В свете последних неудач в области корпоративного управления, два новых стандарта ISO помогут компаниям находить корпоративную информацию быстро и эффективно. Повышенное давление со стороны контролирующих органов в промышленности обязывает компании предоставлять такую информацию, потому что нарушения в области финансового менеджмента, этических отношениях, раскрытие информации и прозрачность принимаемых решений стали обычным явлением.
ISO 30300:2011 Информация и документация - Системы менеджмента документов - Основные положения и словарь, и ISO 30301:2011 Информация и документация - Системы менеджмента документов - Требования, созданы опытом экспертов 27 стран из пяти континентов.
Эти стандарты были разработаны совместимыми и дополняющими другие стандарты системы менеджмента (MSSS), разработанные ISO, такие как ISO 9001 (менеджмент качества), ISO 14001 (экологический менеджмент) и ISO/IEC 27001 (управление информационной безопасностью).
ISO 30300 является зонтичным стандартом и включает в себя основные положения и словарь, общие для данной серии стандартов, в то время как ISO 30301 устанавливает требования к MSR (система менеджмента документов). Дальнейшие стандарты ISO серии 30300 находятся в разработке.
Джудит Эллис и Карлота Бустело, руководители рабочих групп, которые разрабатывали эти стандарты, подчеркивают, что, "Серия ISO 30300 предлагает методологию системного подхода к созданию и управлению документами, в соответствие с организационными целями и стратегиями. Управление документами с помощью MSS поддерживает экономически эффективные операционные процессы, такие как хранение, поиск, повторное использование информации, судебные споры и проверку благонадежности финансового состояния компании ".
Стоимость разработки MSR зависит от масштабов внедрения в каждой организации и определяется потребностями бизнеса и оценкой риска, и может обеспечить как краткосрочную, так и долгосрочную отдачу инвестиций, а также сокращение расходов
Глобальные факторы подталкивают организации к внедрению MSR, как коммерческие, так и некоммерческие, государственные, большие и маленькие, сокращения расходов и повышения способности реагировать на внешнюю среду. Они включают в себя:
- Активизация коммерческой конкуренции
- Технологические изменения, ведущие к электронной коммерции и электронному управлению
- Скорость связи и распространение информации через интернет
- Повышение сложности нормативно-правовой среды - на местном, национальном и международном уровне
- Повышение ожиданий граждан, касательно подотчетной, прозрачной работы организаций, осуществляемой социально ответственным образом
- Увеличение рисков внешней среды, в том числе угроза безопасности и стихийные бедствия.
Создание отчетов является неотъемлемой частью деятельности любой организации, процессов и систем. MSR позволяет вести бизнес эффективно, подотчетно, управлять рисками и обеспечивать целостность бизнеса, а также дает возможность организациям извлечь выгоду из информационных ресурсов, таких как бизнес-активы, коммерческие активы и базы знаний. В то же время, MSR вносит свой вклад в сохранение организационной памяти, в ответ на вызовы глобальной и цифровой среды.
Секторы, на которые ориентированы новые стандарты ISO, включают правительственные организации, образование и промышленность (особенно производство фармацевтических препаратов и добыча полезных ископаемых). Компании, участвующие в программах по социальной ответственности, а также секторы, для которых необходима строгая демонстрация соответствия, такие, как атомная энергетика и телекоммуникации, особенно ожидают получение выгоды от эффективного внедрения стандартов.
Развитие этих новых стандартов включает в себя опыт, накопленный в реализации ISO 15489, Информация и документация - Управление записями, опубликованного около 10 лет назад.
ISO 30300:2011 и ISO30301: 2011, были разработаны Техническим комитетом ISO - ISO/TC 46, Информация и документация, подкомитетом SC 11, Архивы / управление записями