы они присылали тебе копии, но тогда ты на себя взвалишь все функции и по анализу и контролю - т.е. ты построишь "полицейское государство" на предприятии, и не будет подготовлена почва к переходу к TQM - где каждый отвечает за качество...
cir	Объедени управление записями с управлением документацией - они взаимосвязаны...
вопрос	ну... Я уже подумала и решила, что пусть отдельно будут. Кстати взаимосвязи большой не вижу.
cir	у тебя есть РК затем идет СТП как детализация РК в каждом СТП есть свои формы, которые представляют собою формы тех самых записей или ссылки на определенные документы/записи типа договоров, приказов и т.д. В управлении документацией ты пишешь как разрабатывается, идентифицируется, хранится, актуалируеться и прочее "-еться" документация и кем это делается. Т.к. записи, вытекают из деятельности регламентированной СТП и РК то соответственно и люди и порядок, будет один и тот же. Связь уловила? или не понятно объяснил?
вопрос	я это понимаю. Но управление - это разные вещи с тем, что ты говоришь
cir	т.е. давай начнем с этого: что ты имеешь ввиду под управлением?
вопрос	Управление - это целенаправленное воздействие на объект управление - это в частном случае кто где когда и в зависимости, от каких условий гоняет бумажки
cir	вот именно - так зачем же отделять управление документацией и управление протоколами...
вопрос	но просто природа записей и документация процедур разная.

cir	Природа разная?! Ни в коем случае...Например возьмем любую письменную процедуру СМК, скажем те же внутренние аудиты - управляешь процедурой как документом ты, в тоже время и протоколами качества предусмотренными этой процедурой тоже управляешь ты!!! В чем разница управления? И то и другое должно быть 1. разработано/составлено/вестись, 2.согласовано, 3. утверждено, 4.хранится, 5. актуализироваться, 6. уничтожаться. Хозяин ты одна...и процедура практически одна - различие можно внести парой строк (максимум полстраницы) в одну процедуру. Более того специфика заполнения того или иного протокола качества детализируется в соответствующих процедурах, СТП, рабочих инструкциях... Но процедура УПРАВЛЕНИЯ протоколами качества ничем не будет отличаться от процедуры УПРАВЛЕНИЯ документацией СМК
вопрос	ну есть в этом смысл. Я тебя поняла. Я даже понимаю почему у нас разные взгляды. ну не совсем. У меня док. процедуры хранятся централизованно, а записи - на местах. И в процедурах - важная часть - разработка, а записи - только заполнение. Их вид установлен СТП. Т. е. эту часть разработки они миновали. Теперь управление - это то как они заполняются, хранятся, изымаются.
cir	Хорошо. Пойдем простым логическим путем :-)) Чем регламентируется заполнение записей? СТП? Или же ты свела все в управление протоколами? А по поводу документированных процедур - как работают сотрудники предприятия? для того чтобы заглянуть в процедуру приходят смотреть туда, где они хранятся?
вопрос	а как надо? Чтобы на руках у всех были? извини, наш спор носит достаточно теоретический характер, а у меня горящие практические вопросы, я все время на них срываюсь
cir	а первый вопрос? давай пошагово...
вопрос	я поняла - как заполнять бумагу и ее форма приведена в СТП
cir	нет это практический - не теория...просто я хочу оградить тебя от ненужной работы. Ты бы сама пришла бы к этому со временем... Что у тебя дано в СТП "Управление протоколами"?
вопрос	ну просто мне легче разделить процедуры Я просто хочу перечислить все записи в СТП по управлению записями. нужно? у меня дано на ком ответственность за ведение, учет, хранение, изъятие и табличка с пунктами ГОСТ и соотв. нашими записям и ссылками на их формы в СТП
cir	можно сделать так - дать процедуру управления документацией. Сказать, что протоколы качества регламентируемые этими документами (читай РК, СТП, процедуры и т.д.) управляются согласно порядку установленному в них же. Можно дать список всех протоколов которые используются на предприятии с указанием людей ответственных за их актуализацию и хранение. Если хочешь сплошную нумерацию форм - можешь их свети в единый реестр форм - дать порядковый номер и тогда в документации СМК ты просто даешь ссылку на номер формы из реестра и не детализируешь. Что касается процедур - да контрольные экземпляры хранится централизовано, однако владельцы процессов также должны иметь актуализированные методики у себя, а иначе как сних требовать соблюдение требований СМК? 😉
вопрос	ну да. У нас в общем-то так: централизовано - эталон. И на сервере эталон - хошь печатай. Но если пользуешься, то будь добр знай что неучтенная копия Я сама еще не очень то с этими всеми записями определилась. У меня миссия - совместить с СМК побольше полезных дел. Я, видишь ли, филантроп. мы разбахали столько СТП писать, что когда консультанты приезжали, уних аж глазя полезли: вы столько пишите? А я давно хотела регламентировать работу всех. Я теперь на раз всякие проекты приказов строчу. Под маркой ИСО 😉
cir	А как же требования п. 4.2.3 стандарта: г ) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения ; ж ) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов , оставленных для каких - целей . это я по поводу неучтенных копий... Вот мы и пришли к функциональности СМК:-)) Да оно должно быть максимально функционально и полезно! А для этого прежде всего нужен здравый смысл, а не СТП...
