Программный комплекс для построения, внедрения и поддержки системы управления качеством

"ИСОратник"™ - программный комплекс для построения, внедрения и поддержки системы управления качеством (охраной окружающей среды, безопасностью пищевой продукции, производственной безопасностью и охраной труда).

"ИСОратник" - предпосылки создания.

Практический опыт организаций, которые приняли решение о необходимости разработки, внедрения и последующей сертификации системы управления качеством (охраной окружающей среды, пищевой безопасности, производственной безопасности и охраны труда, пр.), доказывает, что без использования современного программного обеспечения выполнить тот объем задач, который определяется соответствующими международными стандартами (ISO, OHSAS, HACCP) к организациям, создающим таковую Систему, практически невозможно - для качественной реализации проекта "Система менеджмента" в этом случае требуется приложение столь значительных человеческих ресурсов, что редкая организация сможет позволить себе такую "роскошь".

Поэтому на рынке соответствующего программного обеспечения (в основном, конечно, зарубежного, но в последние 3-4 года появился целый ряд предложений от СНГ-овских разработчиков) присутствует достаточное количество продуктов, которые позиционируются как "программное обеспечение для целей управления качеством". В подавляющем своем эти программы можно разделить на две группы:

1. Программные продукты, представляюшие из себя, по сути, набор документов, которые были когда-то разработаны в одной из организаций, создающих систему управления качеством, и предлагающиеся в качестве шаблонов документов Системы качества для всех остальных потенциальных покупателей. Часто к этом "внутренним" шаблонам добавляются "внешние" документы - тексты Международных, государственных и отраслевых стандартов, отраслевые инструкции, пр. К достоинствам таких программ можно отнести их цену (она редко превышает 1000 у.е.) и возможность использования в качестве безбумажного носителя информации. К недостаткам - практически полную бесполезность этих баз данных с точки зрения реализации системного подхода при построении СМК - создания не набора документов, а системы контроля и управления документацией, описания бизнес-процессов (внедрения принципа "процессного подхода"), организации системы контролируемого обучения и подготовки персонала, создание системы эффективных внутренних аудитов - всех тех основополагающих требований к любой системе управления, которые сфорулированы в МС ИСО 9001-2000, 14001-1996, OHSAS 18001-1999, пр.

2. Корпоративные программные комплексы, разработанные, как правило, на основе ОС UNIX или ORACLE и объединящие в себе ряд программных модулей, рассчитанных на решение достаточно широкого спектра задач менеджмента бизнеса (общий менеджмент организации, менеджмент бизнес-процессов, финансовый менеджмент, управление персоналом, менеджмент проектов, пр.); модуль управления качеством, как правило, является "одним из многих", и может функционировать только "в связке" с другими модулями. Достоинства программных продуктов этой группы - их универсальность и "всеобъемлющесть" (которая, впрочем, напрямую связана с количеством приобретаемых модулей), и способность предложить именно комплексное решение многих задач бизнеса конкретно для тех организаций, которые решаются на приобретение таких продуктов. К недостаткам (которые, как всегда, являются продолжением достоинств), можно отнести а) достаточно высокий уровень цен (измеряемый десятками тысяч у.е.), необходимость в выделении значительного количества человеческих ресурсов, необходимого для обучения работы с программой (как на этапе ее внедрения, так и для последующей работы), а также существенная зависимость организаций-покупателей от разработчиков программного обеспечения (необходимость в постоянном сопровождении/обновлении и связанные с этим финансовые вопросы).

3. Еще одним недостатком подобных корпоративных "монстров" является практически их полная неприменимость к нужнам малых и средних организаций, создающих систему управления качеством и планирующих ее сертификацию. С одной стороны, высокая цена таких программных решений наряду с предъявляемыми требованиями к необходимому для их функционирования "железу", является зачастую непреодолимым барьером для потенциальных "малых" клиентов. С другой - большая часть функциональных возможностей таких комплексов часто оказывается просто невостребованной в малых и средних организациях, которые ставят перед собой конкретные задачи, требующие скорейшего решения и эффективного выделения ресурсов, необходимых для решения определенных задач.

