Внутренний аудит

Margo53 писал(а):

Уважаемые коллеги!
Расскажите/скажите пожалуйста отдавая отчет-лист(протокол,чек-лист) с результатами внутреннего аудита проверяемому подразделению, сколько времени вы определяете ему для написания корректирующих действий? Проще говоря: сколько дней дается проверенному подразделению на написание корректирующих действий по результатам проверки?
И что предпринимаете, если подразделение задерживает сроки?
Спасибо.

Ну, во-первых, нужно с чего-то начинать...
Хотелось увидеть другие "алгоритмы" проведения, что-ли...
Или типа, порядок человеческий, в какое время дня лучше ходить, когда чай предлагать(может быть)
Я согласна, что на каждом предприятии свои особенности, и своя СМК, но все-таки НАЧИНАЮЩИЕ все равно используют "ШАБЛОНЫ" и довольно долго, пока не обучится весь персонал. И пока самым главным не будет понятно, зачем это все-таки нужно.
Так что от НОМИНАЛА никуда не деться!

В общем, нужно перечитывать стандарты, и применять Интеллект!
Спасибо и на этом, Вы очень любезны!

Настёне:
я бы советовал Вам поработать в другом режиме. Вы предлагаете на рассмотрение свои наработки, а имеющие что сказать - дают советы по их оптимизации. Поверьте - так будет результативнее Smile

Для Margo53:
Все зависит от того, что вы прописали в соответствующей методике. Кроме просто алгоритма со сроками нужно разделять несоответствия по категориям, и в зависимости от этого устанавливать сроки формирования планов корректирующих действий. Ведь в одних случаях может оказаться достаточным посидеть-подумать полчасика руководителю подразделения (процесса), а вдругих - нужно собирать группу специалистов для выяснения причины несоответствия. Здесь может и недели не хватить. В общем - шаблонов опять-таки не нужно Smile

swan, а на второй вопрос ответ: что предпринимать, если подразделение задерживает срок?

интересный вопрос... Все дело в том - ПОЧЕМУ задерживает? И еще - кто должен разбираться "Почему задерживает?". Это уже зависит от руководства организации. Могут обязать аудиторов и рааследовать все до конца (подготовка+проведение аудита+разработка плана рекомендаций и корректирующих действий совместно с проверяемым подразделением+отслеживание выполнения КД+формирование окончательного отчета). А могут обязать лишь проводить аудиты и формировать отчеты, а все, что касается КД и ПД - спрашивать с руководителей проверяемых подразделений. Этот порядок действий нужно прописать в соответствующей методике. Там же нужно предусмотреть и "действия при бехдействии" - кто и что делает при отсутствии надлежащей реакции у проверяемых. Это могут быть и отчеты напрямую высшему руководству (вызовы "на ковер"), могут быть и штрафные санкции. Это ваше внутренее дело, главное воспитать уважение к аудиторам и аудитам Smile

Настёна писал(а):

Всем большое здравствуйте!!!

Дайте информацию по Внутренним аудитам.
Меня интересуют практически как кто где проводит ВА. Теории достаточно. Но хотелось бы процедуру ВА "очеловечить" . Может какие-то бланки, вопросники, интересные. В общем - пишите, пожалуйста!

Немного из собственной практики (очень коротко):
ВА проводится на основе приказа в котором отражены результаты предыдущих аудитов, указываются сроки проведения в конкретных подразделениях, члены аудиторской группы, и проверяемые в подразделениях пункты требований ГОСТ Р ИСО 9001
Вопросник рекомендуется составлять только для личного пользования "зеленых" (начинающих) экспертов и экспертов-стажеров
Потому что если Вы создали вопросник и отдали его проверяемому подразделению, то затем очень сложно задавать дополнительные вопросы (сразу укорят тем, что в вопроснике этих дополнительных вопросов не было) или в документированной процедуре (стандарте) необходимо дополнительно оговорить, что в опроснике размещаются вопросы для начала общения с проверяемым подразделением и эксперт вправе задать любые дополнительные вопросы

Аудит процессов и методы его проведения
Д.П. Расселл

Аудит процессов1 привлекает пристальное внимание, но не все в полной мере получают пользу от этого мероприятия. При этом, с одной стороны, поскольку не существует общепризнанного стандарта на проведение аудита процессов, любой может утверждать, что он его проводит. С другой — использование таких методов аудита процессов, как пошаговое прослеживание, не ограничено только сферой аудита процессов или систем менеджмента, основанных на процессах. А в результате это не может не обратить на себя внимания.

