ГЛАВНОЕ В этой главе мы рассмотрим вопросы, связанные с открытием нового отдела. Сюда входит не только обеспечение нормальной работы оборудования и площадей, но и организация деятельно-сти персонала таким образом, чтобы получить максимально воз-можную отдачу на свои вложения.
После изучения материала этой главы вы сможете:
- организовать помещение в своем офисе так, что вам будет легко и удобно готовить и писать пресс-релизы;
- организовать свою систему связи так, что вы будете постоян-но находиться в контакте со СМИ, что позволит вам использо-вать любую благоприятную возможность для создания своего паблисити;
- расставить имеющийся в вашем распоряжении персонал та-ким образом, чтобы использовать его возможности наилучшим образом;
- организовать систему внешней поддержки таким образом, что-бы она оказывала вам необходимые услуги всегда, когда вам они потребуются.
Один известный пресс-агент, которого я когда-то знала, гордился тем, что он работал "не снимая шляпы", как он любил выражаться. Каждую ночь напролет его можно было увидеть в роскошных ресторанах и ночных клубах радом с телефоном. Это был его "станок", потому что ему приходилось оперативно пе-редавать сообщения о знаменитостях и событиях ночной жизни города в информационные колонки. Он всегда мог оперативно связаться с редакторами этих отделов. Однако для того, чтобы заниматься бизнесом в сфере паблисити эффективно, человеку надо всегда иметь место, куда можно "повесить шляпу".
Почему же так важно иметь "офис" для паблисити? Давайте предположим, что вы собрали всю информацию, которая вам необходима, и готовы приступить непосредственно к работе над программой паблисити. Я бы хотела задать вам вопрос, где вы этим будете заниматься?
Я попробую угадать. Если вы работаете дома, первые мате-риалы, которые вы собрали, уложены в папки и располагаются рядом с другими документами на ваших полках. Другие нахо-дятся в куче и ждут своей очереди для рассортировки по пап-кам. Пленки, которые вы записали, но еще не обработали, ле-жат в шкафу под носками. Часть собранной информации может лежать вперемешку с почтой на столе в гостиной.
Если вы делаете эту работу в учреждении, собранная ин-формация находится рядом с другими материалами в шкафах, ящиках стола, и не только ваших, но и ваших помощников. Более того, часть ее может оказаться у вас дома, где вы с ней работаете. Словом, вы не можете с точностью сказать, где что находится.
Вы собираетесь заняться паблисити? И с чего же? ПАБЛИСИТИ НУЖНО СВОЕ ГНЕЗДО Если вы собрали всю информацию, необходимую для кампании паблисити для вашей фирмы, ее персонала, производимых то-варов и услуг, вам потребуется место, где вы бы могли ее хра-нить и где ею можно было бы легко, оперативно и удобно поль-зоваться. Если необходимая информация окажется в неудобном месте или чьей-нибудь папке и вы об этом не будете знать, то это обернется лишними хлопотами, затратами и взаимонепониманием. Независимо от того, работаете ли вы в одиночку или v команде, вам необходимо централизованное место, где вся соб-ранная информация будет храниться, и при необходимости от-туда ее будут получать заинтересованные лица.
Опять же независимо от того, что будет вашим офисом для занятия паблисити: уголок в вашей спальне, подсобное поме-щение вашего магазина или настоящий офис в помещении фирмы, - вам необходимо подумать об этом заранее и приобрести необходимые принадлежности для эффективного занятия такой работой. СПИСОК НЕОБХОДИМЫХ ПРИНАДЛЕЖНОСТЕЙ "Будь готов" стал одним из самых распространенных девизов в мире не просто так. Когда перед вами встанет необходимость подготовить паблисити, вам следует заняться этой проблемой немедленно, а не проводить слишком длительную подготовку.
Попытка ухватить что-то в последний момент в этой сфере является не только неумной, но и дорогостоящей. Поэтому не совершайте подобных ошибок. Вам потребуется центральный пост для проведения работы Сразу же на ум приходит отдельный оборудованный стол, пред-назначенный только для занятия кампанией паблисити. Собе-рите все данные и всю информацию, которой вы обладаете уже сейчас, и разложите ее так, чтобы доступ к необходимым ее раз-делам был удобен и оперативен. Если отдельного стола у вас нет, используйте, скажем, коробку: все лучше, чем иметь необ-ходимое, рассредоточенное по разным местам. Может оказать-ся, что вам потребуется картотека для карточек размером 3х5. Лично я ношу такие карточки постоянно с собой, чтобы запи-сывать на них полезные сведения. Вам необходимо место, где вы бы могли писать Идеальным вариантом является стол, крепкий стол с большой столешницей. Если вы устроили свой офис для занятий пабли-сити дома, вам подойдет даже какой-нибудь старый стол, но только не тот, который находится у вас в гостиной. Вам нужен стол, на котором не нужно убирать несколько раз в день, чтобы использовать его для других целей. Если вам придется стол покупать, убедитесь, что размеры вашего помещения позволяют его поставить. Вы можете легко изготовить его сами, если приобретете на ближайшей лесопилке дверь и положите ее на две тумбочки, в каждой из которых по два ящика. Таким спосо-бом вы решите сразу две проблемы. Персональный компьютер? - Незаменимая вещь Если у вас уже есть персональный компьютер - это великолеп-но. А если к тому же вы знаете, как им пользоваться в полном объеме, то вы фактически уже начали работу по паблисити. Ес-ли же у вас нет этого умного механизма, серьезно рассмотрите вопрос о его приобретении. Сегодня подобное оборудование мож-но увидеть в большинстве учреждений и офисов. Всего через несколько лет без компьютеров не сможет существовать ни од-на организация, какой бы небольшой она ни была.
