Индивидуальное планирование аудита Чтобы достичь хороших результатов от аудита, аудитор должен обладать хорошими знаниями объекта проверки и того, что для этого требуется. Вот почему для успешного выполнения аудита чрезвычайно важно планирование. Совсем не требуется чересчур углубляться в предмет аудита или готовить пространные контрольные листы, нужда в которых целиком зависит от аудитора и его подхода к аудиту. Достаточно сказать, что аудит не должен начинаться без подготовленной информации и достаточных знаний предмета. Планирование аудита нужно для того, чтобы связать исследовательский процесс с общей политикой и целями организации в области качества и показать затем как она планирует СМК. В частности, аудитор должен знать данную процедуру и, по мере продвижения по ней, ясно представлять весь порядок выполнения работы: в каких местах необходимо действие, а в каких следует выполнять проверки. Эти моменты необходимо знать для того, чтобы выполнить аудит адекватно и профессионально. Например: аудитор обязан хорошо представлять любую деятельность, как процесс со своим входом и выходом. Это позволяет установить четкие границы процесса, т. е. какая процедура является началом процесса, какой процедурой завершается процесс и кому, куда именно и в какой форме передается информация на выходе. В таком случае специалисты организации могут точно описать переходы от одного процесса к другому и установить взаимосвязь и взаимодействие процессов, а аудитор оценить и проверить эти процедуры, т. к. знает, что именно на переходах возникают несоответствия. Могут возникнуть и другие аспекты аудита, не являющиеся частью процедуры, но тем не менее такие же значимые. К ним могут относиться идентификация материалов и оборудования, их хранение, чистота производственных площадей и т. д. Аудитор в процессе планирования аудита может делать пометки по таким особым аспектом, но даже и без записей их тем не менее следует учесть на этапе планирования. Итак, на этапе планирования следует принять во внимание следующие моменты: 1. Детальное ознакомление с соответствующими процедурами и другими документами. 2. Осведомленность по любым аспектам деятельности проверяемых структурных подразделений или функций, которые не отражены в документированных процедурах. 3. Знание должностей и обязанностей проверяемых работников. 4. Знание действий и проверок, требуемых процедурами или подобными документами. 5. Знание того, каких доказательств можно ожидать в процессе аудита для подтверждения завершения действий и проверок. 6. Знание того, какому направлению аудита следовать. Таким образом, при составлении плана аудитор обязан осуществить следующие действия: изучить область проверки; изучить вид деятельности; прочитать внутренние процедуры и рабочие инструкции; изучить схему организационной структуры проверяемого подразделения; составить контрольный лист/памятную записку; согласовать дату и сроки с ведущим аудитором; и владеть соответствующими знаниями. Знание процедур Понимание организационной структуры Знание обязанностей персонала Знание действий и проверок Знание путей поиска доказательств Знание своей схемы аудита Контрольные листы Контрольный лист может быть одним из самых полезных средств для аудитора, но только если он хорошо подготовлен и предназначен для той конкретной ситуации, где он будет использоваться. Цель контрольного листа - напомнить аудитору об информации, которую он должен получить и о том, что фактически должно быть проверено. Не надо использовать его только как вопросник для персонала, который проверяют и результаты ответа могут быть использованы для составления отчета. Один из способов подготовки контрольного листа - взять стандарт, процедуру или инструкцию, по которым вы проводите аудит, и перевернуть утверждение, сделав из них вопросы, например: Из вопроса «Аудиты выполняются специально обученными аудиторами?» получится «Каковы требования обучения для аудиторов» и т. д. Если аудит выполняется по стандартам ИСО, тогда пригодится использование подсказок, например: Контроль документации: Процедуры Чертежи Отчетность (записи) Обновление Выпуск и т. д. Обычно вопросы могут напоминать аудитору об информации, которую нужно найти. Необходимо оставить место для того, чтобы аудитор имел возможность записать полученные ответы, подробные данные интервьюируемого лица, пункты, оборудование, документы и т. д., которые проверяются, все это должно быть также записано, как и любое относящееся к делу замечание. Иногда контрольные листы могут стать как бы записью аудита, дополняя любые негативные находки, которые могут быть внесены в отчет о несоответствии. Как таковые они увеличивают ценность аудита и обеспечивают полезные данные для последующих планирующихся визитов. Другое использование контрольного листа - помочь управлять временем. Аудитор должен уметь проследить за временем, потраченным на уже пройденные пункты, и поэтому может спланировать последующие шаги, чтобы завершить аудит своевременно (таблица 1). Если после систематического аудита структурного подразделения не были найдены несоответствия, то нет необходимости искать, лишь бы что-то было найдено. Только внесите слово «Согласен» в контрольный лист и подпишитесь. Контрольные листы Цель - памятка Подготавливаются с использованием местных процедур Должны использоваться для ответов на развернутые вопросы Могут быть включены дополнительные вопросы Являются «гибкими» документами Полезный «менеджер» времени Таблица 1 Пример контрольного листа
|