К вопросу об объективности аудита системы менеджмента

Критерии аудита это совокупность политик, процедур или требований, используемых в качестве эталона, в соответствии с которым составляют свидетельства аудита, полученные при проведении аудита.

Обеспечение объективности проведения аудита и оценки его свидетельств может быть рассмотрена как подпроцесс обеспечения процесса аудита и оценки свидетельств аудита.

Аудит систем менеджмента, как и любая другая экспертная и/или аналитическая человеческая деятельность, нацеленная на объективность, имеет существенную субъективную составляющую. Субъективность при аудите является одним из наиболее важных рисков объективности процесса и результатов аудита.

1. Субъективность аудита

К рискам, которые могут повлиять на объективность процесса аудита и анализа его результатов, относится следующее:

• зависимость организатора аудита и/или отдельных аудиторов/экспертов от объекта аудита, которая не позволяет получить объективные свидетельства аудита и/или их оценки.
• субъективность оценки глубины аудита. Поиск соответствия системы менеджмента критериям аудита требует от эксперта/аудитора охвата всей системы менеджмента в целом а не глубокого погружения в детали элементов и взаимодействий системы при поиске несоответствий. Фактор нехватки целостности восприятия из-за переходов от целого к сугубо частному и обратно может приводить к ошибочным предположениям, неточно отражающим существующее состояние системы менеджмента.
• субъективность оценки вероятности. Эксперту/аудитору свойственна тенденция завышать или занижать вероятность возникновения того или иного события, поскольку наша оценка основана исключительно на его личном опыте. Эксперт/аудитор полагает, что его ограниченный опыт отражает глобальную ситуацию.
• субъективность оценки выбора. Личные предпочтения эксперта/аудитора вырабатывают у него тенденцию выбирать предметы, основываясь на ограниченном объеме базовых фактов. Эксперт/аудитор стремится игнорировать те факты, которые не совсем вписываются в ожидаемую им схему. Эксперт/аудитор может сосредоточить свое внимание на важных для него физических характеристиках или очевидных фактах (например, громкий, яркий и недавний) и игнорировать признаки, которые могли бы предоставить более значимую для целей аудита информацию о характере данной ситуации.
• субъективность, обусловленная привычкой. В любой конкретной ситуации эксперт/аудитор стремится выбирать наиболее привычные решения и схемы. Факты и процессы, которые совпадают с его психическими образами (или предвзятыми мнениями), легче усваиваются. Он стремимся действовать в соответствии со схемами своего предыдущего опыта, даже если они не являются оптимальными решениями в данной ситуации, например, маршрут, который он выбирает, чтобы пройти куда-либо, может не всегда быть наиболее рациональным в изменившихся обстоятельствах.
• субъективность соответствия. Эксперту/аудитору свойственна тенденция отыскивать результаты, поддерживающие его гипотезу, а не ту информацию, которая противоречит ей. По мере подтверждения его гипотезы он не уделяет внимание фактам, которые не полностью соответствуют тому, что уже «сложилось» в гипотезу. Фактор нехватки времени может приводить к ошибочным предположениям, неточно отражающим существующую ситуацию.
• субъективность, обусловленная подчинением мнению группы или «шаблонным мышлением»: Вариантом субъективности, обусловленной подчинением, является «шаблонное мышление». У многих наблюдается тенденция соглашаться с решениями большинства, - люди поддаются групповому давлению и приводят свое мнение в соответствие с мнением группы. Люди не хотят нарушать гармонию группы путем отказа от общепринятой психологической модели. С точки зрения целесообразности такое поведение является естественным.
• субъективность, обусловленная самоуверенностью. Люди склонны переоценивать свои возможности, свое знание ситуации и ее последствий. В результате внимание уделяется только информации, которая подтверждает правильность их выбора, а противоречащие свидетельства, игнорируются. Факторы нехватки времени, внимания, других ресурсов и т.д. могут приводить к ошибочным предположениям, неточно отражающим существующую систему менеджмента.
• субъективность, обусловленная личностью аудитора. Аудитор склонен опираться на свой опыт, свои знания, свое представление о ситуации и ее последствиях. В результате внимание уделяется только информации, которая является значимой для аудитора. Факторы нехватки времени, внимания, других ресурсов и т.д. могут приводить к ошибочным предположениям, неточно отражающим существующую систему менеджмента.
• субъективность, обусловленная школой органа по сертификации. Аудитор склонен опираться в т.ч и на опыт, знания, представление о ситуации и ее последствиях, предложенных органом по сертификации, где он получил и поддерживает свою компетентность аудитора. В результате внимание уделяется только информации, которая является значимой для аудитора. Факторы использования типовых моделей системы менеджмент от органа по сертификации могут приводить к ошибочным предположениям, неточно отражающим существующую систему менеджмента.
• субъективность, обусловленная исполнительской дисциплиной при проведении аудита. Вся возможная объективность программ, процедур, планов, графиков аудита может быть сведена на «нет» недостаточной исполнительской дисциплиной аудиторов. Отсутствие регулярного мониторинга и/или каких-либо проверок собственно процесса проведения аудита способствует ослаблению исполнительской дисциплины.
• субъективность, обусловленная предвзятым отношением к участникам аудита. Факторы предвзятости между участниками аудита сказываются на рациональности использования времени, внимания, других ресурсов и т.д. могут приводить к ошибочным предположениям, неточно отражающим существующую систему менеджмента.
• субъективность проверки участниками аудита гипотез соответствия аудируемого объекта установленным критериям аудита.
• субъективность, обусловленная уникальностью системы менеджмента. Поиск участниками аудита критериев согласия, служащих для проверки гипотез о согласии данных о проверяемой уникальной системы менеджмента организации, с принятой аудиторами на основании критериев аудита теоретической моделью системы менеджмента может усиливать или уменьшить субъективность результатов аудита.