С помощью вашего персонального компьютера вы сможете "подшивать" собираемые данные и очень оперативно получать к ним доступ. Буквально несколькими нажатиями на клавиату-ру вы сможете пополнять данные, обновлять листы рассылки и печатать почтовые адреса получателей ваших документов. Не труднее будет организовать и выбор специфической информа-ции для разных категорий ее получателей. Уже одного этого достаточно, чтобы приобрести компьютер, но ведь у него есть еще бесчисленные достоинства, особенно учитывая, что уже име-ется большое число программ, с помощью которых можно зна-чительно сэкономить время на выполнение разного вида работ. А еще больше таких программ появится в ближайшем будущем.
При помощи вашего компьютера и модема вы сможете под-ключиться к информационным сетям и стать пользователем "биб-лиотек без стен"; такая возможность становится доступной уже сейчас в некоторых учебных заведениях и организациях. Этой высокой технологией может воспользоваться любой владелец до-машней ЭВМ.
Скоро станет возможным и такой вид услуг, предоставляе-мых потребителю в домашних условиях, как получение изображе-ния какого-нибудь документа, находящегося на значительном расстоянии, и распечатывание этой информации. И наоборот, вы можете вводить информацию с помощью сканера в компью-тер, получать ее изображение и передавать другому потребите-лю, у которого есть компьютер. Причем это могут быть не толь-ко тексты, но и изображения. Благодаря таким возможностям библиотечные услуги станут доступны не только тем, кто про-девает по соседству с какой-то конкретной библиотекой, а филиалы и отделения компаний смогут получить доступ к печат-ной информации, независимо от того, где она реально располагается.
По мере того как ваш бизнес будет развиваться, вы начнете рассматривать возможность подписки на подключение к банку данных - получению определенных статей, публикуемых в га-зетах и журналах. Как было уже сказано, с помощью принтера вы можете быстро материализовать полученное изображение. С помощью компьютера и модема вы можете связаться с редакторами СМИ и сотрудничать с другими организациями, группами и людьми, разбросанными по всей стране, в проведе-нии совместных мероприятий по формированию паблисити и установлению паблик релейшнз. Через "электронный бюллетень", "компьютерную конференцию" или "электронную почту" вы мо-жете связываться с людьми одинаковых с вами интересов и уст-ремлений, которые живут за много тысяч километров от вас. Уже сейчас владельцам персональных компьютеров доступны несколько информационных сетей, как национальных, так и ме-ждународных. Но здесь следует вас предупредить. Если доба-вить расходы на оплату телефонных разговоров к цене подпис-ки на пользование информационной сетью, общая сумма может оказаться значительной. Но когда вы решите, что затраты на такую подписку себя оправдывают, все равно проделайте сле-дующую работу. Поскольку все информационные сети различа-ются по объему предоставляемых услуг и по цене обслужива-ния, выясните все эти характеристики и подпишитесь на ту из них, услуги которой в наибольшей степени соответствуют ва-шим запросам и возможностям. Прежде чем сделать оконча-тельный выбор, изучите всю информацию. Ее можно получить из специализированных журналов о вычислительной технике, а иногда и из газет.
Независимо от того, будете ли вы подписываться на инфор-мационный бюллетень или на банк данных, серьезно изучите, какой тип компьютера позволит вам обработать и отправить весь Дневной объем информации и релизов. Когда вы приобретете программу обработки текстов, то зададите себе вопрос, как прежде вы могли обходиться без нее. Возможности по быстрой коррекции текстов, получению необходимого числа копий, удалению не-нужной информации и тому подобным операциям сделают на-писание документов и их печать удобной и приятной процеду-рой.
Программа "обработка почтовой информации" индивидуа-лизирует все виды вашей деловой переписки и позволяет даже небольшому бизнесу выглядеть солидно. При массовых почто-вых рассылках вы сможете быстро и качественно подготовить необходимое количество наклеек с адресами получателей и дру-гой необходимой информацией. При этом они могут быть лю-бой формы и заданного размера. Более того, вы можете сделать на каждой наклейке любую приписку, например: "Срочно, прось-ба вскрыть немедленно!". Связь - это ключевое звено паблисити Паблисити - это сгусток коммуникаций. Абсолютно необходи-мо, чтобы в вашем расп |