вопрос	Мне так посоветовала консультант. Тем более в прцедуре то записано: посмотри перед использованием на сервере. А что, могут прицепиться за то что у нас так?
cir	При сертификации да... Если интересно опишу в двух словах как я определяю необходимый уровень документации... 1. определяю стратегические, главные и вспомогательные процессы компании 2. детализирую их на составные подпроцессы 3. анализирую критичность того или иного процеса или подпроцеса и документирую
вопрос	А если знакомить под роспись что произошли изменения? Т.е. раздать им ксерокопии эталона, предупредить что это неучтенная копия, но если пойдут измения их известят? Не прокатит?
cir	если ты раздаешь под роспись копии документов - это уже будет учтенная копия:-)
вопрос	Посмотри на почте. Там купюра из СТП. Немножечко совсем Посмотрел?
cir	только что пришло - смотрю... пункт 6.5.6. не корректен
вопрос	почему? Только если это гносеологический спор, то оставим, а если по существу, то надо исправить
cir	а если проверки не было в подразделении? получается, что ты корректируешь постфактум, а не предупреждаешь возможное несоответствие
вопрос	У меня проверка документации каждый год 6.6.1. Актуализация документов СМК осуществляется по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
cir	у тебя написано, что подлиники хранятся в канцелярии и в подразделениях. как ты контролируешь их актуализацию меня больше инетерсует подразделения
вопрос	6.6. Внесение изменений и дополнений в документацию 6.6.1. Актуализация документов СМК осуществляется по мере необходимости, но не реже одного раза в год. 6.6.2. Изменения в Руководстве по качеству СТП СМК и Положениях об отделе или их отмену утверждает Генеральный Директор. 6.6.3. Внесение изменений в документы осуществляют лица, указанные в графе "Разработчик" табл. 1 для соответствующего вида документа. 6.6.4. Референт направляет в отделы письменное извещение о внесении изменений, отмене и пересмотре документации. Сотрудник Службы качества обеспечивает их изменение на сервере компании. Доступность документации на сервере компании обеспечивает Системотехник. Доступ к изменению электронных документов имеют сотрудники Службы качества. Доступ обеспечивается паролем. 6.6.5. Все изменения регистрируются по месту хранения документов и заносятся в журнал регистрации изменений документов СМК (приложение 2).
вопрос	Я вообще то так наивно полагала, что актуализация касается только документации верхнего уровня СТП, РК и Положений Вернее я то понимаю, что надо все актулизировать. Но там на местах пусть сами актуализируют.... Блин, нестыковочка получается
cir	нет. ведь со временем меняются и должностные инструкции и формы приказов и договоров и т.д. скажем ты проверяешь (аудит) и видишь "неправильную" форму, т.е. у тебя ее нет в документации. Что это несоответствие или просто использование права "актуализировать на местах"? Опасные игры...
вопрос	так то формы. Ладно, подумаю. Ну и пусть актуализируют себе раз в год. И сами проверяют Ну и что? какая такая "неправильная" форма? То, что я ее не знаю ничего не значит. Она введена документом со СТАТУСОМ т.е. подписью ведь они ее не сами придумали. Был приказ, его можно найти.
cir	а как ты собираешься проводить анализ СМК? Формы вводятся именно для того, чтобы потом просчитать где был прокол в системе... а если они меняются по усмотрению владельцев процессов - где гарантия, что в них сохранятся требования к информации необходимой для дальнейшего анализа? Не забывай о правилах игры: 1. Ты строишь СМК, чтобы регламентировать все работы в компании 2. После того как ты прописала требования к деятельности в документации СМК - они получают статус внутренеего "закона" и шаг влево или шаг в право должно считаться преступлением (я утрирую) 3. Изменение в "закон" вносится в порядке предусмотренном законодательством, т.е. требованиями СМК и никак иначе. И еще помни "Демократия не совместима с СМК и ведет к охлократии" :-))
вопрос	у нас тут такая охлократия, что даже немного порядка не повредит )) Все что ты сказал так конечно, Как же тогда дествовать с актуализацией на местах?
cir	пусть этим занимается владелец процесса - у тебя же описан порядок внесения изменений в документы?
