Внутренний аудит

Настёна, неужели дольше написать вид замечания,поставить дату и подпись, чем проверять Констр.документ.? С трудом верю Smile

"...он нужен только для нормоконтролера. ..." Так ведь нужен же!!
Даже собирая совещание, обсуждая замечания по констр.докумен., необходимо ведь видеть какие и кем были допущены замечания??!! Именно из журнала это и можно посмотреть. Получается, что все равно он нужен Smile

Меня интересует тема внутренних аудитов. Я сейчас провожу аудиты по GMP, по ГОСТ 52249-2004 проводить самоинспекцию бухгалтерии не нужно. Подскажите каие подразделения подлежат внутренним проверкам согласно ИСО 9001. Нужно ли проверять такие отделы как бухгалтерия, отдел кадров, отдел охраны труда и т.п.
И все-таки как лучше составлять годовой план проверок по подразделениям или процессам. Можно ли составить смешанный?
Допустим, если подразделений много и процессов много, так как уложиться в требование проводить проверку процесса/подразделения раз в год.

OlgaIgr писал(а):

Подскажите каие подразделения подлежат внутренним проверкам согласно ИСО 9001. Нужно ли проверять такие отделы как бухгалтерия, отдел кадров, отдел охраны труда и т.п.

В тексте ISO 9001:2000 (или его национального аналога) есть пункт 4.2.2 "Руководство по качеству", а там записано

Цитата:

Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству, содержащее:
а) область применения системы менеджмента качества

Следовательно, аудиту подлежат те структурные подразделения, которые охвачены "Областью применения системы менеджмента качества"
Кроме того:
1. Бухгалтерию обычно не включают в Область
2. Отдел кадров входит в Область через п 4.2.2 а) (это как минимум) и по п. 6.2.2
3. Отдел охраны труда входит в Область через п. 6.2.2 и по п.п. 6.3 и 6.4

OlgaIgr писал(а):

И все-таки как лучше составлять годовой план проверок по подразделениям или процессам. Можно ли составить смешанный?

Обычно составляют по подразделениям - так легче обеспечить наличие нужных для аудита людей в нужном месте. И меньше подразделения отрываются от прямой работы по "удовлетворению Потребителя"

OlgaIgr писал(а):

Допустим, если подразделений много и процессов много, так как уложиться в требование проводить проверку процесса/подразделения раз в год.

Можно:
а) увеличить производительность труда аудиторов
или/и
б) увеличить штат аудиторов

могу только добавить, что вопрос "процессно" или "функционально" ориентированных аудитов - очень проблемный и актуальный. По моему убеждению процессные аудиты имеют ряд неоспоримых преимуществ, по опыту знаю. Работаю над статьей по этому поводу. Если нужно - пишите на мейл, помогу чем смогу.
Что касается периодичности охвата всех процессов (их вряд ли больше 20-25, если больше - система не оптимальна) или подразделений, то один раз в год - это мало, иначе аудит не будет приносить пользу. Конечно, если высшее руководство ставит задачу перед аудиторами добывать объективную информацию о деятельности предприятия и всецело содействовать ее развитию через анализ данных и вынесение рекомендаций по корректирующим и предупреждающим действиям. Чаще всего, однако, аудиты проводят "потому что так надо" Smile

По крайней мере, опыт работы почти со всеми ведущими фармпредприятиями Украины говорит именно об этом. Профессиональные аудиты проводяться крайне редко. А жаль...

OlgaIgr писал(а):

Аудиты нужно проводить для подразделения раз в год, плюс еще при необходимости контрольный аудит, плюс еще внешние аудиты, возможно и аудит внеплановый, критических процессов, в общем сколько отчетов - бумаги нужно написать. Я одна на предприятии занимаюсь аудитами, как все это успевать, сложно.
...

Не многовато ли аудитов? Внеплановых, дополнительных, контрольных etc.? Может быть система настолько неуправляема, что единственным средством измерения и воздействия стал аудит?
Налицо признаки трех возможных проблем: нерезультативность аудитов и корр.действий, нехватка ресурсов, проблема с полномочиями/ответственностью.

