"... Настоящая документированная процедура системы менеджмента качества разработана в соответствии с требованиями раздела 4.2.4 ИСО 9001:2000 и регламентирует порядок управления записями по качеству в подразделениях ____________.
Требования настоящей Д 00.03 распространяются на все подразделения предприятия ..."
1.1. Настоящая документированная процедура системы менеджмента качества разработана в соответствии с требованиями раздела 4.2.4 ИСО 9001:2000 и регламентирует порядок управления записями по качеству в подразделениях ____________.
1.2. Требования настоящей Д 00.03 распространяются на все подразделения предприятия.
При разработке данной документированной процедуры использованы следующие нормативные документы:
3.1. Термины и определения
В данной документированной процедуре используются термины и их определения из ISO 9000:2000 а также следующие:
Записи по качеству - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.
Примечание: Записи могут использоваться, например, для документирования прослеживаемости и свидетельства проведения проверки эффективности корректирующих и предупреждающих действий.
Продукция . результат процесса. В данной документированной процедуре под продукцией следует понимать входящее сырье и материалы, тару и материалы для упаковки, полуфабрикат продукции на промежуточных стадиях изготовления и готовую продукцию.
Идентификация
1. Присвоение объекту условного обозначения (идентификатора) установленного в НД с целью выделения его в однородной массе или однородном массиве и исключения возможности перепутывания.
2. Распознавание объекта по критериям, признакам (идентификаторам),
установленным в НД.
Выпуск - разрешение на переход к следующей стадии процесса.
3.2 Сокращения
НД - нормативная документация;
ТУ - технические условия;
ОТК . отдел технического контроля.
СИ - средства измерения.
ГП . готовая продукция.
ДМН - аббревиатура " до минования надобности", обозначает срок хранения документа до тех пор, пока надобность в нем не отпадет.
Примечания: к п. №3 - для всех процессов указываются записи по качеству, подтверждающие, что параметры и результат процесса соответствуют установленным требованиям..
к п. №4 - для "Процесса планирования продаж" указываются записи по качеству, подтверждающие, что все требования заказчика выявлены и выполнимы.
к п. №5 - для "Процесса закупок" указываются записи по качеству, подтверждающие, что выбранный поставщик способен выполнить все требования предприятия к продукции закупаемой у этого поставщика.
к п. №6 - для Процессов производства, контроля качества продукции, транспортировки, хранения и отпуска продукции указываются записи по качеству, подтверждающие, что все требования к составным частям процесса выполнены и проверены до начала процесса.
к п. №7 - для всех процессов кроме 6 и 7 указываются записи по качеству, подтверждающие, что, при возникновении необходимости, имеется возможность восстановить всю предысторию создания продукта, ресурса (составной части процесса) или документа.
4.2 Идентификация записей по качеству
4.2.1. Идентификация документов, содержащих данных о качестве, производится при помощи идентификаторов, размещенных на документах в местах, обеспечивающих быструю и однозначную идентификацию документов, при систематизированном хранении, поиске и ведении.
4.2.2. Присвоение и нанесение на документ идентификатора производится в обязательном порядке следующим образом:
• присвоением документу учетного номера формы в соответствии с требованиями раздела
4.12 Д 00.02 "Порядок управления документацией". - Ф 00.0*.0**.хх - Форма сбора записей по качеству №хх, порядок заполнения которой приведен в инструкции №**, при выполнении процесса №*.
• присвоением обобщающего идентификатора по принадлежности записей по качеству к
месту сбора данных и периоду, за который эти записи собраны.
Пример: Протокол производственного контроля на _______
Линия 1 Пресс А Дата: 12.05.01 Смена 1
4.3 Регистрация и сбор записей по качеству
4.3.1. Формы бланков документов, содержащих записи по качеству, порядок их заполнения и ответственность за заполнение установлены в "Описаниях процессов ..." и "Инструкциях ...".
4.3.2. Запись данных о качестве в бланки документов производится разборчиво, в соответствующие графы форм, записи не должны допускать неоднозначного прочтения.
4.3.3. Подлинность и достоверность всех данных о качестве заверяется подписью с расшифровкой фамилии лица, отвечающего за занесение данных о качестве в формы, соответствии с требованиями, изложенными в "Описаниях процессов ..." и "Инструкциях ...".
4.3.4. Корректировка ошибок в документах, содержащих записи по качеству, производится лицом, отвечающим за сбор данных.
Каждая корректировка заверяется датой и подписью лица, ее проводившего и руководителя подразделения, где эти данные собираются.
4.4 Порядок хранения и ведения архива документов, содержащих записи по качеству
4.4.1. После заполнения форм документов и обработки данных, включая их обобщение, они передаются на хранение в архив подразделения. Порядок передачи установлен в соответствующих "Описаниях процессов ..." и "Инструкциях ...".
Записи по качеству входящих материалов, тары и комплектующих изделий, поступившие от поставщиков хранятся в ОТК в виде документов поставщиков.
4.4.2. Порядок хранения документов, содержащих записи по качеству, место хранения ( в том числе № дела), срок хранения и ответственный за хранение установлены в соответствующих "Описаниях процессов ..." и "Инструкциях ...". Документы, содержащие записи по качеству, заносятся в "Номенклатуру дел подразделения" в соответствии с требованиями раздела 4.12 Д 00.02 "Порядок управления документацией". Необходимость выделения отдельных папок для каждого вида записей по качеству устанавливается в НД подразделения.
4.4.3. Срок хранения записей по качеству в подразделении не должен превышать 3 лет. По истечении этого срока документы с данными о качестве утилизируются, если в НД не указано иное.
4.4.4. Условия хранения документов в подразделении должны обеспечивать их сохранность, отсутствие повреждений и предотвращение порчи в течении всего срока хранения.
4.4.5. Восстановление данных о качестве продукции в случае утраты их бумажных копий, производится из электронной базы данных, куда заносятся сведения о параметрах продукции и применяемых материалов.
4.5 Порядок предоставления доступа к документам, содержащим данные о качестве
4.5.1. Документы, содержащие записи по качеству, рассылаются в соответствии с требованиями, установленными в НД.
4.5.2. Доступ к архивным документам, содержащим записи по качеству производится с разрешения начальника подразделения, ответственного за их хранение.
4.5.3. Предоставление доступа потребителей и поставщиков к документам, содержащим записи по качеству производится в соответствии с требованиями контракта (договора) на поставку продукции.
