А не попробывать ли нам новенького? (ГСППР)

Согласно исследованиям А. Фишера еще в 1993г. 7-15% бюджета американских компаний тратилось на организацию различных заседаний, совещаний, собраний, а средний менеджер обычно проводил от 30 до 80% своего времени на этих встречах. И не стоит забывать о том, что результатом далеко не каждого совещания является принятие эффективного решения и удовлетворенность участников от проведенной работы.

Сегодня мы являемся свидетелями экспоненциального роста объема информации. Она окружает нас: телевиденье, радио, газеты, интернет. А что же тогда говорить об объемах информации, которая циркулирует на предприятии? Делегирование полномочий - единственный выход. А как же тогда экономия времени, к необходимости которой мы пришли выше? Вот и получается софистская дилемма: ОБЪЕМ ИНФОРМАЦИИ----ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ.

Решение этой проблемы было подсказано эволюцией - автоматизация. Повышение производительности компьютеров, развитие и распространение систем поддержки принятия решений, сетевых и коммуникационных технологий, интерактивных средств общения, которые поддерживают распределенность во времени и в пространстве, развитие подходов к проектированию многопользовательских информационных систем открыли новые возможности перед руководством компаний.

Групповая система поддержки принятия решений: Что это?

Групповая система поддержки принятия решений (ГСППР) впервые была разработана в начале 80х годов исследователями университета Аризоны. Система предназначалась для проведения собраний факультета. Впоследствии университет создал компанию Ventana, которая занялась коммерческими разработками и внедрением подобных технологий.

ГСППР (Group Decision Support System) известные также как Electronic Meeting System, GroupWare, Computer Supported Co-operative Work представляют собой совокупность программного обеспечения, оборудования и инструментов, общей целью которых является автоматизированная поддержка коллективной работы. ГСППР основана на локальной сети, которая объединяет персональные компьютеры, находящиеся в зале для проведения заседаний и проекционную систему - экран для отображения результатов групповой работы и фокусирования внимания группы на текущем вопросе.

Обычно заседание с использованием систем включает 3 фазы:

1. Электронный мозговой штурм, в течение которого каждый из участников набирает и отправляет свои идеи относительно разрешения существующей проблемы. Генерация идей происходит анонимно, каждый имеет возможность видеть растущий список идей.
2. Анализ сгенерированных идей. Идеи аргументируются, выбираются критерии оценки альтернатив.
3. Голосование. На этом этапе система предоставляет участникам возможность выбирать и использовать различные методы голосования и методики определения предпочтений.
Для проведение заседаний в ГСППР необходим ведущий, роль которого весьма существенна. Его задача включает помощь в двух различных областях: техническая помощь и роль лидера сессии. Эти обязанности могут возлагаться на двух разных людей или на одного квалифицированного специалиста.

И что нам это даст?

Основным преимуществом использования ГСППР является поддержка параллельной, анонимной и структурированной связи с безошибочным документированием.

Электронное письменное общение координально отличается от устного/вербального общения отсутствием хронологии. Каждый участник пишет и отвечает параллельно/асинхронно, не обращая внимания на то, что в данный момент кто-то тоже «набирает реплику». Отсюда и экономия времени и больший объем предоставляемой для анализа информации.

Слабые способности в печатанье не являются помехой для участия в ГСППР заседаниях, поскольку участники на них же и тренируются (вспомните, чаты: секретарша, которая до этого видела компьютер только по телевизору, через неделю, проведенную за флиртом в чате, напечатает любой документ за 5 минут). Нет необходимости в исключительно быстром печатанье: краткие, короткие, по сути, комментарии лучше любой истории.

На традиционных собраниях некоторые участники могут монополизировать время группы. Хороший оратор может говорить минут 20, говоря ни о чем и не аргументируя свое мнение. Такой говорун может заблокировать активность других участников. Если идея забыта или вообще не была рассмотрена, то автор чувствует, что идея не уникальна или не уместна, происходит блокировка упрощений. Было бы лучше, если бы все идеи, даже немного отличающиеся друг от друга, отсылались/высказывались.

Проблемы концентрации блокировки внимания схожи с проблемой блокировки упрощений. Концентрация происходит, когда все участники группы концентрируются на идеях и размышлениях других участников коллектива, не высказывая при этом собственных идей. Блокировка внимания происходит при постоянном прослушивании чужих идей или при отсутствии пауз, которые позволили бы развить собственное мнение.