OlgaIgr писал(а):

...
Приходит ко мне начальник УХПВ с составленным планом корректирующих действий, там уже подписались согласующие лица, включая мою начальницу, я просмотрела и говорю, одно несоответствие не достаточно полно прописано в планируемых корректирующих действиях, а он мол не буду исправлять. Как быть, можно ли допустим внизу под согласующими лицами написать примечание,чтобы по возможности согласующие писали туда свои замечания, или все же нужно план переделать?
Как правильно урегулировать такой вопрос, чтобы уж не переходить на препирательства?

1)Любые документы желательно согласовыать в "черновом" (электронном) виде. В разы уменьшается время на согласование и количество изводимой бумаги.
2)Полноту коррекций и корр.действий в состоянии оценить аудитор, он должен иметь право не принимать корр.действия, неустраняющие проблему.
3)Каков смысл вашего "особого мнения" внизу листа? Принять мероприятия "условно"? Принять, но с "отмазкой" - "если что, то я предупреждала"? Довести до исполнителя предмет ваших замечаний?

Что мешает подколоть лист с замечаниями или собрать вместе все заинтересованные стороны и обсудить все претензии?

Для реального исключения подобных проблем нужно как минимум две вещи: (а) отдельно функционирующая группа надлежаще обученных аудиторов и (б) - наличие у них реальных полномочий воздействия на проверяемых субъектов. На практике это можно реализовать только назначением руководителем аудиторской группы высокопоставленного должностного лица, с мнением которого считаются в коллективе и указы которого не выполнить нельзя. Тогда будет реальная польза от собранной аудиторами информации и от внедряемых корректирующих действий. Иначе аудит превратится в профанацию с обилием ненужных бумаг. Думаю, Вы (OlgaIgr) и сами это уже осознали.

Непонятно: OlgaIgr писал(а):... Я одна на предприятии занимаюсь аудитами, как все это успевать, сложно. ..

Запомните! Вы не можете ОДНА заниматься аудитом! Полностью полагаюсь на ИСО 9001 и ИСО 19011, И на слова swan. Вы и недолжны успевать все делать за группу аудиторов. Это группа специально обученных людей вашей компании, которые сначала должны понять "Для чего им нужны аудиты" , что с ними делать и как анализировать. Тогда Ваши задачи состоят в другом.
1) Начать с начала - обучить или направить на обучение (в зависимости от компетенции)
2) руководством назначить рабочую группу (наверняка ее состав будет меняться)
3) Вести записи (чем Вы и занимаетесь, как я понимаю) Если я поняла не правильно, поправьте меня

А в случае с начальницей, которая подписала и не проконсультировалась с Вами как со специалистом... Конечно, это ее право, но тогда возникает вопрос вообще, зачем Вам аудиты?Как "просто обязательство СМК, которое наваливается регулярно и скорее бы прожить эти дни!"

ох, думаю вы правы, но на деле народ такой вредный. У нас сейчас проходит становление системы,т.е. все в процессе разработки, приходится не раз переделывать документы (в частности журналы). Поэтому некоторые сотрудники роптят и не хотят переделывать, так и с планом. Тут даже влияние руководителей более высшего звена мало помогает.

в группу по аудиту вхожу пока я и моя начальница,естественно что часть касающаяся документального оформления ложится на меня.

OlgaIgr писал(а):

Аудиты нужно проводить для подразделения раз в год, плюс еще при необходимости контрольный аудит, плюс еще внешние аудиты, возможно и аудит внеплановый, критических процессов, в общем сколько отчетов - бумаги нужно написать. Я одна на предприятии занимаюсь аудитами, как все это успевать, сложно. Плюс еще у меня и другие обязанности есть

Ну-ка, посчитаем:
1) На один аудит положим 3 (три) аудитодня, из расчёта 1 день на документацию и подготовку, 1 день на аудит на месте и 1 день на написание отчёта
2) В году 365 дней, минус 104 субботы и воскресенья, минус Госпраздники, минус отпуск. Итого оставим 200 рабочих дней
3) 200 рабдней делим на 3 дня = 60 аудитов в год и 20 дней на другие обязанности

OlgaIgr писал(а):

... и говорю, одно несоответствие не достаточно полно прописано в планируемых корректирующих действиях, а он мол не буду исправлять

Я бы тоже послал куда подальше с этим Не достаточно полным прописанием

Ну 1 дня на прописание документации это не достаточно, что написать допустим вопросник и разобраться что по чем в работе отдела одного дня мало, надо подготовится, чтобы прийти с вопросами по существу. Например попробуйте за 1 день написать вопросник для отдела контроля качества. Если учесть что предприятие у нас новое, аудиты ранее не проводились.
Что касается плохо прописано, еще раз повторюсь начинаем работать, лицензии еще нет. Дак вот они сами пробуют писать процедуры, согласуют их, в работе возникают новые ньюансы и соответственно корректировки.

