Совершенствование системы управления СФ РГУИТП на основе качества.

4 Определение экономической эффективности процесса совершенствования системы управления СФ РГУИТП

Эффективность, согласно стандарту ГОСТ Р ИСО 9000 - 2001 , - соотношение достигнутых результатов и использованных ресурсов. Для любого проекта эффективность выражается отношением полученного результата к произведенным затратам :

Результативность определяется стандартом ГОСТ Р ИСО 9000 -2001 как степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

Согласно проекту стандарта ИСО (ИСО/ТО 10014:1998 "Руководящие принципы управления экономикой качества"), устанавливающего требования к управлению экономическими аспектами систем менеджмента качества, организации следует идентифицировать и контролировать затраты, связанные с каждой операцией выбранных процессов. Затраты могут включать прямые и косвенные трудозатраты, затраты на материалы, оборудование, накладные расходы и т.д.

Данные о затратах могут быть выделены из существующей системы финансового контроля и дополнены оперативными данными. Данные, выделенные из других источников, могут быть определены количественно и использованы организацией. Затраты, которые нельзя легко связать с отдельными элементами стоимости, следует оценивать. Если такие затраты значительны, их следует соответствующим образом зафиксировать.

В настоящее время существует несколько подходов к классификации затрат, а именно:

• Модель затрат на качество PAF ( Prevention - Appraisal — Failure , или Предотвращение-Оценка-Отказ);
• Модель стоимости процесса;
• Модель затрат, связанных с плохим качеством.

Для определения и классификации затрат на совершенствование менеджмента процессов управления я считаю целесообразным применить PAF -модель.

4.1 Оценка затрат, связанных с качеством, по модели PAF

4.1.1. Классификация затрат, связанных с качеством

Классификация затрат, связанных с качеством, используемая в модели PAF, приведена на рисунке 18. Общие затраты на качество по этой модели делятся на две группы:

• затраты на достижение соответствия по качеству (их следует рассматривать как инвестиции, полезные затраты);
• затраты, связанные с несоответствием по качеству (потери, вредные и бесполезные затраты).

Первая группа — «Затраты на достижение соответствия по качеству» — делится на две категории:

• Затраты на оценку качества — стоимость оценки достигнутого качества. В эту группу затрат входят стоимость контроля, испытаний и т. п., проводимых в процессе производства и после его завершения;
• Затраты на предупреждение несоответствий — стоимость любых действий, связанных с исследованием, предупреждением или уменьшением дефектов и отказов.

Вторая группа — «Затраты, связанные с несоответствием по качеству» — подразделяется на следующие две категории :

•  Затраты, связанные с отказами внутренними, — внутренние расходы, которые несет производственная организация в связи с неудачей в достижении установленного качества (когда отказы проявляются внутри организации до отправки продукции потребителю);

•  Затраты, связанные с отказами внешними, — внешние затраты, возникающие за пределами производственной организации (после смены владельца) в результате неудачи в достижении установленного качества.

Рисунок 18 - Классификация затрат на качество по модели PAF

В рамках моего дипломного проекта следует рассматривать затраты на предупреждение несоответствий, а именно: затраты на проведение внутреннего аудита и самооценки.

4.2 Создание экономической модели для идентификации и мониторинга затрат на процесс

Экономическая модель может быть создана для любого процесса в организации. Она может быть использована для идентификации и мониторинга затрат на процесс в отношении отдельных аспектов организации, таких, как подготовка персонала, анализ системы менеджмента качества или проектирование новой продукции. Порядок формирования и применения в организации экономической модели процесса приведен на рисунке 19. При этом первое, что необходимо сделать после того, как определен состав процессов системы менеджмента качества, - это определить основные характеристики каждого процесса.

Рисунок 19 - Порядок применения в организации экономической модели процесса

После того, как определены характеристики процессов и построена процессная модель (модель взаимодействия процессов системы менеджмента качества), необходимо идентифицировать и классифицировать затраты на процесс.

Затраты на процесс складываются из затрат на соответствие процесса и затрат вследствие несоответствия и составляют полную стоимость процесса. Затраты на соответствие – затраты, необходимые для исполнения всех установленных и предлагаемых потребностей заказчиков при отсутствии недостатков в существующем процессе. Затраты вследствие несоответствия – стоимость

затраченных времени, материалов, ресурсов, связанных с процессом поступления, производства, отгрузки и исправления неудовлетворительной продукции и услуг (британский стандарт BS6143:1992 "Руководство по экономике качества").

Затраты, возникающие сверх затрат на процесс, эффективность которого максимальна, являются затратами вследствие несоответствия процесса. Совершенствование процесса приведет к повышению его эффективности,

а значит, к изменению соотношения "затраты на соответствие – убытки вследствие несоответствия". Все затраты, ее составляющие, будут классифицироваться по принципу "полезности".

