Открытие и регистрация магазина

Сбор документации – путь неблизкий…

Процедура оформления для торговых предприятий варьирует в зависимости от направления деятельности магазина (в этом случае следует рассматривать товар, подлежащий и не подлежащий обязательной сертификации), от формы собственности, от того, берется ли помещение в долгосрочную аренду или покупается в собственность. С учетом каждой из особенностей, необходимо собрать отдельный пакет документов.

Регистрация

Первым этапом оформления предприятия является регистрация. Раньше этот процесс был прерогативой Московской регистрационной палаты РФ, далее — Министерства по налогам и сборам РФ, теперь же регистрировать предприятие следует в прикрепленной к вашему участку налоговой инспекции. Порядок и условия регистрации торгового предприятия отражены в «Федеральном законе о государственной регистрации юридических лиц», принятом Государственной Думой 13 июля 2001 года. В статье 8 данного закона указано: «Государственная регистрация осуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня предоставления документов в регистрирующий орган. Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения указанного учредителями в заявлении о государственной регистрации постоянно действующего исполнительного органа, в случае отсутствия такого исполнительного органа — по месту нахождения иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности». Сами документы, которые необходимо сдать в соответствующий орган исполнительной власти, перечисляются в статье 12: «При регистрации создаваемого юридического лица в регистрирующий орган представляются:

1. подписанное заявителем заявление о государственной регистрации по форме, утвержденной Правительством РФ;
2. решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством РФ;
3. учредительные документы юридического лица (подлинники или нотариально удостоверенные копии);
4. выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица-учредителя;
5. документ об уплате государственной пошлины».
   

1. заявления о внесении, включающего следующую информацию: — тип торгового объекта; — специализация с указанием ассортимента реализуемой продукции и/или перечня предоставляемых услуг; — общая площадь, в том числе торговая площадь (количество посадочных мест, для рынков — площадь земельного участка и количество торговых мест);
2. копии свидетельства о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющего торговую деятельность на данном объекте, с предоставлением подлинника;
3. копии правоустанавливающего документа на использование объекта недвижимости (договор аренды помещения, свидетельство на право собственности) с предоставлением подлинника;
4. копии заключения Управления государственной противопожарной службы ГУВД г. Москвы о соответствии объекта установленным требованиям с предоставлением подлинника;
5. копии санитарно-эпидемиологического заключения о соответствии санитарным правилам представляющих опасность для здоровья человека видов деятельности, работ и услуг, включая ассортиментный перечень реализуемых товаров, с предоставлением подлинника;
6. в случае, если предприятие является объектом нового строительства или вводится как объект потребительского рынка, внесение в Торговый реестр производится после приемки объекта государственной комиссией с оформлением соответствующего акта приемки и утверждением его распоряжением префекта;
7. хозяйствующие субъекты могут прикладывать к заявлению анкету с указанием сведений об объекте, предусмотренных Системой информационного обеспечения потребительского рынка (СИОПР);
8. в торговый реестр вносятся все субъекты предпринимательской деятельности, размещенные на территории торгового объекта.

Лицензия

Следующим важным этапом на пути к открытию магазина является получение лицензии на торговую деятельность, которое находится в компетенции Мосторгинспекции. Виды деятельности, которыми можно заниматься только при наличии лицензии, перечислены в статье 17 Закона №128-03. Для получения лицензии соискатель представляет:

1. заявление с просьбой предоставить лицензию;
2. копию свидетельства о государственной регистрации гражданина в качестве индивидуального предпринимателя (с предъявлением оригинала в случае, если копия не заверена нотариусом) — для индивидуального предпринимателя;
3. копию свидетельства о постановке соискателя лицензии на учет в налоговом органе;
4. документ, подтверждающий уплату лицензионного сбора за рассмотрение лицензирующим органом заявления о предоставлении лицензии;
5. сведения о квалификации работников соискателя лицензии.
6. Выписка из ЕГРЮЛ. (Официальная, государственная информация о фирме.)

Лицензирующий орган должен в течение 60 дней с момента подачи заявления рассмотреть его и решить вопрос о выдаче лицензии. Ведение предпринимательской деятельности без лицензии чревата штрафами, а также административными взысканиями.

