Внутренний аудит

YakubovaEV писал(а):

Добрый день! Подскажите пожалуйста, при написании СТП "Внутренние аудиты" возможно ли оговорить, что ввиду малочисленности предприятия внутренний аудит проводит ОДИН человек?

Конечно, это не есть нарушением каких-либо стандартов. Только почему Вы упоминаете стандарт 17025? Аудиты регламентируются 19011...

Цитата:

Конечно, это не есть нарушением каких-либо стандартов. Только почему Вы упоминаете стандарт 17025? Аудиты регламентируются 19011...

Аккредитируемся на соответствие 17025. Там упомянуто, что надо по всем элементам проводить аудит. Хотела провести только по обязательным процедурам. А получается, что нельзя? И надо все-все элементы проверять?

YakubovaEV писал(а):

И надо все-все элементы проверять?

кроме тех которые исключены вашей системой менеджмента

denews писал(а):

RudinaOA писал(а):

Обучение по СМК входило в программу обучения института, кстати и дипломная работа тоже была псвещена этой теме. Т.е. записей в трудовой и наличие диплома об образовании будет достаточным свидетельством компетентности в этой области? А если в стандарте педприятия прописано, что аудитор должен пройти обучение по курсу "Внутренний аудит", подтвержденное свидетельством?

Тут уж не обесудьте....
1- идти учиться
2- срочно внести изменения в документацию...

Гост 19011 трактует:
7.4.1 Аудиторы

У аудиторов должны быть необходимое образование, опыт работы,
курс обучения по аудиту и опыт проведения аудита:

а) образование должно быть завершенным, позволяющим овладеть знаниями и навыками, описанными в 7.3;

в) полный курс обучения на аудитора в самой организации или в сторонней организации должен обеспечивать развитие знаний и навыков, описанных в 7.3.1, 7.3.3 и 7.3.4;

YakubovaEV писал(а):

Цитата:

Конечно, это не есть нарушением каких-либо стандартов. Только почему Вы упоминаете стандарт 17025? Аудиты регламентируются 19011...

Аккредитируемся на соответствие 17025. Там упомянуто, что надо по всем элементам проводить аудит. Хотела провести только по обязательным процедурам. А получается, что нельзя? И надо все-все элементы проверять?

Проверять нужно действительно все элементы своей СМК. И я не уверена, что это сможет делать один человек. Хотя бы два. Так как элемент "внутренний аудит" тоже необходимо включать в проверку Smile

У нас тоже небольшая организация. Все аудиты проводит менеджер по качеству совместно с коллегой из отдела документации

YakubovaEV писал(а):

Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, можно ли так поступить: мы проводим внутренний аудит, в результате которого обнаруживается несоответствие (например, документация оформляется не в соответствии с СТП), и вместо того, что исправить оформление документации, мы вносим изменение в СТП?
Мы столкнулись с тем, что оформлять некоторые документы логичней не по СТП, т.е. есть некоторые отклонения и СТП придется менять. Но во время аудита что написать в корректирующих действиях?

С одной стороны - это нормально, СТП - не "библейские скрижали", а документ, помогающий качественно работать, и улучшения в нем с учетом практического опыта пойдут только на пользу.
Если по мнению аудиторов изменения в СТП облегчают работу и не сказываются отрицательно на качестве, вносить их можно и нужно. Так прямым текстом и писать корректирующее действие - внести в такое-то СТП такие-то изменения в установленном порядке.

Но...
Настораживает, что отклонение от СТП выявилось только при внутреннем аудите. По-хорошему, товарищ, решивший "а вот так делать будет лучше, чем написано в СТП", должен был в первую очередь позаботиться о "легальности" своих действий - например, подать рапорт с обоснованием желательности корректировки СТП.

Так что я рекомендовал бы назначить также предупреждающие действия. Конкретная форма предупреждающих действий - согласно установленным у вас правилам, например проведение технической учебы о порядке внесения изменений во внутренние документы, или направление начальникам подразделений разъяснительного письма, или - приказ высшего руководства "о недопустимости..."

P.S. Возможно, я не совсем верно понял ситуацию, отклонений от СТП еще нет и вы просто выявили их необходимость.
Тогда еще проще, корректирующие действия не требуются, а предложение о необходимости корректировки СТП можно оформить как предупреждающее действие, или как рекомендацию по улучшению СМК на основе наблюдений аудиторов (мы практикуем такой вариант).