Ваши трудности понятны и не оригинальны, все через это проходят. Главное - заручиться поддержкой и пониманием руководства.
Что касается вопросников - это отдельная тема для обсуждения. Знаю, что многие это практикуют, но у меня сложилось мнение, что это напрасный труд, чреватый формализацией аудита. В итоге все это приводит к куче ненужных шаблонных вопросов, а также к полному краху надежд на уважение и понимание аудируемых сотрудников. Разуверение в рациональности и пользе системы - вот что ждет предприятие с такими аудитами.
У кого другое мнение - готов поспорить, это очень интересный вопрос...

OlgaIgr писал(а):

Ну 1 дня на прописание документации это не достаточно

Это зачем же документацию ПРОПИСЫВАТЬ? Прочитать надо Мануал - 1 раз на все аудиты. И перед каждым аудитом смотреть релевантную документацию - и не более того. А эти шесть "обязательных" процедур (за вычитом Методики ВА, совершенно понятно; в остатке 5 процедур ) задействованы в каждом аудите. Одного дня на документацию подразделения СОБСТВЕННОГО предприятия вполне хватит (а вот начальству об этом говорить не надо Very Happy

)

swan писал(а):

Знаю, что многие это практикуют, но у меня сложилось мнение, что это напрасный труд, чреватый формализацией аудита. В итоге все это приводит к куче ненужных шаблонных вопросов

Хошь-как-хошь, а "6 друзей аудитора" спросить надо? Надо! Какая же тут формализация? Наоборот, чистый профессионализм
А вопросы эти хоть и "шаблонные", зато стандартизированные. И уже от ответов на них можно растекаться "мыслью по древу". Но для этого надо иметь мысли и представлять себе это самое дерево с его ветками и прочими сучками. Как же тут обойтись без подготовленных экспромтов?

swan писал(а):

...к полному краху надежд на уважение и понимание аудируемых сотрудников

Дык ведь Не обещайте деве юной любови вечной не Земле

qsm писал(а):

Хошь-как-хошь, а "6 друзей аудитора" спросить надо? Надо! Какая же тут формализация?

Не в курсе - о чем речь?

qsm писал(а):

А вопросы эти хоть и "шаблонные", зато стандартизированные.

в чем разница???

Буду приятно удивлен, если вы уверите, что раз за разом приходя на аудит и задавая "стандартизированные" вопросы в соответствующих подразделениях, аудитор вызывает у проверяемых уважение и проникновенную гордость за свою СМК...
Для умозрительного представления "древа" служит план аудита, который может быть как угодно подробно детализирован. Составлять шаблонные вопросы - значит сознательно сужать область аудита. Ведь опытный аудитор "растечется по древу" и без реперных подсказок, а вот неопытный - и по вопроснику аудит не проведет, не так ли?

Считаю, что акцент нужно сделать на подготовке к аудиту, моделировании возможных ситуаций, анализе слабых мест и возможных рисков. 60-90 % времени профессионального аудита - это время его подготовки. Опыт мой и многих профессионалов. Кажется, даже в литературе описаны эти данные.

Кстати, коллега qsm - Вы тоже из Харькова? Если не секрет - где работаете?

swan писал(а):

qsm писал(а):

А вопросы эти хоть и "шаблонные", зато стандартизированные.

в чем разница???

В восприятии окружающего мира
Особенно ценно звучит отрицание СТАНДАРТИЗАЦИИ из уст представителя профессорско-преподавательского коллектива, который [взято мной отсюда quality.ucoz.ru ]
"приглашает на обучение по специальности "Качество, стандартизация и сертификация" (лицензия МОН Украины серии АБ № 175183 от 18.07.2005)" Razz

Всё остальное в Вашем сообщении суть антимонии до тех пор, пока не примете покаяние за богохульство (в смысле СТАНАДРТИЗАЦИОХУЛЬСТВА) Very Happy

PS

swan писал(а):

qsm писал(а):

Хошь-как-хошь, а "6 друзей аудитора" спросить надо? Надо! Какая же тут формализация?

