Почему необходимо применять "5С" к способу вашего мышления

*5с: определяется, как совокупность правил рабочего места, направленных на повышение эффективности и помощь в бережливом производстве.

5с:

1. Сортируйте - выделяйте то, что необходимо и устраняйте ненужное.
2. Соблюдайте порядок - убедитесь, что все имеет определенное место.
3. Содержите в чистоте - сохраняйте рабочее место чистым.
4. Стандартизируйте - следуйте процедурам и разделяйте четкие обязанности.
5. Поддержка – доведите соответствие процедурам до автоматизма.

Но 5С это больше чем инструмент или метод. Мы должны сначала понять, что 5С это культура. Простая реализация 5С похожа на гонки. После гонки, вы выиграли медаль, отпраздновали, а затем все забывается. Поэтому следует понимать, что мы не участники гонки.

Все начинается сверху. Высшее руководство должно решить, как они хотят, чтобы люди действовали, а затем наглядно продемонстрировать это на собственном примере. Далее следует установить способ обучения сотрудников для формирования мышления и поведения. И, наконец, менеджмент компании определяет приоритетность такого поведения.

Это сложнее, чем кажется. Во время напряжённой работы по достижению ежеквартальных целей (или другого, установленного в вашей организации, периода), будет ли менеджмент заставлять сотрудников обходить установленные методы работы, чтобы просто ее сделать? Такое скорее реактивное, чем проактивное поведение по принципу "пожаротушения" мы должны изменить, потому что он дает нашим сотрудникам понимание того, что, когда наступает критический момент, менеджмент не очень серьезно относится к этому "непрерывному совершенствованию бизнес-процессов".

Итак, какие рычаги необходимо контролировать, чтобы сформировать мышление 5С? Мы должны выйти за рамки использования 5С только для инструментов, и подумать, как его применить к нашему поведению и подходам. Но прежде чем мы двинемся дальше, я хотел бы представить другую призму для рассмотрения 5С: явление, симптомы и события.

Понимание 5С через явления, симптомы и события

Что такое явление? Явления являются скрытыми или невидимыми факторами или вопросами – как внешними, так и внутренними – которые волнуют все предприятия. Например, это могут быть технологические изменения или конкурентная угроза за пределами нашего бизнеса. Это также может быть отсутствие надлежащего контроля и учета рисков, как это было в случае ипотечного кризиса, который поставил на колени целую индустрию финансовых услуг.

Согласно терминологии Дональд Рамсфелда, явления - это "неизвестные неизвестных" - те вещи, которые мы не знаем, что мы еще не знаем, - то, что может и принципиально влияет на работу нашего предприятия и задача руководства попытаться предвидеть и понять эти явления, пока не стало слишком поздно. Работа исполнительной власти, состоит в том, чтобы найти неизвестные неизвестных и принять меры по их устранению.

Понять существование явлений возможно через связанные с ними симптомы. Симптомы – это видимые, а иногда и невидимые сигналы, о том, что не все в порядке с нашим бизнесом. Например, мы можем обнаружить, что разрушается наша клиентская база (симптом). Но углубившись дальше, понять, причины ее разрушения и выяснить явление. Анализируя все симптомы, менеджеры узнают реальные причины (явления) и исправляют их, чтобы предотвратить дальнейшее повторение.

Последним слоем в этой трилогии являются события. События - это видимые реальные происшествия мира. Событием, например, может быть звонок конкретного заказчика для отмены заказа. Если мы будем акцентировать внимание только на видимых событиях в нашей компании, не понимая, почему они происходят, мы будем, как пресловутая собака в погоне за своим хвостом.

Я считаю, что иногда при выполнении 5С мы становимся немного похожими на эту собаку. Мы ориентируемся на видимые эффекты, забывая об основной причине. Или возьмём другую метафору: мы применяем лекарства для облегчения симптомов без лечения основного заболевания. Например, я могу принять аспирин, чтобы уменьшить боль в животе, которая периодически повторяется. Но, в конце концов, боль может стать настолько сильной, что я пойду к врачу, который скажет мне, что это - рак, и я прибыл слишком поздно. Наше руководство должно быть направлено на диагностику этих симптомов, прежде чем они станут критичными!

Рисунок ниже описывает взаимодействие между всеми этими различными характеристиками.

Понимание 5С посредством лестницы абстракции

В своем опыте, я часто видел как топ менеджеры и руководители погружались в реализацию 5С или других инструментов. Это не наилучший способ использования их времени. Вместо этого, они должны быть сосредоточенными на понимании целей бизнеса и его состояния, быть способными обнаружить скрытые проблемы, которые могут в будущем негативно повлиять на организацию и в долгосрочной перспективе сказаться на выживании компании.