В последние 2-3 года задача обязательного внедрения и сертификации систем обеспечения безопасности пищевой продукции на предприятиях пищевой и перерабатывающей промышленности не только активно обсуждается в самых различных кругах, но и постепенно приобретает реальные очертания в виде принятых (либо готовящихся к принятию) государственных документов, которые призваны определить "правила игры" на этом участке деятельности государства, производителей и потребителей пищеавой продукции. Идеологической и методологической основой для таких документов служат требования обеспечения безопасности пищевой продукции HACCP (АРККТ или "ХАССП" в русской перефразировке). Эти требования, с одной стороны, достаточно сильно отличаются от требований, например, к системам управления качеством, с другой стороны, имеют ряд общих черт (как-то, необходимость организации системы эффективного контроля за документами и записями, требование создания системы подготовки персонала и внутренних проверок Системы, пр.)

Нам не удалось найти на сегодняшнем рынке программного обеспечения программный продукт, который а) создан в полном соответствии с идеологическими и методическими требованиями подхода HACCP (включая реализацию указанных выше "пересечений" требований HACCP и ISO 9001-2000), и б) доступен всем заинтересованным предприятиям и организациям как по ценовым характеристикам, так и по уровню требований к тому персоналу, который будет непосредственно работать с программой.

Рассматриваемый в данной статье программный комплекс "ИСОратник"™, на наш взгляд, является попыткой заполнения указанных "ниш" на рынке современного программного обеспечения. С одной стороны, методологический подход, положенный в его основу, полностью соответствует основополагающим требованиям тех Международных Стандартов (ISO 9001-2000, 14001-1996, OHSAS 18001-1999, HACCP) в соответствие с которыми будет создаваться Система управления организации-пользователя "ИСОратника". С другой стороны, программа является очень "практичной". "Практичность" "ИСОратника" проявляется:

• в его применимости к потребностям самых различных организаций - пользователям предлагается выбор из 12 конфигураций программы, перекрывающих весь диапазон потенциальных клиентов - от "мини"-компаний с 10-20 бизнес-процессами, до интернациональных гигантов, для которых предлагается многоязычные конфигурации без ограничения на количество документов/процессов/продуктов/рабочих мест пользователей.
• цене программы (в зависимости от выбранной конфигурации варьируется в пределах от 370 до 840 у.е.)
• минимуме времени, необходимом для ее освоения. Обычно сотруднику, который "отвечает" в организации за проект "Система Управления" (и, соответственно, ознакомлен с основными требованиями, предъявляемыми МС ISO к таким системам), необходимо 3-4 дня активного освоения программы для того, чтобы в дальнейшем он а) смог научить остальных пользователей организации работе с программой, б) с минимумом затрат времени и сил самому в дальнейшем работать с "ИСОратником"™. К демо-версии программы (которая представляет из себя полнофункциональную версию программы, ограниченную только количеством записей, которое можно ввести в ее базу данных), прилагаются материалы, необходимые для такого быстрейшего самостоятельного освоения программы.

"ИСОратник"™ - общее описание

Итак, "ИСОратник"™ (как видно уже по его названию), представляет из себя интегрированный многозадачный программный комплекс-инструмент для тех организаций, которые поставили своей целью создание, внедрение и эффективную поддержку Системы управления качеством (охраной окружающей среды, безопасностью и охраной труда, пищевой безопасностью) с последующей ее сертификацией на соответствие требованиям международных стандартов (ISO 9001-2000, 14001-1996, OHSAS 18001-1999, HACCP - будущий МС ISO 22000).

Все вышеупомянутые стандарты, несмотря на различия в предмете "внимания", базируются на нескольких основополагающих методологических требованиях к системам управления.

Первое из них - это необходимость создания системы контроля и управления документами и записями.

Второе - внедрение так называемого "процессного подхода" в системе менеджмента организации.

Третий "кит" - создание системы обучения/подготовки персонала.

И, наконец, четвертое требование - обеспечение постоянного контроля за функционированием Системы менеджмента через систему аудитов и корректирующих действий.