Что такое аудит процесса? Несколько лет назад автор выступал с докладом об аудите процессов, и представитель одной крупной корпорации заявил, что у них уже несколько лет проводятся аудиты процессов. На просьбу описать методы, которые применяют при этом аудиторы, он ответил, что в конце производственной цепочки они измеряют длину, диаметр, вес и другие характеристики образцов готовой продукции, и на основании полученных результатов принимают или отклоняют партию.

Вы тоже понимаете под аудитом процесса именно это? Следует надеяться, что нет, так как описанное больше всего похоже на приемочный контроль или аудит продукции или услуги.

Немного позже представитель другой крупной корпорации рассказал о том, что их аудиторы также проводят аудиты процессов, и при этом не используют какие-либо контрольные перечни вопросов (чек-листы). Он прислал документ, который применялся для проведения аудита одного из процессов в их корпорации. Документ действительно назывался не «Чек-лист», а «Перечень нормативных и отраслевых требований», касающихся данного процесса. Однако нет никаких сомнений, что это фактически и был чек-лист.

Таким образом, возникает вопрос, является ли проверка процесса на соответствие набору требований или элементов аудитом процесса? Скорее всего, нет, потому что большинство стандартов и нормативных требований не учитывают динамического характера процесса.

Когда критериями аудита являются конкретные требования стандарта, верификации подлежат только они. При этом хорошо известно, что требования стандарта включают:
создание документированных процедур;
ведение записей;
анализ заказов, поступающих от потребителя и т. д. и т. п.
Однако подобный перечень не содержит, например, оценку входов, которые должны затем преобразовываться в выходы. Определение процесса с точки зрения качества, приведенное в стандарте ISO 9000 или глоссарии Американского общества качества (ASQ), равно как и определение процесса, представленное в общих словарях, отражают динамическую природу процессов, и именно это имеет наибольшее значение при проведении аудита процесса.

Приведем определение процесса, которое автор использовал на протяжении более 15 лет: «Процесс — это серия шагов, которые ведут к желаемому результату». Данное определение может показаться не таким выразительным, как определение, приведенное в стандарте ISO 9000, но на самом деле далеко не все процессы приводят к превращениям входа в выход. Например, в сфере услуг многие из них являются лишь действиями по приему оплаты, оценке, информированию, передаче персоналом смен или перемещению сотрудников с одного рабочего места на другое.

Конечно, многие требования стандарта ISO 9001 и нормативных документов действительно связаны с определенными видами деятельности или процессами — такими, как идентификация, проведение контроля и испытаний, документирование, проектирование и разработка и т. д. Некоторые могут назвать аудит этих отдельных элементов системы аудитом процесса, но такой аудит является просто частью общего аудита системы менеджмента качества на соответствие требованиям стандарта или нормативным требованиям.

Для организаций характерно разрабатывать планы аудитов на основе элементов/требований стандарта. Некоторые даже объединяют это с проверкой соблюдения нормативных требований, но повторим еще раз: они проводят аудит лишь ограниченной части процесса.

Нам следует поаплодировать лишь тем организациям, которые проводят аудит разделов стандарта в последовательности реализуемых процессов, анализируя при этом взаимосвязи между требованиями. Ведь проведение аудитов процессов на основе процессных методов принесет дополнительную пользу по сравнению с простой проверкой соблюдения нормативных и других внешних требований.