Не в курсе - о чем речь?

5"W"+ 1"H"

Где вы в моем сообщении нашли отрицание стандартизации??? Внимательнее прочти текст, смысл был совершенно в другом. Писалось, что шаблонность (стандартизованность, как вы пишите) чек-листов может сыграть отрицательную роль в проведении аудитов.
И не надо путать конкретный обсуждаемый вопрос и название специальности. Не вижу никакого смысла в вашем тексте. Абсурд какой-то

swan писал(а):

... шаблонность (стандартизованность, как вы пишите) чек-листов может сыграть отрицательную роль в проведении аудитов

Разложим на составляющие и опровергнем:
1. Стандартизация ЛЮБОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ приводит к прозрачности и воспроизводимости этой деятельности. Это утверждение справедливо и к подготовке рабочих документов аудита (хоть внутреннего, хоть внешнего)
И смешно слушать аудитора, который проверяет формализацию а) процессов, б) деятельности и в) протоколов аудируемой Организации, а сам таковую формализацию отрицает. Ибо сказано: Врачу - исцелися сам

2. Утверждение "может сыграть" суть бессмысленный аргумент, поскольку всегда можно СОСКОЧИТЬ С БАЗАРА типа "Я такого не утверждал, а всего лишь высказал опасение"
Тут у меня LICENTIA POETICA #1: Слышал я от одного завлаба (доктор наук) фразу "Я уверен на 100%, что можно предположить, что..."

Хотите доказать отрицательную корреляцию между между стандартизацией рабочих документов аудитора и результатом аудита - приведите факты. Понятно, что с разбивкой на ошибки аудитора первого и второго рода. Ну и табличку статобработки эмпирического материала
Тут у меня LICENTIA POETICA #2: В книге "Физики продолжают шутить" есть эссе "О вреде огурцов"
О вреде огурцов
Упражнение в сравнительной логике и математической статистике

Огурцы вас погубят! Каждый съеденный огурец приближает вас к смерти. Удивительно, как думающие люди до сих пор не распознали смертоносности этого растительного продукта и даже прибегают к его названию для сравнения в положительном смысле («как огурчик!»). И несмотря ни на что, производство консервированных огурцов растет.

С огурцами связаны все главные телесные недуги и все вообще людские несчастья.

1. Практически все люди, страдающие хроническими заболеваниями, ели огурцы. Эффект явно кумулятивен.
2. 99,9% всех людей, умерших от рака, при жизни ели огурцы.
3. 100% всех солдат ели огурцы.
4. 99,7% всех лиц, ставших жертвами автомобильных и авиационных катастроф, употребляли огурцы в пищу в течение двух недель, предшествовавших фатальному несчастному случаю.
5. 93,1% всех малолетних преступников происходят из семей, где огурцы потребляли постоянно.

Есть данные и о том, что вредное действие огурцов сказывается очень долго: среди людей, родившихся в 1839 г. и питавшихся впоследствии огурцами, смертность равна 100%. Все лица рождения 1869...1879 гг. имеют дряблую морщинистую кожу, потеряли почти все зубы, практически ослепли (если болезни, вызванные потреблением огурцов, не свели их уже давно в могилу). Еще более убедителен результат, полученный известным коллективом ученых-медиков: морские свинки, которым принудительно скармливали по 20 фунтов огурцов в день в течение месяца, потеряли всякий аппетит!

