В мире бизнеса, мы все должны знать, результат каких именно усилий приводят нас к конечному результату. Если мы не понимаем этого, наша умственная деятельность будет беднеть, результаты всех усилий будут некачественными, а бизнес – неэффективным, даже не смотря на высокие выплаты персоналу. Качество, наряду с прибылью, наверняка пострадает.

Деловые встречи не могут заменить развития. Однако, знания, которые дает нам общение являются основополагающими для достижения поставленной цели. Мы все в равной степени и менеджеры и работники. Одни - ограничены в управлении собственным временем. Другие – строят работу целого предприятия и управляют ею. Разница состоит в деталях той информации, которая нужна, чтобы выполнить свою работу и позволить другим сделать это. Результирующая база знаний служит основой для процветания каждой компании.

Если вы хотите построить успешный бизнес, нужно обеспечить, чтобы доступ к знаниям является быстрым, простым, актуальным и относящимся к делу.

Блок-схема является способом передачи знаний и нам необходимо это четко понимать. Она должна быть доступна всем заинтересованным лицам в любое время, а также надежно и незамедлительно предоставлять информацию по процессу в каждый конкретный момент времени. Правильно разработанная схема, с использованием надлежащих инструментов, будет работать, а не просто служить иллюстрацией процесса.

Три основных шага

Блок-схема является графическим отображением последовательных шагов процесса, процедуры или системы. Она использует символы и линии взаимосвязи, чтобы проиллюстрировать три основных этапа: вход процесса, основные операции и выход.

Отображать процесс на самом деле очень просто, если делать это, используя правильные инструменты. Чтобы сделать блок-схемы действительно полезными, необходимо использовать принцип системного подхода. Начнем с макроуровня: разработка, продажа, производство, доставка. Эти шаги могут быть преобразованы в линейные диаграммы (см. рисунок 1).

Рисунок 1: Начало на макро-уровне, преобразование основных шагов в линейную диаграмму.

Далее, очень заманчиво начать построение схем на микро-уровне. Но будьте осторожны. Хотя это может показаться более быстрым и соответствующим подходу, но в то же время, может легко превратиться в случайный набор несвязанных диаграмм, которые приведут к потенциально серьезным несоответствиям и упущениям. В результате, вы просто зря потратите время.

После получения одобрения топ-менеджерами, подтверждающего, что данное отображение на макро уровне соответствует бизнес-целям предприятия, сосредоточьте внимание на каждом шаге, и лишь за тем приступайте к детализации. С практической точки зрения, это означает изучение карты процесса с ответственным менеджером. Все это, опять-таки, происходит на высоком уровне.

Некоторые инструменты построения являются быстрыми. Как, например, диаграмма, созданная для объяснения процесса, или записи, сохраненные в форме заметок.

Придерживайтесь следующих шагов:

Получите заказ от продаж или клиента.
Подтвердите детализацию.
Упорядочите компоненты.
Распределите время работы
Разработайте диаграмму.
Произведите заключительный просмотр. Доработайте, если это необходимо.
Отправьте заказчику.

Эти заметки могут быть автоматически преобразованы в следующую линейную диаграмму (см. рисунок 2).

Рисунок 2: второй уровень диаграммы начинается с шага "делать".

Это второй уровень процесса, представленный ниже шага "делать" начальной диаграммы.

Основные выходы

Сделайте это один раз и повторяйте систематически, детализируя каждый шаг путем наблюдения и общения с вовлеченным персоналом. Данный подход подразумевает наблюдение, ведение простых записей, обсуждение черновых вариантов проекта. Если изменения могут быть отражены и внесены в процессе обсуждения, как это допускают некоторые инструменты построения, то просмотр диаграммы будет быстрым.

Внесение изменений в диаграмму во время ее обсуждения с вовлеченным персоналом зачастую приводит к выявлению деталей реального хода процесса, некоторые из которых весьма неожиданны.

В результате возможны четыре выхода такого процесса:

Персонал найдет действенный способ эффективно работать над неэффективными процессами.
Персонал будет заранее предупрежден о недопустимых и ранее неопределенных рисках.
Каждый почувствует, что они являются частью процесса и поймет свой вклад в его выполнение.
Расширение участия приведет к улучшению во всех областях: качество, эффективность и удовлетворенность клиента.

После этого процессы разрабатываются на всех бизнес уровнях. Нижний уровень обеспечит поэтапную постановку задач с помощью диаграмм оперативной деятельности, позволяющим сотрудникам выполнять большинство задач, или, по крайней мере, четко понимать, что именно необходимо сделать.

Хорошая блок-схема:

Быстро создается и изменяется.
Дает возможность добавлять шаги процесса для дополнительной детализации, внесения данных, документов, приложений и веб-служб.
Легко понимаема и логически объяснима.

После создания такой иерархии процессов, важно иметь механизмы контроля изменениями, получение завершающего одобрения руководства и архивацию предыдущих версий. Способность проследить и выявить этап на котором возникло несоответствие намного упрощает расследование его причин. Некоторые системы также имеют возможность анализировать и моделировать процессную деятельность доступными для понимания терминами, и блок-схемы программного обеспечения, используемые в таком анализе идеально подходят для следования в направлении реализации принципа Шесть Сигм