Эти проблемы традиционны для обычных заседаний, но на заседаниях с использованием ГСППР все равны. Параллельное общение дает участникам возможность высказывать свои идеи сразу же при их возникновении.

В это же время, анонимность раскрепощает людей: не так страшно задать «глупый вопрос» или уточнить непонятный момент. Жесткие рамки субординации исчезают. Правило «Я начальник - ты дурак» уже не действует так, как не известно, какую идею предложил начальник, а какую подчиненный. В результате, в отличие от традиционных заседаний, никто не пытается произвести впечатление на кого-либо, так как не понятно кто есть кто. Только обоснованная критика. На обычных заседаниях бывают ситуации, когда участник, пытаясь произвести впечатление на руководство, начинает поддерживать или яро критиковать («посмотрите, какой я смелый и умный») мнение начальника. При использовании систем участники не боятся говорить - они высказывают личные соображения, а не подсказанные другими, без страха перед тем, что неосторожно брошенная фраза может повлиять на будущую карьеру.

Существуют ситуации, когда участники начинают так сильно воздействовать друг на друга, что развивается групповое мышление. Такая проблема рабочего давления состоит в склонности некоторых к соглашательству, а не к критике или к осуждению. Рабочее давление может иметь политический характер или оттенок личностного авторитета лица, предложившего идею. На обычных заседаниях неприемлемые, неясные идеи могут циркулировать достаточно длительное время из-за нежелания участников коллектива критиковать чью-то идею. Появляется ложный оттенок согласия. Нежелание критиковать также может быть вызвано стремлением быть вежливыми или боязнью идти на конфликт.

Анонимность ГСППР уменьшает вероятность формирования неофициальных группировок, создает благоприятные условия для возникновения конфликтов, основанных на личных мнениях каждого участника, а не на субъективных симпатиях и антипатиях.

Письменное электронное общение более структурировано, чем вербальное. Оно более ясное и логичное. При написании сообщения также существует возможность его редактирования перед отправкой.

В свою очередь, использование информационных технологий предоставляет возможность:

• Автоматизированного структурированного документирования протоколов заседаний (каждый участник имеет возможность в ходе заседания перечитать некоторые упущенные моменты дискуссии).
• Создания отчетов и архивов.
• Доступ к информации локальной и глобальной сети: экспорт/импорт данных.
• Возможность подключения системы помощи.
• Распределенность во времени и в пространстве благодаря использованию глобальной сети, веб-камер и различных средств проведения видеоконференций.

И, наконец, универсальность системы, возможность ее использования в любой предметной области, где для разрешения проблемы необходимо осуществить многокритериальную оценку альтернатив решений, которые определяются и оцениваются группой экспертов/специалистов. Настройка на предметную область осуществляется путем ввода экспертами информации об анализируемой объекте (альтернативы решения проблемы), а также путем ввода иерархии критериев оценки.

Примерами использования ГСППР могут быть оценка и выбор инвестиционных проектов, стратегии завоевания рынка, ассортимента продукции, кандидата на замещение вакантной должности, источника кредитования - любого управленческого решения, требующего анализа большого объема информации.

Затраты ресурсов и времени на сбор информации и на полноценную подготовку принятия сложных и «дорогих» (как правило, стратегических) решений всегда меньше предотвращенного убытка от принятия не самого лучшего решения. Именно поэтому использование ГСППР оправдано. Изучение случаев использования таких систем, предоставляемых компанией Ventana, свидетельвовало о повышении производительности заседаний на предприятиях на 90%.

А если добавить немного математики?