2. Объективность аудита

Для повышения объективности процесса и результатов аудита необходимо управлять влиянием рисков субъективности в ходе обеспечения и проведения процесса аудита и оценки свидетельств аудита.

Управление субъективностью основано на предельной теореме больших чисел - сумма последовательностей с любым законом распределения дает нормальную. При этом число таких последовательностей должно быть не менее минимального. Все сводится к тому, что объективность это сумма субъективностей.

Верификация и валидация деятельности могут быть таким фактором снижения субъективности этой деятельности, основанном на теореме больших чисел.

Полностью исключить риски субъективности невозможно, управление рисками субъективности должно обеспечить не превышение допустимого уровня этих рисков.

2.1. Управление программой аудита

Программа аудита должна разрабатываться с целью минимизации действия рисков, влияющих на цель аудита и обеспечения не превышения допустимого уровня этих рисков.

2.1.1. Цели для программы аудита формирует заказчик аудита. Они внешние по отношению процессу аудита и их объективность не управляется ходе процесса аудита.

2.1.2. В ходе аудита проверяется организация в рамках области применения системы менеджмента, т. е. область аудита формируется как субъективная выборка из:

• работников организации;
• необходимых ресурсов;
• процессов, осуществляемых в организации
• продукции (включая услуги);
• взаимодействующих и/или обособленных подразделений и т.д.,

График аудита представляет собой выборку области аудита, развернутую во времени. Субъективность формирования области аудита и графика аудита можно снизить с помощью верификации и валидации их результатов, а также с помощью повышения компетентности тех, кто участвует в этой деятельности.

2.1.3. Процедуры программы аудита в числе прочего при необходимости должны реализовывать установленные методы повышения объективности.

Одним из методов снижения субъективности является верификация и валидация процедур, планов, программ, а также результатов аудита.

2.1.4. Критерии аудита содержат в явном виде или виде нормативной ссылки требования, применительно к которым оценивается соответствие аудируемой системы менеджмента выбранному эталону.

Критерии аудита и связанные с ними процедуры аудита не содержат метрик измерения соответствия.

Оценка соответствия результатов аудита критерию аудита производится в ходе аудита группой аудиторов с возможным привлечением технических экспертов.

2.1.5. Методы аудита, определяются исходя из установленных целей, объема и критериев аудита.

2.1.6. Группа аудита, распределение ответственности и полномочий в ней формируется, учитывая компетентность, необходимую для целей аудита и в рамках установленной области аудита.

2.2. Управление проведением аудита

Аудит осуществляется согласно установленной процедуре аудита. Соответствие проведения аудита процедуре аудита, плану и графику аудита по форме и по содержанию критично для объективности аудита, оно, как правило, декларируется… Определение требований и регулярная практика мониторинга в аудитах может снижать риски субъективности. Компетентность и независимость участников аудита позволяет проводить аудит в управляемых условиях и снижать риски субъективности, возникающие при его проведении.

2.3. Управление компетентностью и независимостью аудиторов

Именно компетентность и независимость эксперта/аудитора самый управляемый фактор в целях управления объективностью аудита.

Повышая и оценивая его знания, опыт и независимость от объекта аудита можно содействовать обеспечению и повышению объективности оценки соответствия критериям аудита.

Проведение регулярной оценки знаний и практики аудита и следующее из нее целенаправленное оценивание его знаний и опыта, а также постоянное повышение их может содействовать повышению объективности оценки соответствия критериям аудита.

Особые пути управления компетентностью и независимостью аудиторов это

• ротация органов по сертификации, с которыми взаимодействует аудитор;
•  привлечение сторонних компетентных и независимых аудиторов, например, зарегистрированных в IRCA.

2.4. Управление многократностью аудита.

Управление программой каждого аудита с учетом всего множества предыдущих аудитов и анализом возникающих при этом субъективностей в числе прочего ведет к изменению и/или дополнению выборок аудита и программ его проведения по области применения; ротации аудиторов по объектам и/или организациям и т.д. Это в числе прочего ведет к росту объективности всей совокупности аудитов организации и снижению возникающих при этом субъективностей, а также к росту компетентности аудиторов.

Каждый последующий аудит может снижать субъективность оценки соответствия системы менеджмента как при проведении этого самого аудита, так и по всей совокупности аудитов по организации.

Кроме того каждый последующий аудит может снижать субъективность аудитора при оценке соответствия системы менеджмента как при проведении этого самого аудита, таки по всей совокупности аудитов этого аудитора.

Особый путь управления многократностью аудита это несколько или ротация органов по сертификации, с которыми взаимодействует организация.

2.5 Другие пути повышения объективности аудита.

Субъективность может быть снижена путем:

• сравнение (суммирование) данных по одной проблематике, представленной разными аудиторами;
• проведение совместных обсуждений для выявления всех позиций и предлагаемых решений;
• параллельная работа различных групп аудиторов и экспертов;
• применение контрольных карт (чек-листов) в которых вопросы составлены с целью снижения действия субъективных факторов);
• и т.д…

авторы: Александр Воробьёв, Олег Кольцов

Не зарегистрированные участники форума могут отправлять замечания и вопросы по статье на e-mail: wae9994@gmail.com

см. также:

• Аудит качества - учебное пособие.