Исходя из своего названия, аудит процессов — это проверка соответствия процесса согласованным требованиям. Он включает проверку соответствия операций или методов установленным инструкциям или требованиям стандартов — продолжительности операции, точности, температуре, давлению, составу, чувствительности, силе тока, составу смеси и т. д. В ходе аудита процесса оцениваются соответствие этим требованиям стандартов и результативность разработанных инструкций. Аудит может охватывать специальные процессы, такие, как разогрев, пайка, гальванопокрытие, покрытие изолирующими материалами и сварка.

В процессе аудита исследуются также ресурсы (оборудование, материалы и люди), используемые для трансформации входов в выходы, производственная среда, применяемые методы (процедуры и инструкции), а также различные измеряемые показатели, характеризующие функционирование процесса. В ходе аудита процесса проверяются адекватность и эффективность методов управления процессом, установленных в процедурах, рабочих инструкциях, блок-схемах и спецификациях.

Аудит процесса — это оценка последовательно осуществляемых шагов и взаимосвязей с другими процессами в рамках системы. Он подразумевает анализ действий по превращению входов в выходы. Один из коллег автора связывал аудит процесса с анализом соответствующих конкретных действий, например, со штамповкой, ходом химической реакции, нарезкой и т. д.

Аудит процесса — это оценка шагов и деятельности, которые трансформируют входы в выходы. В этом его особая ценность, поскольку он нацелен на производственный цикл и общие результаты, а не на отдельные требования/показатели.

На рис. 1 приведена модель процесса, на которой отражены входы, выходы и последовательные шаги. В некоторых моделях процесса показывают также петлю обратной связи, необходимую для управления процессом.

Аудит процесса обычно проводят, используя два способа.

Аудит, ориентированный на элементы/требования. При проведении аудита процесса или системы по элементам проверяют их соответствие требованиям. Ценность этого метода заключается в его прямой связи с требованиями лицензии, контракта или нормативных документов.

Аудит процесса по элементам обеспечивает уверенность в том, что люди знают соответствующие требования, а организация их выполняет. Такой аудит помогает подготовить работников к внешним аудитам, поскольку в обоих случаях применяются одни и те же критерии.

Аудит процесса по элементам обеспечивает также состояние готовности к выявлению и обеспечению соответствия многочисленным внешним требованиям. Это инструмент менеджмента для поддержания соответствия требованиям профессиональной безопасности, здоровья сотрудников и окружающей среды, а также требованиям к качеству.

Аудит, основанный на процессном подходе. При аудите процесса или системы на основе процессного подхода осуществляется проверка соответствия установленной последовательности шагов — от входа до выхода. При этом аудиторы используют такие простые инструменты, как блок-схемы, карты процессов или поточные диаграммы.

На диаграмме процесса (см. рис. 1) прямоугольники внутри круга могут представлять в совокупности блок-схему последовательно осуществляемых шагов. При ее описании обычно определяют входы, исполнителей, осуществляемые действия или шаги, измеряемые показатели и выходы. Аудитор, как правило, получает эту информацию из процедуры или блок-схемы, предоставляемой организацией.

Процессы можно описать, используя хорошо известный набор компонентов (рис. 2):

сотрудники, участвующие в реализации заказа;
необходимое оборудование;
производственная среда;
методы контроля и мониторинга;
применяемые технологии;
используемые материалы.
Применение этих компонентов служит гарантией того, что все аспекты процесса будут оценены, что помогает при разработке его блок-схемы. Эти же компоненты (называемые еще «группы причин») используются для построения причинно-следственных диаграмм, или диаграмм «рыбий скелет» для анализа причин возникающих проблем.

Для объединения компонентов процесса и требований стандарта часто используют древовидную диаграмму (рис. 3), называющуюся так из-за наличия разветвлений. Есть и другой инструмент — диаграмма «Черепаха» (рис. 4), которая связывает диаграмму процесса с компонентами процесса. Она похожа на черепаху с головой, хвостом и четырьмя ногами.