Программа состоит из следующих модулей: "Документы", "Процессы", "Тренинги", "Аудиты", "HACCP", каждый из которых помогает выполнить вышеупомянутые программные требования МС ISO. Модуль "HACCP", помимо этого, предназначен в первую очередь для тех предприятий пищевой и перерабатывающей промышленности, которые создают систему обеспечения пищевой безопасности в соответствии с требованиями системы HACCP.

Модуль "Документы".

Является "основополагающим" модулем программы, помогающим реализовать программное требование раздела раздела 4.2 МС ISO 9001-2000 (и соответствующие аналогичные требования лругих Стандартов - 14001-1996, OHSAS 18001-1999, пр.) о необходимости эффективного управления документами системы менеджмента (качества, окружающей среды, безопасности и охраны труда, пщевой безопасности). Вводя документы в базу данных, Координатор определяет для каждого документа его класс (внутренний либо внешний), тип, статус, вид действий над документом (а также даты осуществления действий и пользователей, ответственных за выполнение этих действий), ревизионное состояние этого документа (а также причины принятия новой ревизии), документы, на которые ссылается данный документ, а также те разделы внешних стандартов, требования которых выполняются данным документом.

В последующем при заполнении базы данных в остальных модулях введенные записи документов используются в качестве ссылок для вновь вводимых записей (процессов, тренингов, аудитов, опасных факторов).

Работая в режиме "Управление документами", пользователи имеют возможность избирательно анализировать весь массив информации о введенных документах Системы, выбирая с помощью операций группировки и фильтрования записей те, которые относятся к интересующему их в данный момент вопросу. Именно режим "Управление документацией" предоставляет пользователям программы возможность создания системы контроля и управления документацией Системы, помогая реализовать требования соответствующих разделов МС ISO.

Встроенный механизм автоматического мониторинга за записями базы данных постоянно отслеживает состояние документов Системы в течение всего процесса их "жизненного цикла" - от создания до направления конечным пользователям. Программа "подсказывает" пользователям о необходимости совершения запланированных действий над документами, формируя перечень записей тех документов, действия над которыми не были проведены в запланированные сроки.

Кроме того, программный комплекс может использоваться как средство управления документооборотом всех документов организации, а не только тех, которые входят, например, в систему менеджмента качества. Для этого достаточно определить статус вводимого документа во вкладке "Стандарт" как "Без стандарта", и в дальнейшем можно использовать все предоставляемые программой средства для работы с этими документами.

Модуль "Процессы"

Впервые появившееся в стандарте ISO 14001-1996 требование внедрение "процессного подхода" в системе менеджмента организации является вторым "краеугольным камнем" (в дополнение к требованию организации управления документацией) Международного Стандарта ISO 9001:2000. "Процессный подход" включает в себя рассмотрение организации как системы взаимосвязанных процессов, описание процессов - как по отдельности, так и в их взаимодействии, моделирование системы процессов с целью обеспечения эффективного менеджмента бизнес-процессов, проходящих в организации.

Чтобы управлять процессами, необходимо сначала понимать, чем же мы собираемся управлять. Иными словами, сначала необходимо обеспечить описание процеса, представить его в виде определенной модели. Конечная цель - определить, на каких аспектах процесса необходимо сосредоточить внимание руководства и ресурсы организации для достижения постоянного улучшения результатов - выходов процессов.

"ИСОратник"™ позволяет пользователям эффективно решать следующие задачи-составные части реализации требования внедрения "процессного подхода":

1. Определить и систематизировать перечень бизнес-процессов организации, используя предлагаемую ISO 17425 типологию процессов.
2. Определить собственников всех бизнес-процессов.
3. Классифицировать процессы, их аспекты и составляющие.
4. Описать (задокументировать) процессы, используя методологию IDEF/0. Пользователям предоставляется инструмент для комплексного описания бизнес-процессов, с возможностью определения входов процесса (и их поставщиков), операций (подразделения/ответственные за их проведение), выходов (с указанием потребители выходов и требований потребителей к выходам процесса), показателей прохождения процессов (с анализом дннамики их достижения), ресурсов, необходимые для прохождения процесса (с мониторингом динамики их выделения руководством организации).
5. Определить и зафиксировать распределение ответственности и полномочий в рамках процесса.
6. Отслеживать и описывать взаимосвязи и взаимодействие процессов, определяя связь процессов между собой по определенному в МС ИСО 9001-2000 принципу "выход" (одного процесса) - "вход" другого процесса.
7. Анализировать прохождение процесса и степень достижения запланированных значений его показателей.
8. Осуществлять постоянный контроль за уровнем степени обеспеченности процесса необходимыми ресурсами.
9. Получать оперативную информацию по каждому из параметров введенных записей процессов (тип, собственник, подразделение/ответственные, части процесса, пр.), используя операции группировки/фильтрования записей в режиме "Управление аудитами" и сохранять полученные данные в форме документов-отчетов как электронные либо "твердые" копии.