AD, нарушение уже есть. просто сложилось, что оформляют документы так, а в СТП написано по-другом. Аудит у нас впервые, и заодно надо несколько СТП изменить, вот я и думаю - записать несоответствие и под это дело изменить СТП. ПРосто ни разу не слышла, чтоб так делали Smile

YakubovaEV писал(а):

Здравствуйте!
ПОдскажите, пожалуйста, можно ли так поступить: мы проводим внутренний аудит, в результате которого обнаруживается несоответствие (например, документация оформляется не в соответствии с СТП), и вместо того, что исправить офрмление документации, мы вносим изменение в СТП?
Мы столкнулись с тем, что оформлять некоторые документы логичней не по СТП, т.е. есть некоторые отклонения и СТП придется менять. Но во время аудита что написать в корректирующих действиях?

Добрый день! Коллега AD дал хороший, развернутый ответ. Я бы хотела подчеркнуть один из его тезисов, обратив Ваше внимание на то, что сиюминутное внесение изменений в СТП по результатам каждого отдельного аудита - путь ненадежный. Не забывайте о необходимости выполнять требование п. 5.4.2 b, поскольку внесение изменений в один СТП может повлиять на выполнение требований другого СТП (нарушить целостность системы). Так что все изменения - через "рапорт", через централизованный (служба или отдел качества, не только разработчик именно данного СТП) анализ адекватности внесенных изменений. А в акте по аудиту лучше писать "провести анализ необходимости внесения..." - одним из корректирующих действий. Другое КД - по поводу инструктажа персонала по выполнению СТП (пока в него не внесены изменения, выполнять его все равно надо).

Спасибо за подробные советы! Вообще-то меняем все документы по системе управления и таким образом после проведения всех аудитов и анализа будет вынессено решение об изменении все системы управления. Все документы подготовлены к изменению, однако, чтоб их утвердить необходимо время, а аудиты надо провести сейчас. Поэтому я и спрашивала, можно ли так записать. Теперь в результатах аудита напишу, что требует актуализация и внесение изменений и будем менять

По поводу "независимости" внутренних аудиторов - есть такое направление как аутсорсинг бизнес-процесса - это когда этот процесс отдается внешней компании. При этом исключается возможность подтасовки результатов.

А по поводу вопросников - был такой опыт: берется регламент процесса+методики (написанные в соответствии с требованиями ИСО 9001) и их основные пункты/диаграммы процессов в нотации EPC и перефразируются в вопросы

VasilevSE писал(а):

Коллеги, такой вопрос. В ноябре прошлого года на внутреннем аудите были выписаны акты о несоответствиях. Корректирующие действия не были произведены по вине руководства подразделений, где несоответствия были зафиксированы. Соответственно, акты по данным несоответствиям не были закрыты, сроки не выполнены. Работаю в роли менеджера по качеству с начала года и на данный момент, я проводя внутренний аудит снова нашел эти несоответствия. Как поступить с теми актами, которые не закрыты? составлять новые акты на эти несоответствия и вносить изменения в стандарт по внутренним аудитам?

ИМХО
1) возможно стоит только оформить новое несоответствие т.к. не обеспечено, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин;
2) если стандарт не определяет действия в случае нарушения сроков выполнения корректирующих действий, разработать подобный механизм... ;
3) за кем определена ответственность по анализу причин выявленных несоответствий. Т.н. вина руководства подразделений может быть вызвана тем, что причина несоответствий вне зоны их ответственности

Цитата:

ИМХО
1) возможно стоит только оформить новое несоответствие т.к. не обеспечено, чтобы все необходимые коррекции и корректирующие действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин;

а что делать со старыми актами? как их "закрыть". Написать что-то типа "срок контроля исполнения корр. действий перенесен до следующего внутреннего аудита" дата-подпись внутреннего аудитора?

Цитата:

2) если стандарт не определяет действия в случае нарушения сроков выполнения корректирующих действий, разработать подобный механизм...