Технология ГСППР предоставляет возможность использования не только традиционных методик, входящих в перечень услуг, предоставляемых консалтинговыми компаниями, но и возможность практического использования классических и современных экономико-математических методов, таких как:

• Метод анализа иерархий Т.Саати, состоящий в формировании системы иерархии критериев и в агрегированном калькулировании оценок альтернатив, которые были получены на различных уровнях иерархии с учетом относительной приоритетности критериев. Данный метод позволяет расчленить проблему на элементарные компоненты, что соответствует познавательной манере мышления человека, и учесть влияние не только количественных, но и качественных компонент.
• Метод дерева решений, суть которого состоит в разбиении задачи на ряд подзадач. В результате, основная задача представляется в виде дерева решений, которое завершается исходами, каждый из которых характеризуется определенной полезностью. Путем «сворачивания» дерева решений от конца к началу определяется исход с наибольшей субъективной ожидаемой полезностью. Данный метод позволяет определить оптимальную последовательность действий (стратегию) с учетом личных оценок и предпочтений. Выбранная стратегий будет лучшей на данный момент из тех многих, которые имеются в распоряжении.
• Метод нечетких множеств для формализации высказываний экспертов с контролем последовательности их суждений. С помощью этого метода можно количественно интерпретировать разницу между такими характеристиками, как «подходящая квалификация»-»отсутствие высшего образования», «достаточная квалификация»-»посредственные способности к обучению», «удовлетворительная квалификация»-»большой опыт работы» в задаче выбора кандидата на замещение вакантной должности.
• Методы усреднения и расчета согласованности мнений экспертной группы: методы аддитивной и мультипликативной свертки, проведение анализа аддитивной независимости критериев, расчет коэффициентов Спирмена и Кендала.
• Кластерный анализ для изучения состава и структуры неформальных группировок внутри экспертной группы до и после обсуждения.

СОЦИОГРАММА ДО ОБСУЖДЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ

- желание работать с данным экспертом;
- нежелание работать с данным экспертом.

ГРУППИРОВКИ-ОДНОДУМЦЕВ ПОСЛЕ АНОНИМНОГО ОБСУЖДЕНИЯ

Как видно из примера, до обсуждения «Иван» был для всех явным авторитетом, а с «Инной» не было желающих работать. После анонимного обсуждения проблемы группировки экспертов полностью преобразовались: с «Иваном» во мнении сошлась только «Ольга», суждения «Инны» и «Марии» составили преобладающие мнение остальной группы специалистом.

• Методы голосования. Метод большинства голосов прочно вошел в практику, несмотря на то, что еще 200 лет тому назад Борда и Кондорсе указали на недостатки данного метода и предложили каждый свои варианты разрешения этой проблемы.

  Благодаря IT ведущему не надо производить сложные расчеты в соответствии с данными методами, он может автоматически получать результаты. В свою очередь, ГСППР дают возможность выбирать из определенного набора наиболее подходящие к повестке дня заседания, корпоративной культуре предприятия методы, средства и инструменты для решения проблемы. Например, выбрать метод анализа иерархий, выбрать шкалу оценки из каталога словесных и числовых шкал, консенсуальный метод голосования, включить/отключить инструмент анонимности.

Итого:

ГСППР могут стать новым, революционным инструментом, входящим в перечень услуг, предоставляемых консалтинговыми компаниями на проводимых ими тренингах, семинарах, круглых столах и мозговых штурмах, целью которых является решение/преодоление проблем, возникших перед предприятием, тем более, что в арсенале этих компаний уже имеются профессиональные психологи и ведущие заседаний, роль которых только увеличится на заседаниях проводимых с использованием ГСППР.

В случае если предприятие решится не только использовать, но и обладать данным инструментом, то, один раз потратив средства на приобретение программного обеспечения и обучение персонала, оно получит возможность преобразовать свой собственный информационно-аналитический отдел в центр постоянного внедрения ГСППР практически во всех подразделениях предприятия при решении перманентно возникающих управленческих проблем.

Таким образом, ГСППР - это не только программный продукт, это универсальная информационно-аналитическая технология групповой поддержки принятия решений. С ее помощью можно не только решить проблемы, присущие традиционному процессу групповой работы, но и благодаря использованию IT предоставить/получить новые возможности. Коллективная работа, проведение конференций, семинаров, тренингов с участием профессиональных психологов и консультантов необходимы современным компаниям, поскольку процессы становятся все более сложными, и ни один специалист не обладает всей информацией, знаниями и вдохновением для решения задачи самостоятельно. В тоже время, коллективная работа выдвигает новые требования быстрого принятия решений. Коллективное взаимодействие становится все более информационно концентрированным, происходит увеличение риска информационной перегрузки. И применение IT - основной способ преодоления данных проблем.

Анна Дубровина