5 существенных вопросов, которые необходимо задать себе при выборе ПО для управления бизнес-процессами

03.09.2021 13:00

Введение подобных систем является огромным шагом для компании, поэтому она должна задать себе несколько ключевых вопросов, чтобы убедиться в готовности к внедрению ПО для управления бизнес-процессами. Ниже представлены пять основных вопросов, на которые вы должны дать ответ.

Вопрос №1: Действительно ли моя организация готова к процессной автоматизации?

Организации, планирующие автоматизировать некоторые процессы, как часть осуществления управления бизнес-процессами, должны удостовериться, что они готовы к существенным изменениям в их деятельности.

В то время как автоматизация отлична от процессного менеджмента, возможно, что системы могут быть введены как часть интегрированного проекта.

Единственный возможный подход к процессной автоматизации это расширение существующей ИТ-системы, хотя для обеспечения необходимых навыков как внутри организации, так и на рынке это может оказаться дорогостоящим и трудоемким.

Другим вариантом является покупка профессионального инструмента у внешнего поставщика, но существует вероятность того, что это может осложнить ситуацию из-за привлечения другого ИТ-поставщика в общую систему.

Вопрос №2: Существует ли ясное представление о том, что необходимо достичь с ПО для управления бизнес-процессами?

Уточнение Ваших конкретных целей и изложение того, что вы хотите достичь введением программного обеспечения для управления бизнес-процессами является критически важным.

Заметка Скотта Кливленда в блоге на сайте BPM Leader рекомендует следующее – посмотрите на требования вашей компании как на первый этап при выборе ПО для проектного менеджмента.

Он отметил, что это минимизирует риск применения технологии, которая не подходит для Вашего бизнеса, при одновременном повышении шансов отыскать системы, которые соответствуют потребностям организации лучше, чем другие.

Начав с четкого перечня требований, Вы можете задавать прямые вопросы потенциальным поставщикам и использовать собственные критерии для оценки их ответов.

Вопрос №3: Имею ли я поддержку высших руководителей предприятия?

Введение ПО для управления бизнес-процессами, как и любое существенное изменение в предприятии и его действиях, будет успешным при полной поддержке со стороны высшего руководства.

В статье по изучению этой темы, Information Management изложил гипотетический сценарий, в котором организация изо всех сил пыталась осуществить инициативы в сфере ИТ, несмотря на то, что вовлеченные люди были специалистами в своих областях, а основные процессы были стабильными.

Веб-сайт «The IT and business» отметил, что технологические проекты часто обречены на неудачу не из-за проблем, таких как проектирование процесса, а из-за отсутствия содействия и поддержки со стороны высшего руководства.

Это понятие выходит за границы просто получения финансирования или одобрения для предприятия и должно включать постоянное стремление руководителей поддерживать и руководить инициативами.

Вопрос №4: Предусматриваю ли я изменения потребностей организации через некоторое время?

Способность развиваться и адаптироваться с учетом таких факторов, как условия рынка и корпоративная среда, всегда были важными характеристиками для бизнеса.

Не менее важным для организаций является динамичность и гибкость в нашем нестабильном экономическом климате, то есть потребности и амбиции организации могут быстро меняться.

Это должно быть принято во внимание при выборе ПО для управления бизнес-процессами, чтобы через пару лет введенная система не чувствовалась устаревшей и была пустой тратой денег и усилий. Подумайте, как в ближайшем будущем могут измениться потребности вашего бизнеса и, исходя из этого, оцените перспективные варианты технологий для управления бизнес-процессами.

Вопрос №5: Осознаю ли я, что это не только программный проект?

В блоге на сайте Successful Workplace, изучая лучшие способы оценки программного продукта для управления бизнес-процессами, Тео Пристли отметил, что одной из наиболее общих ошибок, которую допускают предприятия, когда приступают к проекту менеджмента процессов, является видение его, как просто инициативы, которая управляется ИТ.

Также как и сфокусировавшись на технологических проблемах, наследователи ПО должны рассмотреть следующие вопросы - зрелость процессов организации, ее возможности и понимание управления бизнес-процессами.