Бизнес процессы отдела закупок. :: KlubOK.net

Подскажите, пожалуйста! Какие критерии необходимы для проведения мониторинга процесса закупок (кроме % брака).

TrewevaVG писал(а):

Подскажите, пожалуйста! Какие критерии необходимы для проведения мониторинга процесса закупок (кроме % брака).

По показателям:
% брака - IMHO это скорее к результативности процесса закупок + вх. контроль.
мониторинг - срок отработк заявки на закупку, подвисшие (непроплаченные) заявки, кол-во альтернативных поставщиков на каждую позицию...

На сайте есть хороший материал по показателям процессов
http://www.klubok.net/article2153.html

TrewevaVG писал(а):

Подскажите, пожалуйста! Какие критерии необходимы для проведения мониторинга процесса закупок (кроме % брака).

Зависит от той деятельности, которая выполняется в рамках процесса "Закупки"
Это может быть (перечень неструктурированный и неисчерпывающий):
а) ритмичность поставок (по ассортименту и количеству)
б) соблюдение норматива запасов
в) соблюдение требований к перевозке (если регламентируется - например, как для хрупких или скоропортящихся объектов)
г) качество сопроводительной документации

Опишите свой процесс - можно будет сказать конкретнее

qsm писал(а):

TrewevaVG писал(а):

Подскажите, пожалуйста! Какие критерии необходимы для проведения мониторинга процесса закупок (кроме % брака).

Зависит от той деятельности, которая выполняется в рамках процесса "Закупки"
Это может быть (перечень неструктурированный и неисчерпывающий):
а) ритмичность поставок (по ассортименту и количеству)
б) соблюдение норматива запасов
в) соблюдение требований к перевозке (если регламентируется - например, как для хрупких или скоропортящихся объектов)
г) качество сопроводительной документации

Опишите свой процесс - можно будет сказать конкретнее

Отдел материально-технического снабжения на основании заявок формирует месячный план закупок. По результатам положительной оценки поставщика и предварительной договоренности с ним, оформляется контракт. Направляется поставщику заявка или спецификация на продукцию. При получении покупных изделий проводится входной контроль.

ИМХО, примерно вот так:
- Процент заявок, учтенных в месячном плане (должно быть 100%)
- Соблюдение процедуры оценки поставщика (отсутствие нарушений процедуры)
- Своевременность заключения контракта (соответствие установленным в организации срокам)
- Учет в контракте всех требований к продукции (отсутствие претензий от получателей на предприятии)
- Своевременность направления и точность оформления заявки (спецификации) на продукцию
- Соблюдение требований процедуры входного контроля (отсутствие нарушений процедуры)
- Обеспечение своевременности поставок закупаемой продукции
- Удовлетворенность получателей продукции (анкетирование)

TrewevaVG писал(а):

Отдел материально-технического снабжения на основании заявок формирует месячный план закупок. По результатам положительной оценки поставщика и предварительной договоренности с ним, оформляется контракт. Направляется поставщику заявка или спецификация на продукцию. При получении покупных изделий проводится входной контроль.

1. Срок подачи заявки
2. Качество документа "Заявка"
3. Соблюдение процедуры подачи заявки
4. Срок формирования месячного плана закупок
5. Качество документа "Месячный план закупок"
6. Соблюдение процедуры формирования месячного плана закупок
7. Срок оценки поставщика
8. Соблюдение процедуры "Оценка поставщика"
9. Качество документа "Результат оценки поставщика"
и т.д.

Вопрос: Предварительная договорённость с потенциальным поставщиком - это об откате? Very Happy

не знаю.....не знаю....чем они там занимаются.....
Всем спасибо за помощь!

qsm писал(а):

1. Срок подачи заявки
2. Качество документа "Заявка"
3. Соблюдение процедуры подачи заявки
4. Срок формирования месячного плана закупок
5. Качество документа "Месячный план закупок"
6. Соблюдение процедуры формирования месячного плана закупок
7. Срок оценки поставщика
8. Соблюдение процедуры "Оценка поставщика"
9. Качество документа "Результат оценки поставщика"
и т.д.

