Отчетность.

9.1. Составление отчета

Ясно, что официальное выполнение отчета является неотъемлемой частью аудита, а полнота и правильность выполнения отчета имеют критически решающее значение для окончательного результата аудитора и для поддержания системы соответствующих правильных записей. Используемые системы отчетов отличаются от фирмы к фирме и подразделяются от простого комплекта отчетов о несоответствиях до полного фактического аудиторского отчета, который может сам по себе описывать обнаруженные несоответствия или дополняться отдельными отчетами о несоответствиях. Независимо от того, какая система используется, главным является то, чтобы содержащаяся информация была фактической, понятной, согласованной со всеми сторонами и четко определяющей любые требуемые последующие действия.

Практические советы:

Всегда лучше стараться выполнить отчет по возможности во время аудита и не переносить его на самый поздний срок. Часто есть соблазн отложить составление отчета «на потом», надеясь, что будет больше времени, но, чаще всего, это не происходит, и последующий отчет может

быть задержан, вследствие чего его эффективность и точность уменьшится. Как бы ни точны и полны были записи, они не заменят своевременного отчета о ситуации, и никогда не стоит полагаться на память. Когда несоответствия выявлены в ходе аудита, важно, чтобы они были вовремя зафиксированы и согласованы со всеми заинтересованными сторонами. Поэтому лучше всего выполнить эти отчеты немедленно или до заключительного совещания. Любой письменный отчет, если это необходимо, может быть отложен, но только в самом крайнем случае. Придерживаясь порядка немедленной отчетности, можно достигнуть адекватности проверки, а быстрота и точность завершения корректирующих действий значительно увеличиваются.

Обнаруженные во время аудита факты должны быть представлены письменно в объективной форме; они не должны содержать ни мнений, ни инструкций, ни директив. При обнаружении недостатков системы или несоответствия запись должна показывать:

- время и место обнаружения;

- подробности несоответствия или недостатков системы;

- уровень несоответствия: что это - случайный факт или обычная практика?

- ссылку на конкретное положение, требования которого не соблюдаются, и причины противоречия.

При подготовке отчетов следует принимать во внимание следующие аспекты:

- отчеты должны быть фактическими и не должны быть использованы для выражения индивидуального мнения;

- они должны быть оформлены таким образом, чтобы быть понятными теми лицами, для которых они предназначены;

- отчеты должны быть точными, утверждения обоснованными, любые ссылки корректными;

- как сказано ранее, важно чтобы отчеты были завершены либо во время аудита, либо сразу после него для того, чтобы сохранить необходимые точность и степень воздействия;

- подробности, содержащиеся в отчете и особенно любые выявленные несоответствия, должны быть согласованы со всеми заинтересованными сторонами;

- и последнее, но не менее важное - отчеты должны быть четко оформлены. Нет необходимости печатать их, но если они написаны от руки, то должны быть легко читаемыми.

Хороший отчет по аудиту - это добавленная ценность. Он позволят показать влияние несоответствий на такие цели предпринимательской деятельности, как:

- безопасность (потенциальные риски);

- удовлетворенность потребителей;

- качество продукции /услуги (уровень брака и связанные с ним расходы). Например:

- экология - вредные последствия для местных источников водоснабжения;

- затраты, связанные с несоответствием по качеству;

- наличие достоверной информации у персонала (например: отсутствие данных по продажам приводит к негативным последствиям при выпуске новой продукции).

Рассмотрение несоответствий в контексте целей предпринимательской деятельности в целом и их воздействие на участников этой деятельности позволяет идентифицировать фактические и потенциальные последствия проблемы.

Если отчет по аудиту подготовлен по такой методологии, то он отразит все систематически возникающие недостатки проектирования или внедрения системы, методов измерения и исследования, а также постоянного улучшения.

9.2. Аудиторский отчет

Аудиторский отчет должен содержать определенную информацию об аудите и области проверки. Предлагается следующее содержание отчета:

а) отчеты о несоответствиях

Все, что выявлено в ходе аудита (включая и те, что были закрыты в ходе аудита);

б) заполненные контрольные листы

Они содержат различные соответствующие заметки, сделанные аудитором, которые послужат полезным руководством для дальнейшего аудита этого структурного подразделения или области;

в) аудиторские заметки

Включают любые дополнительные замечания, сделанные аудитором;

г) предупреждение

Не забудьте объявить, что аудит есть только «моментальный снимок» системы в данной области, и что о непроверенных подразделениях и функциях нельзя сказать, что они не имеют несоответствий;

д) области, где найдены несоответствия

Такими могут быть статья стандарта, процедуры или даже участок внутри структурного подразделения. Именно для подразделения полезно видеть, где системе требуется внимание;

е) количество найденных несоответствий

Они добавляются в случае, когда представляются отдельно от отчета. Не принято указывать количество для существенных и несущественных несоответствий [ 3, 10, 13 ].