При проведении аудита процесса аудитор должен также применять цикл PDCA, который является хорошим инструментом для проверки того, можно ли управлять процессом без письменных процедур или для этого обязательно нужно разрабатывать соответствующие документированные процедуры. Аудиторы определяют, знают ли сотрудники, как выполнять действие, установлены ли способы определения приемлемости результата и какие предпринимаются меры, когда выход оказывается неправильным? Типично задаваемые вопросы приведены на рис. 5.

Использование указанных приемов — естественный мостик для перехода от аудита, ориентированного на элементы/требования к аудиту, основанному на процессном подходе. При этом в ходе сбора соответствующих свидетельств аудиторы будут выявлять проблемы, представляющие ценность для менеджеров.

Аудиторы должны выявлять наличие тех показателей функционирования процесса, которые сдерживают усилия по улучшению. К ним, в частности, относятся:

задержки;
переделки;
отклонения от заданных значений;
возврат;
перемещения на чрезмерно длинные расстояния.
Показатели результативности и эффективности процесса следует соотносить с программами улучшения, такими как «Бережливое производство» или «Шесть сигм».

Большинство организаций до сих пор проводят аудит процесса или группы процессов по элементам или разделам требований и недооценивают выгоды процессных методов аудита, которые добавляют ценность, поскольку позволяют оценить, как протекает процесс, как осуществляется управление им, какие имеются риски и насколько процесс обеспечивает достижение желаемых целей. Аудиторы и менеджеры выиграют, если будут использовать указанные методы для повышения результативности управления процессами.

По материалам статьи J.P. Russell,
Process Auditing and Techniques,
Quality Progress, June 2006

источник:
http://www.stq.ru/riasite/?page=48&id=9&issue_id=413&article_id=2025

Да, полезная информация. У меня тоже есть доклад по процессным аудитам, и тоже могу подтвердить актуальность этого направления. Думаю, что этот стоит обсудить, особенно в части составления чек-листов для внешних аудиторов.

Margo53 писал(а):

Коллеги!
Как вы считаете, регламентирующая требования литература (СТП) должна иметь место в тематических подразделениях предприятия? Или достаточно хранения в отделе качества?
Попросту говоря: копии СТП должны храниться в тематических подразделениях?...

А что об этом говорит процедура управления документами?

Margo53 писал(а):

И как считаете, насколько критична такая ситуация? (когда копия СТП не существует в подразделении)

ISO 9001:2000 заставляет выработать требования в отношении наличия документов в месте применения.
Здравый смысл требует наличия доступа к документу в случае необходимости уточнения имеющихся знаний (by default подразумевается, что персонал достаточно компетентен и знает/умеет работать в соответствии с требованиями). Т.е. нужна доступность документа в бумажном/электронном формате, возможность прочитать его в читальном зале (хранилище документов) и т.п.
В общем, берегите наши леса...

"ISO 9001:2000 заставляет выработать требования в отношении наличия документов в месте применения"
Заставляет или требует все же?

Доступность к документам конечно есть. Вопрос состоял не в этом. А в том, необходимо ли обеспечить подразделения личной копией СТП, которыми они должны пользоваться? Либо достаточно иметь просто доступ к оригиналам в отделе качества?!

Странный вопрос. Ведь сами пользователи и должны сказать - им нужно иметь эти СТП под рукой все время, или же достаточно сходить посмотреть иногда. Здесь нужно исходить из соображений рациональности, взвесив все возможные риски (поленился пойти, сделал "с головы", ошибся...) и в то же время - обеспечив контроль ситуации (руководитель должен точно знать, что все подчиненные пользуються (!) соответствующими действующими документами, и препятствий к этому у них нет.

Margo53 писал(а):

"ISO 9001:2000 заставляет выработать требования в отношении наличия документов в месте применения"
Заставляет или требует все же?...

Требует. Не хотелось писать "требует ... требования".

Margo53 писал(а):

...Доступность к документам конечно есть. Вопрос состоял не в этом. А в том, необходимо ли обеспечить подразделения личной копией СТП, которыми они должны пользоваться? Либо достаточно иметь просто доступ к оригиналам в отделе качества?!