Евгений, у меня вопросы к Вам по приведенному перечню показателей:
1. "Срок подачи заявки" - от кого? Если заявка от производства, то за срок подачи отвечают они, не снабженцы.
2. С качеством "заявки" и соблюдением подачи заявки - то же.
3. Срок формирования плана закупок сильно зависит от сроков подачи заявок и потому никак не может демонстрировать "качество" работы снабженцев, что для мониторинга этого процесса не приемлемо.
4. "Соблюдение процедуры..." в чем можно выразить? Каковы критерии отнесения к тому или иному мнению (баллу, оценке, %...)?
5. Качество документа "Результат оценки поставщика" можно оценить раз и надолго. Нам же нужен показатель мониторинга, а следовательно - необходимо оценивать процесс регулярно. Кроме того, качества документа - не есть качество выполненной по нему работы...
Буду благодарен Вам за ответы

qsm писал(а):

swan писал(а):

Евгений, у меня вопросы к Вам ...
Буду благодарен Вам за ответы

Вас с искренним нетерпением ждут здесь: http://www.pqm-online.com

Плиз, распишите подробнее свой сарказм.

Пока меня тоже не послали к господину Горбунову (а жаль, с удовольствием пообщался бы), возьму на себя смелость попробовать ответить на некоторые вопросы уважаемого swan.

swan писал(а):

1. "Срок подачи заявки" - от кого? Если заявка от производства, то за срок подачи отвечают они, не снабженцы.

Конечно, заявку подают из другого процесса.
На этом этапе можно контролировать учет в плане закупок всех своевременно поданных заявок (% от общего числа поданных заявок).

swan писал(а):

2. С качеством "заявки" и соблюдением подачи заявки - то же..

Справедливое замечание, но здесь можно контролировать качество обработки заявки (учет ВСЕХ требований к закупке, указанных в заявке)

swan писал(а):

3. Срок формирования плана закупок сильно зависит от сроков подачи заявок и потому никак не может демонстрировать "качество" работы снабженцев, что для мониторинга этого процесса не приемлемо..

Насколько можно предположить из описания процесса, план верстается к определенному числу, и в нем учитываются заблаговременно поданные заявки. Если мое предположение верно, то контролировать своевременность оформления плана вполне реально.

swan писал(а):

4. "Соблюдение процедуры..." в чем можно выразить? Каковы критерии отнесения к тому или иному мнению (баллу, оценке, %...)?.

Соблюдение процедуры можно измерить количеством выявленных несоответствий требованиям, установленным в процедуре. А вот выбор критерия будет зависеть от важности несоответствия и наверное - отличаться в зависимости от вида закупок. В одних случаях несоответствие приведет к срыву производства, в других – придется попросить коробку скрепок в соседней комнате.

5

swan писал(а):

. Качество документа "Результат оценки поставщика" можно оценить раз и надолго. Нам же нужен показатель мониторинга, а следовательно - необходимо оценивать процесс регулярно. Кроме того, качества документа - не есть качество выполненной по нему работы...

ИМХО, под качеством документа имеется в виду качество результатов регулярно выполняемой деятельности по оценке поставщиков. Оценить ее можно (как минимум) по соблюдению всех требований установленной процедуры (в том числе – по содержанию итогового документа «Результат оценки поставщика»). А система оценки может быть разной (проценты, баллы, просто число нарушений), лишь бы она учитывала особенности предприятия и создавала основу для совершенствования процесса.

P.S. Извините, что вмешался в дисскусию.

garin писал(а):

qsm писал(а):

swan писал(а):

Евгений, у меня вопросы к Вам ...
Буду благодарен Вам за ответы

Вас с искренним нетерпением ждут здесь: http://www.pqm-online.com

Плиз, распишите подробнее свой сарказм.

Да какой же тут сарказм! Просто забота о ближних: у одного есть вопросы, другой обещает помощь в подобных ситуациях - вот я и способствую ихнему счастью
По-моему так. Или?

Евгений, я так и не получил ответы на свои вопросы Smile

Добрый день. Сталкнулась с проблемой при описании бизнес процесса отдела закупок. Дело в том, что они работают с большим количеством поставщиков (около 70!) и с каждым на индивидуальных условиях. В общем случае я описала процесс, хотелось бы опуститься еще на уровень? Возможен ли случай описать несколько вариантов? и это представить?

В какой нотации описываете процесс?
А может лучше просто написать документ "Методика работы с поставщиками" и сделать на неё ссылку из процесса?