Таким образом, для лучшего прогнозирования явлений, предсказывания симптомов, и, следовательно, контроля событий, мы приходим к разделению 5С на 3 категории:

1. 5С Разума (ума)
2. 5С Действий (сердца)
3. 5С Рабочего места (физические вещи)

В таблице ниже приведены характеристики каждой из категорий:

5С разума

Что такое 5С разума? Проще говоря, это целостный, ментальный PDCA. Изменяя способ мысли о бизнесе, мы совершенствуем себя и таким образом осуществляем положительный сдвиг в культуре организации. Это начало ведущих изменений в организации.

Как это выглядит? Прежде всего, мы должны иметь четкое представление о цели нашего бизнеса, нашей роли и обязанностях. Мы должны быть в состоянии отсортировать нужные от ненужных вопросов бизнеса. Это называется Сейри или сортировка ума.

Структурированность (Сейтон) или Упорядоченность - способность мысленно установить приоритетность вопросов, получить его "структуру" в вашей голове. Это изображение в нашем сознании, которое помогает нам определить симптомы и установить шаги для решения и, избежать реактивной паники в новых ситуациях.

Систематическая уборка (Сейсоо) - постоянная уборка ума путем выявления скрытых проблем и поиска реальных причин. Концентрируйтесь, чтобы понять реальные причины скрытых проблем.

Санобработка (Сейкетцу) - для постоянной очистка ума, чтобы думать и действовать честно и положительно для постоянного движения вперед. Как лидеры мы должны быть в состоянии думать и действовать выше эгоистичных и корыстных интересов, мы также должны стремиться к принятию решений в согласованном порядке.

Поддержка (Ситцуке) - поддержка культуры и дисциплины на основе анализа рецидивов. Ситцуке также помогает нам быть готовыми к новым вызовам, устанавливая явления и симптомы событий вокруг нас.

5С действий

5С действий развивает способности действовать логично и направлено. Все действия, которые вытекают из 5С разума, должны быть преобразованы в конкретные действия. Понятность нашей роли и обязанностей, сортировка и устранение дублированных обязанностей является началом Сейри действий или сердца. Это поможет нам устранить нежелательную работу и процессы и, таким образом, улучшить наши возможности для визуализации скрытых требований заказчика.

Расставив вопросов по приоритетности согласно требований заказчика, и связав их воедино, чтобы обеспечить системный подход и метод, для установления целевых условий и решения проблем, мы начали Сейтон сердца.

Определив приорите, мы должны убедиться, что сразу же и навсегда избавились от любых незавершенных заданий. Поддерживая себя физически и ментально, и отвлекаясь от рутины, мы сможем выполнять Сейсоо эффективно.

После того как мы эффективно освоили 5С сердца, мы должны сознательно подходить к вопросам, с открытым сознанием, чтобы сконцентрироваться на том "В чем" проблема, а не "Кто" виноват. Сейкетцу поощряет неудачи, как сокровища для обучения и совершенствования.

Ситцуке создает партнерские отношения и взаимную поддержку друг друга в организации, и синхронизирует поведение с навыками и знаниями. Как управленцы мы учимся сопереживать с нашими людьми и участвуем в их проблемах, как если бы это были наши.

5С Рабочего места

Мы все делали 5С физической среды на рабочих местах в течение десятилетий, и поэтому я не буду подробно останавливаться на этом - но помните, что 5С вещей не может существовать, пока выше описанные два типа 5С не встроены правильно в организацию, как показано на рисунке ниже.

Сила 5С

5С помогает нам начать реальные изменения в организации, путем выявления реальных причин, будь то с помощью методов Lean, Six Sigma, TPM или TQM и т.д. Это не только техника применимая к "вещам" в нашем бизнесе – это инструмент для формирования способа мысли и подхода к проблемам, с которыми сталкивается любой бизнес.

Как только мы это поймем и научим наших сотрудников, что 5С это не просто техникой, а поведение, мы сможем сохранить результаты 5С. В противном случае мы можем вечно продолжать делать 5С "события", а не получать истинные выгоды от него.

Автор: Субикаш Рой директор по операционным процессам Азиатско-Тихоокеанского региона Schaeffler Group, в настоящее время базируется в их региональной штаб-квартире в Шанхае, Китай.

На данной позиции он ведет проект по созданию операционных лидеров в Азиатско-Тихоокеанском регионе для достижения следующего уровня производительности. Он разработал 6-модульный комплексный пакет для руководителей, который учит их понимать и определять невидимые симптомы и явления организации, которые могут поставить под угрозу будущее выживание бизнеса. Программа представляет собой пошаговый подход, рассчитанный на 3 года, служащий для синхронизации организационного поведения со знаниями и навыками для постоянного продвижения Schaeffler Group Азиатско-Тихоокеанском региона к его видению.

© Материал подготовлен Андреем Гариным
по материалам зарубежных изданий
http://www.klubok.net/

дополнительно по теме:

• Метод «5S» - опыт ОЖД
• Контрольная работа на тему «Система управления 5S»