|
Как только принято решение о проведении Анализа, определены его цели и область применения, должен быть выбран метод или методы анализа, исходя из приемлемости факторов, таких как: а) стадия жизненного цикла системы менеджмента. На ранней стадии развития системы могут применяться менее детализированные методы. Они должны совершенствоваться по мере увеличения объема информации;
б) цели и задачи анализа. Цели и задачи анализа должны иметь прямое отношение к используемым методам.
в) типы анализируемой системы и ее рисков;
г) глубина и уровень детализации Анализа. Решение относительно глубины проведения анализа должно отражать первоначальное восприятие результатов Анализа (несмотря на то, что оно может измениться после получения предварительной оценки);
д) требования к компетентности персонала, проводящего Анализ и другим необходимым ресурсам;
е) наличие и доступность информации и данных о системе;
ж) потребность в модификации/актуализации результатов Анализа. По отношению к Анализу в будущем может потребоваться его модификация/актуализация. Некоторые методы в большей степени поддаются улучшению, чем другие методы;
и) любые правовые требования. Для проведения Анализа используются следующие входные данные: - данные мониторинга и аудитов (проверок) организации ее процессов и их результатов;
- данные совещаний и докладов;
- данные по соответствию продукции;
- материалы обратной связи от потребителей (в том числе данные о претензиях);
- данные о результативности примененных коррекций, предупреждающих и корректирующих действий;
- выполнение требований, вытекающих из предыдущего Анализа;
- изменения внешних требований, которые могли бы повлиять на систему менеджмента;
- рекомендации по улучшению.
Сбор информации и данных, требуемых для проведения Анализа, внесение и уточнение информации в используемой базе данных необходимо проводить постоянно. Лицо, ответственное за проведение Анализа, должно постоянно контролировать полноту и объективность учитываемой информации и, по возможности, подготавливать предварительные выводы. Анализ может производиться по следующим направлениям: - определение (уточнение) требований к продукции организации и ее качеству;
- определение рисков организации и ее системы менеджмента;
- определение качества продукции организации;
- определение качества закупаемых продукции и услуг;
- определение возможности оптимизации процессного ландшафта и оргструктуры организации;
- определение соответствия процессов работы организации заданным требованиям;
- соответствия процессов, переданных на аутсорсинг, заданным показателям;
- определение наличия и достаточности документального оформления процессов и других необходимых документированных процедур;
- оценка подготовленности и исполнительности персонала;
- оценка эффективности и результативности процессов и их процедур.
Результаты проведенного Анализа предназначены руководящему персоналу для организации разработки мероприятий, способствующих совершенствованию системы менеджмента и процессов организации и их внедрения в практику. Анализ должен проводиться с позиций системного подхода так, чтобы исследовать те свойства отдельных элементов системы менеджмента в их взаимодействии с другими элементами системы и внесистемными элементами, явлениями, условиями, которые представляют угрозу обеспечения выполнения установленных требований. Выходные данные Анализа должны включать все решения и действия, относящиеся к: а) повышению результативности и эффективности системы менеджмента и процессов организации;
б) обеспечению выполнения требований всех учитываемых аспектов безопасности;
в) улучшению продукции согласно требованиям потребителей;
г) потребности в ресурсах. Проведение Анализа с выявлением действующих опасных факторов и тенденций изменения показателей процессов является одним из основных методов разработки коррекций, корректирующих и предупреждающих действий. Анализ, как правило, проводится в письменной форме, имеющей статус записи. Форма и размер отчета о проведенном Анализе зависит от его целей и области применения его результатов. В отчете, за исключением отчетов по очень простым видам анализа, целесообразно отражение следующей информации: а) цели и область применения анализа;
б) используемые модели, в том числе принятые допущения и их обоснования;
в) ограничения, допущения и обоснование предложений;
г) использованные данные и их источники;
д) анализ чувствительности и неопределенности Анализа;
е) описание соответствующих частей анализируемой системы;
ж) краткое изложение процесса Анализа;
з) выводы Анализа;
и) рекомендации и ссылки. Эффективность использования полученных данных и проведения их Анализа зависит от: - полноты и достоверности имеющейся информации;
- уровня компетентности, заинтересованности и независимости лиц, осуществляющих проведение Анализа;
- уровня конкретизации мероприятий, разрабатываемых по материалам Анализа;
- уровня ответственности за исполнение мероприятий, разработанных на основании результатов Анализа.
Периодичность проведения Анализа в организации устанавливается ее высшим менеджментом. Потребность в проведении дополнительного Анализа определяется: - результатами внутренних проверок или инспекций контролирующих или надзорных государственных органов;
- результатами внутреннего аудита;
- наличием претензией потребителей;
- наличием сообщений по проблемам обеспечения качества и всех учитываемых аспектов безопасности.
Анализ системы менеджмента, как правило, проводится со значительными неопределённостями, вызванными не полнотой информации, а так же ее возможной неточностью. Анализ рисков можно подразделить на два взаимно дополняющих друг друга вида: качественный и количественный. Качественный анализ имеет целью определить (идентифицировать) факторы, области и виды рисков. Количественный анализ рисков должен дать возможность численно определить размеры отдельных рисков и риска организации в целом. Понимание неопределенностей и вызывающих их причин необходимо для эффективной интерпретации результатов Анализа. Анализ неопределенностей, связанных с используемыми данными, методами и моделями, применяемыми для оценки ожидаемого риска, играет существенную роль. Анализ неопределенностей предусматривает определение изменений и неточностей в результатах моделирования, которые являются следствием отклонения параметров и предположений, применяемых при построении модели. Областью, тесно связанной с анализом неопределенностей, является анализ чувствительности. Анализ чувствительности подразумевает определение изменений в реакции модели на отклонения отдельных параметров модели. Оценка неопределенности состоит из преобразования неопределенности критических параметров модели в неопределенность результатов. Требования к полноте и точности оценки Анализа системы должны быть сформулированы настолько полно, насколько это возможно. Там, где это возможно, должны быть выявлены источники неопределенности. Это относится как к неопределенностям данных, так и к неопределенностям модели. Должны быть точно определены те параметры, к которым чувствителен Анализ и его результаты. При наличии соответствующей возможности рекомендуется сопоставлять результаты Анализа с наблюдениями. Проверка Анализа должна включать в себя следующие этапы: а) проверка соответствия области применения;
б) проверка важных допущений для обеспечения уверенности в том, что они являются правдоподобными в условиях имеющейся информации;
в) подтверждение правильности и адекватности использованных методов, моделей и данных;
г) проверка результатов Анализа на повторяемость с привлечением персонала, не участвующего в выполнении Анализа;
д) проверка результатов Анализа на устойчивость по отношению к различным форматам данных. С целью снижения общей субъективности результатов Анализа, их верификация и валидация должна, по возможности, осуществляться людьми, не привлеченными к участию в проведении Анализа. | 