Модуль "Тренинги"

Успешное выполнение поставленных задач в любой организации возможно только в том случае, если необходимый для выполнения этих задач персонал хорошо подготовлен и мотивирован, получил все необходимые знания и навыки в процессе эффективной профессиональной подготовки, умеет их применить на практике и передать, в свою очередь, следующему поколению сотрудников организации. Создание системы подготовки и обучения персонала, которая обеспечила бы выполнение всех этих задач максимально эффективным (как с точки зрения достижения результата, так и разумного использования доступных ограниченных ресурсов организации) образом, является той "сверх-задачей", которая стоит перед каждой организацией в процессе создания и внедрения системы менеджмента.

Описываемый программный комплекс предоставляет своим пользователям следующие возможности для реализации соответствующих требований раздела 6.2.2 МС ISO 9001-2000:

1. Составить план обучения сотрудников организации "по должностям", включив в этот план перечень необходимых документов, которые будут использоваться при каждом запланированном обучении - тем самым определяется уровень компетентности для персонала, выполняющего работу, которая влияет на качество продукции.
2. Составить перечень проведения тренингов (включая дату и ответственного за проведение тренинга) для каждого сотрудника, работающего в должности, включенной в план обучения.
3. Быстро и эффективно проверять выполнение запланированной программы обучения каждым сотрудником организации.
4. Планировать оценку эффективности проведенных тренингов и обеспечить контроль за проведением такой оценки;
5. С помощью встроенной системы автоматического мониторинга своевременно получать информацию о "просроченных" тренингах и задержках в проведения оценки эффективности состоявшихся тренингов.
6. Используя систему отчетов, поддерживать в рабочем состоянии соответствующие записи о подготовке, навыках и опыте персонала.
7. Получать оперативную информацию по каждому из параметров введенных записей обучения (тип, подразделение/сотрудник, тема, ответственный/дата обучения, ответственный/дата проверки эффективности обучения), используя операции группировки/фильтрования записей и сохранять полученную информацию в виде документов-отчетов в виде электронных либо "твердых" копий.

Модуль "Аудиты"

Организация эффективной системы аудитов функционирования системы менеджмента (внутренних и внешних) и принятия действенных корректирующих мер по результатам этих аудитов является одним из ключевым фактором, определяющим в конечном итоге успех внедрения системы менеджмента в организации, ее практический смысл для бизнеса.

Модуль "Аудиты" программы предназначен для того, чтобы а) минимизировать временные затраты тех сотрудников организации, которые вовлечены в разработку и поддержку системы аудитов, и б) достичь максимальной "коммуникационной" и системной эффективности предпринятых усилий.

Эта задача реализована таким же образом, как и в модулях "Документы", "Процессы" и "Тренинги". При вводе записи аудиты в Главную Форму аудитов все аудиты классифицируются по типам, определяются объекты аудита (вовлеченные подразделения и соответствующие сотрудники, бизнес-процессы, внешние стандарты, разделы внутренней системы менеджмента) и документы, относительно которых будет проводиться аудит, команда аудиторов, планируемая дата проведения аудита.

Последующая работа в режиме "Управление аудитами" позволяет пользователю мгновенно ориентироваться во всем массиве введенных аудитов, делать необходимые выборки записей по любому из этих параметров или их комбинации, запоминая полученную информацию в виде соответствующего документа-отчета.