согласен, нужно

Цитата:

3) за кем определена ответственность по анализу причин выявленных несоответствий. Т.н. вина руководства подразделений может быть вызвана тем, что причина несоответствий вне зоны их ответственности

вина руководителя в том, что он задерживает до сих пор документ, распределяющий ответственность за процесс закупок, там же определение критериев оценки и повторная оценка поставщиков услуг. это серьезное несоответствие

VasilevskiySN писал(а):

Станислав, здравствуйте!

VasilevSE писал(а):

а что делать со старыми актами? как их "закрыть". Написать что-то типа "срок контроля исполнения корр. действий перенесен до следующего внутреннего аудита" дата-подпись внутреннего аудитора?

"Закрыть" эти акты можно будет, когда будут произведены корректирующие действия. Здесь вопрос в том, правильно ли определены причины, правильно ли разработаны КД и почему они не выполняются.
Если вдруг Ваш коммерческий скажет теперь, что причины другие или КД разработаны не те - "переопределите" причины и разработайте другие, более результативные КД. Если же он со всем согласен, но у него или времени не хватает, или понимания - тогда сообщайте служебной запиской его непосредственному руководителю.

В любом случае, в результате аудита у Вас будет несоответствие по 8.2.2 - не устранены несоответствия по прошлым внутренним аудитам. Плюс будут "висеть" и старые акты.

Цитата:

вина руководителя в том, что он задерживает до сих пор документ, распределяющий ответственность за процесс закупок, там же определение критериев оценки и повторная оценка поставщиков услуг. это серьезное несоответствие

Опять же, важно то, почему именно этот руководитель задерживает документ.

Дело все в том, что эти акты делал не я, а выплыли они только сейчас. Я с удовольствием бы сделал новые, тем более что я нашел общий язык с тем руководителем и он в ближайшее время согласует данный документ. У меня вопрос как поступить с этими "не закрытыми" актами

VasilevSE писал(а):

Дело все в том, что эти акты делал не я, а выплыли они только сейчас. Я с удовольствием бы сделал новые, тем более что я нашел общий язык с тем руководителем и он в ближайшее время согласует данный документ. У меня вопрос как поступить с этими "не закрытыми" актами

Три варианта:

1. Причины выявлены неправильно, КД разработаны неправильные, руководитель молча не стал выполнять дуракцие КД.

По старым актам:
Определить правильные причины, разработать новые КД.

По новому акту:
Придумать форму обратной связи по результатам внутреннего аудита, в которой руководитель будет излагать несогласие с результатами аудита.

2. Причины выявлены правильно, КД разработаны правильные, у того руководителя были объективные причины, по которым он их не выполнил.

По старым актам:
Перенести сроки корректирующих действий, согласовать с руководителем.

По новому акту:
Разрабатывать КД на конкретные объективные причины, устранять причины того, почему он не выполнил КД по старым несоответствиям.

3. Причины выявлены правильно, КД разработаны правильные, у руководителя не было объективных причин не выполнять КД.

По старым актам:
Не делать ничего, регистрировать отклонение от сроков выполнения разработанных и согласованных КД.

По новому акту:
Причину самостоятельно не выявлять, выносить определение причины и разработку КД на ууровень непосредственного руководителя (своего и руководителя того руководителя).

Акт - не догма, а просто бумажка, помогающая вам управлять системой, и с этой целью ОБЪЕКТИВНО отражающая существующую ситуацию. Так что "закрытие" акта не вопрос, если несоответствие не критическое (не влияет на качество продукции) поступите так как и планировали - "проверка перенесена на следующий аудит".
А вот при оформлении анализа со стороны руководства вам ОБЯЗАТЕЛЬНО надо указать, что были упущения в контроле за своевременностью выполнения корректирующих действий, и предложить меры по предотвращению таких ситуаций в будущем.

Читаю я пункт 8.2.2 Внутренние аудиты, все вроде бы знакомо.
И должны быть определены "Методы аудитов" Это какие методы, подскажите, люди добрые.

Nasti писал(а):

Читаю я пункт 8.2.2 Внутренние аудиты, все вроде бы знакомо.
И должны быть определены "Методы аудитов" Это какие методы, подскажите, люди добрые.

методы аудитов:
- наблюдение;
- интервью;
- анализ документов...

То есть, можно в программе аудита написать: Методы: 1) Интервью +. 2) Анализ документов +. 3) Наблюдение + . Это будет выполнение требования - определить методы
?

А есть ли НД на тему применяемых методов аудита?

