| ФОРУМ
| |
Вы заключили крупный договор, и что теперь?• Автор Андрей Гарин • см. тематический раздел: обзоры и интервью / Управление качеством
Договора по снабжению могут сэкономить деньги организациям, только в том случае, если они используются. Дипан Карумси и Эми Гуд из KPMG рассказывают об общих проблемах в работе с договорами по закупкам и методы, с помощью которых их можно решить. Деятельность по снабжению устанавливает ключевые соглашения поставок и определяет экономию в миллионы долларов … но каковы основные ошибки, которые могут помешать добиться такой экономии?? Лучшие в своем классе компании имеют в 12 раз больше сбережений, чем отстающие | - Лучшие в своем классе компании добиваются наибольшей экономии, но не на 100%
- Средние компании имеют меньше половины возможной экономии
- Отстающие компании практически не используют возможную экономию, оговоренную в договорах из-за несоблюдения договоренностей
| Источник: Управление жизненным циклом контракта – Обзор закупок, продаж, финансов, и правовой деятельности; Aberdeen Group; Август 2008. | | Что это означает в реальной жизни? Определена годовая экономия получаемая за счет закупок Получена ежегодная экономия Понятие #1: Потеря экономии средств, предполагаемых договором происходит потому что: Персонал не использует договора …И/ИЛИ… Персонал не следуют условиям договора Понятие #2: Персонал не использует договора потому что: Он о них не знает …ИЛИ… Он не хочет их использовать Общие проблемы: - Отсутствие осведомленности
- Отсутствие доступности
- Отсутствие мотивации
- Отсутствие соответствия
Отсутствие осведомленности - "Я не знал, что был договор!" - Заинтересованные стороны не в полном объёме владеют информацией касательно:
- Существующих договоров и ценах на материалы/услуги
- Новых договорах
- Выполнения закупок согласно имеющихся договоров
- Как совершить закупки по договору
- Какие закупки уже осуществляются, для того чтобы принять решение о необходимости следующих закупок
- Отсутствие кросс-функционального взаимодействия в цикле поставок
| | Неспособность заинтересованных сторон предоставить рекомендации по закупкам до того как будут приняты основные решения | Высшее руководство не заинтересовано или не понимает того как стратегически могут быть использованы знания в области закупок | | Источник: Вне закупок – Следующие шаги профессионалов закупок; KPMG International; 2009 | Отсутствие доступности - "Я не смог найти нужный договор!" или "Поиски договора занимает слишком много времени ..." - Надлежащая связь между сделками и договорами
не установлена из-за: - Отсутствие централизованного процесса управления договорами или
- Централизовано управление договорами, но децентрализованы закупки
- Отсутствие интеграции между договорами и сделками по закупкам
| Программное обеспечение по управлению договорами (% респондентов)
| Отсутствие мотивации - "Почему я должен использовать договор?" - Недостаток информации о том к кому общаться приводит к увеличению времени закупок
- Заинтересованные стороны не уверены в ценности поставщика или не видят быстрой выгоды (например, отстроченное получение скидок)
- Отсутствие последствий работы с поставщиками вне договора
- Ощутимая простота работы с поставщиками вне договора
- Исторически сложившиеся и устоявшиеся личные отношения с некоторыми поставщиками
| Централизованные закупки (% респондентов) | сегодня | через 3 года | Отсутствие соответствия - "Мне действительно нужно использовать этот договор?" Отсутствие соответствия поставщиков из-за: - Отсутствие реальных инструментов отслеживания времени для оценки соответствия договору
- граниченное использование показателей работы поставщиков (т.е., KPI) для:
- Соответствия операций
- Соответствия процесса
- Соответствия нормативным требованиям
- Соблюдения правовых норм
- Сложность ценовой структуры приводит в ошибкам и выставлению счетов переплат
| | Паушальная цена | Дифференцированное ценообразование; объем на основе скидки | Цена на основе маржи | Необходим минимальный мониторинг. Учет всех/финальных платежей по базовым предложениям | Анализ заканчивающегося периода для обеспечения соответствия | Может потребоваться систематический внутренний аудит и аудит поставщиков | | Стратегические возможности улучшения Данная таблица поможет оценить эффективность текущей практики управления договорами: # | Точка оценки | Минимум | Оценка | Максимум | 1 | Как происходит хранение и управление договорами? | Каждый закупщик поддерживает свои собственные договора. Договора могут храниться на локальных компьютерах. | | Группа внешних проверяющих рассмотрела все существующие договора в компании. Все договора хранятся в электронном виде на уровне сервера. | 2 | В какой мере ключевые кросс-функциональные заинтересованные стороны владеют информацией и поддерживают процесс управления договором? | Только те, кто непосредственно закупают товары / услуги знают и понимают процесс | | Закупки, операционная деятельность, цепочки поставок, финансы / бухгалтерия, и другие функциональные группы осознают процесс заключения договоров и понимают его значение в экономии | 3 | Каким образом руководители поддерживают достижение целей по управлению договорами? | Не достаточно или нет обсуждения важности соблюдения договоров со стороны высшего руководства | | Руководители понимают важность соблюдения договоров, регулярно рассматривать отчеты затрат и систематически говорят о важности их соблюдения | 4 | Как часто проводится внутренний аудит на соблюдение договоров? | Никогда/редко | | Регулярно (например: ежемесячно, ежеквартально и т.д.) | 5 | Как часто проводится аудит поставщиков? | Никогда/редко | | Регулярно (например: Ежегодно, ежегодно основываясь на затратах / сложности договора, и т.д.) | 6 | Способны ли имеющиеся инструменты и технологии производить мониторинг процессов? | Нет отчетов о соблюдении договоров, или они составлены не по запросу заинтересованных лиц или руководителей | | Инструменты имеют возможности отчетности в реальном времени, а также возможность отмечать любые затраты вне договора | 7 | Каким образом инициативы поставок перешли от группы закупок к заинтересованным сторонам? | Заинтересованные стороны были вовлечены в инициативы поставок единожды и с тех пор к этому не возвращались | | В конце каждой инициативы по закупке рабочая группа встречается с заинтересованными сторонами для определения ролей, обязанностей и ответственности исполнения договора, мониторинга и аудита. | 8 | Как отслеживаются и измеряются преимущества и экономия средств по договорам? | Данные вручную собраны в таблицы Excel | | Он-лайн база данных отражает затраты и полученную экономию с начала года | EPS — EARNINGS PER SHARE EBITDA — Earnings before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization. Dipan Karumsi Amy Pita Good November 11, 2011 © Материал подготовлен Андреем Гариным по материалам зарубежных изданий http://www.klubok.net/ дополнительно по теме:
Добавлено: 21 Февраля 2012 г. хиты: 4991
оценка читателей: 19 из 25 считают этот обзор полезным |