Режим "Отчет/План" позволяет ускорить и унифицировать работу вовлеченных пользователей по подготовке отчетов по проведенным аудитам и планов корректирующих действий (ПКД). Введя данные по обнаруженным несоответствиям и запланированным корректирующим действиям, пользователи могут с помощью программы создавать унифицированные документы - отчеты по аудиту и планы корректирующих действий, сохраняя их либо в виде твердой копии, либо в электронном виде. Кроме того, программа предоставляет возможность рассылки файлов сформированных документов - отчетов и планов корректирующих действий - всем заинтересованным пользователям.

Система встроенного мониторинга состояния записей базы данных постоянно отслеживает факт проведения внутренних аудитов и проверки своевременности выполнения запланированных корректирующих действий и напоминает пользователям о необходимости совершения этих действий.

Система формирования отчетов программы позволяет пользователям мгновенно получать и сохранять необходимую информацию как по отдельному аудиту/отчету/плану КД, так и по группе таковых записей (полученной в результате работы в режиме "Управление аудитами").

Модуль "HACCP"

"HACCP", аббревиатура от английского сочетания Hazard Analysis and Critical Control Point (в русскоязычной литературе иногда вместо термина "HACCP" применяется его аналог "АРККТ" - Анализ Рисков и концепция Критической Контрольной Точки, иногда просто пишут "ХАССП") - это, говоря общими словами, система организации безопасности пищевой продукции, обеспечивающая методологию управления бизнес-процессами по всей "цепочке" производства, переработки и доставки пищевой продукции - от сырья, материалов и упаковки до доставки готового продукта конечному потребителю. Являясь предупредительной по своей идеологии, эта Система, направлена прежде всего на устранение (или минимизацию до приемлемого уровня) возможности производства и попадания к потребителю пищевой продукции, которая является опасной для его (потребителя) здоровья.

Разрабатывая модуль "HACCP" для программного комплекса "ИСОратник" и стремясь сделать его максимально эффективным и полезным для предприятий пищевой и перерабатывающей промышленности, создатели программы учитывали следующие важные, на наш взгляд, обстоятельства:

а) динамику "развития" самой системы HACCP, необходимость для организации руководствоваться последними законодательными требованиями - как общепризнанными мировыми, изложенными в Руководстве по внедрению системы НАССР, одобренном Комиссией FAO/WHO Codex Alimentarius и опубликованном в 1993 и 1997 гг., так и соответствующими документами, разработанными (или разрабатываемыми в данный момент) в странах СНГ на основе именно этих требований.

б) существенные отличия - причем отличия на концептуальном уровне - системы HACCP от систем управления качеством продукции; механический "перенос" на практике принципов управления качеством продукции на систему управления пищевой безопасностью является серьезной ошибкой, могущей привести к крайне нежелательным последствиям;

в) сравнительно незначительный (по сравнению с СМК) практический опыт разработки и внедрения систем HACCP на предприятиях пищевой индустрии в наших странах и легко поэтому объяснимый дефицит как понимания программы HACCP в организациях, так и недостаточное количество консалтинговых компаний, способных быстро ликвидировать этот дефицит;

д) нарастающий законодательный прессинг государства, направленный в конечном итоге на обязательную (в отличие от "добровольного" подхода при разработке системы управления качеством) разработку, внедрение и сертификацию системы HACCP на предприятиях пищевой промышленности.

Но - как это очень часто бывает в случае концепции, претендующей на всеобщность и всеобъемлющесть (а именно такова роль системы HACCP в пищевой индустрии), на практике оказывается довольно сложно выработать методику практической реализации требований этой концепции, перевод ее в плоскость практического воплощения в жизнедеятельности конкретной организации.

"ИСОратник" в данной ситуации помогает организациям-пользователям решать следующие практические задачи:

Организация разноуровневого доступа пользователей к информации Системы.

В процессе разработки Системы менеджмента (а каждая Система, как известно, базируется на документах) очень важное значение имеет правильная организация доступа сотрудников к соответствующей информации (т.е., к документам Системы). Здесь жизненно важно найти "золотую середину" в организации такого доступа, имея в виду, с одной стороны, обеспечение всех сотрудников количеством информации, необходимым для выполнения ими своих профессиональных обязанностей, с другой стороны - достаточным для того, чтобы обезопасить организацию от несанкционированного доступа пользователей к ненужной им инофрмации, избежать утечки "know-how" компании.