Nasti писал(а):

А есть ли НД на тему применяемых методов аудита?

Пояснения есть например в ISO 19011 (подразделы Практическая помощь к п.6.5.4)

Nasti писал(а):

То есть, можно в программе аудита написать:
Методы:
1) Интервью +.
2) Анализ документов +.
3) Наблюдение + .
Это будет выполнение требования - определить методы?

Наверное, лучше не в программе, а в плане конкретного аудита.
И не ограничиться просто перечислением (которое в общем-то, ни о чем не говорит), а оформить в виде конкретных задач, например:
"- Аудитор Иванова:
1) с 9-30 до 10-00 - Интервью с начальником участка № 8 о фактическом порядке выполнения процесса Х,
2) с 10-00 до 13-00 - Анализ отчетов ОТК цеха № 5 за первое полугодие на соответствие требованиям процедуры NN,
3) с 14-00 до 15-00 Наблюдение за выполнением процесса А-25/4 сотрудниками отдела Х для оценки соответствия их действий требованиям установленной процедуры".
(и т.д. и т.п.)

P.S. Если есть желание "прильнуть к истокам", масса информации по вопросам аудита (на аглицком) есть на страничке ISO 9001 Auditing Practices Group:
http://isotc.iso.org/livelink/livelink/fetch/2000/2122/-8835176/8835194/3541460/customview.html?func=ll&objId=3541460&objAction=browse

AD писал(а):

P.S. Если есть желание "прильнуть к истокам", масса информации по вопросам аудита (на аглицком) есть на страничке ISO 9001 Auditing Practices Group

Только это информация скорее по аудиту третей стороны, она может быть использована при аудите первой и второй сторонами с учетом их специфики, а также при применении стандарта в организации...
часть материалов от туда уже цитировалась в форме...
а Das Management печатает их переводы...

Здравствуйте, уважаемые коллеги!

Помогите с таким вопросом: в ходе аудитов подразделений (используется функциональный подход) постоянно выявляются несоответствия по требованиям СТО (изменена процедура, добавлены новые формы и т.п.), за разработку которых проверяемое подразделение ответственности не несет.
1. Имеет ли аудитор право написать несоответствие в результаты проверки или в выводы комиссии по этому подразделению. Можно ли написать предупреждающее действие? и что вообще рекомендуете в этом случае предприянять.
2. Есть постоянное нечеткое взаимодействие с внешними контрагентами. ВА проводится в подразделениях, которые не уполномочены решать вопросы по взамодействию с контрагентами. Это в силах высшего руководства. Так и ничего не писать в акте по подразделению?

MurzinaMN писал(а):

Помогите с таким вопросом: в ходе аудитов подразделений (используется функциональный подход) постоянно выявляются несоответствия по требованиям СТО (изменена процедура, добавлены новые формы и т.п.), за разработку которых проверяемое подразделение ответственности не несет.

Информации не достаточно. В чем проблема? Неадекватное практике СТО или неадекватная СТО практика?

MurzinaMN писал(а):

1. Имеет ли аудитор право написать несоответствие в результаты проверки или в выводы комиссии по этому подразделению.

Имеет право, если есть несоответствие

MurzinaMN писал(а):

Можно ли написать предупреждающее действие?

Написать наверно можно, но лучше, если предупреждающее действие будет определено согласно ДП ПД…

MurzinaMN писал(а):

что вообще рекомендуете в этом случае предприянять.

Успокоиться, собраться с данными, мыслями и чувствами и определить, что чему соответствует или не соответствует…
Если это несоответствие, то нужно предпринимать незамедлительные действия по устранению его причин…
Если надо практику подгонять под СТО – одни
Если СТО подгонять под практику – другие
Возможны еще другие варианты…

MurzinaMN писал(а):

2. Есть постоянное нечеткое взаимодействие с внешними контрагентами. ВА проводится в подразделениях, которые не уполномочены решать вопросы по взамодействию с контрагентами. Это в силах высшего руководства. Так и ничего не писать в акте по подразделению?

Можно ничего не писать
Можно написать про нечеткое взаимодействие…
Все зависит от тех последствий, которые возможны и которые хотите вы..
Аудитор на месте, ему виднее что и как предпринимать в той или иной ситуации. В отличие от нас у него полная информация по полученным свидетельствам аудита...