вопрос	А если у меня докладная записка - это запись по качеству должна ли быть где то регламентирована ее форма?
cir	в инструкции по деловодству если иное не предусмотрено другими документами...;-) скажем если у тебя приказ по предприятию, что ты должна предоставлять информацию о ходе разработки документации согласно форме: подразделение, документ, ответственный, процент выполнения (или что-то подобное), то служебка должна соответствовать этой форме...
вопрос	6.4. Идентификация Записей по качеству устанавливает порядок, который обеспечивает их быстрый поиск. Идентификация осуществляться путем присвоения идентификационного номера каждому отдельному документу. 6.5. Регистрацию Записей по качеству и документов, которые используются в их значении, обеспечивают ответственные должностные лица в соответствии с Руководством по качеству СМК, стандартами предприятия, должностными инструкциями. ага у нас ссылка на ГОСТ по унифицир формам документов Там наверное есть форма приказа. А так спрошу. Неужели форма должна быть установлена так жестко? А записи надо регистрировать?
cir	смотря какая и что ты от нее хочешь... если это приказы то да, складские документы, бухгалтерские тоже...остальные как заведено у вас.
вопрос	Есть что-нибудь по методам контроля качества? а что там имеется в виду? У нас швейная продукция. Устройство для мониторинга и измерений - линейка, ну, может быть, весы для взвешивания пуха.
cir	у тебя есть технологическая документация на продукцию?
вопрос	есть техническое описание да и то не всегда
cir	в контроле за качеством ты пишешь кто когда и как контролирует качество на всех стадиях ЖЦП и где все это фиксируется... сюдя же входят и периодические и приемо-сдаточные испытания...
вопрос	а я думала только контроль на выходе. а обязательно фиксировать на всех стадиях - в смысле записи. А если бирка со штампом ОТК - это и есть контроль перед упаковкой?
cir	ага... у тебя же есть технологические паспорта на продукцию (изделия)? или лист сопровождения...
вопрос	нету. У нас такого никогда не было у нас вообще полукустарщина
cir	так заведи...
вопрос	А что такое паспорт? Или лист сопровождения? Дай форму
cir	грубо это: 1. наименование изделия 2. согласно чему делается (ссылка на проектную документацию или СТП или ГОСТ) 3. затем перечисление структурных подразделений, через которые проходит изделие в течении своего жизненного цикла. 4. Ф.И.О. ответственного в структурном подразделении, 4. дата прихода в подразделение и дата передачи в другое...
cir	как ты обеспечиваешь прослеживаемость? соблюдение сроков и параметров изделия? я тебе всего лишь грубый пример привел, а в ГОСТах должны быть более жесткие требования к проверке/соблюдению качества продукции
вопрос	У нас пишется сначала отделом маркетинга бланк-заказ на производство, затем в швейном отделе пишется бланк заказ в цех. Там указано название изделия и артикул. В цех проверяют наличие технического описания, лекал, выписывают ткань со склада, потом кроят, шьют, сдают по накладной на склад, маркетинг забирает свой заказ и отгружает покупателю
cir	а почему бы не объединить все бланки заказы в один документ? зачем разводить макулатуру? и потом когда переоформляются заказы - где гарантия, что кто-то не допустит тупую ошибку при переписывании?!
вопрос	блин... Ну где ты раньше был? У меня уже почти все написано на кучу БЗ
cir	а ты не спрашивала...:-D
вопрос	Еще раз вопрос (если сможешь ответь обязательно): Что за записи нужны по п. 7.1. и по п. 7.5.2.? Очень надо.
cir	п.7.1. программы качества, подтверждение осуществления, протоколы оценки риска и процессов, планы развития проектов и т.п. Если грубо это техзадание... п.7.5.2. подтверждение пригодности механизмов и процессов, документы по аттестации персонала, подтверждение уровня квалификации и т.п. Если грубо это все документы подтверждающие соответствие наших процессов определенным требованиям.