Как уже указал коллега - это фактор удобства для пользователей документа при сохранении управляемых условий.

Порядок определяется сразу при создании и утверждении стандарта предприятия (указано, для каких подразделений он применим и обязателен). Поэтому потом просто в приказе дается указание отделу научно-технической информации какие подразделения обеспечить учтенными копиями стандарта (регистрация изменений на ОНТИ). Все управляемо и достаточно просто. Лист ознакомлений в подразделении остается в силе. Я считаю, что на местах НЕОБХОДИМО наличие стандартов.

У меня в СТО (бывш. - СТП) есть раздел РАССЫЛКА. Там пишется отделы - хранители копий и количество копий. Очень удобно. Если Вы хотите, чтобы требования СТО выполнялись, то конечно, удобней, чтобы сами СТО были под рукой соответствующего начальника.

Margo53 писал(а):

Коллеги, тут в одной книжке прочитала, что конкретная аудиторская проверка считается завершенной, когда получено подтверждение о выполнении корректирующих действий, т.е. проведена контрольная проверка подразделения(процесса).
А в другой прочитала, что контрольная проверка проводится при повторном аудите подразделения(процесса).
Судя по этой информации аудит считается завершенным лишь при проведении повторного? Не состыковка какая-то!

Вопрос следующий:
1)когда следует проводить контрольную проверку подразделения(процесса)? 2)все ли подразделения(процессы) подвергаются контрольной проверке?

З.ы. – речь идет о внутреннем аудите предприятия.

А ISO 19011:2002 пишет, что аудит заканчивается рассылкой отчёта (см. п.6.7)
Резюме: Каждая организация уникальна и вправе действовать по собственному разумению. Но это разумение должно быть описано в Процедуре ВА (см. п.8.2.2 ISO 9001:2000)

действительно, нужно исходить из своего понимания сути ВА. Я, например, уверен в необходимости контроля выполения КД со стороны аудиторов, иначе анализ объекта не будет полным и скорее будет напоминать инспекцию. В том-то и суть, что ВА должны быть полезны и "прибавлять ценность", т.е. не только давать информацию о НС, но и помогать формулировать рекомендации, контролировать осуществление улучшений. Мой аудиторский опыт это подтверждал не раз.
Хотя это действительно зависит от каждой конкретной организации.

Margo53 писал(а):

да, думаю в моем случае контроль необходим, т.к. мало кто выполняет КД в действительности. Но вот незадача: проведя контрольную проверку и обнаружив, что КД не выполнено, какие наказания мы(отдел качества) можем предпринять?
По сути результаты доносятся руководству. Но и оно не хочет наказывать начальников,т.к. все на короткой ноге с ним. Вот и топчемся на одном месте Smile

ужас!

Margo53
а почему надо предпринимать меры наказания?
вы анализ причин невыполнения КД (это ведь тоже несоотвествие) проводили, возможно не короткая нога тому виной, а некорректено проведенный анализ причин исходного несоответствия или процедр разработки и оценки целесобразности проведения КД?

Потому что у многих сотрудников завышено самомнение. Они говорят: я не вижу в этом необходимости(если речь идет о конкретном замечании) и все! Пытаешься выяснить почему они так считают? Молчат. А иногда и того пуще: да, не делаем. Спрашиваю почему? Опять молчать. Вот и все их объяснения.
Например, нормоконтролер напрочь отказывается вести журнал нормоконтролера, в котором фиксируются все его замечания по КД. Говорит: это никому не нужно, я все на словах говорю разработчикам.
Разве это нормально?

все зависит от позиции и от отношения руководителя подразделения...и соответственно от первого руководителя...!
Если в Ваших силах поменять и то и другое, то мои Вам слова выражения восхищения..!
Smile

Margo53 писал(а):

Потому что у многих сотрудников завышено самомнение.

ИМХО наказание не снизит их самооценку, зато повысит вашу собственную, и ни коим образом не улучшит ситуацию...

