Какой корпоративный портал вам нужен?

Что такое корпоративный портал?

Что собственно такое портал? Определений существует масса. Одно из них гласит: портал - единая точка безопасного персонализированного доступа сотрудников компании к корпоративной информации и приложениям, в соответствии с их должностными обязанностями и ролью в компании, независимо от их местоположения. Но все же, какие бы не существовали определения, каждая компания имеет свой ответ на вопрос: "Что такое портал?". И, что важно, любой из этих ответов будет верным. Потому что каждая компания для себя определяет цели создания портала, требования к системе и ожидания от ее внедрения.

Главный создатель портала - это вы сами!

Самое главное, что необходимо осознать компаниям, которые рассматривают возможность внедрения портального решения, - это то, что основным постановщиком задачи будут они сами. Самостоятельно придется определяться со многим: четкой формулировкой целей внедрения и ожиданий от реализации проекта внедрения, оценкой реальных информационных потребностей компании, требующих автоматизации, определением приоритетных направлений автоматизации, наконец, требований к внедряемой системе. Ни один привлеченный к решению названных задач внешний консультант не сможет сделать больше, чем подтвердить мнение, уже сложившееся внутри компании, или просто помочь его сформулировать.

Цели внедрения корпоративного портала

Наиболее частой предпосылкой внедрения портальных решений является желание "организовать" единую точку доступа ко всем корпоративным приложениям, которые "лоскутным" образом развивались в компании, и таким образом упростить работу сотрудников посредством работы с одним корпоративным приложением, а не десятком разрозненных информационных систем и источников информации. Кроме того, портал позволяет экономить время за счет автоматизации рутинных бизнес-процессов; управлять человеческим капиталом (речь идет о создании единой базы знаний, включая агрегированную информацию, получение которой требует больших временных и ресурсных затрат). Портал позволяет повысить уровень коммуникаций и совместной работы между сотрудниками компании, и, наконец, повысить уровень управления компанией и поддерживать принятие решений менеджерами компании за счет организации сбора, консолидации и анализа необходимой информации и др.

Как подойти к проблеме и как сделать проект успешным?

Прежде всего необходимо определить цели создания портала (будет ли это производственная система, единая точка входа ко всем корпоративным приложениям, или может быть просто каталог файлов) и ожидания от реализации проекта внедрения. Кроме того, необходимо правильно выбрать партнера для реализации проекта, выделить адекватные человеческие и денежные ресурсы для реализации поставленных целей, определить области автоматизации, где интернет-технологии дают максимальный эффект. Очень важны поэтапный ввод системы в эксплуатацию по принципу "от простого к сложному", внутреннее продвижение решения среди сотрудников компании и организация эффективной обратной связи с ними.

Пошаговое внедрение функциональности портального решения позволит не только учитывать текущие потребности бизнеса при внедрении новых модулей решения, но поможет сотрудникам компании адаптироваться к работе с новым бизнес-инструментом постепенно.

Важно понимать, что портал является таким решением, которым люди будут пользоваться только в том случае, когда они этого сами хотят, в противном случае - внедрение портального решение бесполезно. Если у сотрудников компании останутся альтернативные способы ведения бизнес-процессов, которые, как предполагалось должны вестись при помощи портала, эффективность внедрения равна нулю. Поэтому если какой-то бизнес-процесс "вынесен" в портал, все остальные способы его использования должны быть исключены или наказуемы. Важно чтобы портал стал необходимым инструментом в работе каждого сотрудника компании, важно "втянуть" людей в работу с порталом. Делается это не за пять минут. Исходя из практики TopS BI, стандартный срок "приживания" портала в компании занимает от трех до шести месяцев. И если во время первой презентации будущего портального решения сотрудники относятся к нему скептически, то по прошествии двух месяцев, уже имея определенный опыт работы с порталом, начинают выдвигать свои предложения по доработке решения, а через шесть месяцев - уже не мыслят свою работу без уже ставшего привычным корпоративного портала. А это означает, что портал стал неотъемлемой частью бизнеса, от него уже нельзя отказаться.

Кроме того, успешность проекта определяется наличием/отсутствием группы поддержки содержания портала. Есть правило: портал "работает" правильно только в том случае, когда в компании нет отдела поддержки контента портала. Поддержкой портала должен заниматься каждый сотрудник в рамках своей определенной части работ. В случае, когда в компании организовывается специальный отдел по поддержке портала, и он становится "узким горлышком", эта самая "неправильная" система, которую удалось создать.

Вопросы выбора и внедрения интранет-порталов

Как правило, существует три стандартных сценария при выборе решения для корпоративного портала:

• покупка готовых решений (платформ или систем высокой готовности);
• разработка с нуля (заказные разработки);
• комбинированный подход (разработка специфических модулей, но на базе уже готовых решений или платформ).

Каждый из подходов имеет свои плюсы и минусы, но, как правило, при выборе решения происходит оценка всех подходов по следующему набору критериев:

• стоимость необходимого оборудования и инфраструктуры;
• стоимость лицензионного программного обеспечения;
• оплата услуг консультантов по постановке задачи или времени затраченном внутренними ресурсами на этот процесс;
• стоимость разработки и внедрения решения;
• стоимость обучения персонала компании использованию данного решения;
• стоимость технической поддержки и сопровождения системы;
• совокупное времени персонала компании, занятого в поддержании информации в актуальном состоянии.

Самым оптимальным, по-видимому, является комбинированный подход, когда специфические модули разрабатываются на базе уже готовых решений или платформ. В этом случае компания TopS BI старается включить в проектную команду сотрудников компании-заказчика, которые являются носителями знаний о бизнес-процессах и деятельности компании в целом и могут направить работу по проекту в нужное русло. Кроме того, в процессе внедрения сотрудники заказчика обучаются работе с системой, что позволит в дальнейшем по окончании проекта поддерживать работу портала самостоятельно без привлечения внешних специалистов. Ну и конечно же, в этом случае снижается общая стоимость проекта.

В любом случае, какой бы подход к внедрению портала ни был избран, существует риск в дальнейшем оказаться без соответствующей поддержки внедренной системы. Стремясь исключить эти риски, компания TopS BI поставляет свое решение с открытым исходным кодом. Это позволяет компании-заказчику в дальнейшем поддерживать и дорабатывать решение собственными силами или отдать на сопровождение другой компании.

Дополнительную информацию по вопросам, связанным с выбором, разработкой, внедрением корпоративных порталов, можно получить в Департаменте электронного бизнеса и заказных разработок компании TopS BI.
Контактное лицо- Анна Клопова,
e-mail: AKlopova@topsbi.ru,
тел.: (095) 777-6608, (095) 797-9966.
© TopS Business Integrator