Договор аренды

Если ведется строительство, необходим ряд согласовании с Москомархитектурой. Если помещение берется в долгосрочную аренду, то заключается договор с арендодателем. При регистрации договора аренды пакет документов составляют:

1. Заявление;
2. Документ об оплате регистрации (копия);
3. Доверенность на право представлять юридическое лицо (руководитель организации представляет паспорт, копию протокола о назначении или выписку) / доверенность на право представлять физическое лицо; Участник — юридическое лицо
4. Документ о государственной регистрации юридического лица (нотариально заверенный);
5. Информационное письмо Госкомстата;
6. Свидетельство изменений в учредительных документах;
7. Устав с изменениями и дополнениями;
8. Учредительный договор (последние два документа должны быть нотариально заверенными, их наличие необходимо с учетом организационно-правовой базы). Участник сделки — физическое лицо
9. Документ, удостоверяющий личность Описание объекта права
10. Выписка из паспорта БТИ (форма 1а) со сроком давности не более 1 года;
11. Экспликация;
12. Поэтажный план; Правоустанавливаюшие документы
13. Решения (выписки из решений) полномочных органов управления организаций о назначении руководителей, подписавших договор (для юридических лиц, если договор подписывается руководителем);
14. Доверенность на право заключения договора, если он подписан представителем участника договора;
15. Решение полномочных органов организаций — участников договора о его заключении (если такое решение необходимо в соответствии с уставом организации или действующим законодательством);
16. Подлинники договоров в количестве, равном числу участников договора;
17. Копия договора аренды;
18. Документ, подтверждающий, что право собственности на объект зарегистрировано.

Также необходимо уведомить районную управу о том, что магазин начинает работать в данном районе.

Сертифицирование товаров и услуг

Когда определен состав ассортимента, в ряде случаев необходимо пройти обязательную сертификацию товара. Согласно Закону РФ от 10 июня 1993 года №5151-1 «О сертификации продукции и услуг» предприятие может подтвердить то, что его продукция, услуги или работы качественны и безопасны, используя сертификат, знак или декларацию о соответствии. Сам сертификат соответствия свидетельствует о том, что данная продукция отвечает требованиям качества, установленным государством. Сертификат выдается на определенную продукцию, партию товаров, работу или услугу (перечень товаров, работ и услуг, подлежащих обязательной сертификации, опубликован в постановлении правительства РФ от 13 августа 1997 г. №1013). Сертификат нужен, если организация продает или производит товары для детей, продукты, парфюмерию, косметику, обувь, текстиль, швейные и трикотажные изделия, строительные материалы, мебель и др. Должны быть сертифицированы услуги магазинов, предприятий общественного питания, мастерские по ремонту и обслуживанию бытовой электроники. Чтобы получить сертификат, необходимо обратиться в центр или испытательную лабораторию Госстандарта России, кроме них выдавать сертификаты вправе независимые экспертные лаборатории, аккредитованные Госстандартом. Обычно предприятия подают заявки в какую-либо региональную экспертную лабораторию или в Госстандарт России. Составление заявки указано в Правилах по сертификации «Система сертификации ГОСТ Р. Например, если на сертификацию подается партия итальянских тканей, то в соответствии с Правилами о сертификации текстильной и легкой промышленности предприятие предоставляет копии:

1. договора на поставку продукции, где указаны сведения об ассортименте, качестве, количестве ткани;
   счет (инвойс);
2. санитарно-эпидемиологическое заключение;
3. сертификат пожарной безопасности.

Санэпиднадзор и пожарная инспекция

Каждое торговое предприятие должно иметь санитарно-эпидемиологическое заключение о соответствии санитарным правилам хозяйственной и другой деятельности, работ, услуг. Заключение о соответствии выдается центрами Госсанэпид-надзора и удостоверяет соответствие/несоответствие государственным санитарно-эпидемиоло-гическим правилам услуг или какой-либо деятельности. Наличие заключения о соответствии является обязательным условием для получения в органах исполнительной власти и местного самоуправления разрешения на функционирование объектов, лицензировании отдельных видов деятельности, сертификации работ и услуг. Заключение выдается отдельно на каждый вид деятельности.

Ряд требований предъявляет Моспожаринспекция. Они касаются ширины проходов между прилавками, количества огнетушителей, противопожарной системы, расстояния от наиболее удаленной точки торгового зала до ближайшего эвакуационного выхода и других аспектов пожарной безопасности. Если все требования соблюдены, то магазину выдается сертификат о пожарной безопасности.

Как мы видим, законопослушное торговое предприятие, прежде чем открыться, должно иметь на руках определенный набор документов и сертификатов, для того чтобы быть готовым к последующим проверкам. Кроме того, каждый квартал функционирующее предприятие обязано представлять отчет в налоговую инспекцию. Заметим, однако, что в последние несколько лет существует тенденция обращаться в фирмы, занимающиеся регистрацией и лицензированием предприятий, весь процесс сбора пакета документов и хождения по инстанциям они берут на себя. В любом случае вся документация остается главной заботой руководителя. Мы решили для сравнения опросить директоров торгового центра и единичного магазина и узнать, какие проблемы, связанные с документацией, являются для них актуальными.