Другая информация может быть добавлена по желанию, этот перечень -только наше предложение. Ваша организация может иметь свою собственную систему выполнения отчета. Если нет, то вышесказанное может быть использовано как полезное руководство.

9.3. Отчеты о несоответствиях

Стандарты ISO 9001-2000 требуют, чтобы результаты аудитов были задокументированы и доведены до сведения персонала, ответственного за область проверки. Дополнительно от руководящего состава, ответственного за эту область деятельности, требуется современное управленческие решение о необходимых корректирующих действиях.

Существует потребность в особом методе регистрации каждого случая несоответствия. Пока не существует специальной формы, каждая организация создает подходящую для себя. Но к ней предъявляются определенные требования:

1. Подробный заголовок, позволяющий обращаться к любой детали аудита.

2. Уникальный номер.

3. Поле для аудитора, чтобы записать детали обнаруженного несоответствия.

4. Поле для проверяемого, чтобы записать корректирующее действие, которое надо предпринять, и предполагаемую дату его завершения.

5. Поле для аудитора (или заменяющего его лица), чтобы подтвердить, что это действие произведено вовремя и было ли оно эффективным.

6. Поле для руководства организации, чтобы записать их точку зрения на полученные данные, и указание на любые требуемые дальнейшие действия.

Пример отчета о несоответствии приведен в табл. 3. Необходимо отметить:

1. На каждый недостаток/несоответствие должен быть отдельный отчет.

2. Отчет аудитора должен содержать три пункта:

а) наблюдение, которое полно и точно детализирует то, что было увидено/найдено аудитором. Чтобы подтвердить его точность, это наблюдение должно быть удостоверено проверяемым;

б) ссылка на статью стандарта и/или документы по качеству самой организации;

в) разъяснение требований статьи/документации, на которые делается ссылка.

3. Несоответствие должно соотноситься только с одной статьей стандарта - самой подходящей.

4. В некоторых случаях соотнесение может быть только с документацией самой организации.

5. Необязательно употребление слова «Несоответствие». Можно использовать другие близкие по смыслу слова (например, «Недостаток», «Невыполнение»), но оно должно использоваться постоянно.

Матричный анализ - это дополнительное средство, которое может помочь аудитору и руководителю аудиторской группы. После завершения аудита структурного подразделения или компании отчеты о несоответствии сводятся в матрицу.

Это позволяет аудитору получить общее впечатление от системы и выделить (осветить) ее слабые или сильные места.

Предлагаемая форма в виде таблицы 4 может быть частью заключительного аудиторского отчета.

Примерный образец отчета о несоответствии

Матричный анализ

9.4. Классифицирование отчетов о несоответствии

Обычные типы, предназначенные для характеристики несоответствий, следующие:

Значительное

а) Невозможность соотнести с любой статьей стандарта/системы, по которой осуществляется аудит.

б) Невозможность осуществить одно из требований стандарта/системы.

Незначительное

а) Единичное отклонение от требований.

Тем не менее бывают случаи, когда достаточное число незначительных несоответствий может рассматриваться как значительное несоответствие.

Большинство органов по сертификации рассматривают три и более незначительных отклонений как значительное отклонение.

Если несоответствие классифицировано как значительное, то необходимо предпринять определенные действия по его устранению по следующей схеме:

Если же несоответствие классифицировано как незначительное, а ожидаемый результат, например, от внутреннего аудита не зависит от степени значимости несоответствий, то усилия следует направлять скорее на устранение систематических недоработок, нежели на отдельные ошибки, не имеющие последствий. В этом случае помогает база данных несоответствий, что способствует их правильной идентификации и принятию надлежащих корректирующих действий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В теоретической части даны всеобъемлющие знания о методах проведения аудитов независимой (третьей) стороной, в соответствии с требованиями международных стандартов ИСО 9001-2000, ИСО 19011-2002.

Данная методология может быть использована для проведения внутренних аудитов систем менеджмента качества и аудитов поставщиков (второй стороны).

В методике не рассматривается обзор самих стандартов ИСО, т. к. предполагается, что слушатели ознакомлены с его принципами.