Margo53 писал(а):

Они говорят: я не вижу в этом необходимости(если речь идет о конкретном замечании) и все! Пытаешься выяснить почему они так считают? Молчат. А иногда и того пуще: да, не делаем. Спрашиваю почему? Опять молчать. Вот и все их объяснения.

ИМХО анализ причин несоответствия все равно надо проводить...
возможно они правы, как и вы

Margo53 писал(а):

Например, нормоконтролер напрочь отказывается вести журнал нормоконтролера, в котором фиксируются все его замечания по КД. Говорит: это никому не нужно, я все на словах говорю разработчикам.
Разве это нормально?

возможно не вполне.
стандарт требует документировать несоответствия, в т.ч. выявленные при нормоконтроле. если вы соблюдаете требования ГОСТ 2.111-68*, то перечень замечаний или журнал замечаний нормоконтролера нужен...
но если записи из него ни кем не востребованы для анализа их причин и разработки КД, то какой смысл его заполнять Question

если разработчик несет КД на нормоконтроль до завершения ее разработки, то в этом случае не будет несоответствий, а будет профилактика возможного несоответствия, и ваш нормоконтролер прав, если его замечания учли еще на этапах разработки и анализа КД, а не ее проверки...

Margo53 писал(а):

Почему вы делаете акцент лишь на анализ несоответствий в КД?! Ведь журнал нормоконтролера ведется не только для этого!
Он также необходим для фиксации замечаний по КД. Т.к. нормоконтролер чисто физически не сможет запомнить и держать в голове все сделанные им замечания по КД Верно? Также журнал удобен если разработчик вдруг забыл какие замечания ему были предъявлены...пришел-посмотрел-увидел.
И наконец анализ причин несоответствий КД.
Наше видение такое!

вроде все правильно, но
1) момента проведения нормоконтроля так и не указали,
2) ваш журнал нормоконтролера и журнал замечаний нормоконтролера по ГОСТ 2.111 есть различия?
замечание нормоконтролера - это несоответствие требованиям внутренним (СМК) или внешним...

ГОСТ 2.111-68, п.3.3 писал(а):

Нормоконтроль рекомендуется проводить в два этапа:

I этап - проверка оригиналов конструкторских документов перед передачей на изготовление подлинников и размножение. Эти материалы предъявляют нормоконтролеру с подписями в графах «Разраб.» и «Пров.»;

II этап - проверка конструкторских документов в подлинниках при наличии всех подписей лиц, ответственных за содержание и выполнение конструкторских документов, кроме утверждающей подписи руководителя организации или предприятия.

Если нормоконтроль проводится в ходе самой разработки, а не при ее завершении, то он не является проверкой, а частью анализа и требование документирования замечаний нормоконтолера может быть чрезмерным...
он же подтверждает адекватность уже разработанного КД своей подписью...

"1) момента проведения нормоконтроля так и не указали,"
про это вобще не поняла?! Где я должна была указать?! ладно
"2) ваш журнал нормоконтролера и журнал замечаний нормоконтролера по ГОСТ 2.111 есть разилчия?"
по ГОСТу этому и ведем!

А нормоконтроль проводится уже завершенной КД!

Для swan : Документом ГОСТ 2.111 могу поделиться я. Куда прислать?

Для Margo53 : Я сама работала нормоконтролером и скажу вам, что замечания писать намного дольше, чем проверять документ. И журнал у меня есть по нормоконтролю, и замечания там есть, но журнал вызывает чувство одиночества - он нужен только для нормоконтролера. Отчет по нему тоже - никому кроме НК-ра не нужен. Надо все-таки исходить из здравого смысла и рассудка.

А по накопившимся замечаниям собирается совещание при главном конструкторе - все конструктора, проектировщики - и сразу обсуждаются, что больше таких несоответствий не допускать. Протокол Корректир.действий и все радостные дальше работают.

Прошу, пишите полностью КД - конструкторская Документация, Корректир.действия Smile