Единственный способ избежать вредного действия огурцов – изменить диету. Ешьте, например, суп из болотных орхидей. От него, насколько нам известно, еще никто не умирал.

swan писал(а):

Не вижу никакого смысла в вашем тексте. Абсурд какой-то

Сунь-Цзы сказал: Когда видят солнце и луну, это не считается острым зрением

Такое впечатление, что вы пытаетесь из всех сил показаться супер начитанным героем-всезнайкой.
Я не собираюсь приводить статистику, я высказал на форуме свои мысли, подкрепленные своим же опытом.
Я много раз проводил аудиты и видел, как их проводят другие. При этом моя деятельность не сводилась к проверке одного предприятия - я аудировал их более 20, причем совершенно разных - от фармзавода до авикомпании.
У меня есть все основания утверждать, что непрофессионально составленный чек-лист (а в обсуждемом посте именно об этом и речь) обязательно будут иметь отрицательный результат.
"Спрыгивать" с этих слов я не буду ни при каких обстоятельствах, это мое убеждение и я его не изменю.
Что касается стандартизованности аудитов - то здесь вы снова не "въехали" в мои слова, я говорил исключительно о чек-листах, кроме них в процессе аудита есть много других документов, которые обеспечивают прозрачность этой деятельности, я уже писал об этом. Кроме того, ни один из стандартов ISO 9000, на сколько я знаю, не предполагает обязательного (!) составления таких опросников. Это - придумки консультантов, за которые они берут деньги, не более.
Исключая возможность и далее цепляться к моим словам, я хочу подчеркнуть, что для редких случаев составление чек-листов может быть оправдано (например, при проверке сложных техпроцессов, локальной и глубокой проверке одной из процедур какого-либо процесса и т.д.), но при этом такие опросники должны составляться исключительно грамотными и опытными аудиторами, знакомыми с проверяемой деятельностью, осознающими и оценивающими риски в тех или иных видах деятельности на самом подробном уровне.
По-прежнему не вижу смысла в ваших "опровержениях". И еще мне кажется cтранным, что вы выступаете оппонентом, ничего не говоря взамен: опровержение без фактов - это ничем не подкрепленные амбиции или просто фарс.
Вы имеете опыт аудитов? Вы имеете факты, подтверждающие позитивну практику ведения чек-листов И ПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ПРОТИВОПОЛОЖНОЕ УТВЕРЖДЕНИЕ??? Или вы просто защищаете тот принцип, которого изначально сами придерживаетесь? Проигнорировали вы также мой вопрос о роде деятельности... Знаете, скрывающий сведения о себе человек не вызывает у меня доверия. Думаю, как и у многих.

Уважаемый swan! я аудиты провожу совсем недавно и для меня хотя бы пока вопросник необходим. Не понимаю почему qsm утверждает, что подготовка к аудиту дело простое. Хотя бы прочитать и ознакомится со всеми СОПами, с которыми работает подразделение уже требует времени.
У меня к Вам огромная просьба, может поделитесь примерами составленных вами чек-листов (на фарм и не на фарм предприятии), мне бы это очень помогло. Не разу не пробовала составлять вопросник на соответствие требованиям ИСО 9001, буду очень благодарна если отправите мне не ящик : olga437@yandex.ru.

уважаемому gsm

а еще было бы очень интересно взглянуть хоть на фрагмент опросника, которым пользуетесь вы. Если, конечно, вы ими пользуетесь Smile

Тогда, глядишь, и спор сразу перешел бы в конструктивную плоскость. Не так ли?

OlgaIgr писал(а):

может поделитесь примерами составленных вами чек-листов (на фарм и не на фарм предприятии), мне бы это очень помогло. Не разу не пробовала составлять вопросник на соответствие требованиям ИСО 9001

Уважаемая OlgaIgr! У меня есть материал доклада, с которым я выступал на семинаре, проводившемся весной на Борщаговском хим-фармзаводе. Материал посвящен процессно-ориентированным аудитам. Доклад составлен в виде слайдов с фото и иллюстрациями, потому большой. Я поубираю часть рисунков и вышлю Вам "облегченный вариант". Это может занять некоторое время, сорри.

loyan писал(а):

В чём состоит ценность проведения внутренних аудитов на предприятиях автомобилестроения, если можно , подскажите статьи на эту тему.

Заранее спасибо, это тема моей бакалаврской работы

Ценность внутреннего аудита ,и не только в автопроме , в том ,что внутренний аудитор видит и знает ,то что внешнему аудитору никогда и не покажут.
Ну и немного из личного опыта :годовой график внутренних аудитов составляется обязательно ,с закреплением аудиторов по подразделениям .Таким образом аудитор ,с начала года знает куда пойдёт и подсознательно примечает всё, что ему может пригодится при аудите в данном подразделении .И поверьте вопросов набирается не мало ,на одном предприятии как говорится работаем.