Это требование реализовано в программе с помощью парольного доступа пользователей в программу. Каждый пользователь программы "входит" в "ИСОратник"™ с помощью уникального пароля (который определяется Координатором). предотвращает несанкционированный доступ пользователей к той информации, которая им не требуется (защита ноу-хау"). Входя в программу под своим паролем, конкретный пользователь получает доступ к просмотру файлов только тех документов, которые были определены Координатором как "доступные" для данного пользователя (сам Координатор, напоминаем, имеет полный доступ ко всем без исключения документам и записям базы данных) - содержимое всех остальных документов Системы для этого пользователя будет недоступно, и получить возможность их просмотра он сможет только в случае соответствующего решения Координатора.

Сохранение полученной информации - система отчетов.

Очень часто перед сотрудниками организации, вовлеченными в создание и поддержку Системы менеджмента, встает задача не только получения необходимой информации, но и ее сохранения для последующего использования. "ИСОратник" обеспечивает пользователей такой возможностью с помощью встроенной системы отчетов. Результат практически любого действия, равно как и обобщающая информация по отдельным пользователям, документам, процессам, аудитам Системы может быть представлена в виде отчета, формируемого со скоростью одного "клика мышкой". Все создаваемые отчеты могут быть либо конвертированы в файлы наиболее популярных форматов -.rtf либо -.xls (конвертированные файлы далее могут сохраняться и использоваться в системах электронного документооборота), либо распечатаны для сохранения в виде бумажной копии. В каждом отчете присутвуют верхний и нижний колонтитулы, содержащие стандартный "минимум информации" (название организации, дату создания, номер страницы и общее количество страниц). Поэтому распечатанные "твердые копии" отчетов могут использоваться в качестве официальных документов-записей Системы менеджмента организации.

"Полифункциональность" программы

Интерфейс "ИСОратника"™ универсалена и позволяет пользователям не только работать непосредственно с введенными записями базы данных, но и производить следующие "дополнительные" действия:

1. Вызывать для просмотра/редактирования файлы тех документов, которые входят в Систему.
2. Организовать электронный документооборот между пользователями программы, высылая необходимые файлы документов всем заинтересованным пользователям.
3. Организовать обмен информацией между Координатором и пользователями программы в режиме on-line, используя собственный механизм передачи данных.
4. Осуществлять быстрый и эффективный поиск необходимоцй информации в пределах базы данных программы (поле "Поиск").
5. Определять язык интерфейса, выбирая наиболее предпочтительный для себя.
6. Обращаться к встроенным в программу текстам Международных стандартов ИСО и других документов, используя "ИСОратник"™ как электронную библиотеку внешних документов.
7. Выходить непосредственно из "ИСОратника"™ в Интернет, посещая те сайты, которые необходимы в повседневной работе по разработке и внедрению Системы управления.

Заключение

Таким образом, представленное в данной статье программное обеспечение "ИСОратник", является попыткой найти эффективное и практичное решение для самого широкого спектра пользователей - организаций, создающих систему управления качеством (охраной окружающей среды, безопасности пищевой продукции, производственной безопасности и охраны труда) и рассчитывающих на ее сертификацию в соответствие с требованиями Международных и отечественных Cтандартов.

Добавлено:  04 Сентября 2004 г.
хиты: 14336   

А вы считаете его полезным?
да  нет[ оглавление ]

---

Добавил guest on 15 Июнь, 2005 г. - 07:52
моя оценка:

обзор данного продукта очень полезен. Возникает вопрос его правильного использования и полезности для отдельных предприятий., в разных отраслях. Конечно стоимость совершенно не оправдана. Это только начало и на такой ноте, начинать не стоит. Несовершенство написания вызовет массу проблем и возмущения. На мой взгляд нужно выложить в тестовом режиме, для ознакомления и понятия в работе. Описание дает всего лишь маленькое представление. А обзор всегда полезен, за что весьма благодарен. С уважением. Виктор Дорофеев.