Ирина Краснова, генеральный директор ЗАО «Москвичка»
— Магазин «Москвичка» существует на Новом Арбате с 1968 года, где он был впервые открыт как магазин товаров для женщин. С 1994 года ситуация изменилась, и ЗАО «Москвичка» стало заниматься операциями с недвижимостью, то есть сдачей в аренду торговых площадей.

В том виде, в котором ТЦ «Москвичка» существует на сегодняшний день, он сформировался в 2000 году — теперь это магазин для молодых и стильных. Поскольку ТЦ «Москвичка» существует уже давно, мы несколько раз проходили перерегистрацию: в 1992 году это было товарищество с ограниченной ответственностью (ТОО), после принятия нового закона в 1996 году мы стали ЗАО, в прошлом году всем предприятиям, в том числе и нам, пришлось встать на учет в единый государственный реестр юридических лиц. Каждое из этих изменений потребовало сбора документов, причем каждый раз — стандартного пакета, в который входят учредительные документы, уставы, копии с них и многое другое.

Поскольку мы занимаемся сдачей площадей в аренду, основная часть нашей документации связана с оформлением прав на недвижимость и их передачей нашим арендаторам. Каждый год их оформляется огромное количество, например, документы БТИ являются обязательными к каждому договору, а имеют юридическую силу только в течение одного года. Поэтому приходится каждый год делать примерно двадцать пять оригиналов документов только для того, чтобы переоформить или пролонгировать договора. Неясно, зачем нужно всякий раз представлять столько оригиналов поэтажного плана и экспликации одного и того же помещения, когда достаточно одного и далее — необходимого количества заверенных в том же БТИ копий.

Другой пример того, что сейчас необходимо регистрировать практически каждый шаг, — это регистрация одноразовой скидки. Согласно действующему законодательству необходимо эту скидку зарегистрировать в Комитете по регистрации прав на недвижимое имущество. Для чего потребуется опять-таки собрать полный пакет документов, начиная от учредительных и заканчивая документами, подтверждающими право на мою подпись. И это при том, что ни один объект, ни субъект права не претерпели никакого изменения.

Но в большей степени, конечно, проблемы с документацией возникают у наших арендаторов. При заключении договоров об аренде ЗАО «Москвичка» уже имеет на руках все необходимые разрешительные документы от различных инстанций, таких как Санэпиднадзор, пожарная инспекция и т. п. Но, несмотря на это, каждое юридическое лицо, которое берет в аренду любое количество торговой площади, проходит все те же инстанции еще раз. Кроме того, все они обязаны получить право на ведение торговой деятельности по месту аренды в Мосторгинспекции. Иногда получение разрешения занимает довольно много времени, в течение которого арендатор на свой страх и риск начинает работу, имея на руках лишь справку о том, что идет оформление данного разрешения. Все документы необходимо собрать, заверить нотариально, представить в нужное время и в определенной принимающим органом форме, что требует огромного количества времени, выдержки, терпения, сил, поэтому многие фирмы предпочитают обращаться в организации, занимающиеся посредническими услугами по регистрации, получению разрешений и лицензий.

Алла Зуева, директор ЗАО «Звездочка»
— Магазин «Звездочка» существует с 1992 года, он зарегистрирован в Московской регистрационной палате, вторая регистрация была тогда, когда ТОО переименовали в 000. Т.е. изначально у нас было 99 учредителей, а затем нужно было их сократить до 30 человек. Для регистрации были необходимы устав, учредительный договор, протокол собрания, оригинал копии свидетельства из налоговой инспекции, из регистрационной палаты, оригинал копии свидетельства о постановке на налоговый учет, оригинал кодов Госкомстата. И если сначала мы все делали сами, то при перерегистрации и постановке на учет в единый государственный реестр мы прибегали к услугам фирм, занимающихся посредническими услугами.

Магазин «Звездочка» открывался на базе уже существующего предприятия, входящего в систему «Детского мира», поэтому проблем с открытием не было, у магазина было зарекомендовавшее себя имя. Весь положенный пакет документов был собран, подспорьем было то, что нам в аренду дали одно из помещений «Детского мира», договор об аренде был заключен с Госкомимуществом на 25 лет. Проблем с СЭС и Пожарной инспекцией не было, т.к. само предприятие старое, вся система отлажена.

Все время существования магазина раз в год проходят проверки Госторгинспекции и Мосторгинспекции. Они проводят контрольную закупку, а затем проверяют, соответствует ли товар накладной, имеется ли сертификат качества, поэтому вся документация должна быть в порядке, а сертификаты получены. После каждой проверки делается запись в контрольном журнале. Другой аспект, связанный с документацией, — ежеквартальный отчет в налоговую инспекцию.

Дина Бунеева