Следующими этапами применения экономической модели процесса будут одновременный мониторинг и анализ затрат на процесс, результативности и эффективности процесса с целью определения возможностей улучшения. При обнаружении такой возможности необходимо провести экономический анализ внедрения улучшения процесса с точки зрения его целесообразности. Принцип постоянного улучшения является фундаментальным принципом построения СМК, и согласно стандарту ИСО 9000:2000, "постоянное улучшение деятельности организации в целом следует рассматривать как неизменную цель". Согласно этому же стандарту, под улучшением качества в первую очередь следует понимать "улучшение результативности, эффективности и улучшение прослеживаемости", а при увеличении стоимости процесса эффективность может снижаться. Поэтому этап оценивания экономической целесообразности улучшений является одним из самых важных.

4.2.1 Разработка экономической модели процесса "Внутренний аудит" в СФ РГУИТП

Целью процесса «внутренний аудит» является обеспечение уверенности в том, что система менеджмента качества соответствует установленным требованиям, эффективно внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

Виды деятельности, составляющие процесс:

• планирование аудитов (составление программы и планов аудиторских проверок),
• проведение аудиторских проверок,
• регистрация результатов аудиторской проверки,
• контролирование аудитов (соблюдение сроков аудиторских проверок, правильности проведения аудиторских проверок, выполнение корректирующих и предупреждающих действий),
• анализ и оценивание результатов аудита.

Таким образом, результатами процесса будут:

• выполнение всех видов деятельности, составляющих процесс;
• достижение цели аудита, а значит, выполнение программ и планов аудитов (это подтверждает выполнение деятельности по проведению аудитов) и отсутствие несоответствий при проведении внешних аудитов или повторных внутренних аудитов (это подтверждает достижение цели процесса).

Что касается показателей эффективности, то это, как было сказано выше, относительный эффект процесса, определяемый как отношение эффекта (экономического результата) к затратам, обусловившим (обеспечившим) его получение. А следовательно, для того, чтобы определить эффективность процесса, необходимо знать стоимость процесса (то есть полные затраты на процесс) и прибыль организации, полученную в результате функционирования процесса.

Стоимость процесса «внутренние аудиты» будет складываться из:

• заработной платы аудиторов на время проведения аудита;
• бонусов и других вознаграждений аудиторам;
• заработной платы руководителя службы внутреннего аудита (или руководителя процесса) на время проведения проверки;
• затрат на приобретение стандартов и других документов, необходимых для работы аудиторов;
• затрат на обучение и переподготовку аудиторов;
• затраты на тиражирование документов аудиторской проверки;
• затраты на информирование персонала о результатах аудиторской проверки; упущенной выгоды в связи с отвлечением персонала от выполнения основных обязанностей;
• затрат на контроль исполнения процедур аудита и затрат на повторные аудиты, проводимые из-за нарушений процедур аудита или низкой компетентности аудиторов при проведении первичной проверки (принцип классификации и определения затрат на качество будет рассмотрен ниже).

Примерно по такой же схеме можно построить экономическую модель и для процесса самооценки СФ РГУИТП.

Экономическим результатом деятельности по проведению внутренних аудитов будет суммарная выгода от улучшения процессов (регулярное проведение внутренних аудитов поможет избежать дублирование функций управления, сократить непроизводительность затрат временных и интеллектуальных ресурсов) и дополнительная полученная прибыль от того, что несоответствия процесса были устранены в результате проведения аудитов.

Вообще, п роведение предупреждающих мероприятий, к коим относятся процессы внутреннего аудита и самооценки, корректирует характер и распределение затрат на обеспечение качества (см. рисунок 20).

Рисунок 20 - Изменение затрат на качество по мере его улучшения

Отношение результата к затратам и будет показателем эффективности процесса. При этом, чем больше будет значение показателя эффективности, тем лучше (эффективнее) функционирует процесс внутреннего аудита (критичное значение показателя эффективности будет 1, при эффективности меньше или равной единице процесс не эффективен). Экономическая модель процесса внутреннего аудита может быть представлена в виде карты, приведенной в статье Скрипко Л.В. « Экономические аспекты в системах менеджмента качества: результативность и эффективность» (рисунок 21).

Рисунок 21 - Экономическая модель процесса внутреннего аудита

Как видно, сформулировать показатели результативности и эффективности не столь сложно. Наибольшие сложности вызывает определение численных значений показателей результативности и эффективности процесса, особенно для вспомогательных процессов и процессов менеджмента организации, к которым и относится процесс «внутренне аудиты». Эти сложности обусловлены тем, что на основании данных бухгалтерского учета не для всех процессов возможно определить их стоимость, особенно когда появляются оценочные статьи затрат, такие как, например, упущенная выгода или затраты на информационное обеспечение.

Добавлено:  15 Октября 2007 г.
хиты: 3786
Страница: 5/6
Предыдущий (4/6)       Следующее (6/6)